辦公室禮儀.ppt

1、辦公室禮儀主講教師：張周印,一、接待禮儀 二、拜訪禮儀 三、辦公室禮儀 四、名片使用禮儀 五、電話使用禮儀 六、手機使用禮儀,一、接待禮儀,（一）接待前的準備1、了解基本情況制定接待計劃 第一、 根據來客通知，了解必要情況，確定接待規(guī)格 第二、組織接待班子，抽調精干人員，各負其責 第三、安排洽談，參觀，活動 第四、做好交通安排，準備好往返安排 第五、制定接待計劃，上報批準,一、接待禮儀（續(xù)）,、接待準備禮儀要周到細致 第一、歡迎海報，標語要安排妥當 第二、鮮花擺放合乎要求 第三、準備名片，茶點，水果，吸煙器具等 第四、活動地點燈光，溫度,一、接待禮儀（續(xù)）,（二）迎接賓客禮儀 、確定迎接規(guī)格及

2、迎接人員 、注意接待人員個人禮儀要求 、提前到達接待地點 、迎接場地的介紹禮儀 、乘車禮儀 、乘車途中的話題 、陪同人員的行進禮儀要求 、會談前后的接待禮儀要求 、端茶續(xù)水禮儀要求,一、接待禮儀（續(xù)）,（三）招持訪客禮儀 、接見前的工作： 客人到達后先請至會客室休息； 接待人員將基本資料和特征報告 接待方有事要推遲時間，讓客人選擇等候，回去 或另約時間 給客人一杯茶，并讓他看報刊雜志,一、接待禮儀（續(xù)）,、對有預約的客人： 向客人問好，讓客人稍微休息，立即通報 然后說：“您好！我們領導正等著您。”并在前 面帶路 客人早到了，應請示可否提前見面，不能提 前，告訴他：“請稍候領導馬上就來?！?客人

3、遲到了，不可指責，應表示關心和諒解,一、接待禮儀（續(xù)）,、對未事先有約的客人： 先請客人休息，通報領導辦公室 無論誰接電話，要說：“領導辦公室嗎？”說明 有客人來訪，領導是否在？ 領導不愿見則表示領導不在，留名片，并告之 會轉告領導，不可說領導會回電,（三）招待訪客禮儀 、會見客人：客人到達后，主人起身，微笑，握手， 問候，一起入座 指示客人衣帽掛在何處，坐在何處 準備茶水 不宜隨意進出接電話，拿資料 、結束會談：雙方同時站起，握手道別 主人說：“非常感謝您的到來，讓我送你 出門，我會立即和你聯系”,一、接待禮儀（續(xù)）,（四）送客禮儀： 1、握手致意，親切相送 2、莫讓客人遺留物品 3、告訴訪

4、客返回路線 4、送客真誠，遠離視線,一、接待禮儀（續(xù)）,二、拜訪禮儀,拜訪分為事務性拜訪，禮節(jié)性拜訪和私人拜訪三種 拜訪需提前預約，突然造訪是不禮貌的行為 預約的方式有當面提出，電話預約，電郵預約，書信預約等 、 做好當客人的準備 清楚拜訪的類型，目的，準備好相關材料及必備物 品，注意自己個人禮儀要求 了解對方單位及所拜訪人的基本情況，選擇確定拜訪 時間，進行預約,二、拜訪禮儀（續(xù)）,比預約時間提前一分鐘到達 對接待人告訴你的姓名，單位，你要拜訪誰，是否有約 耐心等待進見，若與約定超過分鐘，可問接待人員： “您能否告訴我，某人是否有空？” 若無法見面，留下一張名片，內折左角，請求轉交 先敲門，

5、才能進，自我介紹，握手，遞名片，說明目的 初次見面，寒喧幾句，然后進入正題 遵守喝茶，吸煙禮儀 按禮儀擺放物品，下雨天注意形象 結束后，進行告別禮，然后離開,、家訪的禮儀 盡量不進行家訪，在方便時家訪，確定家訪時間 家訪時要輕敲門，清楚說明自己單位，姓名，職務 進門要問是否要脫鞋，不要強調冷熱，要解圍巾， 脫帽 不要打聽主人家不認識的人 熟悉離開信號，及時離開,二、拜訪禮儀（續(xù)）,三、名片使用禮儀,（一）名片的由來：名片源于中國，起源于秦代，距今二千多年 的歷史，于唐代流傳于世界 （二）名片的作用，內容和分類： 名片是一個人的另一個面孔，是你結交朋友，開展社 交的鑰匙，代表了一個人的形象 名片

6、主要內容有：單位，姓名，職務，頭銜，地址，聯 系電話等 名片按用途分類：商務名片，公務名片，私人社交名 片，中外文名片 按材質分：紙質名片，不銹鋼名片，塑料名片，樹脂名片，黃 金名片，嵌花名片，樹香名片,三、名片使用禮儀（續(xù)）,（三）名片換禮節(jié) 、名片從名片夾中抽出，名片夾放在上衣內側左口 袋中； 、交換時雙方站立，雙手持片，面帶微笑，身體前 傾，將名片上的姓名正方向朝向對方，一邊自我 介紹，一邊遞過名片，一般情況下，地位低者向 地位高者先遞名片，兩人同時交換名片，自己從 對方稍下方遞過去，以左手接過對方名片； 、接過名片，先讀一遍，記住姓名，職務，會談場 合，不立刻收起，也不可用物體壓??；,

7、三、名片使用禮儀（續(xù)）,、拒絕別人索要名片，可說：“對不起，我的名片 用完了”，想得到別人的名片，可以說：“如果沒 什么不方便，是否請給我一張名片？” 、想要女士一張名片，可以說：“以后怎么和您聯 系比較方便？”女士不給，可以說：“您那么忙， 還是您聯系我吧！” 、加強了名片管理，收到名片不可亂丟；,三、名片使用禮儀（續(xù)）,（四）遞送名片禁忌： 拜訪時未留下名片 遞出破損，弄臟，有劃痕的名片 交換名片時，你未找到名片，對方等著 初次見面，忘了帶名片,四、辦公室禮儀,（一）保持辦公室個人空間的良好形象 、保持整潔不序： 各類文件，資料整齊擺放，井然有 序，私人物品應放在自己柜子里，每天做好桌面及

8、辦 公室設備的清潔工 作。 、辦公室用餐禮儀要求：避免在室內吃早餐，不在午餐 時忙工作或邊吃邊工作，同事午餐時不要打擾，午餐 后注意清理衛(wèi)生，不吃強烈刺激食物。,四、辦公室禮儀（續(xù)）,、使用辦公設備禮儀： 使用會議室要預約，保持干凈 正確使用電腦，定時保養(yǎng)，殺毒，注意文件保 密，工作時間不玩游戲 復印機使用遵守先來后到原則，不復印私人資料,（二）與同事相處的禮儀 、一般不要談薪金問題 、不要談私人生活和你個人不愉快的消極話題 、不要評論別人，不要抱怨別人 、談論的話題要注意別人的反應 、男女同事相處要相互尊重把握度 、同事不是知心朋友 、借人物品有借有還 、對謠言不傳播，不附會,四、辦公室禮儀

9、（續(xù)）,（三）辦公室一般禮儀要求 、早晚上下班見面問候，稱呼恰當 、有事離開需要請假，打招呼，向上司報告 、對上司禮貌周到，來到身邊要站起來打招呼 、常用“請”“謝謝”“對不起”“麻煩你” 、要守時，按時上下班，不要抱怨加班 、不諉過，不攬錯 、不要隨便打擾別人 、愛惜公共物品，不浪費，不拿回家 、中午午睡要關門 、穿著得體，修飾得當 、男女平等，不講女士優(yōu)先的原則 、不要把你的男（女）朋友帶到辦公室,四、辦公室禮儀（續(xù)）,（四）與上司相處的禮儀 、正確領會上司意圖，理解命令，莫機械行事，出錯 了，忌說：“是你叫我這么做的?！?、不要在上司面前逞強逞能 、把握與上司獨處時機 、上司拔打、接聽電

10、話盡量回避 、上司生病，去探望時的禮儀 、遇到問題不可越級報告 、遇到上司，近則打招呼，遠則巧妙避開 、無論關系怎么近都要尊敬 、替上司保密隱私 、對上司表示感謝 、異性上司對你另眼相看，要學會拒絕,四、辦公室禮儀（續(xù)）,（五）老板與秘書之間的禮儀 、老板與秘書的關系： 第一，兩者從事工作相同，只是角色不同，承擔責 任不一樣 第二，兩者是伙伴關系，他們互相依靠，互相協 助，了解很深 第三，老板是主導，秘書是協助 第四，秘書了解老板的底細 、處理老板和秘書關系原則： 第一，相互尊重，互相了解 第二，多為對方考慮,四、辦公室禮儀（續(xù)）,、老板必須避免的： 第一，時刻監(jiān)視對方 第二，時刻以為秘書在注

11、意自己 第三，突然打斷對方 第四，推御責任 第五，忽視對方 第六，冷嘲熱諷 第七，故意和對方過不去,四、辦公室禮儀（續(xù)）,四、辦公室禮儀（續(xù)）,、秘書應該注意的： 第一，對老板交付的工作忌不懂裝懂 第二，秘書愛好服從老板需要 第三，謹守分寸，禮貌對待老板 第四，維護老板誠信 第五，秘書不可恃寵而驕,（六）杜絕辦公室的失禮行為 、不和同事分享你的好處 、用單位電話打私人電話 、嫉妒，中傷比你升得快的人 、將別人功勞據為已有，過分炫耀自己功績 、不信守諾言，泄露他人隱私 、造成損失不承擔責任 、借他人財物不及時歸還 、著與辦公室環(huán)境不協調的服飾,四、辦公室禮儀（續(xù)）,五、電話禮儀,電話形象在通話過

12、程中語言，聲調，內容表情，態(tài)度，時間感的集合；電話禮儀要求拔打、接聽電話都須以禮待人，克己敬人，講究禮貌。 （一）拔打電話的禮儀 、準備工作：第一，確定打電話的目的； 第二，選擇打電話時間； 第三，準備打電話內容遵循三分鐘 原則,五、電話禮儀（續(xù)）,、聲音與動作： 第一，聲音要求清晰，吐字準確，句子簡潔語速 適中，語氣親切，和諧，自然； 第二，動作要求，左手持握話筒，嘴部與話筒 左右距離，避免話音忽高忽低； 第三，拔打電話第一句話應說：您好！我是某某 單位某某某，請問某某某在嗎？,五、電話禮儀（續(xù)）, 、轉接與代接，電話轉接，代接，應使用“您好”“勞 駕”“請”“麻煩”，如果要找的人不在，可請

13、他幫助 叫一下。 、結束通話，別忘了說“再見”，先由通話雙方之中 地位較高的一方掛斷， 應雙手輕放。,（二）接聽電話禮儀：專心致志，彬彬有禮 、姿態(tài)與動作：第一，按鈴響三遍“原則”，即鈴 響不超過三遍拿起電話 第二，殷勤，恭謙地走近電話， 左手拿起電話，以站姿面 帶微笑與對方友好地通話,五、電話禮儀（續(xù)）,五、電話禮儀（續(xù)）,、語言與語氣： 拿起聽筒，第一句話構成： 正式場合：問候語單位，部門名稱 個人姓名； 一般場合：問候語單位，部門名稱 個人交際 場合：問候語本人姓名 語氣親切，和諧，自然，始終如一,五、電話禮儀（續(xù)）,、來電一視同仁：接聽電話無論尊卑貴賤，一視同仁 、代接電話： 如果被找之人在旁邊，應說：請稍候 立即轉交電話 如果被找之人尚在別處，應說：“請 稍候”，迅速去找 如果被找之人不在，表示可以代為轉 告，“需要效勞請吩咐”。,六、手機使用禮儀,一、置放到位：手機隨身攜帶的最佳位置有：公文包（或錢包）里，穿 套裝、套裙時，放在上衣內側的口袋里。 二、遵守公共秩序：、在公共場合，職業(yè)人士盡量不要使用手機，開 機時處于靜音狀態(tài) 或震動狀態(tài)。需要與他人通 話，應尋無人處，在宴會，舞臺，音樂會，法 院，圖書館，展覽會要切記。 、在辦公室里，手機處于震動狀態(tài)，不要用手機 打