康師傅的時間管理培訓(xùn).ppt

1、時間管理,此演示文稿會與參加人員進(jìn)行相關(guān)討論，所以你將需要加入“會議細(xì)節(jié)”來輔助討論。 請充分運(yùn)用 PowerPoint “會議記錄”將會議細(xì)節(jié)記錄于你演示文稿進(jìn)行中，方法如下： 在幻燈片放映狀態(tài)單擊鼠標(biāo)右鍵 選取會議記錄 選取會議細(xì)節(jié) 將意見記錄于其中 按下確定以結(jié)束此對話框 這個功能將隨著意見的加入，而自動于幻燈片下方產(chǎn)生一個執(zhí)行項(xiàng)目,天馬行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632,大 綱,你是否有時間管理不良的征兆 缺乏時間管理的危害性 缺乏時間管理意識的征兆 何為時間管理? 有關(guān)時間的概念 造成時間浪費(fèi)的主要因素 一般人的習(xí)慣安排 在工作中如何提高效率 時

2、間處理原則 時間處理技巧,課 程 目 標(biāo),了解什么是時間管理以及為何要時間管理。 學(xué)會對自己的時間運(yùn)用狀況進(jìn)行分析。 能夠找出自己浪費(fèi)時間的因素，并運(yùn)用適當(dāng)?shù)牟呗赃M(jìn)行處理。 能夠找出適合自己的時間安排模式。 學(xué)會制定高效率的時間安排計劃 。 掌握時間管理的幾項(xiàng)輔助工具。,你是否有時間管理不良的征兆,你是否同時進(jìn)行著多項(xiàng)工作，但似乎無法全部完成？ 你是否因顧慮其他的事而無法集中心力來做目前該做的事？ 如果工作被中斷，你會特別震怒嗎？ 你是否每晚回家的時候累得精疲力竭，卻又覺得好象有什么事沒有做完？ 你是否覺得總是沒有時間運(yùn)動或休閑，甚至是隨便玩玩也沒空？,天馬行空官方博客： ；QQ:131824

3、1189；QQ群：175569632,效率下降，勞動強(qiáng)度加大，影響工作積極性。 長期惡性循環(huán)將導(dǎo)致健康下降、家庭關(guān)系緊張。 嚴(yán)重的將影響個人前途以及造成經(jīng)濟(jì)上的重大損失。 公司范圍內(nèi)的低效率將失去重大商機(jī)。,缺乏時間管理的危害性,缺乏時間管理意識的征兆,接到指令后，才知道要做什么，很少能預(yù)計要做什么而先行準(zhǔn)備。 每天到了公司才開始要做什么？ 沒有月份及年度的工作計劃。 經(jīng)?；ê芏鄷r間等待前手完成工作后，再進(jìn)行工作。 經(jīng)常過了規(guī)定的期限，使工作無法進(jìn)行或要花更多的代價才能完成。 非要完成一件事后才做另一件事，無法同時進(jìn)行多項(xiàng)工作。 心里的聲音常常對您說：“今天不做沒有關(guān)系，反正明天也能做！ 每天

4、忙于雜事、瑣事，而真正重要的工作沒有時間去做。 每天被工作追趕，沒有余裕的時間。 每件事情都想依預(yù)定時間進(jìn)行，但每次都無法準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時完成，陷于惡性循環(huán)中。 常常把事情延到最后，使自己在時間上沒有變通的彈性。 從不認(rèn)為經(jīng)由時間管理能增加自己的時間。 常常因?yàn)闇贤ú涣?、情報錯誤而使工作重新再做。 接下許多工作，才發(fā)現(xiàn)根本沒有足夠時間依時進(jìn)行。,何 為 時 間 管 理?,“時間管理” 能正確的了解時間的特性，而作“自我管理”。 更深入的是讓人通過有效的時間管理達(dá)至人生目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，也就引申為現(xiàn)在流行的“成功學(xué)”。,天馬行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632,有關(guān)時

5、間的概念,供給毫無彈性 無法積蓄 無法取代 無法失而復(fù)得,時間的特性,缺乏時間管理意識 缺乏溝通 弄不清優(yōu)先順序,時間的敵人,造成時間浪費(fèi)的主要因素,人為因素,管理因素,環(huán)境因素,1、企圖做的太多 2、安排紊亂，使用的工具雜亂無章 3、個人能力的欠缺 4、不會說“不” 5、缺乏自我約束能力 6、做事經(jīng)常拖延，猶豫不決 7、工作時過多地和別人拉家常 8、爭吵、發(fā)火 9、壓力、緊張,1、缺乏優(yōu)先處理順序 2、缺乏目標(biāo)計劃 3、無效的委派 4、員工缺乏訓(xùn)練，執(zhí)行力較低 5、缺乏交流或交流不清 6、權(quán)責(zé)混亂 7、無危機(jī)管理意識 8、缺乏進(jìn)度控制,1、電話打斷 2、不速之客拜訪 3、無效率的會議 4、內(nèi)

6、容不全或延誤的信息 5、過多的文件，繁瑣的程序 6、人員不足或過多 7、嘈雜的工作環(huán)境,一 般 人 的 習(xí) 慣 安 排,先做喜歡做的 先做懂的 先做容易的 先做花時間少的 先做資料齊全的 先做已排定的 先做經(jīng)過籌劃的 先做別人的 先做有趣的,時 間 管 理 的 運(yùn) 用 分析當(dāng)前的時間支配情況 審核目標(biāo) 將目標(biāo)分解成可管理的任務(wù) 時 間 計 劃 工 具 安 排 時 間 計 劃 實(shí) 施 計 劃 評 估 計 劃 并 進(jìn) 行 調(diào) 整,在工作中如何提高效率,時 間 管 理 的 運(yùn) 用,時間管理不患寡而患不均,工作重要,工作不重要,工作緊急,工作 不緊急,既重要又緊急 A 列出清單馬上處理,重要但不緊急

7、B 需有計劃的完成 勿托延而變成A,不重要但不緊急D 休息時間,不重要但緊急 C 時間盜賊盡量避免,分析當(dāng)前的時間支配情況,記錄自己的時間使用狀況（日記錄和周記錄） 活動電話、計劃中的約會、偶然/特別約會、會議、行政事務(wù)、編寫報告及分析 對每一類別每天所耗費(fèi)的時間匯總，確定每一活動用了百分之多少的時間 確定每一類別上的時間是否與你的關(guān)鍵責(zé)任相符合 根據(jù)取得的回報對時間的使用情況進(jìn)行評估,天馬行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632,審 核 目 標(biāo),沒有目標(biāo)就象是開車沒有目的地一樣，不管你開多快，你什么地方都去不了。 審核你的組織的、部門的及個人的目標(biāo) 寫下來 定

8、下完成期限 目標(biāo)必須相互協(xié)調(diào) 必須切合實(shí)際 考慮你為每一目標(biāo)安排的優(yōu)先順序，并自總是否期望太多,將目標(biāo)分解成可管理的任務(wù),對你的目標(biāo)逐一進(jìn)行審核，并列明實(shí)現(xiàn)每項(xiàng)目標(biāo)需要完成的所有關(guān)鍵任務(wù)。 將任務(wù)按先后順序進(jìn)行排列。 估計每項(xiàng)任務(wù)或活動需要花費(fèi)時間。 為每項(xiàng)任務(wù)或活動的完成設(shè)定一個截止期限。對較為復(fù)雜的活動，分段設(shè)定子目標(biāo)以跟蹤進(jìn)展。 根據(jù)任務(wù)對首要目標(biāo)的支持程度，給每項(xiàng)任務(wù)設(shè)定優(yōu)先順序。 注意哪些任務(wù)需要按順序完成，哪些可以在達(dá)到某一特定階段之前或之后的任何時間完成。,時 間 計 劃 工 具,“待辦事項(xiàng)”清單 約會日程表 每日與每周的計劃 日常管理軟件與硬件 掛歷、臺歷,安 排 時 間 計

9、劃,把需要創(chuàng)造力和智慧的重要工作或活動安排在精力旺盛的時間來做 只對你一天中的部分時間進(jìn)行規(guī)劃，以留出時間應(yīng)付危機(jī)和突發(fā)事件 盡可能將相似的任務(wù)進(jìn)行綜合與合并 確定可以利用意外之外的空閑時間做的事 利用待辦事項(xiàng)清單將日常事務(wù)進(jìn)一步進(jìn)行細(xì)分,實(shí) 施 計 劃,實(shí)施的前一天晚上或下午對計劃進(jìn)行復(fù)核 盡可能嚴(yán)格堅(jiān)持你的計劃。迅速處理意料之外的事務(wù)，并回頭處理原來的緊要事務(wù) 在計劃出現(xiàn)變化時，調(diào)整每周計劃作為補(bǔ)救措施 習(xí)慣成自然,你能完成為當(dāng)周確定的任務(wù)？ 為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)你正在取得進(jìn)展？ 你是否感到準(zhǔn)備更充分、更專注？ 不做某些事情會有什么后果？ 你在回避時間浪費(fèi)的情況？ 這是你能堅(jiān)持下去的計劃？ 一天至少

10、將進(jìn)展與計劃核對一遍,評 估 計 劃 并 進(jìn) 行 調(diào) 整,時 間 處 理 原 則,輕重緩急：重要的事情往往不緊急，緊急的事情往往不重要 一次結(jié)清，同一類的事情最好一次把它做完； 未作過的事多加50%，不熟的多加25% 為突發(fā)事件預(yù)留時間 有效授權(quán)并權(quán)責(zé)分明 要和你的價值觀相吻合，不可以互相矛盾； 每一分鐘每一秒做最有效率的事情； 遵守20：80定律；,時 間 處 理 技 巧,如 何 應(yīng) 付 不 速 之 客 控 制 你 的 電 話 如何應(yīng)對案頭工作 克 服 拖 延 如何應(yīng)對會議 怎 樣 學(xué) 習(xí) 說 “不” 其它技巧,控 制 你 的 電 話,對電話進(jìn)行篩選，利用助理或語音郵件 可能時把致電者引薦給

11、某個其他人 如果你必須接聽電話，要保證使它簡短并且有針對性 提高你打電話的技巧，縮短你需要為此花費(fèi)的時間 在一天當(dāng)中拿出一段時間來專門接聽電話，讓每個人都知道你的這種安排 在一間沒有電話的房間里工作 盡可能多地用電子郵件代替電話,如 何 應(yīng) 付 不 速 之 客,確定你的不速之客是否有即時的麻煩或必須迅速處理的問題 如有可能，確定另外的時間約見這位訪客 如有可能，引薦給另一位合適的人 如果你必須會見某人，放下你的工作之前要記下你中斷的地方。干擾結(jié)束后迅速回到原處,克 服 拖 延,計劃過度你可能以延長計劃過程來回避開始工作 完美主義任務(wù)永遠(yuǎn)不能完全完成，使得你難以繼續(xù)下一項(xiàng)行動 厭倦 截止期要求太

12、高,如何應(yīng)對案頭工作,努力做到文件只處理一次，或回復(fù)、歸檔、傳遞，或扔掉 對于需要迅速處理的，用電子郵件或電話親自溝通 避免在你送回的文件上簽署“讓我們讀者討論”的意見，直接設(shè)定一個見面的具體時間,怎 樣 學(xué) 習(xí) 說 “不”,明確為什么要說“不”。有助于堅(jiān)持自己的決定并避免內(nèi)疚 盡量只介入有助于你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的事務(wù) 學(xué)習(xí)對非首要事情說“不”，哪怕這件事是高級管理層吩咐下來。列出你正在處理的事務(wù)清單，請?zhí)岢鲆蟮娜嗽诮o你增加新工作時決定各項(xiàng)事務(wù)的輕重緩急,如何應(yīng)對會議,參加任何會議之前，確定你是否是最佳代表。如果你肯定會議值得參加，要確保該會議有明確的結(jié)果 要求提前瀏覽議程 只安排參加會議中與你有關(guān)的部分 如果你是主持，開會前分發(fā)議程和要點(diǎn),其它,其 它 技 巧,做好“時間日志”： 你花了多少時間在哪些事情，把它詳細(xì)地記錄下來，每天從刷牙開始，洗澡，早上穿衣花了多少時間，早上搭車的時間，早上出去拜訪客戶的時間，把每天花的時間一一記錄下來，做了哪些事，你會發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時間。當(dāng)你找到浪費(fèi)時間的根源，你才有辦法改變。 跟頂尖人士學(xué)習(xí)： 千萬要仔細(xì)選擇，