高效會議管理技巧及其實戰(zhàn)(ppt 46頁).ppt

1、高效會議管理技巧與實戰(zhàn),金藍盟企業(yè)管理顧問集團 宜人集團項目組 2011年1月,課 程 目 標,了解會議的目的、種類和體系 了解會議效率不高的原因及對策 掌握有效為會議做準備的要領(lǐng) 掌握會議中的溝通和反饋技巧 掌握會議主持人的會議管理技巧 學(xué)會提高會議效率和質(zhì)量的技巧,會議還需要管理嗎？ 會議管理還需要技巧嗎？,整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！,一 當今會議面面觀,會議的意義 會議的目的 會議的種類 會議的頻度,會議的意義,管理故事分享 三個臭皮匠賽過諸葛亮,集思廣益圖,想法,想法,想法,

2、好創(chuàng)意 好點子 好方法,甲,乙,丙,會議,會議的意義,會議是一個集思廣益的渠道 會議顯示一個組織或一個部門的存在 會議是一種群體溝通的方式,會議的目的,開展有效的溝通 傳達資訊 監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾 達成協(xié)議與解決問題 資源共享 開發(fā)創(chuàng)意 激勵士氣 鞏固主管地位,達成協(xié)議與解決問題,點明困 難所在,發(fā)現(xiàn)問 題并尋 找解決 方法,衡量問 題的輕 重緩急,想出新 點子,評議新 點子,確定行 動綱領(lǐng),會議的種類,會議的頻率,固定的部門會議：,建議頻率：至少半月一次 注意事項：不能多于每周一次， 否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣； 將會議時間記錄在筆記本上， 以防因一時疏忽造成工作上的被動。,建議頻率： 至少

3、一年一次，最好6月一次 注意事項：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則會給公司造成沉重的負擔。,公司全體會議,建議頻率：隨時 注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。,處理突發(fā)事件的會議,建議頻率：按需要 注意事項：可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過30分鐘。,一對一會議,二 會議效率不高原因及解決方案,會議效率不高的原因及預(yù)防性管理 高效會議的八大特征 會議規(guī)范,高效會議的預(yù)防性管理,1.會議時間,會議時間安排的分析,上午7-9點之間，正是員工剛到崗位，準備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。因

4、此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。 上午9-10點之間，員工已經(jīng)開始進入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務(wù)會談的最佳時機。 上午10-12點或下午1-4點之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點子、新方法。 下午4-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。,高效會議的預(yù)防性管理,2.會議地點 會議室、辦公室、現(xiàn)場 3.開會對象的選擇 直接相關(guān)者 4.主持人的技能 逐項展開、一題一議，做好發(fā)言引導(dǎo)、

5、控制發(fā)言時間、避免和消除會議爭論、適當打斷、快速做出議題決議,高效會議的預(yù)防性管理,5.參會者的技能 耳、眼、手、頭、嘴 6.要充分作好準備工作 口頭資料、文字資料、報表、樣品 7.明確開會原因及目的,高效會議的八大特征,只有必要時才召集 好好籌劃過 擬訂和分發(fā)了議程表 遵守時間 一切按部就班 請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席 作出了評論和歸納 記錄所有決定、建議和負責(zé)人（5W2H）,會議規(guī)范種類,時間安排方面的規(guī)范 固定的會議流程規(guī)范 會議本身要遵守的規(guī)則,固定的會議流程規(guī)范,開始 歡迎 會議目的 議程 具體時間 安排 制度資料,3,議程1 分享話題和目標 交換信息 產(chǎn)生主意/做決定/確認行動

6、 總結(jié),2,結(jié)束會議 總結(jié) 安排下次會議,跟蹤 備忘錄 跟蹤計劃,會議本身要遵守的規(guī)則,1.參會者要將工作安排交給會議主持 2.超過2小時的會議要有書面的通知 3.所有參會者都要有準備發(fā)言的心態(tài) 4.會議要能準時開始、準時結(jié)束 5.主持人對決議能否達成負主要責(zé)任,會議本身要遵守的規(guī)則,6.在會上要維護別人的尊嚴 7.要有人提出不同的意見 8.會后要能拿到書面的記錄 9.參會者要履行反饋職責(zé) 10.必要時要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量,1.了解會議的目的 3.確定會議的形式 5.決定會議的時間 7.決定會議的地點 9.確定出席人數(shù) 11.是否準備會議名簽 13.是否安排與會者住宿（視情況） 15.確定視

7、聽教材 17.準備會場周邊位置圖 19.確定被介紹人的相關(guān)資料,2.是否一定要開會 4.安排會議的議程 6.確定會議的主持人 8.研究會場如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否發(fā)出了會議通知 16.確定輔助教材 18.是否要求與會者準備資料 20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知,會議準備工作核對單,會后的跟進事宜,作為參會者的會后跟進 作為主持人的會后跟進 怎樣提高下次會議的質(zhì)量,參會者會后跟進的內(nèi)容,拿到會議紀要以后要細讀 分析不同參會者的眾生相 考慮自己任務(wù)的完成方法 會議是一項新任務(wù)的開始,主持人的會后跟進,請大家填寫會議考核表 針對意見做出改進措施 詢問

8、和聯(lián)絡(luò)缺席的同事 制定跟進計劃，負責(zé)跟進 如有需要找高層協(xié)助 如計劃進行順利，取消下次會議 會議之后檢討得失,提高下次會議質(zhì)量,只有必要時才開會 會前要做準備 事先頒發(fā)議程 準時開會準時結(jié)束 有意識把握會議的方向 注意力集中在政策和行動上 會議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論 會議成功只有用結(jié)果衡量 強調(diào)實施所有的決定 鼓勵沉默的人發(fā)言，闡明糊涂的觀點，刪除重復(fù)的話題,會議規(guī)劃,如何開好班前會,如何開好班前會,為什么要開班前會議 班前會議的主要內(nèi)容包括哪些 班前會議的時間多長為好 主持會議的技巧,如何開好班前會,為什么要開班前會議,生產(chǎn)現(xiàn)場員工管理的困惑 員工不理解主管的意圖-缺乏溝通 員工我行我素,自以

9、為是-工作標準、要求不清 員工同一錯誤反復(fù)發(fā)生-工作教導(dǎo)不到位 員工隱瞞問題,主管渾然不知-反饋不暢,失控 員工抱怨連天,一盤散沙- 士氣不振 ,？,如何開好班前會,管理的五大職能:計劃.組織.指揮.協(xié)調(diào).控制 會議是發(fā)布計劃的重要方式 會議是組織指揮團隊的主要方式 班前短會可使班組工作 “承前啟后”,持續(xù)改善 班前短會可樹立班員的 團隊精神,班前會目的,如何開好班前會,班前會議主要內(nèi)容包括哪些,檢查出勤 檢查班員儀表著裝.精神面貌 總結(jié)前班工作 安排當班工作 傳達公司和主管部門的工作指令 聽取班員的問題反映和合理化建議,如何開好班前會,檢查班員儀表著裝.精神面貌,工裝:整潔.齊全,不穿拖鞋

10、工卡:規(guī)范.合位 雙手:潔凈.不留長指甲 頭發(fā):男工不留長發(fā) 女工長發(fā)須盤纏于頭頂 精神:振作,不帶病態(tài),不有氣無力 檢查辦法:自查.互檢.巡檢.,如何開好班前會,總結(jié)前班工作,完成產(chǎn)量任務(wù)情況 產(chǎn)品品質(zhì)狀況 安全生產(chǎn)狀況 現(xiàn)場“5S”狀況 好人好事 所存問題及改進要求和辦法 其它：通知、通報等,如何開好班前會,安排當班工作,下達任務(wù)指標 工作分工安排 提出品質(zhì)要求及控制要點 強調(diào)工作要項和改善事宜 適度解答員工疑問,如何開好班前會,傳達公司和主管部門的工作指令,宣導(dǎo).重申廠規(guī)廠紀 傳達公司的有關(guān)決定 動員參加公司的管理活動 布達主管部門的工作指令 通報相關(guān)部門反饋的信息 ,如何開好班前會,聽取班組員工的問題、反映合理化建議,發(fā)揮集體的智慧,營造團隊的力量 海有容乃大,干部應(yīng)善于傾聽 讓員工參與決策是有效的激勵方式 多讓班員出主意,實施效果會更好 多說:“有什么問題嗎” “有什么困難嗎” “請談?wù)勀愕囊庖姟?“誰能給大家一個好辦法嗎”,如何開好班前會,班前會議的時間多