辦公室環(huán)境管理(課堂PPT)

1、1,辦公室事務(wù)與管理,2,第二節(jié) 辦公環(huán)境管理,技能要求 1、進(jìn)行安全檢查，改進(jìn)辦公環(huán)境 2、做好信息的保密工作 知識要求 1、健康、安全的辦公室環(huán)境的基本要求 2、秘書保密工作的范圍和要求,3,進(jìn)行安全檢查，改進(jìn)工作環(huán)境,安全檢查包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備 案例通常企業(yè)辦公室中安全檢查的方法： 1、確定檢查周期，定期檢查 2、發(fā)現(xiàn)隱患，在職權(quán)范圍內(nèi)排除或減少危險 3、個人職權(quán)無法排除時，有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進(jìn)、直到解決 4、將異常情況的發(fā)現(xiàn)、報告、處理等過程認(rèn)真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄及處理表”中,4,一、合理布置辦公室 二、營造健康、安全的辦公環(huán)境,5,布置辦公室的基本要求,1、辦公室大 2、

2、桌子同樣大小 3、柜子高度一致 4、外賓來訪部門入口處 5、自動售貨機(jī)、噴水池、公告板,6、空間 7、主管座位 8、自然光 9、電源插座 10、常用設(shè)備與檔案,6,辦公室布置的三大原則,1、有利于溝通 2、便于監(jiān)督 3、協(xié)調(diào)、舒適 （人際關(guān)系協(xié)調(diào)的表現(xiàn)和要求：連續(xù)性、協(xié)同性、有序、和諧）,7,辦公室布置的具體要求,1、排列：直線對稱 2、座位間通道 3、領(lǐng)導(dǎo)者：后方 4、光線 5、常用設(shè)備 6、電話：5平方米空間范圍,8,工作程序,1、對各部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。 列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。 根據(jù)工

3、作的需要，選配相應(yīng)的家具、桌椅等，并列表分別詳細(xì)記載。 繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。 對設(shè)備的安放提出合理建議,9,安全檢查的內(nèi)容,1、學(xué)法 2、上崗前安全學(xué)習(xí) 3、主動識別隱患 4、發(fā)現(xiàn)異常、險情，應(yīng)立即向主管報告 5、操作設(shè)備 6、發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即報告，并填寫“設(shè)備報告登記表”,10,辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患,1、地、墻、天花板、門、窗 2、室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道 3、辦公家具 4、辦公設(shè)備及操作 5、工作中疏忽造成的傷害、失密 6、火災(zāi)或消防中的,11,健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求,1、建筑 2、光線 3、溫度 4、通風(fēng) 5、空間 6、噪音 7、家具

4、8、辦公設(shè)備要滿足安全要求,9、辦公設(shè)備的安裝 10、設(shè)置相應(yīng)的消防、報警裝置 11、飲水 12、急救包 13、建立相應(yīng)的規(guī)章制度 14、裝飾、綠色植物,12,工作程序,1、確定安全檢查周期，定期檢查 2、發(fā)現(xiàn)隱患，立即報告、排除，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險或減少危險 3、發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進(jìn)、直到解決,13,注意事項(xiàng),1、上崗前應(yīng)了解辦公室場所的安全規(guī)定 2、安全隱患表與設(shè)備故障表的區(qū)別 安全隱患表：記錄的是隱患，包括辦公環(huán) 境和辦公設(shè)備兩部分 設(shè)備故障表：記錄的是辦公設(shè)備運(yùn)行中出現(xiàn)的故障,14,第三節(jié) 日常辦公室事務(wù),技能要點(diǎn)： 1、安排值班工作，并編制值班表 2、

5、管理零碎現(xiàn)金并履行報銷手續(xù) 知識要點(diǎn) 1、值班工作的內(nèi)容及值班管理制度 2、印章及介紹信管理要求,15,一、管理印章和介紹信 二、安排值班工作 三、管理零用現(xiàn)金并辦理報銷手續(xù) 四、安排上司的差旅事宜 五、完成上司臨時交辦事項(xiàng) 六、管理時間、提高工作效率,16,印章和介紹信的管理,印章和介紹信是各級各類組織對外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證 使用印章、介紹信，一般應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，辦理簽批手續(xù)，秘書人員不得擅自作主,17,印章的管理,分類： 單位印章（含鋼印） 單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章 秘書部門的公章,作用： 標(biāo)志作用 權(quán)威作用 法律作用 憑證作用,18,1、印章的種類： 正式印章 套印章 鋼印

6、 領(lǐng)導(dǎo)人簽名 專用章 2、印章的樣式 構(gòu)成：質(zhì)料、形狀、印文、圖案、尺寸規(guī)格,19,工作程序,刻制程序： 上級正式機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)制發(fā)單位開具公函附章樣到公安部門辦理登記公安部門指定刻制單位刻制印章選定啟用時間發(fā)出附印樣的通知雙人同行取回印章拆封檢驗(yàn)專人保管,20,印章的刻制和使用,申請?zhí)顚懹糜∩暾垎螌Ｈ藢徍藘?nèi)容用印登記 印章的刻制須上級單位批準(zhǔn)的正式公文，到公安部門登記，有指定單位刻制 印章在啟用前，應(yīng)備文通知有關(guān)單位 保管者不得委托他人代蓋，不得隨意帶出辦公室，不得交他人拿走使用 保管通常由秘書承擔(dān)，保管者是使用者 蓋章要上不壓正文，下要騎年蓋月 蓋章要領(lǐng)：握法標(biāo)準(zhǔn)、印泥適度、用力均勻、落印平穩(wěn)

7、,21,介紹信及其管理,介紹信是用來介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份、洽談事項(xiàng)等情況的一種專用書信，具有介紹和證明的雙重作用 出具介紹信，要通過單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查 介紹信有時限要求,22,用印要謹(jǐn)慎,1、用印時，首先檢查有無單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)用印的簽字。加蓋單位的公章應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。 2、檢查文件內(nèi)容，看其是否超越或是降低了本單位公章的職權(quán)范圍。 3、公章的使用必須登記，登記的內(nèi)容為：用印日期、用印編號、用印單位、印文名稱、用印人姓名、批準(zhǔn)用印人姓名、蓋章人姓名 4、蓋章要保證位置恰當(dāng) 5、印章管理人員發(fā)現(xiàn)帶有政治性錯誤或政治上不嚴(yán)肅的文件；弄

8、虛作假的或與實(shí)際有較大出入發(fā)文件；內(nèi)容、觀點(diǎn)、文字有毛病的文字；根本就不該蓋印的文件，則不能蓋印并及時向上司反映。 6、不允許違章用印，以印謀私。杜絕濫用印、私用印、空用印，以及將印章帶出辦公室。,23,安排值班工作,1、學(xué)習(xí)目標(biāo)： 能夠安排值班工作，并合理編制值班表 2、值班表常用在： a、值班室 b、平日需要有人值班的辦公室 c、節(jié)假日值班辦公室 d、為某項(xiàng)任務(wù)值班的辦公室,24,一、安排值班工作，編制值班表,值班工作的內(nèi)容 值班表的編制 值班管理制度,25,值班工作主要內(nèi)容：,（1）記好值班電話記錄（時間、單位、姓名、內(nèi)容） （2）記好值班接待記錄（來訪人姓名、單位、來訪原由、聯(lián)系電話）

9、 （3）記好值班日記（針對外來信函、電報、反映情況） （4）做好信息傳遞,26,值班工作程序,制定值班制度與值班規(guī)定 編制值班安排表 通知并給領(lǐng)導(dǎo)班子發(fā)放值班表 值班人員做值班記錄 重大事件做值班報告 值班結(jié)束交接班,27,值班工作,1、值班工作的任務(wù) 辦理上司交辦的事項(xiàng) 上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外 認(rèn)真處理來函、來電 掌握上司外出活動情況 協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作 加強(qiáng)安全護(hù)衛(wèi),2、值班工作規(guī)范 堅(jiān)守值班崗位 認(rèn)真處理事務(wù) 做好值班記錄 負(fù)責(zé)接待工作 熱情接待來訪者,28,值班表,值班表是將某一時間段中已經(jīng)確定的上班人員姓名清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒人們按照值班表的要求值班，以保證組織整體工作連續(xù)和

10、完成的表格。,29,*值班表的編制（熟記）,1、值班期限和具體值班時間 2、按要求填入值班人姓名 3、值班地點(diǎn) 4、標(biāo)明負(fù)責(zé)人或帶班人姓名 5、有時須簡明表明值班內(nèi)容 6、標(biāo)明人員缺勤的備用方案或替班人的姓名,30,值班工作管理制度,（1）信息處理制度 （2）崗位責(zé)任制度 （3）保密制度 （4）交接班制度,31,二、有關(guān)現(xiàn)金和報銷的知識和規(guī)定,零用現(xiàn)金的管理 商用費(fèi)用的報銷,32,零用現(xiàn)金的管理,1、建立零用現(xiàn)金帳簿 2、領(lǐng)取人填寫“零用現(xiàn)金憑單” 3、核對憑單，有授權(quán)人簽字方可 4、核對領(lǐng)取人提交的發(fā)票與憑單是否一致 5、支出須在帳簿上記錄 6、支出達(dá)到一定數(shù)額或月末，到財(cái)務(wù)部門報銷并將現(xiàn)金

11、返回零用現(xiàn)金箱周轉(zhuǎn),33,商務(wù)費(fèi)用報銷,1、提交費(fèi)用申請報告或費(fèi)用申請表 2、授權(quán)人審核同意，并簽名批準(zhǔn) 3、報告或申請表提交財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取現(xiàn)金或支票；先由申請人墊付，完成商務(wù)活動 4、使用時要向?qū)Ψ将@取相應(yīng)的發(fā)票 5、商務(wù)活動結(jié)束后，將發(fā)票附在“出差報銷單”后，簽名，報銷 6、如活動中，計(jì)劃費(fèi)用不夠，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，取得許可后，超出部分方可報銷。,34,注意：,秘書人員不應(yīng)自己或協(xié)助他人建立辦公室“小金庫”，應(yīng)嚴(yán)格遵守辦公秩序和財(cái)務(wù)制度 秘書保管備用金，應(yīng)把辦公室的開支記錄下來，以便了解辦公開支的情況，也可作資料查詢,35,安排上司差旅事務(wù),相關(guān)知識： 1、差旅準(zhǔn)備的要求： 待遇 時刻

12、表 愛好、習(xí)慣 順序,36,2、制定旅程計(jì)劃表 （1） 要明確上司旅行的意圖、目的地、旅行時間、到達(dá)目的地后的商務(wù)活動計(jì)劃 （2）了解上司對交通工具及食宿的要求，熟悉本單位對出差的有關(guān)規(guī)定 （3）制定旅程表時，索取相關(guān)資料，了解具體情況，合理安排時間 （4）旅行計(jì)劃要按時間順序編排，做到清楚明了。,37,安排上司的差旅事務(wù)的工作程序 （1）、制定商務(wù)旅行計(jì)劃 1）出差的時間、啟程及返回日期，接站安排。 2）出差的路線、終點(diǎn)及途徑地點(diǎn)和住宿安排。 3）會晤計(jì)劃（人員、地點(diǎn)、日期和時間） 4）交通工具的選擇 5）需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料 6）上司或接待人的特別要求 7）上司旅行區(qū)域的天

13、氣情況（了解旅行地區(qū)的天氣） 8）行程安排，約會、會議計(jì)劃，會晤人員的名單及 背景，會晤主題。 9）差旅費(fèi)用、現(xiàn)金、兌換外幣、辦理旅行支票 10）上司的住宅電話號碼,38,制作旅程表 日 期： 時 間： 地 點(diǎn)： 交通工具： 具體事項(xiàng)： 備 注：,39,工作程序： 制定商務(wù)旅行計(jì)劃 制作旅程表 準(zhǔn)備上司在不同場合的發(fā)言提綱 辦理出國手續(xù) 在上司出行前落實(shí)具體工作內(nèi)容,40,41,要求： 明確上司意圖及活動內(nèi)容 了解上司對旅行各項(xiàng)事務(wù)的具體要求及本單位規(guī)定 向旅行社索取旅行有關(guān)資料 旅程表要按時序安排并注意各地時差 擬訂多個方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇。,42,做好信息保密工作,信息保密工作的類別 信息保密工

14、作的措施,43,按載體分包括：,口頭信息的安全及保密工作 紙面信息的安全及保密工作 電子信息的安全及保密工作,44,做好口頭信息的安全,1、不要在組織內(nèi)部或外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密信息。 2、沒有確認(rèn)電話、對方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過電話、手機(jī)、答錄機(jī)給出保密信息。 3、向來訪者提供組織允許提供的信息，若超出范圍，應(yīng)向上司匯報。 4、遵照會議要求傳達(dá)會議信息。,45,做好紙面信息的安全,1、接受任何保密文件、資料等都要簽收并登記 2、文件或其他紙質(zhì)信息只發(fā)給或傳閱到被授權(quán)的人員，并要簽收 3、在傳遞保密文件或資料時，要放在文件夾中攜帶，以防失密或丟失 4、機(jī)密文件須保存在帶鎖的、防

15、火的柜子里 5、離開辦公室時不要把信息或機(jī)密文件留在辦公桌上，應(yīng)鎖入抽屜，并鎖好門窗 6、用郵件發(fā)送保密信息，信封要貼封口，并標(biāo)記“秘密”或“保密” 7、為了確保安全，高密級信息可以由工作人員親自送交收件人 8、復(fù)印完成后，應(yīng)將保密原件取走，不要留在玻璃板上 9、當(dāng)傳真保密信息時，須使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等在傳真機(jī)旁即時收取 10、極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到銀行保險柜里 11、不再需要的保密的文檔要粉碎,46,做好電子信息安全,1、計(jì)算機(jī)顯示器應(yīng)放置在他人看不到屏幕的地方，如果來訪者走近，應(yīng)迅速滾動頁面或關(guān)小亮度，或保存你的信息關(guān)閉顯示器 2、計(jì)算機(jī)打

16、印保密材料要人不離機(jī) 3、在提交電子信息給他人之前，應(yīng)向上級核對，不能給未被授權(quán)的人 4、每個使用者應(yīng)有自己的識別碼，密碼必須保密，經(jīng)常更換 5、應(yīng)該使用密碼來保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，并定期更換 6、計(jì)算機(jī)必須經(jīng)常進(jìn)行查毒殺毒，為了安全，不要安裝借來的程序 7、重要的文件要備份，并存儲在安全加鎖的地方，磁盤不能保存在過熱或過冷的地方 8、有保密信息的軟盤不應(yīng)帶出單位 9、有可能計(jì)算機(jī)警報系統(tǒng)，防止信息被盜,47,保密工作應(yīng)注意：,文件保密（自覺做好接受、傳遞和保管） 會議保密（會議內(nèi)容不得隨意擴(kuò)散和泄漏，是否公開、何時公開、向誰公開都由主管領(lǐng)導(dǎo)確定） 科技保密,48,做好組織中特定信息的保密工作,人事

17、信息 財(cái)務(wù)信息 產(chǎn)品信息 客戶信息,49,三、文書形成、處理程序,收文（簽收拆封登記擬辦發(fā)辦傳閱承辦催辦辦復(fù)） 發(fā)文（交擬議擬撰擬審核簽發(fā)印制用印登記發(fā)文） 立卷、歸檔 銷毀,50,立卷的范圍 凡是在工作活動中形成和使用，已經(jīng)辦理完畢，具有考察價值的文件材料 文件案卷歸檔 歸檔是指文書部門將立好的案卷定期向檔案部門移交，以便集中保管,51,立卷的工作程序,檢查和整理歸卷文件 鑒定區(qū)分保管期限具體組卷 拆除裝訂修補(bǔ)不合規(guī)格文件 編寫頁碼 登記卷內(nèi)目錄和備考表 擬定案卷標(biāo)題裝訂成卷 填寫案卷封面案卷排列與編號 編制案卷目錄編寫歸卷號,52,公文銷毀,特殊場合不立即銷毀有可能造成嚴(yán)重失密的公文 程序

18、：鑒定逐件核定造冊將目錄送領(lǐng)導(dǎo)簽批在有關(guān)人員監(jiān)督下銷毀 方式： 焚燒、粉碎、重新制成紙漿,53,第三節(jié) 辦公用品的發(fā)放和管理,技能要點(diǎn) 辦理辦公設(shè)備和耗材的進(jìn)貨和保管 進(jìn)行庫存管理 知識要點(diǎn) 辦公設(shè)備和辦公易耗品的進(jìn)出庫基本知識和保管常識 辦公用品和易耗品的庫存管理基本要求,54,一、辦公設(shè)備和辦公用品的進(jìn)貨和保管,辦公室秘書處理的庫存物品 辦公用品和消費(fèi)品紙張、打印機(jī)墨盒、鋼筆、圖釘、膠水、橡皮、尺子等 小型辦公設(shè)備廢紙簍、裝訂機(jī)等,55,辦公用品和設(shè)備的接收程序,先用訂貨單和通知單,核對對方交付貨物時出具的訂貨單及貨物 數(shù)目不對，立即通知采購部門聯(lián)系供應(yīng)商 接收數(shù)量的出入也應(yīng)通知采購部門,

19、按真實(shí)的數(shù)目支付款項(xiàng) 接收的每一類貨物應(yīng)登記在庫存卡的接收項(xiàng) 及時更新庫存余額 按照辦公用品存儲規(guī)定存放好 訂立物品發(fā)放制度，確定發(fā)放人,56,庫存保管的措施,儲存間或物品柜要上鎖 各類物品貼上標(biāo)簽，表明類別和存放地 新物品置于舊物品上面 體積大、份量重的放置在最下面 小的、常用的，放在較大的前面 儲存間要有良好的通風(fēng) 良好的照明,57,二、辦公設(shè)備和辦公用品的庫存管理,保證進(jìn)貨卡、出貨卡、庫存卡三卡一致 庫存記錄可以用手工記錄在一連串的庫存記錄卡片上，或者在計(jì)算機(jī)使用庫存控制軟件包、電子表格、數(shù)據(jù)庫。,58,庫存記錄的目的,保證大量的資金不被不必要的庫存占用 空間不被用來存儲不必要的貨物 監(jiān)

20、督個人和部門對物品的使用 保持充足的貨存 監(jiān)督任何偷竊和破壞造成的損失 利用準(zhǔn)確的庫存進(jìn)行估價,59,庫存卡內(nèi)容,項(xiàng)目 單位 庫存參考號 最大庫存量 再定貨量 最小庫存量,日期 接收 發(fā)放 余額,60,第四節(jié) 辦公效率和時間管理,技能要求 1、運(yùn)用時間表進(jìn)行管理 2、編制并管理本人和上司的工作日志 知識要點(diǎn) 時間表、工作日志的基本內(nèi)容和要求,61,【案例】,對時間的管理 自我時間的管理 對領(lǐng)導(dǎo)時間的管理,62,時間管理落后的原因,1、領(lǐng)導(dǎo)者自身陳舊的時間觀念 2、客觀原因，如組織環(huán)境因素 3、秘書部門自身原因,63,時間管理原則,時間有序性 最大限度的為領(lǐng)導(dǎo)謀求可控時間 重急輕緩的原則 切忌安

21、排領(lǐng)導(dǎo)事必躬親的原則,64,領(lǐng)導(dǎo)人時間管理,具體時間表【習(xí)題】 工作計(jì)劃表,65,一、時間表的編制,根據(jù)信息制定一份時間表 天地公司銷售部經(jīng)理第三季度會議較多，七月的前兩周要到上海開會；八月的第二周要去香港參加5天會議；每月的最后一個星期五上午是銷售部固定的部門會議；八月最后一個星期三要參加公司的辦公會議；七月的第三周星期二要在公司開銷售會議，傳達(dá)上海會議精神；八月第一周的星期一還要面試3位營銷員；九月的前兩周希望安排休假。,66,第三季度會議時間表 （2002.7-9）,67,時間表的編制方法,根據(jù)需求確定編制時間的周期 收集并列出該階段所有工作、活動、任務(wù) 發(fā)現(xiàn)活動有矛盾，主動與負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)

22、 按照時間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清晰 繪制表格，標(biāo)明時期、時間、項(xiàng)目 用簡明的文字將信息填入表格,68,時間表的類別,年度時間表（將一年中企業(yè)的例行會議、重要的經(jīng)營活動、確定的商務(wù)出訪等安排妥善，可參照上一年的時間表和新一年的工作部署） 季度時間表 月時間表（由主管領(lǐng)導(dǎo)召開會議擬定或請其他領(lǐng)導(dǎo)提出下月計(jì)劃，再結(jié)合集體議定事項(xiàng)，由秘書制表，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審定下發(fā)實(shí)施） 周時間表（常在周五下班前或周一上午由主要領(lǐng)導(dǎo)碰頭協(xié)商活動安排，在月時間表的基礎(chǔ)上，加上平時收集信息，由秘書人員按周一至周五分上下午排表，經(jīng)被授權(quán)人過目印發(fā)給相關(guān)人員 ）,69,二、管理自己和上司的工作日志,【案例】 秘書的職責(zé)是把多而雜的問題

23、和事情安排好。 詳細(xì)的、清楚的工作日志、工作計(jì)劃和詳細(xì)的時間安排 每天、月、季度、年都應(yīng)該有計(jì)劃安排表 還應(yīng)該有日志、臺歷、備忘錄、計(jì)算機(jī)化臺式日志等辦公輔助手段,70,工作日志,71,工作日志通常兩本：上司使用；自己使用,使用工作方法： 1、提前了解，當(dāng)日一早再次確定補(bǔ)充 2、在自己日志上標(biāo)明當(dāng)日應(yīng)完成的任務(wù) 3、輸入信息，先用鉛筆，確認(rèn)后用水筆正式標(biāo)明，還可使用不同色彩 4、信息完整（時間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò)） 5、當(dāng)日出現(xiàn)情況變化，立即更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變化 6、上司日志變化的同時，更改自己的日志，做好更變的善后工作 7、自己的日志要標(biāo)明上司活動的準(zhǔn)備工作，逐項(xiàng)落實(shí) 8、協(xié)助和提醒上司執(zhí)行日志計(jì)劃,72,注意事項(xiàng),秘書日志比上司日志更為細(xì)、詳、準(zhǔn)、繁 若有突發(fā)事件，立即更改，不得緩誤，并上傳下達(dá) 預(yù)有足夠的時間來安排會議,73,上司工作日志的內(nèi)容,1、上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動（要記錄清楚時間、地點(diǎn)、內(nèi)容） 2、內(nèi)部接待的來訪者（要記錄清楚姓名、單位詳情、約會時間） 3、單位外部參加會議、活動、約