企業(yè)技術(shù)檔案管理制度

1、.技術(shù)檔案管理制度編制人：審核人：審批人：xxxxxxxxxxxxxxx公司日期： xxxx年 xx 月 xx 日;.目 錄一、機(jī)構(gòu)設(shè)置和職責(zé)分工1二、工程技術(shù)檔案資料的編制2三、技術(shù)檔案資料的組成4四、各項(xiàng)資料的填寫、簽字、格式及整理規(guī)定5五、竣工技術(shù)資料的管理6六、技術(shù)檔案的鑒定和銷毀6七、技術(shù)檔案的保管和借閱6;.技術(shù)檔案管理制度為建立、健全公司技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用，更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門服務(wù)。特制定本管理制度。一、機(jī)構(gòu)設(shè)置和職責(zé)分工1、公司工程技術(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)總工程師綜合部工程部公司檔案室工程資料室部門兼職檔案

2、員2、職責(zé)分工1）總工程師總工程師負(fù)責(zé)整個(gè)工程的檔案管理工程，組織制度本項(xiàng)工程的歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件、組織審查，接受各部門編制的檔案文件。2）綜合部a、公司檔案室的直接管理部門，負(fù)責(zé)建立規(guī)范的公司檔案室，設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人員。b 、負(fù)責(zé)根據(jù)國家和行業(yè)的檔案法規(guī)制定公司工程技術(shù)檔案管理制度，報(bào)公司批準(zhǔn)后，印發(fā)個(gè)部門執(zhí)行。c、及時(shí)向公司檔案室移交本部門的構(gòu)成檔案元素的工程項(xiàng)目資料。3 ）公司檔案室a、負(fù)責(zé)公司工程技術(shù)資料及檔案的日常管理工作，負(fù)責(zé)圖紙、設(shè)備資料、合同文件、聯(lián)絡(luò)單、洽商記錄、技術(shù)安全交底記錄等綜合文檔的接受、發(fā)放、借閱及其登記、計(jì)算機(jī)錄入及編碼歸檔。b 、

3、負(fù)責(zé)歸檔數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)備份。c、負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司各部門收集、整理相關(guān)工程技術(shù)資料。d 、負(fù)責(zé)檔案設(shè)施、設(shè)備的維護(hù)管理、負(fù)責(zé)庫存工程技術(shù)檔案的安全和保密工作。e、負(fù)責(zé)在建工程項(xiàng)目的資料整理工作。4 ）工程部a、建立規(guī)范的工程技術(shù)資料室，設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人員。;.b 、督促參建單位包括（設(shè)備、材料供應(yīng)單位、施工分包單位、監(jiān)理單位、調(diào)試試驗(yàn)單位）嚴(yán)格遵守公司工程技術(shù)檔案資料管理辦法，并納入合同條款中進(jìn)行管理。c、協(xié)調(diào)參建各單位工程技術(shù)資料管理中的重大問題。d 、審定經(jīng)過監(jiān)理單位審查的各類技術(shù)資料，并及時(shí)移交資料室。5）工程部資料室a、負(fù)責(zé)圖紙、設(shè)備、材料資料，技術(shù)安全協(xié)議，信函傳真文件，綜合文檔等

4、的接收、傳遞及移交公司檔案室前的保管。b 、負(fù)責(zé)各種工地會議紀(jì)要、施工措施、監(jiān)理月（周）報(bào)、質(zhì)檢報(bào)驗(yàn)單等的接收整理、登記、發(fā)放和借閱。c、負(fù)責(zé)工作聯(lián)系單，變更單的接收、發(fā)放和登記。d 、負(fù)責(zé)施工技術(shù)檔案全面收集整理。e、參加設(shè)備開箱驗(yàn)收、收取設(shè)備開箱資料。f 、及時(shí)向公司檔案室移交上述各類需永久或長期保存的資料檔案。g、協(xié)助公司檔案室做好在建工程資料的整理工作。6）市場部a、負(fù)責(zé)提交本部門構(gòu)成檔案元素的工程項(xiàng)目資料，包括工程項(xiàng)目的合同協(xié)議、工程項(xiàng)目開工報(bào)告和批復(fù)文件；工程開工前的施工審批方案；工程項(xiàng)目的技術(shù)和安全交底及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄；工程的設(shè)備合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄等；工程項(xiàng)

5、目的施工合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、 備忘錄； 工程項(xiàng)目調(diào)試試驗(yàn)合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄等；工程項(xiàng)目招投標(biāo)文件；本部門發(fā)出的有關(guān)工程前期的依據(jù)性文件、報(bào)告、紀(jì)要、備忘錄等。b 、負(fù)責(zé)涉及到本部門的資料收集、積累以及移交公司檔案室之前的保存及管理。c、負(fù)責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時(shí)歸還。d 、負(fù)責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。e、負(fù)責(zé)與設(shè)備供貨方在技術(shù)資料方面的聯(lián)系。f 、負(fù)責(zé)在新到設(shè)備開箱時(shí)通知工程部收取開箱資料。7 ）技術(shù)部a、負(fù)責(zé)本企業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)圖等必備圖紙、操作票、工作票、運(yùn)行日志等運(yùn)行臺帳；員工培訓(xùn)、事故分析、處理記錄及結(jié)論等。b 、負(fù)責(zé)涉及本部門資料收集、積累以及移交公司檔案

6、室之前的保存及管理。c、負(fù)責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時(shí)歸還。d 、負(fù)責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工程。二、工程技術(shù)檔案資料的編制工程竣工技術(shù)檔案資料的編制做到三同步和五統(tǒng)一。所謂三同步是指單位工程一開始，就與建立施工技術(shù)記錄和竣工圖同步進(jìn)行；工程進(jìn)行中就與施工技術(shù)記錄和竣工圖的積累、整編、 審定工作同步進(jìn)行；工程交工驗(yàn)收時(shí)，要與提交一套合格的施工技術(shù)記錄和竣工;.圖同步進(jìn)行。 所謂五統(tǒng)一是指工程的計(jì)劃管理、施工管理、 施工圖預(yù)算、 工程預(yù)算和竣工圖、施工技術(shù)記錄編制移交統(tǒng)一進(jìn)行。五統(tǒng)一是工程技術(shù)資料和工程管理的有機(jī)結(jié)合，是確保工程技術(shù)檔案資料完整、提高管理水平的重要手段。1 、工程技術(shù)文件的編制

7、范圍1 ）竣工技術(shù)文件包括：修改單、聯(lián)系單、技術(shù)記錄、驗(yàn)收記錄、原材料合格證、材料質(zhì)量證明書、施工測量記錄、設(shè)備及管線的安裝記錄、會議記錄及聲像材料、竣工圖等。具體內(nèi)容為： 施工管理資料； 施工技術(shù)資料； 施工測量記錄； 施工物資資料； 施工試驗(yàn)資料；過程驗(yàn)收資料；竣工質(zhì)量驗(yàn)收資料。2 ）施工管理資料包括：工程技術(shù)文件報(bào)審表、施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表、工程動工報(bào)審表、（ ）月工、料、機(jī)動態(tài)表、工程變更費(fèi)用報(bào)審表、見證記錄。3 ）施工技術(shù)資料包括：施工組織設(shè)計(jì)及施工方案、技術(shù)交底記錄、圖紙會審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程變更洽商記錄。4 ）施工測量記錄包括：工程定位測量記錄。5 ）施工物資資料包括：材料

8、、構(gòu)配件進(jìn)場檢驗(yàn)記錄、設(shè)備開箱檢驗(yàn)記錄、設(shè)備及管理附件試驗(yàn)記錄。6 ）施工試驗(yàn)資料包括：設(shè)備單機(jī)試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄、系統(tǒng)試運(yùn)轉(zhuǎn)調(diào)試記錄、施工試驗(yàn)記錄。7 ）過程驗(yàn)收資料包括：檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)工程資料驗(yàn)收記錄、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄。8 ）竣工質(zhì)量驗(yàn)收資料包括：單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄、 單位（子單位） 工程安全和功能檢查資料核查及主要功能抽查記錄、單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄、工程竣工驗(yàn)收記錄、工程竣工報(bào)告。9 ）竣工圖2 、項(xiàng)目施工文件的編制1 ）質(zhì)量驗(yàn)評和施工技術(shù)記錄表應(yīng)符合北京建筑工程資料管理系統(tǒng)gb-50300-2

9、013要求，使用統(tǒng)一表式，不足部分由監(jiān)理單位提出用表式樣，經(jīng)建設(shè)單位核批后使用。2）過程驗(yàn)收資料的填寫不得以“”或“”代替“不合格”或“合格”；應(yīng)填數(shù)字處必須如實(shí)填寫數(shù)字，不得以“符合標(biāo)準(zhǔn)”、“符合設(shè)計(jì)規(guī)范”等字樣替代；試驗(yàn)報(bào)告應(yīng)填寫報(bào)告編號。3 ）記錄表格未填滿內(nèi)容處必須該上“以下空白”或“空白”的紅色條形印章加以注明，各級驗(yàn)收的簽名處不能蓋“此欄空白”。4 ）過程驗(yàn)收資料中的分部工程、分部工程中的分項(xiàng)工程名稱、編號一定要與后續(xù)表式中的名稱、編號一致。5 ）隱蔽工程隱蔽前，要有隱蔽記錄并辦理現(xiàn)場簽證；簽證在前記錄在后。6 ）若一個(gè)“單位工程”由多家單位施工，由檔案部門視具體情況劃分案卷編號，

10、各施工單位均應(yīng)視為一個(gè)獨(dú)立的“單位工程”立卷整理。;.3 、項(xiàng)目施工技術(shù)總結(jié)的編制各單位工程項(xiàng)目完工后，必須編制施工技術(shù)總結(jié)。施工結(jié)束總結(jié)主要內(nèi)容：工程概況；施工管理 （包括： 施工組織機(jī)構(gòu)、 主設(shè)備及工程量、施工計(jì)劃管理、 施工總平面及機(jī)械布置、新工藝、 新技術(shù)、 新設(shè)備、 新材料應(yīng)用） ；工程管理 （質(zhì)量保證及環(huán)境保護(hù)體系、質(zhì)量管理、焊接管理、試驗(yàn)管理、安全管理、機(jī)械管理、設(shè)備材料管理、文件資料管理、培訓(xùn)管理）；經(jīng)營管理；勞動力管理。4 、其它項(xiàng)目施工文件的編制項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目施工文件中應(yīng)附有：本工程所有驗(yàn)收項(xiàng)目總數(shù)及項(xiàng)目清單明細(xì)、優(yōu)良率、合格率統(tǒng)計(jì)；1 ）為了提高工程竣工技術(shù)檔案資料的使

11、用價(jià)值和利用率適應(yīng)長期保管、重復(fù)查考和使用目的， 在編制時(shí)必須符合建設(shè)單位檔案管理流程規(guī)定要求，做到表式規(guī)格統(tǒng)一，文字符號清楚，圖文整潔，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、齊全、不得漏項(xiàng)。用紙規(guī)格和填寫要求如下：2 ）用紙尺寸為a4 型 297mm*210mm （長 * 寬）。3 ）文字填寫及繪圖，不得使用鉛筆、圓珠筆、易褪色的墨水，也不得采用復(fù)寫的文件資料歸檔。4 ）印章或自制工程竣工技術(shù)檔案資料用表時(shí)，除應(yīng)保證用紙幅面尺寸和紙幅面圖文尺寸外，在裝訂時(shí)應(yīng)防止產(chǎn)生裝訂后內(nèi)文覆蓋或裝訂不牢等缺陷。5 ）工程竣工技術(shù)的檔案資料應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定采用統(tǒng)一的表式，在實(shí)際應(yīng)用時(shí)可適當(dāng)調(diào)整圖文尺寸和線路間距。6 ）抄件和復(fù)印件。為保

12、證工程竣工技術(shù)檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，對于抄件與復(fù)印件，必須將出廠的廠家名稱、公章及原經(jīng)辦人，產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、原件編號，出場的時(shí)間， 性能參數(shù)等主要項(xiàng)目內(nèi)容毫無遺漏地抄寫、復(fù)印清楚，并應(yīng)有抄寫、復(fù)印人的簽字，以便于追蹤核查。三、技術(shù)檔案資料的組成主要由施工綜合資料、施工技術(shù)資料、工程竣工圖組成。1 、資料編制的具體內(nèi)容綜合資料主要有一下內(nèi)容1 ）工程總結(jié)：含工程量匯總表、材料用量匯總表。2 ）竣工建、構(gòu)筑物影像資料。3 ）工程合同名稱、編號（或復(fù)印工程合同封頁、蓋章）。2 、施工技術(shù)資料內(nèi)容及要求1 ）施工管理資料包括：a 工程技術(shù)文件報(bào)審表；b 施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表；c 工程動工報(bào)審

13、表； d（）月工、料、機(jī)動態(tài)表；e 工程變更費(fèi)用報(bào)審表；f 見證記錄。2 ）施工技術(shù)資料包括：a 施工組織設(shè)計(jì)及施工方案；b 技術(shù)交底記錄；c 圖紙會審記錄； d 設(shè)計(jì)變更通知單；e 工程變更洽商記錄。;.3）施工測量記錄包括：a 工程定位測量記錄。4）施工物資資料包括：a 材料、構(gòu)配件進(jìn)場檢驗(yàn)記錄；b 設(shè)備開箱檢驗(yàn)記錄； c 設(shè)備及管理附件試驗(yàn)記錄。5）施工試驗(yàn)資料包括：a 設(shè)備單機(jī)試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄；b 系統(tǒng)試運(yùn)轉(zhuǎn)調(diào)試記錄；c 施工試驗(yàn)記錄。6）過程驗(yàn)收資料包括：a 檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄；b 分項(xiàng)工程資料驗(yàn)收記錄；c 分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄； d 隱蔽工程驗(yàn)收記錄。7）竣工質(zhì)量驗(yàn)收資料包括：a 單位（

14、子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄；b 單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄；c 單位（子單位）工程安全和功能檢查資料核查及主要功能抽查記錄； d 單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄；e 工程竣工驗(yàn)收記錄；f 工程竣工報(bào)告。3 、工程竣工圖1 ）項(xiàng)目竣工圖是項(xiàng)目建設(shè)最終情況的真是反映，是項(xiàng)目工程建成后維護(hù)、保養(yǎng)必不可少的憑證和依據(jù)。因此，竣工圖必須準(zhǔn)確、清楚、完整，真實(shí)反映工程竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況。施工圖和施工圖數(shù)要相符。2 ）項(xiàng)目設(shè)計(jì)圖紙由設(shè)計(jì)單位編制，但施工單位要編制一份與現(xiàn)場實(shí)際相符的竣工草圖供設(shè)計(jì)院編制竣工圖用；設(shè)備圖紙由施工單位編制。3 ）竣工圖必須使用經(jīng)審查簽字的全新施工圖編制，不得使

15、用未經(jīng)審查簽字、褪色、有污點(diǎn)的施工圖編制。4 ）無設(shè)計(jì)變更的施工圖，竣工圖編制單位必須逐張審核，確認(rèn)與現(xiàn)場相符后方可在原圖標(biāo)題欄正上方空白處或其他空白處加蓋、簽署“竣工圖”章，蓋印材料應(yīng)用紅色印泥。5 ）編制竣工圖時(shí)，應(yīng)編制“竣工圖編制總說明”（敘述竣工圖編制原則并包括各專業(yè)的竣工圖卷冊目錄）。對每冊修改圖紙，應(yīng)編制分冊說明（包括修改內(nèi)容、修改原因、修改依據(jù)文件等）。6 ）凡有一般性圖紙變更，可在原圖（新圖）上進(jìn)行修改，并標(biāo)注“修改依據(jù)”，加蓋“竣工圖”章。7 ）竣工圖的 修改部分須用碳素墨水更改，改圖要工整、清晰。若修改部位狹小，可引至空白處繪制，在修改部位旁加蓋“修改依據(jù)”章，標(biāo)出“變更單

16、”編號；凡結(jié)構(gòu)形式、工藝、 平面布置等重大改變及圖面變更面積超過三分之一的，應(yīng)重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標(biāo)內(nèi)注明“竣工階段”。四、各項(xiàng)資料的填寫、簽字、格式及整理規(guī)定1 、所有資料的表格，電力建設(shè)工程應(yīng)采用電力部頒發(fā)的電力建設(shè)施工質(zhì)量驗(yàn)收及評定規(guī)程或北京建設(shè)工程資料管理系統(tǒng)gb50300-2013以及業(yè)主單位頒發(fā)的資料歸檔制度與流程制度。2 、資料的整理，必須保證內(nèi)容與工程實(shí)際情況相符；各項(xiàng)資料之間必須交圈對口。;.3 、整理歸檔的工程竣工技術(shù)檔案資料，必須正確地反映工程施工全過程的工程結(jié)果，不得擅自修改、 仿造或事后補(bǔ)做。 凡是文件資料在達(dá)不到要求的技術(shù)標(biāo)

17、準(zhǔn)和對某些資料的準(zhǔn)確性有懷疑時(shí)，必須經(jīng)設(shè)計(jì)單位技術(shù)負(fù)責(zé)人和施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人審核，并簽署處理意見。處理后的結(jié)果要有技術(shù)負(fù)人的簽字認(rèn)可， 否則其工程不算完工， 也不能驗(yàn)收和結(jié)算， 檔案資料不能歸檔。4 、科學(xué)分類、規(guī)格統(tǒng)一、字跡清楚、圖形規(guī)整、無漏項(xiàng)，所蓋公章清晰。5 、所有簽名必須齊全、真實(shí)、易于辨認(rèn)，不能代簽和簡化。6 、不準(zhǔn)用鉛筆和其他易于褪色的墨水填表和繪圖，一律使用炭黑墨水。7 、復(fù)印件、抄件注明原件存放單位，抄件應(yīng)有抄件人、抄件單位的簽字和印章。8 、匯總后的資料應(yīng)有清晰的目錄、頁次。五、竣工技術(shù)資料的管理1 、所有資料除施工日志外，均應(yīng)在分發(fā)時(shí)預(yù)留竣工資料歸檔時(shí)的份數(shù)，施工技術(shù)資料

18、應(yīng)及時(shí)，不得寫“回憶錄”，更不得偽造。2 、項(xiàng)目總工、項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人是資料管理的第一責(zé)任者，負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)、主持、檢查、督促資料工作的職責(zé)和權(quán)限。3 、項(xiàng)目施工員、質(zhì)檢員、試驗(yàn)員、測量員對各自分工的資料負(fù)有如實(shí)填寫、辦理簽證。分發(fā)并交檔的責(zé)任； 生產(chǎn)技術(shù)組負(fù)責(zé)開工報(bào)告、竣工報(bào)告的辦理及交檔、工程承包合同的辦理及交檔；材料科負(fù)責(zé)各種原材料、成品、半成品、設(shè)備的出廠合格證必須隨貨（機(jī)）試驗(yàn)、檢驗(yàn)報(bào)告單的收集、歸檔。4 、項(xiàng)目部資料員負(fù)責(zé)資料的收發(fā)、復(fù)制、收集、校核、送審、歸檔等工作。5 、竣工資料的份數(shù)及移交事項(xiàng)a、項(xiàng)目部資料的份數(shù)一式四份，施工方存二份，接受方存二份；b 、裝訂標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格必須按工程監(jiān)理或

19、業(yè)主以及檔案館的有關(guān)要求執(zhí)行；c、資料移交有關(guān)部門后必須索取收條備查；d 、竣工技術(shù)資料屬企業(yè)的技術(shù)機(jī)密，必須按保密制度進(jìn)行保管，嚴(yán)防泄密或遺失。六、技術(shù)檔案的鑒定和銷毀1 、認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報(bào)廢，保管期限為一年。2、凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須造具清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷毀清冊必須及時(shí)歸檔。七、技術(shù)檔案的保管和借閱1 、對接受來的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制檔案查閱目錄，做到定位存放，妥善保管，方便利用。2 、認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并與 12 月 30 日以前整理出檢查報(bào)告， 交技術(shù)主管審查。 技術(shù)主管根據(jù)檢查報(bào)告的結(jié)果，;.對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進(jìn)行整改，并對檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。3 、做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。4、 技術(shù)檔案的保密制度：1）全公司職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨