快遞(件)收發(fā)管理規(guī)定(試行)

1、快遞（件）收發(fā)管理規(guī)定（試行）一、目的：為了規(guī)范快遞物品的收發(fā)管理，節(jié)約公司的快遞成本，避免造成公司資料的丟失及浪費(fèi)。二、使用范圍：本公司所有員工均屬之三、定義：快遞物品是指公司員工因工作需要，向外部寄送文件、資料、樣板、貨物以及其他物品等。四、 組織與權(quán)責(zé)：1、辦公室保安：負(fù)責(zé)公司快遞物品的收發(fā)管理2、其他部門：協(xié)助保安進(jìn)行部門快遞物品的發(fā)送，審核及接收。五、流程圖：附表快遞員送達(dá)快遞郵件到公司門衛(wèi)保安。保安或值班人員接待、核對(duì)單據(jù)與實(shí)物相對(duì)。應(yīng)，登記確認(rèn)快遞員或保安通知郵件收件人領(lǐng)取，并確認(rèn)簽字?？爝f員或保安通知郵件收件人，則其交待由他人代收、代簽。保安當(dāng)天整理單據(jù)，月底上報(bào)財(cái)務(wù)部匯總核算

2、。流程圖1（收件流程圖）流程圖2（寄件流程圖）保安確認(rèn)單據(jù)和郵件（寄件）登記表填寫是否清晰完整。 保安整理當(dāng)天單據(jù)并保存，匯總后月底交財(cái)。務(wù)保安聯(lián)系合適快遞公司，寄出。寄件人填寫郵件（寄件）登記表。財(cái)務(wù)報(bào)主管簽字付款。月底財(cái)務(wù)部核算費(fèi)用，核查郵件公與私。六、流程管理： 1、收件管理：1） 公司快遞收取形式：門衛(wèi)收取快遞時(shí)間為周一到周六上班時(shí)間；如遇周日，門衛(wèi)保安需經(jīng)收件人同意，查看快遞包裝是否完好無(wú)損后，方可代收取保管貨物和底單。并在周一時(shí)告收件人，同時(shí)在郵件（收件）登記表上簽字。2） 門衛(wèi)保安在收到郵件時(shí)，了解清楚付費(fèi)情況后，要將郵件跟快遞單據(jù)內(nèi)容核對(duì)無(wú)誤后，協(xié)同快遞人員電話通知收件人領(lǐng)取，

3、收件人在郵件（收件）登記表上簽字接收。3） 快遞由門衛(wèi)統(tǒng)一接收。同時(shí)檢查信件、快遞包裝是否完好無(wú)損，核對(duì)收件人是否為本公司人員，若收件人非公司人員，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)退回。4） 遇到付費(fèi)快遞，門衛(wèi)應(yīng)聯(lián)系收件人親自付費(fèi)簽收，若其本人不在，可電話聯(lián)系本人由其指定代收人簽收，門衛(wèi)應(yīng)保留好單據(jù)。公司不負(fù)責(zé)墊付任何私人到付費(fèi)用。 2、發(fā)件管理 1）公司發(fā)件時(shí)間：快遞發(fā)放時(shí)間為周一至周六每日8：0017：00之間。如遇周日發(fā)件的在周六17：00前告知門衛(wèi)保安并登記，物品由門衛(wèi)保安保管并發(fā)遞。 2）發(fā)件人自行清點(diǎn)及打包好物品（發(fā)件人應(yīng)打包扎實(shí)確保在運(yùn)輸過(guò)程中安全可靠），交到門衛(wèi)保安并詳細(xì)填寫信件、快遞（發(fā)件）登記表。未

4、經(jīng)填寫、錯(cuò)誤填寫、拒絕填寫及填寫不全者，門衛(wèi)保安可拒絕辦理快遞事物，產(chǎn)生的后果由寄件人自行負(fù)責(zé)。 3）每日快遞事物均由保安統(tǒng)一聯(lián)系快遞公司取件發(fā)送，保安妥善保留好相關(guān)單據(jù)，并把單號(hào)告訴發(fā)貨人，由發(fā)貨人自行跟蹤。 4）底單按月份與登記表一同保存；用以月底結(jié)算快遞費(fèi)用。財(cái)務(wù)室負(fù)責(zé)核對(duì)費(fèi)用清單，核對(duì)無(wú)誤須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，由財(cái)務(wù)部進(jìn)行支付。 5）寄（收）件人發(fā)現(xiàn)所寄（收）快遞發(fā)生遺失或損壞的，應(yīng)第一時(shí)間將單號(hào)報(bào)到門衛(wèi)保安，由門衛(wèi)保安與快遞公司跟進(jìn)索賠，寄件人須給予相關(guān)配合。七、寄件相關(guān)規(guī)定：序號(hào)寄件類型選擇快遞公司1A類：緊急件順豐快遞（需部門主管審批）2B類：貴重件（如票據(jù)、證件、貴重配件或物

5、品等）申通、EMS或順豐快遞3C類：普通件（如資料、文件、普通產(chǎn)品樣品與配件等）申通、中聚、韻達(dá)快遞公司4D類：普通信函、賀卡等郵政（發(fā)平信、掛號(hào)信） 1、物品分類與快遞公司選擇參照表： 2、重要配件、公司樣本、普通資料類原則上均選一般的快遞公司（非順豐快遞），若是特急件，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后可選順豐快遞郵寄方式。 3、普通信函、賀卡等均選郵政，以平信、掛號(hào)信方式郵寄。 4、嚴(yán)禁公費(fèi)寄私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該單快遞費(fèi)的5-10倍處罰。 5、嚴(yán)禁私自寄公司產(chǎn)品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)值的5-10倍處罰，情節(jié)嚴(yán)重者視同偷盜，并追究其刑事責(zé)任。八、快遞付費(fèi)要求： 1、針對(duì)各外發(fā)加工工廠，雙方是指（我司、對(duì)方

6、）寄出郵件一律由雙方自付郵費(fèi)；特殊情況下收取郵件會(huì)出現(xiàn)工廠帳上扣，但指定收件人（生產(chǎn)跟單員、QC等相關(guān)人員）必須先同外發(fā)加工工廠協(xié)商一致達(dá)成共識(shí)，并在快遞單、郵件簽收登記表上簽名確認(rèn)并注明清楚情況，以備查驗(yàn)核對(duì)，由保安或值班人員配合執(zhí)行，若在不負(fù)責(zé)任的情況下發(fā)生的一切費(fèi)用由所有經(jīng)手人（包括指定寄件人或收件人、保安或值班人員等）承擔(dān)。 2、公司給各總代理、加盟商寄出郵件一律由對(duì)方自付郵費(fèi)；特殊情況下，寄出或收件時(shí)由公司先墊付后帳上扣除（原因是對(duì)方收付或寄出時(shí)價(jià)格較貴），但指定寄件人或收件人必須先同各客戶協(xié)商一致達(dá)成共識(shí)，并在郵件（寄件）登記表、郵件（收件）登記表上簽名確認(rèn)并注明清楚情況，以備查驗(yàn)核對(duì)，由保安配合執(zhí)行，若在不負(fù)責(zé)任的情況下發(fā)生的