傳媒有限公司展會(huì)策劃流程

1 傳媒有限公司展會(huì)策劃流程 一、提案【項(xiàng)目 選擇】 由相關(guān)負(fù)責(zé)人提出想法、意見或建議， 通過 會(huì)議 進(jìn)行 表決 ，明確是否進(jìn)行該項(xiàng)目 。 具體格式如下： （一）、提案封面 關(guān)于 “ 此部分內(nèi)容保密 ”車展的 策 劃 提 案 提案 部門 ： 河北 化傳播 有限公司 （項(xiàng)目三部） 講解人（職務(wù)）： 趙長(zhǎng)喜 （ 提案時(shí)間 ： 2013 年 07 月 01 日 決議： 通過 廢止 表決章 2 3 （ 二 ）、 提案前言 / 概要 【寫給領(lǐng)導(dǎo)看的】 前言 包括 提案動(dòng)機(jī)、出發(fā)點(diǎn)，提案 構(gòu)想、提案主旨、 預(yù)期效果、 是整個(gè) 提案的內(nèi)容概要 【 領(lǐng)導(dǎo) 只看 完 這一頁(yè) ， 就能明白你要干什么，目的是什么，就算達(dá)到效果了 】 。 （ 三 ）、 項(xiàng)目定位 1、市場(chǎng)定位 （ 1）、宏觀市場(chǎng)分析【行業(yè)現(xiàn)狀、全國(guó)行情、相關(guān)政策】 （ 2）、微觀市場(chǎng)分析【區(qū)域市場(chǎng)、市場(chǎng)發(fā)展程度及空間】 （ 3）、 研究 結(jié)論【該項(xiàng)目有沒有價(jià)值，能辦幾次】 2、 主辦方、參展商、消費(fèi)者、承辦方定位分析 多方共贏的出發(fā)點(diǎn)，無(wú)非“名”和“利”。 【滿足各方的要求，就知道該舉辦什么樣的車展了?！?3、項(xiàng)目差異性定位 及亮點(diǎn)。 本次 車展和 以往 不同之處，超越之處 ，亮點(diǎn)在哪里 。 （ 四 ）、整體策略及程序 【概述】 1、總體構(gòu)想 2、行動(dòng)策略 3、程序要點(diǎn) 【核心】 4、粗略的進(jìn)程表 5、初步預(yù)算 【估值 ，主要針對(duì)前期投入。 】 4 （ 五 ）、 效果預(yù)測(cè)及愿景 1、效果預(yù)測(cè)：本次車展的效果預(yù)期 2、項(xiàng)目愿景：打造一個(gè)品牌 系列 。 （ 六）、潛在風(fēng)險(xiǎn) 提案階段的的風(fēng)險(xiǎn)因素，主要考慮的是項(xiàng)目的生命力和持續(xù) 盈利能力 ，具體風(fēng)險(xiǎn)因素本階段不用考慮，因?yàn)橹皇撬鸭Y料做了分析， 并 沒有做市場(chǎng)調(diào)研，沒有和受眾面對(duì)面 。 （ 七 ）、重要說明 1、 提案要簡(jiǎn)明扼要，直奔主題，它 不涉及具體的內(nèi)容和詳細(xì)的步驟。 2、 提案 有 完整的體系 ，需要科學(xué)的態(tài)度和縝密的思 維。 3、 提案的最核心價(jià)值是 ，在會(huì)議室 講解給別人聽或看，式 用來(lái)存檔 ， 燈片 用來(lái)講解 ，通常兩份共存 。 4、提案要有一個(gè)人去講解，他對(duì)提案所有內(nèi)容及出發(fā)點(diǎn)諳熟于心。當(dāng)然回答各式各樣的提問時(shí)，有同部門同事在旁協(xié)助。 【 提案階段，并 沒做過市場(chǎng)調(diào)研， 但是有 大量的資料搜集、整理、對(duì)比、分析。】 5、幻燈片的制作水平，講解者的演講能力，對(duì)提案至關(guān)重要。 5 二、立項(xiàng)【項(xiàng)目 確定】 （一）、 確定展會(huì)基本框架 通過集體會(huì)議，確定展會(huì)基本內(nèi)容： （ 1） 、 展會(huì)名稱：（ 2） 、舉辦地點(diǎn)：（ 3） 、 辦展機(jī)構(gòu) ： （ 4） 、 展品范圍：（ 5） 、 辦展時(shí)間：（ 6） 、 辦展頻率：（ 7） 、 展會(huì)規(guī)模：（ 8） 、 展會(huì)定位： 【注意】 ： 策劃一個(gè)項(xiàng)目，不是一個(gè)人可以完成的，也不可能出現(xiàn)一個(gè)人獨(dú)權(quán)，所有的事都是他說了算，有些步驟和細(xì)節(jié)必須討論，集思廣益大家說了算，因?yàn)闆]有人是完美的，沒有缺點(diǎn)的。 【注意】 ： 策劃討論會(huì)，要注意控制方向和節(jié)奏，別走題，別超時(shí)。 （二）、成立項(xiàng)目組，明確人員，及負(fù)責(zé)事務(wù) 項(xiàng)目經(jīng)理 ( 項(xiàng)目責(zé)任人， 負(fù)責(zé) 項(xiàng)目的 整體 執(zhí)行； 策劃主管 ： 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、溝通整個(gè)小組各策劃人員的工作，并全權(quán)負(fù)責(zé)策劃方案的制定和修訂； 執(zhí)行主管：負(fù)責(zé)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng) 執(zhí)行階段，各部門的協(xié)調(diào)、溝通，對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)全權(quán)負(fù)責(zé)。 策劃人員 ： 負(fù)責(zé)編擬會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃 ； 文案撰寫 ：負(fù)責(zé)撰寫 會(huì)展文案 ； 市場(chǎng)調(diào)查 ：負(fù)責(zé)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查并編寫市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告； 6 媒體聯(lián)絡(luò) ： 進(jìn)行媒體宣傳推廣 ； 美術(shù)設(shè)計(jì)： 負(fù)責(zé) 視覺形象設(shè)計(jì) ； 銷售人員：負(fù)責(zé)尋找活動(dòng)贊助商； 現(xiàn)場(chǎng)人員：活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)事務(wù)的執(zhí)行，及與參展商的溝通， 突發(fā)事件 的處理工作 。 （ 三 ）、 前期準(zhǔn)備工作 第一步、廣泛的收集資料， 第二步、進(jìn)行分類匯總 第三步、進(jìn)行數(shù)據(jù) 對(duì)比 分析 第四步、 執(zhí)行方案的目錄【主體框架】的建立 如果沒有主體框架，沒有目錄，工作就失去了針對(duì) 性和方向，先有目錄和章節(jié)，再往里添加具體內(nèi)容。 回想一下，當(dāng)初寫畢業(yè)論文的過程。 （ 四 ）、 起草立項(xiàng)策劃書 1、 辦展市場(chǎng)環(huán)境分析： 2、 展會(huì)的基本框架： 3、 展會(huì)價(jià)格及初步預(yù)算方案 【 簡(jiǎn)寫 、有的人后面才寫 】 。 4、 展會(huì)工作人員分工計(jì)劃 【 初步計(jì)劃 、簡(jiǎn)寫 】 。 5、 展會(huì)招展計(jì)劃 【 簡(jiǎn)寫 、有的人 后面才寫 】 6、 展會(huì)招商計(jì)劃 【 簡(jiǎn)寫、有的人 后面才寫 】 。 7 7、 展會(huì)宣傳推廣計(jì)劃 【 簡(jiǎn)寫、 有 的人 后面才寫 】 。 8、 展會(huì)籌備進(jìn)度計(jì)劃 【 初步計(jì)劃 、簡(jiǎn)寫 】 。 9、 展會(huì) 贊助 商安排計(jì)劃 【 簡(jiǎn)寫、有的人 后面才 寫 】 。 10、 展會(huì)開幕和現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃 【 簡(jiǎn)寫、有人后面才寫 】 。 11、 展會(huì)期間舉辦的相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃 【 簡(jiǎn)寫、 有 的 人后面才寫，前面不寫 】 12、 展會(huì)結(jié)算計(jì)劃 【 初步計(jì)劃 、簡(jiǎn)寫 】 。 三 、 立項(xiàng)策劃書 所謂展會(huì)立項(xiàng)策劃，就是根據(jù)掌握的各種信息，對(duì)即將舉辦的展覽會(huì)的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃，設(shè)計(jì)出展覽會(huì)的基本框架，提出計(jì)劃舉辦的展覽會(huì)的初步規(guī)劃內(nèi)容， 主要包括：展會(huì)名稱和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍、辦展時(shí)間、展會(huì)規(guī)模、展會(huì)定位、招展計(jì)劃、宣傳推廣和招商計(jì)劃、展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃、相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃等。 （一） 、辦展市場(chǎng) 環(huán)境分析： 包括對(duì)展會(huì)展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場(chǎng)的情況分析，對(duì)國(guó)家有關(guān)法律、政策的分析，對(duì)相關(guān)展會(huì)的情況的分析，對(duì)展會(huì)舉辦地市場(chǎng)的分析等。 8 （ 二 ）、 展會(huì)名稱 展覽會(huì)的名稱一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容：基本部分、限定部分和行業(yè)標(biāo)識(shí)。如 “第 93 屆中國(guó)出口商品交易會(huì) ”，如果按上述三個(gè)內(nèi)容對(duì)號(hào)入座，則基本部分是 “交易會(huì) ”，限定部分是 “中國(guó) ”和 “第 93 屆 ”，行業(yè)標(biāo)識(shí)是 “出口商品 ”。 下面分別對(duì)這三個(gè)內(nèi)容作一些說明： 1、 基本部分：用來(lái)表明展覽會(huì)的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會(huì)、博覽會(huì)、展銷會(huì)、交易會(huì)和 “節(jié) ”等。 2、 限定 部分：用來(lái)說明展會(huì)舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)和展會(huì)的性質(zhì)。 展會(huì)舉辦時(shí)間的表示辦法有三種：一是用 “屆 ”來(lái)表示。二是用 “年 ”來(lái)表示，三是用 “季 ”來(lái)表示。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)、 2003 年廣州博覽會(huì)、法蘭克福春季消費(fèi)品展覽會(huì)等。在這三種表達(dá)辦法里，用 “屆 ”來(lái)去示最常見，它強(qiáng)調(diào)展會(huì)舉辦的連續(xù)性。那些剛舉辦的展會(huì)一般用 “年 ”來(lái)表示。 展會(huì)舉辦的地點(diǎn)在展會(huì)的名稱里也要有所體現(xiàn)，如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的 “大連 ”。 展會(huì)名稱里體現(xiàn)展會(huì)性質(zhì)的詞主要有 “國(guó)際 ”、 “世界 ”、“全國(guó) ”、 “地區(qū) ”等。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的 “國(guó)際 ”表明本展會(huì)是一個(gè)國(guó)際展。 3、 行業(yè)標(biāo)識(shí)：用來(lái)表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的 “服裝 ”表明本展會(huì)是服裝產(chǎn)業(yè)的展 9 會(huì)。行業(yè)標(biāo)識(shí)通常是一個(gè)產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的某一個(gè)產(chǎn)品大類。 （ 三 ）、 展會(huì)地點(diǎn) 策劃選擇展會(huì)的舉辦地點(diǎn)，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是展會(huì)在什么地方舉辦，二是展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦。 策劃選擇展會(huì)在什么地方舉辦，就是要確定展會(huì)在哪個(gè)國(guó)家、哪個(gè)省或者是哪個(gè)城市里舉辦。 策劃選擇展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦，就是要選擇展會(huì)舉辦的具體地點(diǎn)。具體選擇在哪個(gè)展館舉辦展會(huì)，要結(jié)合展會(huì)的展覽題材和 展會(huì)定位而定。另外，在具體選擇展館時(shí)，還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)如何等因素。 （ 四 ） 、辦展機(jī)構(gòu) 辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會(huì)的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機(jī)構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會(huì)、政府部門和新聞媒體等。 根據(jù)各單位在舉辦展覽會(huì)中的不同作用，一個(gè)展覽會(huì)的辦展機(jī)構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。 主辦單位：擁有展會(huì)并對(duì)展會(huì)承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展 10 單位。主辦單位在法律上擁有展會(huì)的所有權(quán)。 承辦單位：直接負(fù)責(zé)展 會(huì)的策劃、組織、操作與管理，并對(duì)展會(huì)承擔(dān)主要財(cái)務(wù)責(zé)任的辦展單位。 協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會(huì)的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔(dān)展會(huì)的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。 支持單位：對(duì)展會(huì)主辦或承辦單位的展會(huì)策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。 （ 五 ） 、辦展時(shí)間 辦展時(shí)間是指展會(huì)計(jì)劃在什么時(shí)候舉辦。辦展時(shí)間有三個(gè)方面的含義：一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會(huì)的籌展和撤展日期。三是指展會(huì)對(duì)觀眾開放的日期。 展覽時(shí)間的長(zhǎng)短沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要視 不同的展會(huì)具體而定。有些展會(huì)的展覽時(shí)間可以很長(zhǎng)，如 “世博會(huì) ”的展期長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)月甚至半年；但對(duì)于占展會(huì)絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來(lái)說，展期一般是 3為宜。 （ 六 ） 、展品范圍 展會(huì)的展品范圍要根據(jù)展會(huì)的定位、辦展機(jī)構(gòu)的優(yōu)劣勢(shì)和其他多種因素來(lái)確定。 根據(jù)展會(huì)的定位，展品范圍可以 11 包括一個(gè)或者是幾個(gè)產(chǎn)業(yè)，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的一個(gè)或幾個(gè)產(chǎn)品大類，例如， “博覽會(huì) ”和 “交易會(huì) ”的展品范圍就很廣，如 “廣交會(huì) ”的展品范圍就超過 10 萬(wàn)種，幾乎是無(wú)所不包；而德國(guó) “法蘭克福國(guó)際汽車展覽會(huì) ”的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少，就只有汽車產(chǎn)業(yè)一 個(gè)。 （ 七 ） 、辦展頻率 辦展頻率是指展會(huì)是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的實(shí)際情況看，一年舉辦一次的展會(huì)最多，約占全部展會(huì)數(shù)量的 80，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會(huì)也不少，不定期舉辦的展會(huì)已經(jīng)是越來(lái)越少了。 辦展頻率的確定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。我們知道，幾乎每個(gè)產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個(gè)生命周期，產(chǎn)品的生命周期對(duì)展會(huì)的辦展頻率有重大影響。 產(chǎn)品的投入期和成長(zhǎng)期是企業(yè)參屜的黃金時(shí)期，展會(huì)的辦展頻率要牢牢抓住這兩個(gè)時(shí)期。 （ 八 ） 、展會(huì)規(guī)模 展會(huì)規(guī)模包括三個(gè)方面的含 義：一是展會(huì)的展覽面積是多少，二是參展單位的數(shù)量是多少，三是參觀展會(huì)的觀眾有多少。在策劃舉辦一個(gè)展會(huì)時(shí)，對(duì)這三個(gè)方面都要作出預(yù)測(cè) 12 和規(guī)劃。 在規(guī)劃展會(huì)規(guī)模時(shí)，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展會(huì)規(guī)模的大小還會(huì)受到會(huì)觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。 （ 九 ） 、展會(huì)定位 通俗地講，展會(huì)定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展會(huì) “是什么 ”和 “有什么 ”，具體地說，展會(huì)定位就是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況，通過建立和發(fā)展展會(huì)的差異化競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，使自己舉辦的展會(huì)在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個(gè)鮮明而獨(dú)特的印象的過程。 展會(huì)定位 要明確展會(huì)的目標(biāo)參展商和觀眾、辦展目標(biāo)、展會(huì)的主題等。 （ 十 ）、 展會(huì)價(jià)格和展會(huì)初步預(yù)算 展會(huì)價(jià)格就是為展會(huì)的展位出租制定一個(gè)合適的價(jià)格。展會(huì)展位的價(jià)格往往包括室內(nèi)展場(chǎng)的價(jià)格和室外展場(chǎng)的價(jià)格，室內(nèi)展場(chǎng)的價(jià)格又分為空地價(jià)格和標(biāo)準(zhǔn)層位的價(jià)格。 在制定展會(huì)的價(jià)格時(shí)，一般遵循 “優(yōu)地優(yōu)價(jià) ”的原則，即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價(jià)格往往要高一些。展會(huì)初步預(yù)算是對(duì)舉辦展會(huì)所需要的各種費(fèi)用和舉辦展會(huì)預(yù)期以獲得的收入進(jìn)行的初步預(yù)算。 在策劃舉辦展會(huì)時(shí)，要根據(jù)市場(chǎng)情況給展會(huì)確定一個(gè)合 13 適的價(jià)格，這樣對(duì)吸引目標(biāo)參展商參加 展會(huì)十分重要。 （十 一 ） 、人員分工、招展招商和宣傳推廣計(jì)劃 人員分工計(jì)劃、招展計(jì)劃、招商和宣傳推廣計(jì)劃是展會(huì)的具體實(shí)施計(jì)劃，這四個(gè)計(jì)劃在具體實(shí)施時(shí)會(huì)互相影響。 人員分工計(jì)劃是對(duì)展會(huì)工作人員的工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排。 招展計(jì)劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和辦法。 招商計(jì)劃主要是為招攬觀眾參觀展會(huì)而制定的各種策略、措施和辦法。 宣傳推廣計(jì)劃則是為建立展會(huì)品牌和樹立展會(huì)形象，并同時(shí)為展會(huì)的招展和招商服務(wù)的。 （十 二 ） 、展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃和相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃 展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃是在時(shí)間上對(duì)展會(huì)的 招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進(jìn)行的統(tǒng)籌安排。它明確在展會(huì)的籌辦過程中，到什么階段就應(yīng)該完成哪些工作，直到展會(huì)成功舉辦。展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃安排得好，展會(huì)籌備的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作就能有條不紊地進(jìn)行。 現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃是展會(huì)開幕后對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行有效管理的各種計(jì)劃安排，它一般包括展會(huì)開幕計(jì)劃、展會(huì)展場(chǎng)管理計(jì)劃、觀眾登記計(jì)劃和撤展計(jì)劃等?，F(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃安排得好， 14 展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)將井然有序，展會(huì)秩序良好。 有些車展，現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃是，確定了參展商和展位之后，了解各參展商的日程活動(dòng)安排 之后 ，才針對(duì)性 的制定出 現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃 ，在立項(xiàng)策劃書里不作 具體體現(xiàn)，而是簡(jiǎn)單帶過 。 展會(huì)相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃是對(duì)準(zhǔn)備在展會(huì)期間同期舉辦的各種相關(guān)活動(dòng)作出的計(jì)劃安排。與展會(huì)同期舉辦的相關(guān)活動(dòng)最常見的有技術(shù)交流會(huì)、研討會(huì)和各種表演等，它們是展會(huì)的有益補(bǔ)充。 （十三）、 項(xiàng)目 結(jié)算 計(jì)劃 1、項(xiàng)目結(jié)算原則和條件 2、項(xiàng)目結(jié)算流程 3、項(xiàng)目結(jié)算明細(xì)表 四 、 審批 【項(xiàng)目 審批 】 （一）、 立項(xiàng)策劃書修訂 立項(xiàng)策劃書，遞交策劃主管審閱并修改。 （二） 、 立項(xiàng)策劃書遞交 報(bào)總體方案，公文請(qǐng)示于主辦單位（一般為政府部門及商業(yè)協(xié)會(huì)） ，等待審批。 15 （三）、展會(huì)注冊(cè)登記 1、攜主辦單位批復(fù)、總體方案等 資料報(bào)工商部門辦理展會(huì)登記證 。 2、 攜登記證去辦展地點(diǎn)（展館或商圈管委會(huì)）簽訂場(chǎng)地合同 ， 辦理消防、公安等手續(xù) 。 3、流程如下： （ 1）、 確認(rèn)申請(qǐng)資格 （ 2）、 向所在的工商行政管理部門提出申請(qǐng) （ 3）、 工商行政管理部門核發(fā)商品展銷會(huì)登記證 （ 4）、 填寫展銷會(huì)報(bào)告書。 （ 5）、 注意 事項(xiàng) ：省局不辦理展銷會(huì)的申報(bào)手續(xù)，請(qǐng)到舉辦的所在地市縣工商局辦理手續(xù)多個(gè)單位聯(lián)合舉辦的，由其中一個(gè)具體承擔(dān)展銷會(huì)組織工作地單位向舉辦地地 工商部門申請(qǐng)辦理登記 五 、調(diào)研【項(xiàng)目 論證 】 策劃的靈魂 劃的生命 沒有創(chuàng)意的策劃案，如同行尸走肉，但仍可實(shí)施。 沒有可行性的策劃案就只能叫笑話，市場(chǎng)調(diào)研，可行性分析報(bào)告，在策劃過程中絕對(duì)重要，無(wú)可替代。 16 （ 一 ）、 資料分析 對(duì)前期已經(jīng)搜集的資料進(jìn)行 綜合分析，并建立數(shù)據(jù)庫(kù) 。 （二）、客戶調(diào)研 通過設(shè)計(jì)問卷、電話調(diào)查 、陌生拜訪 等方式，來(lái)驗(yàn)證 原構(gòu)思方案的成立性，主要爭(zhēng)對(duì)參展群體、觀展群體的調(diào)研，來(lái)進(jìn)行可行性的基本分析。 （三）、重新定位 根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研得到的數(shù)據(jù)，進(jìn)行匯總分析，對(duì)展會(huì)的規(guī)模、市場(chǎng)定位、主題，進(jìn)行論證并得出結(jié)論。 六 、可行性分析報(bào)告【項(xiàng)目 分析】 （一） 、市場(chǎng)環(huán)境分析 1、 宏觀市場(chǎng)環(huán)境： 2、區(qū)域 市場(chǎng)環(huán)境： 3、 市場(chǎng)環(huán)境評(píng)價(jià)： （二） 、展會(huì)項(xiàng)目生命力分析 1、 項(xiàng)目發(fā)展空間： 2、 項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)力： 3、 辦展機(jī)構(gòu)優(yōu)劣勢(shì)分析 17 （三） 、展會(huì)執(zhí)行方案分析 對(duì)計(jì)劃舉辦的展會(huì)的基本框架進(jìn)行評(píng)估，具體包括： 1、 展會(huì)名稱和展會(huì)的展品范圍、展會(huì)定位之間是否有沖突。 2、 辦展時(shí)間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的特征。 3、 展會(huì)的舉辦地點(diǎn)是否適合舉辦該展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的展會(huì)。 4、 在展會(huì)展品范圍所在產(chǎn)業(yè)里能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會(huì)。 5、 展會(huì)的辦展機(jī)構(gòu)在計(jì)劃的辦展時(shí)間內(nèi)能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會(huì)。 6、 辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)展品范圍所在的產(chǎn)業(yè)是否熟悉。 7、 展會(huì)定位與展會(huì)規(guī)模之間是否有沖突。 （四）、 招展招商和宣傳推廣計(jì)劃評(píng)估 1、 招 展 計(jì)劃評(píng)估 2、 招商計(jì)劃評(píng)估 3、贊助商計(jì)劃評(píng)估 4、 宣傳推廣計(jì)劃評(píng)估 5、執(zhí)行方案評(píng)估 18 （五） 、展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析 1、 價(jià)格定位 2、 成本預(yù)測(cè) 舉辦一個(gè)展會(huì)的成本費(fèi)用一般包括： （ 1)展覽場(chǎng)地費(fèi)用。 （ 2)展會(huì)宣傳 廣告費(fèi)、會(huì)展資料設(shè)計(jì)和印刷費(fèi) 。 （ 3)招展和招商的費(fèi)用。 （ 4)相關(guān) 活 動(dòng)的費(fèi)用。 （ 5)辦公費(fèi)用和人員費(fèi)用。 （ 6）稅收 （ 7）其他不可預(yù)測(cè)的費(fèi)用 舉辦一個(gè)展會(huì)的 廣告收入 一般包括： （ 1）證件廣告 （ 2）入場(chǎng)券廣告 、宣傳單頁(yè)廣告 （ 3）會(huì)刊廣告 （ 4）現(xiàn)場(chǎng) 擋板 廣告，充氣拱門、氣球、條幅等 （ 5）各種手提袋廣告 （ 6）專用信封、信紙廣告 （ 7）媒體廣告 （ 8）收費(fèi)方式招攬參展商參加講座 （ 9）其他形式的廣告資源 3、 收入預(yù)測(cè) 19 舉辦一個(gè)展會(huì)的收入一般包括： （ 1） 展位費(fèi)收入 （ 2） 門票收入 （ 3） 廣告和企業(yè)贊助收入 （ 4） 其他相關(guān)收入 4、 盈虧平衡分析 5、 現(xiàn)金流量分析 6、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè) （ 1） 市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn) （ 2） 經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn) （ 3） 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn) （ 4） 合作風(fēng)險(xiǎn) （六） 、存在的問題 包括通過以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對(duì)展會(huì)產(chǎn)生影響的其他問題等。 （七） 、改進(jìn)建議 針對(duì)上述問題，提出對(duì)展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的改進(jìn)建議，指出要成功舉辦該展會(huì)應(yīng)該努力的方向等。 20 （八） 、努力的方向 根據(jù)展會(huì)的辦展 宗旨和辦展目標(biāo)，在上述分析的基礎(chǔ)上，針對(duì)存在的問題，提出要辦好該展會(huì)所需要具備的其他條件和需要努力的方向。 七 、策劃案修訂【項(xiàng)目改進(jìn)】 （一）、研討方案 修改策劃案 ，通過一定時(shí)段的調(diào)研與 論證，對(duì)原有的構(gòu)思重新進(jìn)行分析、評(píng)估。部分創(chuàng)意內(nèi)容，則要根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果進(jìn)行 及時(shí) 調(diào)整。 （二）、訂制策劃案 1、 修訂展會(huì) 預(yù)算方案。 2、 修訂 展會(huì)招展 方案 3、 修訂 展會(huì)招商 方案 4、 修訂 展會(huì)宣傳推廣 方案 5、 修訂 展會(huì)籌備進(jìn)度 方案 6、 修訂 展會(huì)服務(wù)商 方案 7、 修訂 展會(huì)開幕和現(xiàn)場(chǎng)管理 方案 8、 修訂 展會(huì) 結(jié)算 方案 21 （三）、展會(huì)潛在風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)及預(yù)備案 1、展會(huì)潛在風(fēng)險(xiǎn)： 風(fēng)險(xiǎn)就是辦展機(jī)構(gòu)在舉辦展會(huì)的過程中，由于一些難以預(yù)料和無(wú)法控制的因素的作用，使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會(huì)的計(jì)劃和舉辦展會(huì)的實(shí)際收益與預(yù)期發(fā)生背離，從而使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會(huì)的計(jì)劃落空；或者是即使展會(huì)如期舉辦，但辦展機(jī)構(gòu)有蒙受一定的經(jīng)濟(jì)損失的可能性。 針對(duì)上述潛在風(fēng)險(xiǎn)，指定的應(yīng)急方案或補(bǔ)救措施。 2、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。（不可分散風(fēng)險(xiǎn)、系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)） 3、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。 可能導(dǎo)致經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的因素：定位不當(dāng)、招展不力、招商不順、宣傳推廣效果不佳等。 4、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn) 5、合作風(fēng)險(xiǎn) 大愛音 樂節(jié) 2012 年 6 月 21 日至 6 月 24 日 ， 虧損4000 多 萬(wàn)，所有中國(guó)策劃人必須看的一個(gè)案例。 虧損原因： 1、市場(chǎng)定位，區(qū)域市場(chǎng)分析偏離，受眾分析錯(cuò)誤。 2、宣傳推廣不到位 。 3、票價(jià)定位不科學(xué)。 4、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行有嚴(yán)重漏洞【策劃失敗，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)失敗】，黃牛黨帶了 10 幾萬(wàn)人入場(chǎng)，沒有買票【成就了黃牛黨的暴富，主辦方損失了幾千萬(wàn)的門票收入】。 22 八 、資料 的設(shè)計(jì)和 印制 （一）、展會(huì) 標(biāo)識(shí) 設(shè)計(jì) 1、展會(huì) 、展會(huì)網(wǎng)站 3、宣傳單及手提袋 設(shè)計(jì) （ 二 ）、編制 參展說明書 制訂 新聞發(fā)布會(huì)講解文件 1、 前言。 主要是對(duì)參展商參加本展 會(huì)表示歡迎，說明本手冊(cè)編制的原則和目的，提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺遵守本手冊(cè)的相關(guān)規(guī)定等。前言一般都很簡(jiǎn)短，言簡(jiǎn)意賅。 2、 展覽場(chǎng)地基本情況。 包括展館及展區(qū)平面圖、至展館的交通圖、展覽場(chǎng)地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)等。繪制展館及展區(qū)平面圖時(shí)，要注意標(biāo)明展館各種服務(wù)設(shè)施所在的位置、展區(qū)和展位劃分的詳細(xì)情況、展館內(nèi)部通道和出人口等；在繪制至展館的交通圖時(shí)，要注意標(biāo)明展館在該城市的具體位置、到展館可以利用的各種主要交通工具和交通路線、各指定接待酒店在該城市的具體位置等；對(duì)于該展覽場(chǎng)地的基本技術(shù)數(shù)據(jù) ，要清楚準(zhǔn)確地列出地面承重、館內(nèi)通風(fēng)條件、貨運(yùn)電梯容積容量、展館室內(nèi)空 23 間高度、展館入口高度和寬度、展館的水電供應(yīng)狀況等。對(duì)展覽場(chǎng)地基本情況的介紹對(duì)于幫助參展商準(zhǔn)確地找到展館和自己的展位，進(jìn)而進(jìn)行展位搭裝和布展有著很好的指引作用。 3、 展會(huì)基本信息。 包括展會(huì)的名稱、舉辦地點(diǎn)、展覽時(shí)間、辦展機(jī)構(gòu)、展會(huì)指定承建商、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。對(duì)于辦展時(shí)間，要具體列明展會(huì)的布展時(shí)間、開幕時(shí)間、對(duì)專業(yè)觀眾和普通大眾開放的時(shí)間、撤展時(shí)間、布展撤展加班時(shí)間等，對(duì)以上時(shí)間盡量精確到小時(shí)；對(duì)于辦展機(jī) 構(gòu)，要具體列明展會(huì)的主辦單位、承辦單位、支持單位和協(xié)辦單位等；另外，還要具體列明各辦展機(jī)構(gòu)、展會(huì)指定承建商、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的詳細(xì)聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、傳真和聯(lián)系人，如果有網(wǎng)址和 E最好能公布，以便參展商在需要的時(shí)候方便聯(lián)系各有關(guān)單位。 4、 展會(huì)規(guī)則。 就是展會(huì)要求參展商和觀眾等參加展會(huì)時(shí)所必須遵守的一些規(guī)章制度，包括：展會(huì)有關(guān)證件使用和管理的規(guī)定、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)保安和保險(xiǎn)的規(guī)定、層位清潔的規(guī)定、物品儲(chǔ)藏的規(guī)定、現(xiàn)場(chǎng)使用水電的注意事項(xiàng)、現(xiàn)場(chǎng)展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定、知識(shí)產(chǎn)權(quán) 保護(hù)規(guī)定、現(xiàn)場(chǎng)展品演示的注意事項(xiàng)等。 24 展會(huì)規(guī)則是所有與會(huì)人員必須遵守的一些制度，對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理和維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序十分重要。 5、 展位搭裝指南。 是對(duì)展會(huì)展位搭裝的一些基本要求和說明，主要包括標(biāo)準(zhǔn)展位說明和空地展位搭裝說明等。由于所有的標(biāo)準(zhǔn)展位的基本結(jié)構(gòu)和配置都是一樣的，所以 “標(biāo)準(zhǔn)展位說明 ”主要是對(duì)展位的標(biāo)準(zhǔn)配置作出說明，列明參展商使用標(biāo)準(zhǔn)展位的注意事項(xiàng)，提出如果參展商需要增加非標(biāo)準(zhǔn)配置以外的其他配置的處理辦法等。 “空地展位搭裝說明 ”主要是對(duì)參展商搭建空地展位作出的一些規(guī)定和要求，如使用材料的要求、動(dòng)火作業(yè)的 規(guī)定、消防安全的規(guī)定和鋪設(shè)電線的規(guī)定等。層位搭裝指南對(duì)指導(dǎo)參展商順利、安全地搭裝展位和布展有較大幫助。 6、 展品運(yùn)輸指南 。 是對(duì)參展商將展品等物品運(yùn)到展覽現(xiàn)場(chǎng)所作的一些指引和說明，主要包括海外運(yùn)輸指南和國(guó)內(nèi)運(yùn)輸指南等。不管是海外還是國(guó)內(nèi)運(yùn)輸指南，都要對(duì)展品等的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸線路、各種貨品的交運(yùn)和文件提交的期限、貨運(yùn)文件的準(zhǔn)備和交付、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、包裝、海關(guān)報(bào)關(guān)、回程運(yùn)輸、可供選擇的自選服務(wù)等作出具體說明。展品運(yùn)輸指南對(duì)幫助參展商及時(shí)安排展品等物品的運(yùn)輸有較大的作用。 7、 會(huì)展旅游信息。 25 是對(duì)解決參展 商及觀眾等參加展會(huì)期間的交通、吃、住、行等需要和展會(huì)前后的旅游需要等作出的一些說明。會(huì)展旅游信息要詳細(xì)地列出各指定接待酒店的檔次、協(xié)議優(yōu)惠價(jià)格、地址、聯(lián)系電話和傳真以及聯(lián)系人、與展館的距離等，要列出海外觀眾和參展商入境的簽證辦法、會(huì)展期間及前后可供選擇的商務(wù)考察和觀光休閑旅游的線路和安排等。會(huì)展旅游信息主要是為了方便參展商及觀眾的日常生活服務(wù)的。 8、 相關(guān)表格。 是有關(guān)參展商在籌展和布展過程中需要使用的各種表格，主要包括展覽表格和層位搭裝表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家服務(wù)表、聘請(qǐng)臨時(shí)服務(wù)人員申請(qǐng)表、 額外工作證和邀請(qǐng)卡申請(qǐng)表、研討會(huì)和技術(shù)交流會(huì)申請(qǐng)表、刊登會(huì)刊廣告申請(qǐng)表等。參展說明書編制成功以后，可以印刷成冊(cè)，在展會(huì)開幕前適當(dāng)?shù)臅r(shí)間寄給參展商，也可以將其內(nèi)容發(fā)布在展會(huì)的專門網(wǎng)站上供參展商閱覽和下載，如果展會(huì)有海外參展商，還要將參展商手冊(cè)翻譯成外語(yǔ)文本。 （ 三 ）、 印 制 展會(huì)招展函 展會(huì)招展函 包含以下內(nèi)容： 1、 市場(chǎng)狀況分析 。 2、展會(huì)基本內(nèi)容 。 3、 辦展背景和目標(biāo) 。 26 4、 展會(huì) 場(chǎng)地規(guī)劃 。 5、 展品范圍 。 6、展會(huì) 亮點(diǎn) 。 7、 參展要求 。 8、 參展費(fèi)用 。 9、 參展 程序 。 10、 參展申請(qǐng)表 。 （ 四 ）、印制 媒體邀請(qǐng)函 媒體邀請(qǐng)函 包含以下內(nèi)容： 1、展會(huì)基本內(nèi)容 。 2、 辦展背景和目標(biāo) 。 3、 參與媒體 。 4、展會(huì) 亮點(diǎn) 。 5、展會(huì)流程 6、展會(huì)媒體流程 （ 五 ）、印制參展合同 車展參展協(xié)議書 【范本】 甲方： _ 乙方： _ 27 _ 展 覽會(huì)將于 _年 _月 _日至 _月 _日在 _ 舉辦。甲方為 該次覽會(huì)組織承辦方， 乙方 為 該次 覽會(huì)參展方。為了保證展會(huì)正常進(jìn)行，維護(hù)雙方共同利益及聲譽(yù)，本著自愿、平等合作、互惠互利的原則，訂立本合同，以茲雙方共同遵守。 一、展位情況 及展品 1、乙方參展展位位置： _ （參見展會(huì)展位分布圖，該圖作為本合同附件，系本合同的一部分）； 2、乙方參展面積： _平方米 ； 3、參展場(chǎng)租價(jià)格：總計(jì) _元（大寫 ）； 4、乙方參展展品為 。 二 、付款方式 乙方 于本合同簽訂后 7 日 內(nèi) 支付 _元 作為 履約 定金 （展會(huì)結(jié)束后轉(zhuǎn)為參展場(chǎng)租） ；剩余款 項(xiàng) _元 在 _年_月 _日前支付。 三、甲方的權(quán)利和義務(wù) 1、展位的分配：甲方將依據(jù)展品的特性或認(rèn)為適宜的方式分配展位。在展位開始搭建之前，甲方保留改變展位分配的權(quán)利，在特殊情況下，甲方可改變展位，移動(dòng)展覽設(shè)施，或關(guān)閉展館的 出入口，并可對(duì)展位進(jìn)行結(jié)構(gòu)性調(diào)整，對(duì)于展位的調(diào)整，甲方應(yīng)通知乙方 ，乙方不就此調(diào)整 提出索賠的要求 ； 28 2、改變展會(huì)日期和地址： 甲 方 保留因外部因素改變展會(huì)日期和地點(diǎn)的權(quán)利，日期和地點(diǎn)改變應(yīng)在 展會(huì)開幕 10 日 之前通知乙方， 本協(xié)議 仍然有效。乙方 不就此調(diào)整提出索賠的要求； 3、安全：甲方 負(fù)責(zé)展會(huì)期間展出場(chǎng)地的安全工作， 對(duì)乙方和參觀者采取安全預(yù)防措施，在存在安全隱患的情況下，甲方 有權(quán) 拒絕任何參觀者 參展商 進(jìn)入展會(huì)或展場(chǎng)。甲方 應(yīng)在展會(huì)期間配置保安，協(xié)調(diào)當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)，確保展會(huì)進(jìn)行，但對(duì) 展會(huì)期間和之后 乙方及其參展人員物品、 展品的丟失 、損壞 或被竊不承擔(dān) 責(zé)任； 4、附加條款：展會(huì)承辦單位將保留頒布附加條款的權(quán)利，以保證展覽有序的管理。所有附加條款將是本合同 的一部分。 四、乙方的權(quán)利和義務(wù) 1、展位的使用：乙方只能展示申報(bào)的展品，在展會(huì)期間，乙方應(yīng)委派有能力的人員管理展品。未經(jīng)甲方的書面同意，乙方不得將展位全部或部分轉(zhuǎn)租或分派給他人，乙方對(duì)展廳墻面或其他部位的損壞應(yīng)負(fù)賠償 責(zé)任，未經(jīng)甲方同意，乙方 不得更改地面、天花板、展館柱面或墻面； 2、展位的搭建與裝飾： 乙方展位的搭建及裝飾由乙方負(fù)責(zé)，費(fèi)用由乙方承擔(dān)，但須符合甲方對(duì)參展商的展位搭建要求。乙方 須于 展會(huì)開幕前一日的十六時(shí)前完成 展位搭建和布置。 乙方的展位搭建需符合安全要求， 由于乙方或其分包方的原因使 他人、 其他參展商 或公共財(cái)產(chǎn)受到損害，乙方 應(yīng)對(duì)其予以 賠償 ； 3、展品運(yùn)輸 29 a）乙方負(fù)責(zé)將展品運(yùn)輸至展會(huì)舉辦地點(diǎn)并承擔(dān)運(yùn)輸費(fèi)