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文檔簡介
1、精品 料推薦業(yè)主檔案管理規(guī)定1. 目的1.1 規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作2. 適用范圍2.1 適用于物業(yè)服務中心業(yè)主檔案的動態(tài)管理。3. 職責3.1 客服組主任負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。3.2 客服助理負責依照本規(guī)定具體實施業(yè)主檔案的建檔整理與保管。4. 程序要點:4.1 由客服組前臺對業(yè)戶檔案的管理,保證檔案管理有效性、規(guī)范性,加強對業(yè)戶資料的保密工作,特制定如下管理規(guī)定。5. 業(yè)主檔案內容:51 收樓資料:5.1 1業(yè)主家庭情況登記表;5.1 2業(yè)主證領用登記表 ;5.1 3 業(yè)主身份證復印件(業(yè)主及家人小一寸照片二張);5.1 4物品資料及鑰匙簽收表;5.1 5 樓宇情況檢查表;5.1
2、 6 收樓通知書;5.1 7 交款通知書;5.1 8 購房認購書5.1 9 管理公約簽約頁;5.1 10物業(yè)服務合同;52 裝修資料:521裝修申請審批表 ;522住宅室內裝修管理協(xié)議 ;523裝修承諾書;524閉水試驗確認書;525房屋裝修工程、防水工程質量、防炎安全承諾書;1精品 料推薦526裝修人員管理條例;527 相關圖紙及裝修施工隊資料。(裝修申請表,施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質證復印件,業(yè)戶委權 / 委托書等);53 入住日常資料:531 業(yè)主來函;532 客戶服務單;533 催繳費通知單;534整改通知單;6. 業(yè)主檔案袋的整理6.1 業(yè)戶資料整理、分類 :6.2資料按一戶一檔,分區(qū)、
3、分樓號存放,貼上清晰標簽,以便查找;6.3業(yè)戶資料收集裝訂成冊,按時間先后排列,最早資料于最后一頁存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁碼,編寫目錄,冊面填寫“業(yè)主檔案資料情況”表; 6.4 資料收集按先后順序主要分為三大部份:業(yè)主資料、裝修資料、日常管理資料。6.5業(yè)戶資料歸檔時間和更新:6.6客服組辦理完單元交付手續(xù)后,將業(yè)戶資料交于前臺;6.7前臺中班人員將業(yè)戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;6.8對已收樓業(yè)戶平時所新增的資料由客服組按上述規(guī)定處理;6.9客服組前臺每月30 日進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題上報主任及時采取補救措施,確保檔案的安全性及準確性;6.10 每年 3 月將上年度超過保
4、管期的資料進行一次統(tǒng)一清理;6.11 銷毀檔案有關文件必須從嚴掌握,慎重從事;對經鑒定無保存價值的資料,由部門主任審批后銷毀。7. 業(yè)戶資料查閱及印取 :7.1 查閱人如須查閱 / 印取業(yè)戶檔案資料,須于客服組前臺進行登記,并說明因由;7.2 經客服組主任審批同意后, 前臺服務人員開啟相應的業(yè)戶檔案,抽取有關業(yè)戶資料;7.3 屬查閱資料的,由前臺客服助理陪同進行現(xiàn)場查閱;7.4 屬印取資料的,前臺客服助理嚴格按上級領導審批意見進行印??;8. 保密要求:8.1 業(yè)戶檔案柜除業(yè)戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下,須予以上鎖;2精品 料推薦8.2 電腦內存放業(yè)戶資料的文件須設置密碼,并于每月30 日進行一次更新;8.3 違反上述要求的,對責任人給予口頭警告處理;8.4 泄露遺失業(yè)戶資料的,對責任人給予書面警告處理,造成嚴重影響的,給予辭退。9. 業(yè)主檔案的跟蹤:9.1 對產權發(fā)生變更的業(yè)主。 管理處應及時為新業(yè)主建立 “業(yè)主檔案”,同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。9.2 業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報物業(yè)部經理批準,經客服組主任辦理登記手續(xù)后方可查閱。9.3 業(yè)主檔案應永久保存。9.4 將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。10. 本規(guī)定執(zhí)行情況作為
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