高效會(huì)議管理技巧及其實(shí)戰(zhàn)(ppt 46頁(yè)).ppt

1、高效會(huì)議管理技巧與實(shí)戰(zhàn),金藍(lán)盟企業(yè)管理顧問(wèn)集團(tuán) 宜人集團(tuán)項(xiàng)目組 2011年1月,課 程 目 標(biāo),了解會(huì)議的目的、種類和體系 了解會(huì)議效率不高的原因及對(duì)策 掌握有效為會(huì)議做準(zhǔn)備的要領(lǐng) 掌握會(huì)議中的溝通和反饋技巧 掌握會(huì)議主持人的會(huì)議管理技巧 學(xué)會(huì)提高會(huì)議效率和質(zhì)量的技巧,會(huì)議還需要管理嗎？ 會(huì)議管理還需要技巧嗎？,整個(gè)世界在某種程度上說(shuō)是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。會(huì)議的正面作用是解決問(wèn)題，反面作用則是帶來(lái)難題，因此，會(huì)議既需要管理，更不能缺少技巧！,一 當(dāng)今會(huì)議面面觀,會(huì)議的意義 會(huì)議的目的 會(huì)議的種類 會(huì)議的頻度,會(huì)議的意義,管理故事分享 三個(gè)臭皮匠賽過(guò)諸葛亮,集思廣益圖,想法,想法,想法,

2、好創(chuàng)意 好點(diǎn)子 好方法,甲,乙,丙,會(huì)議,會(huì)議的意義,會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道 會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在 會(huì)議是一種群體溝通的方式,會(huì)議的目的,開(kāi)展有效的溝通 傳達(dá)資訊 監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾 達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題 資源共享 開(kāi)發(fā)創(chuàng)意 激勵(lì)士氣 鞏固主管地位,達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題,點(diǎn)明困 難所在,發(fā)現(xiàn)問(wèn) 題并尋 找解決 方法,衡量問(wèn) 題的輕 重緩急,想出新 點(diǎn)子,評(píng)議新 點(diǎn)子,確定行 動(dòng)綱領(lǐng),會(huì)議的種類,會(huì)議的頻率,固定的部門會(huì)議：,建議頻率：至少半月一次 注意事項(xiàng)：不能多于每周一次， 否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣； 將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上， 以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。,建議頻率： 至少

3、一年一次，最好6月一次 注意事項(xiàng)：利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否則會(huì)給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。,公司全體會(huì)議,建議頻率：隨時(shí) 注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則會(huì)使員工感覺(jué)日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入工作無(wú)序的可怕境地。,處理突發(fā)事件的會(huì)議,建議頻率：按需要 注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)生，但是會(huì)議長(zhǎng)度最好不要超過(guò)30分鐘。,一對(duì)一會(huì)議,二 會(huì)議效率不高原因及解決方案,會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理 高效會(huì)議的八大特征 會(huì)議規(guī)范,高效會(huì)議的預(yù)防性管理,1.會(huì)議時(shí)間,會(huì)議時(shí)間安排的分析,上午7-9點(diǎn)之間，正是員工剛到崗位，準(zhǔn)備開(kāi)始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因

4、此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來(lái)看，是不現(xiàn)實(shí)的。 上午9-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。 上午10-12點(diǎn)或下午1-4點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。 下午4-5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開(kāi)始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。,高效會(huì)議的預(yù)防性管理,2.會(huì)議地點(diǎn) 會(huì)議室、辦公室、現(xiàn)場(chǎng) 3.開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇 直接相關(guān)者 4.主持人的技能 逐項(xiàng)展開(kāi)、一題一議，做好發(fā)言引導(dǎo)、

5、控制發(fā)言時(shí)間、避免和消除會(huì)議爭(zhēng)論、適當(dāng)打斷、快速做出議題決議,高效會(huì)議的預(yù)防性管理,5.參會(huì)者的技能 耳、眼、手、頭、嘴 6.要充分作好準(zhǔn)備工作 口頭資料、文字資料、報(bào)表、樣品 7.明確開(kāi)會(huì)原因及目的,高效會(huì)議的八大特征,只有必要時(shí)才召集 好好籌劃過(guò) 擬訂和分發(fā)了議程表 遵守時(shí)間 一切按部就班 請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席 作出了評(píng)論和歸納 記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人（5W2H）,會(huì)議規(guī)范種類,時(shí)間安排方面的規(guī)范 固定的會(huì)議流程規(guī)范 會(huì)議本身要遵守的規(guī)則,固定的會(huì)議流程規(guī)范,開(kāi)始 歡迎 會(huì)議目的 議程 具體時(shí)間 安排 制度資料,3,議程1 分享話題和目標(biāo) 交換信息 產(chǎn)生主意/做決定/確認(rèn)行動(dòng)

6、 總結(jié),2,結(jié)束會(huì)議 總結(jié) 安排下次會(huì)議,跟蹤 備忘錄 跟蹤計(jì)劃,會(huì)議本身要遵守的規(guī)則,1.參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主持 2.超過(guò)2小時(shí)的會(huì)議要有書(shū)面的通知 3.所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài) 4.會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 5.主持人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任,會(huì)議本身要遵守的規(guī)則,6.在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán) 7.要有人提出不同的意見(jiàn) 8.會(huì)后要能拿到書(shū)面的記錄 9.參會(huì)者要履行反饋職責(zé) 10.必要時(shí)要請(qǐng)第三方監(jiān)控會(huì)議質(zhì)量,1.了解會(huì)議的目的 3.確定會(huì)議的形式 5.決定會(huì)議的時(shí)間 7.決定會(huì)議的地點(diǎn) 9.確定出席人數(shù) 11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽 13.是否安排與會(huì)者住宿（視情況） 15.確定視

7、聽(tīng)教材 17.準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖 19.確定被介紹人的相關(guān)資料,2.是否一定要開(kāi)會(huì) 4.安排會(huì)議的議程 6.確定會(huì)議的主持人 8.研究會(huì)場(chǎng)如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否發(fā)出了會(huì)議通知 16.確定輔助教材 18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料 20.是否安排會(huì)后娛樂(lè)項(xiàng)目并做好事先通知,會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單,會(huì)后的跟進(jìn)事宜,作為參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn) 作為主持人的會(huì)后跟進(jìn) 怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量,參會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)的內(nèi)容,拿到會(huì)議紀(jì)要以后要細(xì)讀 分析不同參會(huì)者的眾生相 考慮自己任務(wù)的完成方法 會(huì)議是一項(xiàng)新任務(wù)的開(kāi)始,主持人的會(huì)后跟進(jìn),請(qǐng)大家填寫會(huì)議考核表 針對(duì)意見(jiàn)做出改進(jìn)措施 詢問(wèn)

8、和聯(lián)絡(luò)缺席的同事 制定跟進(jìn)計(jì)劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn) 如有需要找高層協(xié)助 如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會(huì)議 會(huì)議之后檢討得失,提高下次會(huì)議質(zhì)量,只有必要時(shí)才開(kāi)會(huì) 會(huì)前要做準(zhǔn)備 事先頒發(fā)議程 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 有意識(shí)把握會(huì)議的方向 注意力集中在政策和行動(dòng)上 會(huì)議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論 會(huì)議成功只有用結(jié)果衡量 強(qiáng)調(diào)實(shí)施所有的決定 鼓勵(lì)沉默的人發(fā)言，闡明糊涂的觀點(diǎn)，刪除重復(fù)的話題,會(huì)議規(guī)劃,如何開(kāi)好班前會(huì),如何開(kāi)好班前會(huì),為什么要開(kāi)班前會(huì)議 班前會(huì)議的主要內(nèi)容包括哪些 班前會(huì)議的時(shí)間多長(zhǎng)為好 主持會(huì)議的技巧,如何開(kāi)好班前會(huì),為什么要開(kāi)班前會(huì)議,生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)員工管理的困惑 員工不理解主管的意圖-缺乏溝通 員工我行我素,自以

9、為是-工作標(biāo)準(zhǔn)、要求不清 員工同一錯(cuò)誤反復(fù)發(fā)生-工作教導(dǎo)不到位 員工隱瞞問(wèn)題,主管渾然不知-反饋不暢,失控 員工抱怨連天,一盤散沙- 士氣不振 ,？,如何開(kāi)好班前會(huì),管理的五大職能:計(jì)劃.組織.指揮.協(xié)調(diào).控制 會(huì)議是發(fā)布計(jì)劃的重要方式 會(huì)議是組織指揮團(tuán)隊(duì)的主要方式 班前短會(huì)可使班組工作 “承前啟后”,持續(xù)改善 班前短會(huì)可樹(shù)立班員的 團(tuán)隊(duì)精神,班前會(huì)目的,如何開(kāi)好班前會(huì),班前會(huì)議主要內(nèi)容包括哪些,檢查出勤 檢查班員儀表著裝.精神面貌 總結(jié)前班工作 安排當(dāng)班工作 傳達(dá)公司和主管部門的工作指令 聽(tīng)取班員的問(wèn)題反映和合理化建議,如何開(kāi)好班前會(huì),檢查班員儀表著裝.精神面貌,工裝:整潔.齊全,不穿拖鞋

10、工卡:規(guī)范.合位 雙手:潔凈.不留長(zhǎng)指甲 頭發(fā):男工不留長(zhǎng)發(fā) 女工長(zhǎng)發(fā)須盤纏于頭頂 精神:振作,不帶病態(tài),不有氣無(wú)力 檢查辦法:自查.互檢.巡檢.,如何開(kāi)好班前會(huì),總結(jié)前班工作,完成產(chǎn)量任務(wù)情況 產(chǎn)品品質(zhì)狀況 安全生產(chǎn)狀況 現(xiàn)場(chǎng)“5S”狀況 好人好事 所存問(wèn)題及改進(jìn)要求和辦法 其它：通知、通報(bào)等,如何開(kāi)好班前會(huì),安排當(dāng)班工作,下達(dá)任務(wù)指標(biāo) 工作分工安排 提出品質(zhì)要求及控制要點(diǎn) 強(qiáng)調(diào)工作要項(xiàng)和改善事宜 適度解答員工疑問(wèn),如何開(kāi)好班前會(huì),傳達(dá)公司和主管部門的工作指令,宣導(dǎo).重申廠規(guī)廠紀(jì) 傳達(dá)公司的有關(guān)決定 動(dòng)員參加公司的管理活動(dòng) 布達(dá)主管部門的工作指令 通報(bào)相關(guān)部門反饋的信息 ,如何開(kāi)好班前會(huì),聽(tīng)取班組員工的問(wèn)題、反映合理化建議,發(fā)揮集體的智慧,營(yíng)造團(tuán)隊(duì)的力量 海有容乃大,干部應(yīng)善于傾聽(tīng) 讓員工參與決策是有效的激勵(lì)方式 多讓班員出主意,實(shí)施效果會(huì)更好 多說(shuō):“有什么問(wèn)題嗎” “有什么困難嗎” “請(qǐng)談?wù)勀愕囊庖?jiàn)” “誰(shuí)能給大家一個(gè)好辦法嗎”,如何開(kāi)好班前會(huì),班前會(huì)議的時(shí)間多