企業(yè)研究論文-企業(yè)檔案管理實(shí)踐的創(chuàng)新 .doc

企業(yè)研究論文-企業(yè)檔案管理實(shí)踐的創(chuàng)新摘要：在企業(yè)大力實(shí)施信息化建設(shè)的背景下，文件與檔案管理迎來了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間。為此，從工作平臺(tái)、流程、管理、制度和服務(wù)等五個(gè)方面，探討了檔案工作者如何適應(yīng)信息時(shí)代新的節(jié)拍，在管理實(shí)踐活動(dòng)中，探索新的管理領(lǐng)域和方法，提煉新的管理理念，從而創(chuàng)新文件與檔案管理之路。關(guān)鍵詞：企業(yè)；文件；檔案；管理；黨的十五屆四中全會(huì)、五中全會(huì)及十六大都提出，要加快國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的信息化建設(shè)，以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的戰(zhàn)略方針。2002年，中央發(fā)出大力加強(qiáng)企業(yè)管理信息化建設(shè)的要求，并提出具體工作目標(biāo)，旨在推動(dòng)企業(yè)管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。在企業(yè)大力實(shí)施信息化建設(shè)的大背景下，文件與檔案管理實(shí)踐1工作平臺(tái)創(chuàng)新信息化時(shí)代，企業(yè)為提高自身在國(guó)際上的競(jìng)爭(zhēng)力，根據(jù)企業(yè)的職能，加快信息化建設(shè)步伐。在建或已投入運(yùn)行的、承擔(dān)企業(yè)職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的各種信息管理系統(tǒng)，體現(xiàn)了企業(yè)信息化建設(shè)的成果。建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)，重塑計(jì)算機(jī)工作流程來支持、執(zhí)行和管理機(jī)構(gòu)各項(xiàng)職能的業(yè)務(wù)活動(dòng)。這些信息系統(tǒng)正是企業(yè)電子文件的來源中心。以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例，它在行政辦公領(lǐng)域創(chuàng)建起數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺(tái)。它具有涉及信息量大；參與應(yīng)用崗位人員眾多；處理流程繁瑣多變；數(shù)據(jù)庫(kù)功能強(qiáng)大；信息傳遞迅速，易于交流；信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點(diǎn)。同時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為企業(yè)員工提供了現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺(tái)：a)快捷通信。通過電子郵件系統(tǒng)，建立機(jī)構(gòu)內(nèi)部通信，信息交流快捷流暢，并與Internet郵件互通。b)協(xié)同辦公。將機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)的垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于項(xiàng)目或任務(wù)的、可操作的“扁平式”管理，提高機(jī)構(gòu)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門協(xié)同工作的效率。c)公文流轉(zhuǎn)。機(jī)構(gòu)內(nèi)、外部的收發(fā)文、呈批件、簽報(bào)、文件管理、檔案管理、合同管理、事務(wù)通知等，均采用電子起草、傳閱、審核、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。d)信息服務(wù)。系統(tǒng)地利用機(jī)構(gòu)積累的信息資源，為機(jī)構(gòu)提供改進(jìn)創(chuàng)新能力和快速響應(yīng)能力的手段，以提高生產(chǎn)效率。更重要的是，信息系統(tǒng)的建立為機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供了信息流向規(guī)范、控制集中、表單定22.1文檔一體化流程概述在紙質(zhì)文件時(shí)代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關(guān)注具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)，管理活動(dòng)就如一個(gè)一個(gè)的串行節(jié)點(diǎn)，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時(shí)代，創(chuàng)建文檔一體1的過程，“它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據(jù)總體目標(biāo)經(jīng)過技術(shù)和業(yè)務(wù)的互聯(lián)提供無縫的互操作平臺(tái)”1。文檔一體化流程正是依托信息管理系統(tǒng)，對(duì)文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程和信息流程是不可分割的，文件是機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)中最重要的信息流，同時(shí)也反映出該機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程。這就意味著在形成業(yè)務(wù)流程的同時(shí)，也形成了文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程；意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動(dòng)管理的要求的同時(shí)，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。因此，建立信息管理系統(tǒng)的過程，是將這兩個(gè)流程有機(jī)地融合在一起的過程，即在文件流程中體現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的要求，或把業(yè)務(wù)流程要求嵌入文件流程，以實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：a)減少流程的中間環(huán)節(jié)；b)建立并行、平行工作流程；c)建立跳轉(zhuǎn)、分流工作流程；d)建立循環(huán)工作流程；e)建立交叉、條件等工作流程。在信息系統(tǒng)中建立以上新的工作流程后，我們可將工作環(huán)節(jié)視為流程中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，對(duì)任一工作任務(wù)項(xiàng)，可以任一節(jié)點(diǎn)為起點(diǎn)，以輻射、閉環(huán)、分支等形式，同時(shí)發(fā)送給多個(gè)對(duì)象進(jìn)行處理。流程重組的目的是提高流程中任務(wù)處理的并行程度與合作程度，從而提高業(yè)務(wù)工作效率，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公的目標(biāo)，改善文件工作質(zhì)量。筆者所在的企業(yè)，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、電力工程技術(shù)報(bào)告管理等系統(tǒng)，成功地將行政辦公、合同管理、電力工程領(lǐng)域的業(yè)務(wù)流程和文檔一體化工作流程同時(shí)嵌入信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)工作流的文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔全過程管理，以及檔案后續(xù)管理的目標(biāo)。另外，企業(yè)的其他主營(yíng)業(yè)務(wù)流，在建立信息系統(tǒng)過程中，紛紛到檔案部門咨詢信息數(shù)據(jù)管理方面的要求，并采納檔案部門的建議和意見，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，即將有關(guān)文件檔案管理、電子文件管2.2文檔一體化流程的創(chuàng)新點(diǎn)信息系統(tǒng)中文檔一體化流程的創(chuàng)建過程，是一個(gè)將系統(tǒng)、協(xié)調(diào)和前端控制的思想貫穿于設(shè)計(jì)、運(yùn)行的過程，這本身就充滿著創(chuàng)新的內(nèi)涵，在流程創(chuàng)建過程中，主要通過以下內(nèi)容體現(xiàn)創(chuàng)2.2.1文件管理階段a)面向普通用戶、業(yè)務(wù)管理人員、系統(tǒng)管理人員，提供多層面的、不同任務(wù)項(xiàng)的工作流程及操作平臺(tái)。b)形成文件質(zhì)量監(jiān)督、保證體系。通過痕跡保留、收文單、發(fā)文單、元數(shù)據(jù)信息監(jiān)控等形式，保證文件質(zhì)量。在請(qǐng)示與批復(fù)、收文與轉(zhuǎn)發(fā)文之間，處理同一項(xiàng)目或任務(wù)時(shí)產(chǎn)生的系列文件之間，建立文件關(guān)聯(lián)關(guān)系。c)形成文件流轉(zhuǎn)監(jiān)控機(jī)制。通過對(duì)文件督辦、催辦的監(jiān)控，對(duì)文件的辦理狀態(tài)進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，對(duì)未填寫辦理意見等辦理信息的文件，不流轉(zhuǎn)至下個(gè)節(jié)點(diǎn)。d)形成文件歸檔機(jī)制。在信息系統(tǒng)中處理的任一項(xiàng)目或任務(wù)，是以文檔的形式出現(xiàn)的，歸檔均作為這些文檔的最終處理環(huán)節(jié)。2.2.2檔案管理階段a)建立現(xiàn)代信息服務(wù)理念。面向普通用戶，提供方便的檔案信息利用平臺(tái)，工作流程中更多體現(xiàn)的是簡(jiǎn)約、方便、直觀，提供能直接滿足用戶需求的信息，而不在信息中帶有過多的檔案管理特性。b)建立現(xiàn)代信息整理理念。面向文件檔案管理人員，提供檔案信息整理工作平臺(tái)，工作流程中體現(xiàn)的重點(diǎn)是要符合檔案的規(guī)范管理要求。按檔案管理要求和方式，對(duì)歸檔的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，并且能及時(shí)切換視窗，使工作人員掌握和了解給用戶提供的信息是否直觀、齊全、準(zhǔn)確的要求。c)建立檔案信息安全機(jī)制。對(duì)信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機(jī)制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程。該流程包含兩層含義：一是行政管理流程，一是權(quán)限分層工作流程。對(duì)信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗(yàn)機(jī)制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全。流程的創(chuàng)新，使工作平臺(tái)提供的文件與檔案工作之間實(shí)現(xiàn)無縫鏈接成為現(xiàn)實(shí)，它不僅改變了文件與檔案工作的質(zhì)量和內(nèi)容，對(duì)文件與檔案工作者的管理實(shí)踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。3管理創(chuàng)新信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災(zāi)害等各種因素，都會(huì)造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲(chǔ)數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時(shí)代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。信息安全管理主要通過對(duì)信息本身與信息工作人員實(shí)施管理3.1信息管理通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運(yùn)行安全；同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。流程管理是對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)的監(jiān)控和對(duì)系統(tǒng)的每一項(xiàng)目或任務(wù)的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的真實(shí)原始性、齊全完整性的重要保證，因此，文件、檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。在信息時(shí)代，文件信息管理除文件內(nèi)容之外，更多的是梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程，將文件處理過程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容，納入工作流程，并對(duì)產(chǎn)生的文件信息實(shí)施統(tǒng)一管理。例如：在機(jī)構(gòu)發(fā)文流程中，預(yù)先設(shè)置相對(duì)固定的發(fā)文格式，但隨著機(jī)構(gòu)管理的變化，文件格式也要不斷調(diào)整，并且有增加、刪節(jié)等變更的需求，具有動(dòng)態(tài)變化特性，那么這種變化的文件信息需要納入管理范圍。概括地說：文件信息管理，是確保文件內(nèi)容從產(chǎn)生到脫離流程的全過程管理，是針對(duì)發(fā)文的痕跡保留、文號(hào)等信息的管理；對(duì)收文督辦、監(jiān)控等行為的管理。3.2信息工作人員管理信息時(shí)代，文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括企業(yè)的核心數(shù)據(jù)信息。因此，加強(qiáng)對(duì)信息工作人員的管理，“建設(shè)一支高度自覺、遵紀(jì)守法的檔案人員、技術(shù)人員隊(duì)伍”2，是非?，F(xiàn)實(shí)和必要的。具體做法主要有：a)建立并提供管理政策，明確職責(zé)，各盡其責(zé)；b)策劃并提供應(yīng)急措施、保護(hù)方案，定期進(jìn)行信息安全檢查，提高人員對(duì)安全事故的應(yīng)急反應(yīng)；c)經(jīng)常對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行安全教育和宣傳；d)經(jīng)常開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員綜合素質(zhì)，盡量避免誤操作等安全隱患；e)建立嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制；f)規(guī)范信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移、加工程序，提出數(shù)據(jù)校驗(yàn)?zāi)Ｐ?，加?qiáng)人員的管理。對(duì)管理職責(zé)的劃分，應(yīng)從多方面考慮：a)面向普通用戶，提供文件起草、辦理、流轉(zhuǎn)、查詢的通道。b)面向文件管理人員，提供文件督辦、催辦手段。c)面向檔案管理人員，提供文件歸檔及其考核、電子文件整理和保管、信息服務(wù)手段。d)面向系統(tǒng)管理人員，建立流程跟蹤、流程監(jiān)控、流程日志機(jī)制，提供操作平臺(tái)；提供機(jī)構(gòu)、人員、權(quán)限、流程節(jié)點(diǎn)、流向及變更的設(shè)置手段。4制度創(chuàng)新如何保證信息系統(tǒng)在應(yīng)用過程中，能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求，以發(fā)揮其最大效能；如何規(guī)范地應(yīng)用、開發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時(shí)代，文件與檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理是密不可分的。從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個(gè)層面，組織信息部門、業(yè)務(wù)部門，共同建立起企業(yè)級(jí)信息管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。筆者所在企業(yè)，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用各階段，已建立或正在建立的制度有：a)OAK部門、信息管理部門的職責(zé)分工；信息系統(tǒng)的身份確認(rèn)、用戶權(quán)限管理、用戶信息變更管理；信息工作人員的管理等。b)電子公文管理辦法。內(nèi)容有電子文件辦理流程指南、電子公章使用管理、電子文件發(fā)送程序和發(fā)文信息管理、電子文件歸檔程序及管理等。c)OAK系統(tǒng)電子文件管理細(xì)則。主要針對(duì)歸檔前的電子文件，要按要求填寫元數(shù)據(jù)格式的內(nèi)容。d)文書檔案歸檔文件整理細(xì)則。對(duì)歸檔后的電子文件的整理進(jìn)行定義，并梳理出整理工作流程。e)信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理辦法。f)信息系統(tǒng)運(yùn)行安全管理辦法。g)信息應(yīng)用系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)管理辦法和程序。針對(duì)信息系統(tǒng)的正確、規(guī)范操作而設(shè)立。5服務(wù)創(chuàng)新信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。創(chuàng)新之首，即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。信息服務(wù)強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)。檔案部門要對(duì)信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動(dòng)腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對(duì)性地策劃、設(shè)計(jì)出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計(jì)劃地對(duì)電子文件信息資源進(jìn)行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶對(duì)信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺(tái)。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計(jì)時(shí)，對(duì)文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時(shí)，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準(zhǔn)確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺(tái)，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡(jiǎn)約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺(tái)，突出了用戶的權(quán)益，保護(hù)了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時(shí)，體會(huì)到檔案服務(wù)工作人性化、主動(dòng)性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對(duì)信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)；第三是為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。業(yè)務(wù)部門在建立信息系統(tǒng)之后，面對(duì)的一個(gè)問題是信息數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期大量積累。如何科學(xué)地保管、利用它們，成為建設(shè)者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經(jīng)驗(yàn)解決這些問題的部門。因此，為信息系統(tǒng)建設(shè)單位提供信息數(shù)據(jù)