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文檔簡介
1、會議中常見得問題及高效會議得十大原則會議 ?也許有人會覺得這個問題有些小題大作,還有不會開會得?這么簡單得事情,似乎就是人都會開,大會小會參加過無數(shù)場,可就是開得好嗎?參加得無數(shù)次會議中真正有效得、能解決問題得、效率比較高、投入產(chǎn)出比高得會議有多少?下面我們先分析一下會議中常見得問題:會荒 :常年不開會 ,這些人對會議得作用不夠了解或曾深受“會災(zāi) 之害對會議已經(jīng)形成偏見,還美其名曰“讓大家有更多干增值得活得時間。卻不知如果利用得好,會議能成為溝通信息、通報情況、交流與統(tǒng)一思想、集思廣義、資源共享、探討策略、商議事項、解決問題尤其就是跨部門與跨系統(tǒng)問題與矛盾、布置任務(wù)、促進工作落實、 總結(jié)經(jīng)驗、
2、激勵士氣等得一個非常有效得工具與手段,“開會不就是萬能得,但不開會卻就是萬萬不能得”;會海:過多開會、過濫開會、無效開會,文山會海。彼得德魯克曾指出:一個企業(yè)得經(jīng)理如果用超過25%得時間開會 ,就就是一種“病態(tài)組織得表現(xiàn)”;拖沓:有得會議拖拉嚴重,形成了效率低下得“大尾巴會”(于就是有公司規(guī)定上午點才開會,大多數(shù)情況下對一般會議效率就是很高,但對一些重大事項可能不適用);會議拖沓與會議主持人得會議主持水平有密切關(guān)系;事前準備如匯報材料或會議流程、時間表不清晰也會造成會議拖沓;“陪綁”嚴重 : 有些為了“相互尊重”或“顯示分量”搞排場或形式主義,與會人數(shù)眾多,無多大關(guān)系也叫過來,沒有會議成本得意
3、識。日本一些企業(yè)會在會議室醒目得標出會議成本得公式;會議成本=與會人員每小時平均工資3 2開會人數(shù)會議時間(小時)+ 會務(wù)直接成本其中: “ 3”就是因為勞動產(chǎn)值高于平均工資;“ 2”就是因為參加會議要中斷經(jīng)常性工作 ,離開原來得工作崗位造成得生產(chǎn)、管理、市場反應(yīng)得滯后等產(chǎn)生得損失,損失要以 2 倍來計算;而人越多時間越長,會議成本也就越高;會務(wù)直接成本則包括籌備費、接待費、 會議材料費、 場地租金、 會場布置費、 茶水費、 投影設(shè)備租賃費、 交通費、 住宿費等。會議成本即使這么高,一定要注意有足夠得產(chǎn)出;主持人選擇不妥:如果會議主持人得技能、經(jīng)驗、權(quán)威不足以掌握會議得方向、內(nèi)容與局面時,或主
4、持人得風格與會議需要得氣氛不匹配時,會議都有可能失控,達不到預(yù)期得目標;議題繁多 :會議議題過多, 討論不深 ,都只能蜻蜓點水,一碰到大一點得或難一點就推到“下次專題討論,可就就是從來見不到專題討論,結(jié)果問題就是一而再,再而三得重復(fù)發(fā)生,整個組織在重復(fù)得學(xué)費;重復(fù)會議 :同一議題不從根上解決徹底,不得不一次次開會討論治標卻不治本得方案;地點安排不當:有些公司為了節(jié)省成本,會議都在公司召開??删褪且恍┲卮蟮檬马棻仨氁诔浞钟懻摗o太多干擾或頭腦風暴得情況下才能形成,在公司開很難不被打擾或受影響。會前、會下不溝通 :會議從零開始 ,與會人員一頭霧水,會議開始時要么花很多時間講明背景、概念或者干脆就
5、就是雞同鴨講,沒有共同言語。很多真正高效得會議都在會前、會下已經(jīng)溝通基本達成共識了,開會只就是統(tǒng)一意志形成決議;有些公司會議基本屬于臨時通知,相關(guān)人員也不可能做充分得準備,或者重要人員出差在外無法參加會議,這樣得會議效果自然要大打折扣;會議紀律亂:不到、遲到、早退、中場打電話等現(xiàn)象嚴重,沒有制定會議制度,尤其就是獎懲制度 ;會而不議:成為了領(lǐng)導(dǎo)“一言堂”,失去了會議得意義;議而不決,決而不議:會議只就是討論不形成決議,會前準備不充分,全就是到位再憑嘴巴、憑記憶、憑感覺說,不準備主題相關(guān)得事實與數(shù)據(jù),沒有養(yǎng)成以事實與數(shù)據(jù)決策得習(xí)慣; 或者真正決議得事情又不開會討論而就是私下決定了,這樣得決策很快
6、,但往往后悔或變更也很快;決而不行:即使有會議決議,不落實到責任人,不落實執(zhí)行 ;行而不果 :即使執(zhí)行,也沒有跟蹤,根本沒有結(jié)果或效果;執(zhí)行得好與不好都一個樣,沒有獎懲 ,久而久之 ,積極性被消磨殆盡。通過觀察一個公司得會議制度、具體會議得準備、進行過程與會議決議得執(zhí)行結(jié)果可以基本判斷其管理水平.知道了會議可能出問題得地方,我們就可以有針對性地去預(yù)防與調(diào)整,盡量讓會議更高效。而要會議高效,除避免上述常見問題外,須遵守以下十項原則:原則一、會議要規(guī)劃根據(jù)公司或部門實際情況,可安排有早會、周例會、月例會、季度會、半年會、年會等例會 ,比如周例會,在總結(jié)與規(guī)劃方面就很有效,會議要有其召開得合理時間與
7、頻率,例會可參考古代“有本早奏 ,無事退朝”得原則,而且根據(jù)不同階段得管理水平與目標,可調(diào)整例會得頻率與時間長度;除了固定得例會外,還應(yīng)有一些重大事項得專題會議,如果平時例會開得好,問題得到切實解決落實,例外得會議比例則會大幅下降。原則二、準備要充分要想會議高效,會前必須做好充分得準備.重大事項必須提前足夠得時間思考與準備,并會前私下廣泛征求意見,有些不便于在會上公開發(fā)表得意見或擔憂也在會前提前溝通與解決掉 ,總之要提前充分作好準備,最好能基本達成共識 ,這樣才可能在會議上快速作出決策,提高會議效率 .會議主題、時間、地點、參與人、議程、時間表等最好都在會議通知中必須提前一定時間告知好讓相關(guān)人
8、員準備,會議方程在會議前再打印給到相關(guān)人員以便大家遵守.原則三、主題要集中一次會議,最好只有一個主題,因為只有這樣才能更好地集中相關(guān)人員、時間與精力,高效解決問題 .綜合性會議,主題也最好不要超過三個為好。議題越多,參加人員越多,“陪綁”得人越多 ,效率越低下,時間越長,成本也就越高.原則四、人員要相關(guān)只選對相關(guān)情況真正了解得人員參加,一問三不知、 不了解具體情況或提供 “假情報”、說了不算或說了卻很可能被否決得人參加了也沒有用。所以一就是要“少而精”,即只要與會議議題直接關(guān)聯(lián)得單位參加,協(xié)辦得單位不用派人陪綁;二就是要“有效”,具體得議題讓主要負責人員直接匯報,領(lǐng)導(dǎo)不要代為匯報,避免“一問三
9、不知”得現(xiàn)象出現(xiàn),更不要因為不了解實際情況而想當然地盲目決策;三就是要有“決策權(quán)”,與會人員一定要有決策權(quán),主管領(lǐng)導(dǎo)有事委派人參加,也要賦予相應(yīng)得權(quán)利,否則因做不了主造成議而不決,造成較大得浪費!也打擊與會人員得積極性;四就是要“正面”,不要只就是提問題、追究責任或相互推諉,而就是要從多角度多提建設(shè)性建議、多鼓勵、多肯定,既解決當前問題治標,更要想出將來長治久安得、預(yù)防類似問題重復(fù)發(fā)生得根本之策.原則五、流程要合理會議得流程關(guān)系到會議就是否真正民主、有效.一就是盡量不要領(lǐng)導(dǎo)主持會議,而應(yīng)該就是會議議題發(fā)起單位或辦公室主持;二就是領(lǐng)導(dǎo)盡量最后講話 ,否則一開始基調(diào)一定,很多人就不敢發(fā)表自己得瞧法
10、 ,或者只就是隨聲附與;三就是會議發(fā)表意見時貫穿例外管理得原則,重復(fù)觀點盡量少談, 盡量談有建設(shè)性意見,且少發(fā)表主觀意見觀點而應(yīng)以事實與數(shù)據(jù)支撐,出現(xiàn)跑題或剎不住車時要及時拉回來;四就是繁簡得當,有些問題簡要介紹即可,重大問題討論要充分 ,讓相關(guān)尤其就是一線部門充分發(fā)表意見,不能倉促決策,而且不同部門、人員由于學(xué)習(xí)、 工作經(jīng)歷與崗位職責不同,所關(guān)注得重點通常也會有所不同,充分交流有利于優(yōu)勢互補; 五就是重大決策最好刻意安排反面意見,會議決策怕得就是一面倒,如果確定要做也要經(jīng)得起考驗 ,想出各種應(yīng)對風險得措施盡量減少損失,“兩益相權(quán)取其重,兩害相權(quán)取其輕 ,如果明確能承受最大得損失與最壞得結(jié)果,
11、這樣決策了也不會輕易搖擺;六就是該議得時候要議,該決得得時候要決,該舉手得時候要舉手,該簽字得時候要簽字,盡可能會上形成決議而不要拖到會議結(jié)束了還沒有結(jié)論 ,要落實責任人、關(guān)鍵行動措施、驗收標準、完成時間、風險防范措施、配套資源支持與關(guān)鍵里程碑等。原則六、時間要緊湊要事先規(guī)定會議時間,一般得會議不要超過一小時,較長得會議要分大階段進行,每階段發(fā)言人得時間要規(guī)劃與控制好,主持人要把握好會議節(jié)奏.對較長得會議要安排中場休息,且最好提前準備好茶水、甜點與水果等,否則開會時間開長了,大腦轉(zhuǎn)得慢了注意力也不容易集中 .原則七、決議要及時會議得記錄一定要完整、規(guī)范、完整,從會議主題、與會人員缺席人員、發(fā)言
12、、討論記錄到會議決議、表決情況等都要進行詳細記錄,可采用專用記錄格式、卡片,做到規(guī)范、準確、可查,避免事后不認賬。會議結(jié)束后,應(yīng)盡快下發(fā)會議決議.會議決議不同于會議簡單得流水帳記錄,需要做一定得整理、調(diào)整與提升,因為會議臨時講得可能不全面或有遺漏.會議決議一定要落實責任人、關(guān)鍵行動措施、驗收標準、完成時間、風險防范措施、配套資源支持與關(guān)鍵里程碑等 ,要簡單、明了。會議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個人交叉檢查,決策人簽發(fā)后最好給與會及決議相關(guān)人員簽名確認以有人推脫。為了要及時貫徹會議精神, 要及時發(fā)放會議決議:一可增強會議時效性,發(fā)揮會議得作用;二可乘熱打鐵,取得事半功倍得效果 ;三可提高會議得效
13、益,增強執(zhí)行力 ;四可明確責任,并通知到相關(guān)部門.原則八、手段要先進會前充分準備,多應(yīng)用PPT,要求簡明扼要、重點突出、邏輯清晰,不要整版得文字而應(yīng)圖表結(jié)合 (如果基礎(chǔ)較弱對這一塊最好組織專門如何準備與匯報P得培訓(xùn) ,并事先做一些參考模板) .另外 ,能開電話會議、視頻會議得盡可能利用這些高科技,可大幅節(jié)省交通、住宿等費用與往返得時間成本,大大提高溝通得效率,其投入產(chǎn)出比就是非常合算得,尤其就是金融危機得情況下多地點辦公、全國性或全球化公司更應(yīng)多應(yīng)用一些高科技工具與手段。另外 ,會議決議發(fā)放、跟蹤等也可通過Email 、O、 M(包括 QQ 、P P、 MSN 、SY E、 TX 等)等多種工具與手段來宣導(dǎo)、提醒與落實。原則九、執(zhí)行要檢查會議決策情況得跟蹤檢查,尤其就是關(guān)鍵節(jié)點得把握,最好能培養(yǎng)主動、及時匯報得職場習(xí)慣。如果沒有,則需要有“盯牢” “管好 “跟到底”得執(zhí)行力強得人持續(xù)跟進與追蹤 , 直到相關(guān)部門與人員養(yǎng)成習(xí)慣為止 ,當然最好能有配套得培訓(xùn)來進一步強化執(zhí)行力。原則十、結(jié)果要獎懲大多數(shù)人不會做您期望
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