01業(yè)主檔案管理規(guī)定WI-NWGZ-AL.KF-03-01

1、精品 料推薦業(yè)主檔案管理規(guī)定1. 目的1.1 規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作2. 適用范圍2.1 適用于物業(yè)服務中心業(yè)主檔案的動態(tài)管理。3. 職責3.1 客服組主任負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。3.2 客服助理負責依照本規(guī)定具體實施業(yè)主檔案的建檔整理與保管。4. 程序要點：4.1 由客服組前臺對業(yè)戶檔案的管理，保證檔案管理有效性、規(guī)范性，加強對業(yè)戶資料的保密工作，特制定如下管理規(guī)定。5. 業(yè)主檔案內(nèi)容：51 收樓資料：5.1 1業(yè)主家庭情況登記表;5.1 2業(yè)主證領(lǐng)用登記表 ;5.1 3 業(yè)主身份證復印件（業(yè)主及家人小一寸照片二張）；5.1 4物品資料及鑰匙簽收表;5.1 5 樓宇情況檢查表；5.1

2、 6 收樓通知書；5.1 7 交款通知書；5.1 8 購房認購書5.1 9 管理公約簽約頁；5.1 10物業(yè)服務合同；52 裝修資料：521裝修申請審批表 ;522住宅室內(nèi)裝修管理協(xié)議 ；523裝修承諾書；524閉水試驗確認書；525房屋裝修工程、防水工程質(zhì)量、防炎安全承諾書；1精品 料推薦526裝修人員管理條例；527 相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。（裝修申請表，施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證復印件，業(yè)戶委權(quán) / 委托書等）；53 入住日常資料：531 業(yè)主來函；532 客戶服務單；533 催繳費通知單；534整改通知單；6. 業(yè)主檔案袋的整理6.1 業(yè)戶資料整理、分類 :6.2資料按一戶一檔，分區(qū)、

3、分樓號存放，貼上清晰標簽，以便查找；6.3業(yè)戶資料收集裝訂成冊，按時間先后排列，最早資料于最后一頁存放，之后增加的資料于其面上增加，編上頁碼，編寫目錄，冊面填寫“業(yè)主檔案資料情況”表； 6.4 資料收集按先后順序主要分為三大部份：業(yè)主資料、裝修資料、日常管理資料。6.5業(yè)戶資料歸檔時間和更新:6.6客服組辦理完單元交付手續(xù)后，將業(yè)戶資料交于前臺；6.7前臺中班人員將業(yè)戶資料輸入電腦后，按樓名整理存檔；6.8對已收樓業(yè)戶平時所新增的資料由客服組按上述規(guī)定處理；6.9客服組前臺每月30 日進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題上報主任及時采取補救措施，確保檔案的安全性及準確性；6.10 每年 3 月將上年度超過保

4、管期的資料進行一次統(tǒng)一清理；6.11 銷毀檔案有關(guān)文件必須從嚴掌握，慎重從事；對經(jīng)鑒定無保存價值的資料，由部門主任審批后銷毀。7. 業(yè)戶資料查閱及印取 :7.1 查閱人如須查閱 / 印取業(yè)戶檔案資料，須于客服組前臺進行登記，并說明因由；7.2 經(jīng)客服組主任審批同意后， 前臺服務人員開啟相應的業(yè)戶檔案，抽取有關(guān)業(yè)戶資料；7.3 屬查閱資料的，由前臺客服助理陪同進行現(xiàn)場查閱；7.4 屬印取資料的，前臺客服助理嚴格按上級領(lǐng)導審批意見進行印取；8. 保密要求：8.1 業(yè)戶檔案柜除業(yè)戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下，須予以上鎖；2精品 料推薦8.2 電腦內(nèi)存放業(yè)戶資料的文件須設(shè)置密碼，并于每月30 日進行一次更新；8.3 違反上述要求的，對責任人給予口頭警告處理；8.4 泄露遺失業(yè)戶資料的，對責任人給予書面警告處理，造成嚴重影響的，給予辭退。9. 業(yè)主檔案的跟蹤：9.1 對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主。 管理處應及時為新業(yè)主建立 “業(yè)主檔案”，同時對原業(yè)主的檔案另置保管，保管期三年。9.2 業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報物業(yè)部經(jīng)理批準，經(jīng)客服組主任辦理登記手續(xù)后方可查閱。9.3 業(yè)主檔案應永久保存。9.4 將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。10. 本規(guī)定執(zhí)行情況作為