文秘公文寫作(ppt 30頁).ppt

1、文秘管理與寫作,【上篇】 重點(diǎn)、難點(diǎn)分析, 精品資料網(wǎng),第一章 文秘管理引論,文秘管理的主要內(nèi)容 文秘管理的原則 文秘管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則 文秘管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng), 精品資料網(wǎng),第二章 辦公環(huán)境和人員管理,辦公室環(huán)境布置和管理的 總體要求 男性文秘人員的著裝要求, 精品資料網(wǎng),第三章 公關(guān)事務(wù)管理,電話接打技巧和要求 接待事務(wù)的程序和要求 內(nèi)賓接待 外賓接待 平時(shí)來訪接待, 精品資料網(wǎng),第三章 公關(guān)事務(wù)管理,內(nèi)賓接待的程序要求： 了解情況 制訂計(jì)劃 接待準(zhǔn)備 迎接客人,商定日程 會(huì)見會(huì)談 參觀訪問（選擇） 送客與總結(jié), 精品資料網(wǎng),第三章 公關(guān)事務(wù)管理,外賓接待的程序和要求： 接受任務(wù) 了解

2、情況 制訂計(jì)劃 接待準(zhǔn)備,迎客 日程 拜訪 宴請(qǐng) 會(huì)見 協(xié)議 游覽 禮品 送客 總結(jié), 精品資料網(wǎng),第三章 公關(guān)事務(wù)管理,平時(shí)來訪接待的程序和要求 確認(rèn)與通報(bào) 陌生來訪者 熟識(shí)來訪者 同時(shí)到達(dá)的來訪者 預(yù)約的來訪者 自稱與上司有約者 沒有事先預(yù)約的來訪者, 精品資料網(wǎng),第三章 公關(guān)事務(wù)管理,擋駕、引見與介紹 對(duì)不想見來訪者，擋駕。 對(duì)可以見來訪者，引領(lǐng)。 對(duì)初次來訪者，陪同、介紹。, 精品資料網(wǎng),第三章 公關(guān)事務(wù)管理,送客與整理 原則：送到客人離開視線為止。重要的，送至車旁。 及時(shí)整理會(huì)客室, 精品資料網(wǎng),第三章 公關(guān)事務(wù)管理,應(yīng)用舉例1： 一位重要而性急來訪者要求見你的上司，但上司只能在一小

3、時(shí)后見他，或者另訂一個(gè)日期與客人見面。作為秘書你應(yīng)該怎樣應(yīng)付這位客人？, 精品資料網(wǎng),第三章 公關(guān)事務(wù)管理,參考答案要點(diǎn)： 熱情接待，問清來因； 禮貌地告訴必須等候，問是否愿意等待； 如愿意等待，提供茶水飲料雜志報(bào)紙等； 不愿意等，另約時(shí)間，或者請(qǐng)其通過信函直接與上司聯(lián)系； 熱情送客，及時(shí)向上司匯報(bào)。, 精品資料網(wǎng),第三章 公關(guān)事務(wù)管理,應(yīng)用舉例2： 王先生是公司的一位重要客戶，他在來訪前已經(jīng)和公司經(jīng)理約好了會(huì)談的時(shí)間?？山?jīng)理因?yàn)榕R時(shí)有別的急事要辦突然出去了。假如你作為這家公司秘書，此時(shí)，你會(huì)怎么辦？, 精品資料網(wǎng),第三章 公關(guān)事務(wù)管理,參考答案要點(diǎn)： 熱情接待； 解釋原因，誠(chéng)懇致謙； 如經(jīng)理

4、馬上能回時(shí) 如經(jīng)理一時(shí)不能回 經(jīng)理回來后, 精品資料網(wǎng),第三章 公關(guān)事務(wù)管理,應(yīng)用舉例3： 國(guó)外某公司總經(jīng)理一行5人，將來A公司參觀訪問，初步洽談合作意向。A公司經(jīng)理辦公會(huì)議決定由辦公室組成一個(gè)接待小組負(fù)責(zé)本次接待工作。如讓你擔(dān)任這個(gè)接待小組的組長(zhǎng)，你將如何籌辦本次接待工作?, 精品資料網(wǎng),第三章 公關(guān)事務(wù)管理,參考答案要點(diǎn)： 了解情況，制訂計(jì)劃，做好準(zhǔn)備 高規(guī)格迎客 做好會(huì)談準(zhǔn)備 安排參觀、游覽，備好禮品，歡送賓客, 精品資料網(wǎng),第三章 公關(guān)事務(wù)管理,日程安排的概念 記者招待會(huì)的組織 慶典活動(dòng)的程序和要求 簽約儀式的安排, 精品資料網(wǎng),第三章 公關(guān)事務(wù)管理,協(xié)調(diào)溝通原則 領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系協(xié)調(diào) 員工關(guān)

5、系協(xié)調(diào), 精品資料網(wǎng),第三章 公關(guān)事務(wù)管理,應(yīng)用舉例： 王副總經(jīng)理和李副總經(jīng)理在激烈爭(zhēng)論，張秘書聽了一會(huì)兒后，當(dāng)場(chǎng)附和了李副總經(jīng)理的意見，引起王副總經(jīng)理的不悅。該情景涉及到協(xié)調(diào)工作哪些方面的內(nèi)容？如果你是該公司辦公室主任，你將如何處理此事？, 精品資料網(wǎng),第三章 公關(guān)事務(wù)管理,參考答案要點(diǎn)： 涉及領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)問題 肯定張秘書的好意 告訴張秘書使雙方停止?fàn)巿?zhí)的方式 告訴張秘書注意信息傳遞的時(shí)機(jī), 精品資料網(wǎng),第四章 會(huì)議管理,會(huì)議的概念 會(huì)前準(zhǔn)備的內(nèi)容和要求 制定會(huì)議計(jì)劃 準(zhǔn)備會(huì)議文書資料 選擇會(huì)議場(chǎng)所和準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng) 擬定議程、程序、發(fā)送通知, 精品資料網(wǎng),第四章 會(huì)議管理,會(huì)議報(bào)到與簽到方法 會(huì)

6、議選舉事務(wù)的內(nèi)容, 精品資料網(wǎng),第四章 會(huì)議管理,應(yīng)用舉例1： 總公司為了加強(qiáng)和各地分公司的聯(lián)系，及時(shí)了解各地的經(jīng)營(yíng)情況，決定召開一次各地分公司經(jīng)理、財(cái)務(wù)部長(zhǎng)等人員參加的辦公會(huì)議。作為總公司的辦公室主任，你受命籌辦此次會(huì)議，請(qǐng)問你應(yīng)該如何做好本次會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備工作？, 精品資料網(wǎng),第四章 會(huì)議管理,參考答案要點(diǎn)： 制定會(huì)議計(jì)劃 起草文件材料 選擇會(huì)場(chǎng)、布置會(huì)場(chǎng)、準(zhǔn)備會(huì)議用品 擬訂議程和程序，發(fā)送會(huì)議通知 安排好與會(huì)人員的接待工作, 精品資料網(wǎng),第四章 會(huì)議管理,應(yīng)用舉例2： 經(jīng)過努力，某公司今年順利實(shí)現(xiàn)了資質(zhì)升級(jí)的目標(biāo)，為此，公司決定召開隆重的表彰大會(huì)，表彰為實(shí)現(xiàn)資質(zhì)升級(jí)工作做出貢獻(xiàn)的有功人員。假如你負(fù)責(zé)主席臺(tái)的布置，你會(huì)怎么布置？說說你布置方案。, 精品資料網(wǎng),第四章 會(huì)議管理,參考答案要點(diǎn)： 會(huì)標(biāo) 會(huì)徽（徽記）紅旗及其他藝術(shù)造型 主席臺(tái)布置和會(huì)場(chǎng)氣氛, 精品資料網(wǎng),第五章 文書資料管理,印章的刻制和啟用 介紹信的概念 公務(wù)文書的概念, 精品資料網(wǎng),第五章 文書資料管理,發(fā)文辦理程序和要求 電子文件的概念與管理方式 歸檔文件的概念、歸檔時(shí)限和保管期限、歸檔文件的整理, 精品資料網(wǎng),第六章 信息管理,信息的收集、整理、保存 保密的概念 信息傳遞方式方法 信息保密的內(nèi)容和要