常用行政公文寫作技巧

1、公文寫作知識匯總 目 錄 公文寫作基礎知識公文寫作基礎知識 .2 公文概念 .2 公文分類 .2 常用的公文種類.3 公文結構 .4 公文格式 .6 公文寫作與處理公文寫作與處理.8 1、寫作基礎知識.8 2、公文的特點和種類 .8 3、政府系統(tǒng)的通用公文文種.9 4、黨政機關的通用公文文體.10 5、公文文體與結構常識.11 6、公文格式排版規(guī)定 .11 7、公文的稿本 .11 8、公文寫作的基本要求.12 9、行文規(guī)則.12 10、公文寫作的語言運用.12 11、各種文種的撰寫.13 12、公文處理的基本原則.13 13、收文處理的一般過程.13 14、發(fā)文處理程序與方法.14 15、公文

2、銷毀的方式和范圍 .15 公文寫作技術規(guī)范公文寫作技術規(guī)范 .16 第一專題 公文寫作基本要求 .16 第二專題 行文規(guī)則.16 第三專題 文稿書寫規(guī)范 .16 第四專題 公文寫作的一般步驟.16 第五專題 公文的語言特點.17 第六專題 公文詞語的選擇.17 第七專題 公文中特殊事物和概念的表達要求.18 第八專題 公文修辭.18 第九專題 公文專用詞語 .18 第十專題 公文語言表達的簡化.18 第十一專題 公文中避免歧義的一般方法 .18 常用行政公文寫作技巧常用行政公文寫作技巧.20 一、報告 .20 二、請示 .20 三、意見 .23 四、批復 .24 五、決定 .25 六、議案 .

3、27 七、通報 .29 八、通告 .30 九、通知 .31 十、會議紀要 .33 十一、函 .35 十二、簡報.36 公文寫作基礎知識 公文概念 公文是用于公務活動的一種應用文書，是統(tǒng)治階級管理國家，處理政務時 用來頒布法律、法規(guī)、規(guī)章、傳達政策法令、請示和答復問題、匯報情況、聯(lián) 系工作、制定計劃以及記載政務活動的重要工具。公文出自法定的機關單位， 具有處理公務的合法效用。 公文分類 （1）公文的分類方法各種機關有各自不同的職責范圍，并依法形成了各自 使用的公文種類。高級領導部門與基層單位，行政機關與業(yè)務機關，地方政府 機關與軍事、外交、經(jīng)濟、科技部門，它們所使用的公文除了共同種類之外， 還各

4、有不同的側重種類，各式各樣，差異很大，這就帶來公文分類學的復雜性， 即從不同角度，有不同的分類法。 1）從文體的來源和使用范圍分，公文可分為對外文件、收來文件、內(nèi)部文 件三種。 2）從行文關系上分，可分為上行文、平行文、下行文三種。 3）從文件的機密性分，可分為機密文件、內(nèi)部文件、公布文件三種。 4）從文件的性質、作用分，可分為法規(guī)文件、行政文件、黨內(nèi)文件三種。 5）從文件的使用范圍分，可分為通用文件、專用文件等。 （2）黨和國家機關通用公文的種類國務院辦公廳曾發(fā)布的國家行政機關 公文處理辦法 ，經(jīng)過多年的實踐，修訂后的辦法從 1994 年 1 月 1 日起施 行。把公文種類調(diào)整為十二類十三種

5、，刪去“指令” 、 “決議” 、 “布告”三個文 種，將“議案”作為一個新文種列入主要公文種類。即：命令（令） ，議案，決 定，指示，公告，通告，通知，通報，報告，請示，批復，函，會議紀要。此 外，中共中央辦公廳于 1989 年 4 月 25 日發(fā)布的中國共產(chǎn)黨各級領導機關文 件處理條例（試行） 中，正式文件的種類里還列有公報、條例、規(guī)定三個文種。 這樣，現(xiàn)在常用的公文種類總共有十六種。 1）命令（令） ； 2）議案； 3）決定； 4）指示； 5）公告； 6）通告； 7）通知； 8）通報； 9）報告； 10）請示； 11）批復； 12）函； 13）會議紀要； 14）公報； 15）條例； 16）

6、規(guī)定。 還有一些文種雖不在國務院辦公廳正式規(guī)定之內(nèi)，實際上應用也很廣泛， 同樣可能具有公文的性質，或在一定條件下具有公文的性質。如某些章程、辦 法、計劃、協(xié)議書、電報、記錄、簡報、調(diào)查研究、首長講話稿等。 常用的公文種類 一、決議。經(jīng)會議討論通過的重要決策事項，用“決議” 。 二、決定。對重要事項或重大行動作出安排，用“決定” 。 三、公告。向內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項，用“公告” 。 四、通告。在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項，用“通告” 。 五、通知。發(fā)布規(guī)章和行政措施，轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機 關的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理和需要周知或共同執(zhí)行的 事項，任

7、免和聘用干部，用“通知” 。 六、通報。表揚先進，批評錯誤，傳達重要精神、交流重要情況，用“通 報” 。 七、報告。向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告” 。 八、請示。向上級機關請求指示、批準，用“請示” 。 九、批復。答復下級機關的請示事項，用“批復” 。 十、條例。用于制定規(guī)范工作、活動和行為的規(guī)章制度，用“條例” 。 十一、規(guī)定。用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范， 用“規(guī)定” 。 十二、意見。對某一重要問題提出設想、建議和安排，用“意見” 。 十三、函。不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主 管部門請求批準等，用“函” 。 十四、會議紀要

8、。記載、傳達會議議定事項和主要精神，用“會議紀要” 。 公文結構 公文體式的結構包括：發(fā)文機關、發(fā)文號、秘密等級、緊急程度、簽發(fā)人、 標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄報、抄送 機關、印發(fā)機關等項。 （1）文頭部分 1）發(fā)文機關。發(fā)文機關名稱或規(guī)范化簡稱加文件種類構成文件頭，用套紅 大字居中印在公文首頁上部，以示莊重。 2）發(fā)文號。包括機關代字、年份、序號。如“國發(fā)199號”用黑 體字標注于版頭下方居中或左下方，下邊用一紅線與正文區(qū)分，有的線中帶有 五星。 3）秘密等級。公文內(nèi)容涉及國家機密的，應根據(jù)機密程度，在公文頭的左 角或右角，也可在正標題的左上方標明“絕密”

9、、 “機密” 、 “秘密”字樣。 4）緊急程度。公文內(nèi)容緊急，在時間上要求緊急遞送的，應根據(jù)緊急程度 在正文標題左上角注明“急” 、 “緊急” 、 “特急” 、 “限時送達”字樣。 5）簽發(fā)人。上報公文應當在發(fā)文號右側標注“簽發(fā)人” ， “簽發(fā)人”后面標 明簽發(fā)人姓名。 （2）行文部分 1）標題。根據(jù)字數(shù)可占幾行，要排列正中，位于發(fā)文字號下方，字體比文 件頭的字體小些，比正文的字體大些。通常由發(fā)文機關名稱、公文的事由和文 種組成。 2）主送機關。是公文的致發(fā)對象，應標注在標題之下，正文之上靠左，并 頂格書寫，其后用冒號。標注主送機關，要寫明其全稱、規(guī)范性簡稱或同類型 機關的統(tǒng)稱，其名稱之前不能

10、標出“主送”字樣。 3）正文。是公文的主體和核心內(nèi)容。字體不能太小，字距行距要清晰。要 求一文一事，文字準確、簡煉、邏輯清楚，標點正確。 4）附件。是附屬于公文正文之后的文字材料，是公文的重要組成部分。如 有附件，應在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。 （3）文尾部分 1）印章。是公文制發(fā)機關對公文生效負責的憑證，除會議紀要和有特定版 頭的普發(fā)性公文外，都應當加蓋發(fā)文機關印章。 2）成文時間。是公文生效的日期。成文日期應標注在公文“落款”即發(fā)文 機關署名的下面，如無落款，可直接寫在正文右下方，必須以漢字標注。 3）附注。是用以對文內(nèi)某些內(nèi)容事項進行解釋說明的格式項目。標注在公 文生效標

11、識域以下，主題詞檢索標識域以上。 4）主題詞。是用以確切表達公文主旨的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。主題詞 必須準確、有慣次性，不能與標題混為一談。它的位置在文件尾部橫線之上， 即抄送機關之上，由左向右排列，詞與詞之間要空一格，不能用標點符號。 5）抄報抄送機關。抄報抄送機關是受文的機關單位。標注在文件尾部的橫 線之下，分列兩段，抄報機關在上，名稱要使用全稱或規(guī)范性簡稱。 6）印發(fā)機關。指發(fā)文機關的辦理部門。應在抄報抄送欄之下設印發(fā)機關欄， 要標明公文印發(fā)機關或部門的全稱及印發(fā)時間。這里的印發(fā)時間與成文時間不 一樣，應晚于成文時間。 公文格式 第一條 公文一般由眉首，正文、文尾三部分組成。 第二條

12、公文眉首包括發(fā)文機關、發(fā)文字號、簽發(fā)人、緊急程度、機密等級 等內(nèi)容，一般用橫線與正文部分隔開。 一、發(fā)文機關(公文版頭)用醒目、整齊、莊重字體套紅印刷，置于眉首上 部，居中。 二、發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和順序號組成，置于發(fā)文機關之下、 橫線之上，居中。 三、向上級報送的重要文件，要標注簽發(fā)人，置于發(fā)文字號的同行右端。 四、緊急文件分“急件” 、 “特急件”兩種，標于眉首右上角。 五、秘密文件應準確標明“絕密” 、 “機密” 、 “秘密” ，標于眉首右上角。 第三條 正文部分一般包括標題、主送機關、內(nèi)容、附件、落款、附注等。 一、標題置于眉首之下，主送機關之上，居中。標題一般包括發(fā)文機關名

13、 稱、事由和公文種類，要準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，除發(fā)布和批轉上級 規(guī)章性文件外，標題一般，不加書名號，也不用其它標點符號。 二、 “公告” “通告” “條例” “規(guī)定” “決議” “決定”等公文可不標明主送 機關，其它公文應標明主送機關。主送機關一般置于正文內(nèi)容之上、左端頂格。 “決議” “決定”若標明主送機關也可置于文稿尾抄送欄。 三、正文內(nèi)容的結構層次序數(shù)依次為“一、 ” “(一)” “1.” “(1)” 。規(guī)章和規(guī) 范性文件，按有關規(guī)定，用章、節(jié)、條、款、項標明層次。 四、附件名稱標于內(nèi)容之后，成文日期之前。附件一般與主件合訂發(fā)送， 不能合訂的應在附件首頁左上角注明文件發(fā)文字號，與

14、主件同時發(fā)送。 五、文件落款，指正文末尾的發(fā)文機關名稱、印章和成文日期。成文日期 以領導簽發(fā)日期為準。 六、公文除會議紀要外，應當加蓋公章。加蓋印章的公文一般不再另署發(fā) 文機關名稱。 文尾部分，包括主題詞、抄送欄、印發(fā)機關欄、印發(fā)日期、份數(shù)等項。 第四條 主題詞。置于橫線之上左端，按主題詞表規(guī)定標引，詞目間間隔一 個漢字距離。 第五條 抄送欄。在主題詞橫線之下。抄送單位可使用規(guī)范化的簡稱。 第六條 印發(fā)機關及日期欄。在抄送欄下用橫線與抄送欄隔開，左端署印發(fā) 機關全稱，右端署印發(fā)日期。 第七條 文件份數(shù)。標于印發(fā)機關及日期欄橫線之下，居右。 第八條 公文文字從左至右橫寫，橫排。公文用紙為 a4

15、型，并用統(tǒng)一印制 的紅頭公文紙印刷，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。 公文標題用二號宋體字，內(nèi)容用三號仿宋體。 公文寫作與處理 1、寫作基礎知識 主題是文章的統(tǒng)帥和綱領，是文章的核心；主題源于材料，主題不能先行， 必須從實際出發(fā)，從材料中引出主題。實用文體主題的表現(xiàn)表式主要有：直 接闡述；單一集中；以意役法；片言居要；善用標題。 文章結構安排的環(huán)節(jié)主要包括：選擇角度；設置線索；安排層次；劃分段 落；設計開頭與結尾；處理過渡和照應等。文章的結構應達到嚴謹（嚴密精細， 無懈可擊） 、自然（順理成章，開闔自如） 、完整（勻稱飽滿，首尾圓合） 、統(tǒng)一 （和諧一致，通篇一貫，決不相互抵觸

16、，自相矛盾） 文章常用的表達方法有敘述、描寫、議論、說明，其中議論的方法又可具 體分為：例證法；喻證法；類比法；對比法；反駁法；歸謬法。 語言運用的基本要求：合體、得體，準確、順達，簡潔、明快，生動、有 力。 2、公文的特點和種類 公文，也稱公務文件，是在社會活動中直接形成和使用的具有規(guī)范體式和 法定效用的信息記錄，其區(qū)別于圖書、情報、資料等事物的個性點主要有： 由法定作者制發(fā)；具有法定的現(xiàn)實執(zhí)行效用；具有規(guī)范的體式；履行法 定的程序。 根據(jù)不同的標準，公文可從不同角度進行如下分類： （1）根據(jù)形成和作用的公務活動領域，公文可分為通用公文和專用公文兩 類。 （2）根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程度，公

17、文可分為對外公開、限國內(nèi)公開、 內(nèi)部使用、秘密、機密、絕密六類 （3）根據(jù)行文方向，公文可分為上行文、下行文、平行文三類。 （4）根據(jù)內(nèi)容的性質，公文可分為規(guī)范性、領導指導性、公布性、陳述呈 請性、商洽性、證明性公文。 （5）根據(jù)處理時限的要求，公文可分為平件、急件、特急件三類。 （6）根據(jù)來源，在一個機關內(nèi)部可將公文分為收文、發(fā)文兩類。 3、政府系統(tǒng)的通用公文文種 （1）規(guī)范性文件 條例。用于對某一方面的行政工作作全面、系統(tǒng)的規(guī)定，國務院各部門和 地方人民政府的規(guī)章不得稱“條例” 。 規(guī)定。用于對某一方面的行政工作作部分的規(guī)定。 辦法。用于對某一項行政工作作比較具體的規(guī)定。 （2）領導指導性

18、文件 命令（令） 。用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布旅行重大強 制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定。 決定。用于對重要事項或重大行動作出安排。 指示。用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。 批復。用于答復下級機關的請示事項。 通知。用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文； 發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項； 任免和聘用干部。 通報。用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。 （3）公布性文件 公告。用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項。 通告。用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。 （4）陳述呈請

19、性文件 議案。用于各級人民政府按法律程序向同級人民代表大會或其常務委員會 提請審議事項。 請示。用于向上級機關請求指示、批準。 報告。用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上 級機關的詢問。 調(diào)查報告。用于反映調(diào)查研究的成果，揭示事物的真相與規(guī)律。 （5）商洽性文件 函。用于不相隸屬機關之間商洽工答、詢問和答復問題；向有關主管部門 請求批準等。 （6）會議文件 會議紀要。用于記載和傳達會議情況和議定事項。 4、黨政機關的通用公文文體 （1）規(guī)范性文件 條例。用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章 制度。 規(guī)定。用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務制定具有約束力的行

20、為規(guī)范。 （2）領導指導性文件 決議。用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。 決定。用于對重要事項作出決策和安排。 指示。用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求。 意見。對于重要問題提出見解和處理辦法。 通知。用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發(fā)上級機 關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發(fā)布要求下級機關辦理和有 關單位共同執(zhí)行或者周知的事項。 通報。用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。 批復。用于答復下級機關的請示。 （3）公布性文件 公報。用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。 （4）陳述呈請情文件 報告。用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議

21、，答復上級機關的 詢問。 請示。用于向上級機關請求指示、批準。 （5）商洽性工作 函。用于機關之間的商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主 管部門請求批準等。 （6）會議文件 會議紀要。用于記載會議主要精神和議定事項。 5、公文文體與結構常識 應用文體區(qū)別于其他文體的特殊屬性主要有直接應用性、全面真實性、結 構格式的規(guī)范性。 公文屬于特殊應用文，其區(qū)別于一般應用文的特殊性特征表現(xiàn)為：被強制 性規(guī)定采用白話文形式；兼用議論、說明、敘述三種基本表達方法。 公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。 公文的其他組成部分有文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、 主

22、送機關、附件及其標記、抄送機關、注釋、印發(fā)說明等。 印章或簽署均為證實公文作者合法性、真實性及公文效力的標志。 6、公文格式排版規(guī)定 保密等級：“絕密” “機密” “秘密”標注后，加“” ，必要時加期限（如 機密5 年） ，3 號或 4 號黑體。 緊急程度：“急”或“特急” ，在保密等級下一行，字號字體同保密等級。 發(fā)文字號：位于文頭下方，居中；如有簽發(fā)人，居左，兩者排一行，3 號 或 4 號仿宋字。 簽發(fā)人：發(fā)文字號右側，空一格，字號字體同發(fā)文字號。 標題：標題由作事、事由、文種組成（可?。?，字數(shù)一般不超過 50 字；除 出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章的標題外，不用書名號；具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形

23、、 除號形，公文如經(jīng)會議討論通過或批準的，應加題注，即用圓括號居中 附件：附件應標明標題、件數(shù)、份數(shù)。在正文以下日期以上，排出附件號。 注釋：注釋排在日期下方，用 4 號或小 4 號仿宋體。 7、公文的稿本 （1）草稿。不具備正式公文效用，常有“討論稿” “征求意見稿” “送審稿” “草稿” “初稿” “二稿” “三稿”等稿本標記。 （2）定稿。具備正式公文效用，是制作公文正本的標準依據(jù)。有法定的生 效標志（簽發(fā)等） 。 （3）正本。正本是格式正規(guī)并有印章或簽署等表明真實性、權威性、有效 性的標。 （4）試行本。在試驗期間具有正式公文的法定效力。 （5）暫行本。在規(guī)定的暫行時間內(nèi)具有正式公文的

24、法定效用。 （6）副本。正本復份（與正本同時印刷）在外形上與正本沒有區(qū)別，具有 相同的法律效用；作為復印件的公文副本（如抄本、復印件）不具備公文的法 定效用，需加注“副本”字樣標記。 （7）修訂本?？梢詷祟}結尾處標作：“（修訂本） ” ，也可在標題下做題注， 在圓括號內(nèi)注明“某年某月修訂” 。 8、公文寫作的基本要求 合“法” 、求實、合體、簡明、嚴謹、準確、規(guī)范、完整、清晰、耐久。 9、行文規(guī)則 可以采用越級行文方式的情況：一是由于情況特殊緊急，如逐級上報下達 會延誤時機造成重大損失；二是經(jīng)多次請示直接上級機關而問題長期未予解決； 三是有上級機關交辦并指定直接越級上報的具體事項；四是出現(xiàn)需要

25、直接詢問、 答復或聯(lián)系不涉及被越過的機關職權范圍的具體事項；五是需要檢舉、控告直 接上級機關等。 行政機關不能逕向黨的組織發(fā)布指令性公文，一般也不得以行政機關名義 逕向黨的組織報告工作或請求指示或批準。 10、公文寫作的語言運用 公文語言的特點：莊重、準確、樸實、精練、嚴謹、規(guī)范。 公文中需用歷史年號時，要先標出公歷年份，再注歷史年號并加圓括號， 如 1912 年（民國元年） 。 數(shù)量表示時，表示增加時用倍數(shù)或分數(shù)，表示減少時只能用分數(shù)。 11、各種文種的撰寫 （1）規(guī)范性公文。規(guī)范性公文一般包括文件標題、發(fā)布或通過或批準的日 期、章題、正文；規(guī)范性公文的標題由事由（問題） 、文種兩部分構成；

26、正文中 開始部分的制定目的是規(guī)范性公文的核心內(nèi)容與指導性“綱領” 。 （2）決定。標題由發(fā)文機關、事由、文種組成。 （3）決議。其性質、功用與決定沒有大的差別，特點在于必須經(jīng)過會議討 論通過或批準。 （4）通知。標題由發(fā)文機關、事由、文種組成。 （5）通報。標題由發(fā)文機關、表彰或批評的對象與事實性質（情況）以及 文種（通報） 。 （6）批復。標題寫明發(fā)文機關、事由、文種，必要時也可在標題中標明 “同意” “批準”與否的態(tài)度。 （7）通告。標題由發(fā)文機關、事由、文種構成，有時可省略事由或只標注 文種。 （8）請示。標題由發(fā)文機關名稱、事由與文種構成。 （9）函。依格式正規(guī)、鄭重的程度，函有公函、

27、便函之分；依行文主動與 否，函又可分為發(fā)函、復函。格式正規(guī)、鄭得、涉及相對重要問題的是公函； 相對靈活（略去標題、發(fā)文字號等）并涉及一般具體事項的是便函。 12、公文處理的基本原則 （1）法制原則。指處理方法手段、程序手續(xù)、行為準則與方法規(guī)化、制度 化。 （2）實事求是原則；（3）全面技師原則；（4）時效原則；（5）集中統(tǒng)一 原則；（6）黨政分工原則；（7）保密原則；（8）簡化原則 13、收文處理的一般過程 （1）公文的收受與分流 簽收。指履行規(guī)定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)后，收到公文。 登記形式有薄式、卡片式、聯(lián)單式 外收文登記。由外收發(fā)人員在完成簽收工作后，對收文情況做簡要記載。

28、啟封。外收文登記完成后，統(tǒng)一交由內(nèi)收發(fā)人員，統(tǒng)一啟封或徑送有關領 導親啟。 內(nèi)收文登記。由內(nèi)收發(fā)人員對收文情況做詳細記載。 分辦。有關人員將公文分送有關領導、有關部門工作人員閱知辦理。 摘編。文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件編寫文摘、提要、 綜述、匯集有關數(shù)據(jù)資料。 （2）辦理收文 擬辦。由部門負責人或有關具體工作人員提出處置意見，供有關領導審核 定奪。 批辦。機關領導者或部門負責人提出處置意見。 承辦。有關工作人員按意見具體處置公文所針對的事務和問題。 注辦。由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。 （3）組織傳閱與催辦查辦 組織傳閱。使公文有工作人員中的有效傳閱活動。 催辦。由公

29、文處理管理機構或承辦人對公文承辦過程實施的催促檢查。 查辦。由公文處理管理機構或其他專門組織對重要公文實際執(zhí)行情況進行 的核查協(xié)辦工作。 （4）處置辦畢公文 包括：閱卷歸檔、清退、暫存、銷毀。 14、發(fā)文處理程序與方法 （1）文稿形成 擬稿。撰擬公文文稿。 會商。當公文內(nèi)容涉及其他有關同級或不相隸屬機關或部門的職權范圍， 需征得其同意和協(xié)助。 核稿。文稿在送交有關領導簽發(fā)或會議通過前，由專人進行全面核查。 簽發(fā)。指由機關領導人或被授以專門權限的部門負責人對文稿終審核準之 后，批注正式定稿。按簽發(fā)人身份、地位及工作程序的不同，簽發(fā)分為正簽、 代簽、核簽、會簽等數(shù)種。 （2）公文的制作 注發(fā)。定稿

30、形成后，批注繕寫印發(fā)要求的活動，以使簽發(fā)意見進一步具體 化、技術化。 繕印。制作供對外發(fā)出的公文。 用印或簽署。在印畢的公文上蓋發(fā)文機關公章，或請有關領導簽名。 （3）公文的對外傳遞 分裝。按規(guī)定具體揀配和封裝公文。 發(fā)出。將分裝完畢的公文以適當?shù)姆绞桨l(fā)給受文者。 （4）處置辦畢公文 包括：閱卷歸檔、暫存、銷毀。 15、公文銷毀的方式和范圍 銷毀的主要方式有：焚毀、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁（磁盤、磁鼓、 磁帶） 。 以各種方式銷毀公文均應履行如下程序手續(xù)：由文書部門組織對公文進行 鑒定；確認應銷毀后逐文逐件核定造冊；呈請本機關或上級機關有關領導審定 批準；獲準后再行銷毀。任何個人均不得私自

31、銷毀公文。 公文寫作技術規(guī)范 第一專題 公文寫作基本要求 公文是一種特殊的文章，寫作過程中除了要遵行一般的寫作通則之外，還 需要遵循一些特殊的規(guī)律，公文寫作基本要求就是對這些規(guī)律的反映。其內(nèi)容 是：合“法”、求實、合體、簡明、嚴謹、準確、規(guī)范、完整、清晰、耐久。 第二專題 行文規(guī)則 行文規(guī)則是關于正確有效傳遞文件的規(guī)定，也是撰擬公文的指導依據(jù)。遵 守行文規(guī)則具有重要意義。 行文規(guī)則的主要內(nèi)容包括：根據(jù)機關間的工作關系準確行文；選擇適宜的 行文方式，一般不越級行文；正確選擇主送、抄送機關；明確發(fā)文權限，不越 權行文；堅持“黨政文件分開”；聯(lián)合行文時，作者應為“同級”；行文前需就有 關問題協(xié)商一致

32、；嚴格控制文件數(shù)量，簡化行文手續(xù)。 第三專題 文稿書寫規(guī)范 文稿書寫規(guī)范主要涉及：文稿用紙要求；圖文區(qū)的規(guī)定；稿紙的使用；書 寫格式要求；字體與各種計量單位的使用；標點符號使用；外文字母書寫；公 文中的數(shù)字表示；序號表示；標注格式設計、排版、印刷注意事項的要求；文 稿的修改；頁碼的標注；注釋的處理；公式的處理；文中的表格的編排。 第四專題 公文寫作的一般步驟 （一）公文寫作前的準備 1、明確行文目的和要求。 2、確立公文主題。 3、選定公文文種。 4、占有材料。 5、確定具體表達方式。 （二）撰擬文稿 1、安排好結構，一是確定總體的構成；二是確定正文的具體構成，解決好 各組成部分的編排次序，安

33、排各層次、段落間的銜接與轉換，處理好開頭和 結尾。 2、擬出寫作提綱。 3、正式撰擬文稿。 （三）審核修改 文稿的審核修正要認真嚴肅反復進行，要按規(guī)定的程序進行。 第五專題 公文的語言特點 公文語言的主要特點是：莊重、準確、樸實、精煉、嚴謹、規(guī)范。這些特 點具體體現(xiàn)在公文詞語、公文語句、公文表達、公文修辭中。 第六專題 公文詞語的選擇 在選擇詞語的過程中應注意： 認真辨析詞語的確切含義，使詞語的意義符 合客觀實際；注意分辨詞語的感情色彩，以正確表達作者的立場觀點；注意詞 語聲音和語調(diào)對語義的影響，以提高表達效果；注意詞語間的正確搭配，遵循 語言法則；注意公文具體使用場合對詞語風格的要求，維護公

34、文的嚴肅性及強 制執(zhí)行性；注意針對公文具體收受對象的特點選詞，以“有的放矢”便于理解和 執(zhí)行；注意根據(jù)公文中所涉及的人和事物的特殊性質選詞，以獲得更加鮮明直 接的表達效果；注意根據(jù)上下文的需要選詞，以維護公文的完整有效性；注意 根據(jù)文種的不同特點選詞，以保證語言得體而有力；注意詞語的規(guī)范性，以提 高公文溝通的效果，擴展溝通的范圍。 第七專題 公文中特殊事物和概念的表達要求 在對公文中所涉及的事物和概念進行表達的過程中，除了必須遵循一般的 語法規(guī)則、邏輯規(guī)則之外，還必須遵循一些特殊要求。其中特別需要注意：時 間的表達；空間的表達；職務、姓名的表達；數(shù)量的表達；范圍的表達；程度 的表達；語氣、神態(tài)

35、的表達。 第八專題 公文修辭 公文修辭在其所追求的效果方面，重準確鮮明、質樸平勻、精練順達，反 對含糊暖昧、繁冗堆砌、輕浮造作，重內(nèi)在美而不只求形式美；在修辭手法方 面，以消極修辭手法為主，以積極修辭手法為輔，重在選詞煉句及章法方面下 功夫，審慎使用修辭格。 第九專題 公文專用詞語 由于表意和表現(xiàn)特殊色彩的需要，公文中有一些出現(xiàn)頻率較高的詞語。這 些詞語詞形確定，詞義精確特定，用途穩(wěn)定專門，并為從事公文工作的人們所 熟悉，它們就是公文專用詞語。正確地使用公文專用詞語可使寫者順手，讀者 便當，保證表意精當?shù)皿w，理解精確周嚴，可提高制發(fā)和處理公文的質量與效 率。 依照具體用途的不同，公文專用詞語可

36、被劃分成多種，其中比較常見的有：稱 謂詞語、領敘詞語、追敘詞語、補敘詞、承轉詞語、祈請詞語、商洽詞語、受 事詞語、感盼詞語、令知詞語、告誡詞語、見解詞語、判定詞語、時態(tài)詞語、 目的詞語、報送詞語、頒行詞語、核查詞語、結尾詞語等。 第十專題 公文語言表達的簡化 簡化公文語言表達的方法主要是： 取消、壓縮、替代、合并。 第十一專題 公文中避免歧義的一般方法 歧義是指語句有兩歧或多歧意義，可同時形成兩種或多種解釋的一種語言 現(xiàn)象。在文件中，歧義是一種非常有害的語病，它將使作者與受文者對文件內(nèi) 容無法建立一致的理解，無法實現(xiàn)溝通目的。因此，必須避免歧義的出現(xiàn)。 歧義的出現(xiàn)是有規(guī)律的。 消除歧義的主要途

37、徑是語言變換；禁止濫用省略；在語句中增加必要的限定修 飾成分；禁用夸張、擬人、反語、雙關等修辭格；語調(diào)一般不附加語義，必須 附加時用標點符號作為輔助表達方式，保證語句含義單一明確；以上下文提供 盡可能充分的語言環(huán)境。 常用行政公文寫作技巧 一、報告 （一）適用情況適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機 關的詢問。 （二）種類 按內(nèi)容分綜合性報告、專題性報告 按定時與否分定時性報告、隨時性報告 按適用情況分匯報工作的報告、反映情況的報告、答復詢問的報告、 報送材料的報告 （三）結構及寫法 .標題：發(fā)文機關+發(fā)文事由+文種 鐵道部關于 193 次旅客快車發(fā)生重大顛覆事故的報告 發(fā)文事由+文

38、種 關于河水質污染治理情況的報告 .主送機關 .正文：報告原由（有時可以省略） 報告事項（這一部份是報告的主要內(nèi)容） 報告結語（“特此報告”或“以上報告，請審閱。 ”） .生效標記：成文日期+印章 （四）寫作要求 1.內(nèi)容真實準確 2.匯報及時迅速 3.不夾帶請示事項 二、請示 （一）適用情況請示適用于向上級機關請求指示、批準。 （二）種類請求指示的請示（求示性請示） 、請求批準的請示（求準性 請示） （三）結構及寫法 .標題：發(fā)文機關+發(fā)文事由+文種： 省人民政府關于增撥防汛搶險救災用油的請示 發(fā)文事由+文種關于購買小轎車的請示 .主送機關：一般系上一級領導機關或上一級主管部門 .正文：請示

39、原由請求指示的原因或請示批準的理由 請示事項請求對什么作出指示或請求批準什么 請示結語“請予指示”、 “請予審批”、 “妥否，請批復。 ”、 “以上內(nèi)容如無不 妥，請批準。 ” .生效標記：成文日期+印章 .附注：請示應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話 例文 市統(tǒng)計局關于撥款修復車庫的請示 市人民政府： 我局原有 160m2 磚瓦結構車庫（平房） ，因年久失修于今年雨季突然倒塌， 急需修復。經(jīng)測算，共需資金 40 萬元。因我局除行政撥款外無另外資金來源， 故請能予臨時撥款修復車庫，以解決車輛越冬之急需。 請予審批 附件：1.車庫維修圖紙 2.車庫維修預算表 （市統(tǒng)計局?。?二五年八月二十八日

40、（聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：） 改錯 關于提高山區(qū)小學教師待遇的 請示報告 地區(qū)教委、青山縣政府： 我縣地處高山，生活比較惱火，中小學教師工資待遇偏低，影響了教師隊 伍的穩(wěn)定和教師工作的積極性。為解決此問題，我們已于二 00 五年一月正式?jīng)Q 定對我縣中小學教師實行了生活補貼（小學教師每人每月二十元，中學教師每 人每月三十元） 。你們的意見如何？請及時告訴我們。 另外，為推動中小學體育活動的開展，擬每年初舉行一次“青山縣中小學體 育節(jié)”活動。當否？請一并批示。 （青山縣教育委員會辦公室?。?2005 年 3 月 28 日 經(jīng)修改如下： 關于對全縣中小學教師實行生活補貼的請示 青山縣人民政府： 我縣地處

41、高寒山區(qū)，生活條件艱苦，中小學教師待遇低，影響了教師工作 的積極性和教師隊伍的穩(wěn)定。為解決教師的實際困難，我委擬從 2005 年 5 月起 對全縣中小學教師實行生活補貼（小學教師每人每月 20 元，中學教師每人每月 30 元） 。增加的經(jīng)費由我委自行解決。 妥否，請批復。 （青山縣教育委員會?。?二五年三月二十八日 （聯(lián)系人：聯(lián)系電話：） 關于重建稅務所辦公樓的請示報告 地區(qū)國稅局、城建局、國士局、物資局： 我局所屬城關區(qū)、東城區(qū)、南郊區(qū)三個稅務所，因受災被洪水沖毀，現(xiàn)決 定重建三個區(qū)稅務所辦公樓三幢，建筑面積八佰平方米，共需資金八十萬元， 擴增土地八畝，鋼材噸，水泥噸。 特此報告 縣國稅局

42、2005 年 8 月 16 日 經(jīng)修改如下： 關于解決重建城關區(qū)等 3 幢稅務辦公樓經(jīng)費的請示 地區(qū)國稅局： 我局所屬城關區(qū)、東城區(qū)、南郊區(qū) 3 個稅務所，在 7 月 28 日特大洪峰到來 時被洪水沖毀，因轉移及時，幸無人員傷亡。為使員工能正常辦公，擬重建該 3 個區(qū)稅務所辦公樓各 1 幢，建筑面積各 800 平方米，共需資金 80 萬元。 請予核撥 附件：稅務辦公樓經(jīng)費預算表 （縣國稅局印） 二五年八月十六日 （聯(lián)系人：聯(lián)系電話：） 三、意見 （一）適用情況適用于對重要問題提出見解和處理辦法 （二）種類： 按行文方向分上行意見、平行意見、下行意見 按作用分建議性意見、指導性意見 （三）結構及

43、寫法 .標題：“發(fā)文機關+發(fā)文事由+文種”、 “發(fā)文事由+文種” 國務院關于進一步做好退耕還林還草試點工作的若干意見 .主送機關：上行或平行的“意見”其主送機關一般只寫一個 下行“意見”可一一寫明，亦可泛稱 .正文：開頭說明發(fā)文緣由情況、問題、依據(jù)、目的、意義等 主體分成若干小點寫，每一點概括一個小標題（或段旨句） 分述目標任務、實施要求、措施辦法或建議事項、見解看法 結尾呈轉性意見：“以上意見如無不妥，請批轉執(zhí)行” 呈報性意見：“以上意見供領導決策參考”， “以上意見供參考” 指導性意見：“以上意見，請結合實際情況貫徹執(zhí)行” .生效標記：成文日期+印章 （四）寫作要求 .針對性要強 .觀點要

44、鮮明 .理由要充分 .操作性要強 .語言有分寸 四、批復 （一）適用情況適用于答復下級機關的請示事項 （二）種類解答問題的批復、批準事項的批復 （三）結構及寫法 .標題:發(fā)文機關發(fā)文事由文種 國務院關于丹東市設立邊境經(jīng)濟合作區(qū)的批復 發(fā)文機關發(fā)文事由受文機關文種 發(fā)文機關表態(tài)用語發(fā)文事由受文機關文種 受文機關:批復的受文機關只能是請示機關 .正文：批復的依據(jù)批復的起因和根據(jù)； 批復意見對請示事項作出的具體回答和指示； 批復結語一般為“此復”、 “特此批復”、或“專此批復” （亦可省略） .生效標記：成文日期+印章 例文 國務院關于同意重慶市撤銷長壽縣設立重慶市長壽區(qū)的批復 重慶市人民政府： 你

45、市關于撤銷長壽縣設立長壽區(qū)的請示 （渝府文200127 號）收悉。 同意撤銷長壽縣，設立重慶市長壽區(qū)，以原長壽縣的行政區(qū)域為長壽區(qū)的行政 區(qū)域。區(qū)人民政府駐鳳城鎮(zhèn)。 長壽區(qū)的各類機構均要按照“精減、效能”的原則設置，所需經(jīng)費和人員編 制由你市自行解決。 （國務院印章） 二一年十二月二十五日 地區(qū)國稅局 關于解決重建城關區(qū)等 3 幢稅務辦公樓經(jīng)費的批復 縣國稅局： 你局關于解決重建城關區(qū)等 3 幢稅務辦公樓經(jīng)費的請示 （國稅 200536 號）收悉。經(jīng)研究，同意撥款 80 萬元用于重建 3 幢稅務辦公樓， 你們務必?？顚Ｓ?，保證重建辦公樓的質量，并且使員工于今年年底前能正常 辦公。 此復 （地區(qū)

46、國稅局） 二五年八月十八日 （四）寫作要求 1一請示一批復； 2觀點鮮明，意見明確，語氣肯定； 3要有針對性。 五、決定 （一）適用情況: 決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員， 變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。 （二）種類 .部署性決定 .知照性決定 .獎懲性決定 .更改性決定 （三）結構及寫法 .標題：“發(fā)文機關+發(fā)文事由+文種” 國務院關于表彰全國勞動模范和先進工作者的決定 主送機關：發(fā)文機關的下級機關 .正文：決定緣由說明作出決定的目的、意義及根據(jù) 決定事項闡明決定的具體內(nèi)容和措施 篇段合一式內(nèi)容簡單、文字不多的決定常用此法 條款式內(nèi)容較多的決定常用 分類

47、式就是把決定的事項分為若干類別來寫 （在每一類別中還可以分若干小類） 條類結合式就是用類別和條款相結合的寫法寫作決定的事項 決定結尾發(fā)出號召或提出希望（或省略） .落款：成文日期+印章 國務院關于 2000 年度國家科學技術獎勵的決定 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構： 為全面貫徹黨的十五大關于“要建立一整套有利于人才培養(yǎng)和使用的激勵機 制”的精神，推動科教興國戰(zhàn)略的實施，獎勵為發(fā)展我國科學技術事業(yè)，促進我 國國民經(jīng)濟和社會進步做出突出貢獻的科學技術人員，根據(jù)國家科學技術獎 勵條例的規(guī)定，國家科學技術獎勵委員會嚴格評審和科技部審核，報請國家 主席江澤民簽署，授予吳文俊、袁隆平 2000 年度國家最高科學技術獎；經(jīng)國務 院批準，同時授予“統(tǒng)一描述平衡與非平衡體系的格林函數(shù)理論研究”等 15 項成 果國家自然科學二等獎，授予等 23 項成果國家技術發(fā)明二等獎，授予 等 2 項成果國家科學技術進步獎一等獎，授予等 228 項成果國家科學技術 進步獎二等獎，授予美國科學家潘諾夫斯基和印度科學家?guī)煳髦腥A人民共和國 國際科學技術合作獎。 全國科技工作者要向全體獲獎者學習，刻苦鉆研、勤奮工作、勇于創(chuàng)新， 加強基礎研究和應用研究，發(fā)展高技術，促進科技成果產(chǎn)業(yè)化，全面提高我國 科技創(chuàng)新能力和科學技術水平，為推動我國經(jīng)濟結構調(diào)整和現(xiàn)代化建設不斷提