企業(yè)檔案管理操作流程.ppt

企業(yè)檔案管理實(shí)務(wù)工作,（金社春） 2010年06月28日,什么是企業(yè)檔案,企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，企業(yè)活動(dòng)是指企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、行政、科研、基建、設(shè)備管理等各職能部門，綜合運(yùn)用資源條件、勞動(dòng)力、資本、科學(xué)技術(shù)、流通手段、企業(yè)信譽(yù)等經(jīng)濟(jì)要素，制造產(chǎn)品獲取利潤(rùn)和創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)基本目標(biāo)的活動(dòng)。因此，企業(yè)檔案是企業(yè)各種因素相互作用的產(chǎn)物，它綜合反映和說明企業(yè)的基本面貌和全部活動(dòng)，是各種內(nèi)容和載體檔案的總和。,企業(yè)檔案工作,什么是企業(yè)檔案工作,怎樣做好企業(yè)檔案工作,什么是企業(yè)檔案工作,什么是企業(yè)檔案工作,一是企業(yè)檔案行政管理工作,二是企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)工作,企業(yè)檔案的構(gòu)成,是由企業(yè)若干項(xiàng)職能活動(dòng)構(gòu)成的,總體劃分為,黨群工作、 行政管理,企業(yè)檔案的基本類型,從而形成了以企業(yè)管理檔案為基礎(chǔ)，以科技檔案為主體。,企業(yè)檔案行政管理,檔案專業(yè)主管機(jī)關(guān),企業(yè)檔案管理部門,怎樣做好企業(yè)檔案工作,爭(zhēng)取主動(dòng)，建立網(wǎng)絡(luò)，為檔案工作提供組織保證,建立健全檔案管理規(guī)章制度,加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè),企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)工作,了解企業(yè)內(nèi)部各職能的職責(zé)，盡快熟文件形成的規(guī)律,建立健全檔案管理歸檔工作,及時(shí)收集企業(yè)重大活動(dòng)的有關(guān)檔案,企業(yè)檔案的收集工作,轉(zhuǎn)變收集觀念，注重收集范圍,企業(yè)分類一級(jí)類目,黨 群,行 政 管理,經(jīng) 營(yíng) 管 理,生 產(chǎn) 技 術(shù),財(cái) 務(wù) 審 計(jì),人 事 勞 資,產(chǎn) 品,科 學(xué) 技 術(shù),基 本 建 設(shè),設(shè) 備 管 理,0-5文書檔案分類,按年度-問題-保管期限,4財(cái)務(wù)審計(jì),0-5文書檔案整理、編目,1,在文件右下角編頁碼 在文件的右上角蓋上歸檔章,0-5文書檔案編號(hào),0-5類編號(hào) 2007 - 0 - 1 - 1 件號(hào)（0-9） 盒號(hào)（0-9） 分類號(hào)（0黨群） 目錄號(hào)（年代）,文書檔案的編目,歸檔文件應(yīng)逐件編目。只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目 歸檔文件目錄,年度：2007年 保管期限：永久 序號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日 期 頁數(shù) 備 注1 瓊電 關(guān)于注冊(cè)海南電網(wǎng)海口分公司 2007 1 ?？诠荆?007） 的請(qǐng)示 0108 2 12號(hào) 2 南方電網(wǎng) 南電字 關(guān)于同意注冊(cè)海南電網(wǎng)?？诜?2007 （2007） 公司的批復(fù) 0521 1 28號(hào),0-5文書檔案組卷、排列,歸檔文件應(yīng)以“件”為單位，按照其排列順序編寫件號(hào)（室編件號(hào)），并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。件號(hào)應(yīng)在分類的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。同一年度的歸檔文件，永久、長(zhǎng)期、短期各排一個(gè)流水號(hào)。不同保管期的不能放一個(gè)合內(nèi)。,檔案盒脊背設(shè)置各檢索項(xiàng)， 包括全宗號(hào)、年度、保管期限、 機(jī)構(gòu) (問題)、起止件號(hào)、盒號(hào)。,什么是企業(yè)檔案工作,什么是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案,是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),了解企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的種類,盡快熟悉文件形成的規(guī)律。企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、載體、生成、傳輸、保管呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，這需要我們不斷深入了解： 機(jī)制會(huì)計(jì)檔案； 機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案； 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件,4 財(cái)務(wù)審計(jì)類,財(cái)務(wù)審計(jì)綜合,41,財(cái)務(wù)管理,42,會(huì)計(jì)財(cái)務(wù),43,審計(jì)工作,44,4 財(cái)務(wù)審計(jì)類,43 會(huì)計(jì)財(cái)務(wù),430 會(huì)計(jì)報(bào)表,431 會(huì)計(jì)帳簿,432 會(huì)計(jì)憑證,433 其他：,會(huì)計(jì)檔案的編號(hào),例二某企業(yè)2002年度的會(huì)計(jì)年報(bào)（2007430001）,2007 4 3 00 0 1 案卷號(hào)（001-999） 會(huì)計(jì)年報(bào)（三類） 會(huì)計(jì)帳務(wù)（二類） 財(cái)務(wù)審行（一類） 年度（目錄號(hào)）,會(huì)計(jì)檔案的編號(hào),例二某企業(yè)2007年度的會(huì)計(jì)帳簿（2007431001， 4財(cái)務(wù)審計(jì)類、3會(huì)計(jì)帳務(wù)、1帳簿、001案卷號(hào)）,2007 4 3 10 0 1 案卷號(hào)（001-999） 會(huì)計(jì)帳簿（三類） 會(huì)計(jì)帳務(wù)（二類） 財(cái)務(wù)審行（一類） 年度(目錄號(hào)),會(huì)計(jì)檔案的編號(hào),2007 4 320 0 1 案卷號(hào)（001-999） 三級(jí)類目（0-9） 二級(jí)類目（0-9） 一級(jí)類目（0-9） 目錄號(hào)（年代）,例一某企業(yè)2007年1 月會(huì)計(jì)現(xiàn)金收款憑證編號(hào)（2007年度、4財(cái)務(wù)審計(jì)類、3會(huì)計(jì)帳務(wù)、2憑證、001案卷號(hào)）,會(huì)計(jì)檔案材料保管期限的劃分,企業(yè)會(huì)計(jì)檔案組卷,會(huì)計(jì)報(bào)表按年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)分別組卷，因保管期限不同；裝具大不一致。會(huì)計(jì)帳本是一本一卷；會(huì)計(jì)憑證一般由經(jīng)辦會(huì)計(jì)當(dāng)月憑證按形成時(shí)間先后分別裝訂若干成冊(cè)，一般厚度不得超過3厘米，加封面裝于憑證合內(nèi)，并編號(hào)。,人事檔案,人事檔案是人事部門按黨的人事政策，在培養(yǎng)、選撥和任用人員等工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選撥使用人員的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。,人事檔案的收集工作,收集的材料必須經(jīng)過認(rèn)真鑒別。歸檔材料應(yīng)真實(shí)、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。需經(jīng)人事部門審查蓋章或本人簽字、蓋章后方能歸入人事檔案。,503人事檔案分類,在職人員檔案,退休人員,職稱檔案,1001,2001,第一層,人事檔案材料的分類及編號(hào),一、履歷表（履歷表、個(gè)人簡(jiǎn)歷） 二、自傳 三、鑒定、考察、考核 四、學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)材料 五、政審材料 六、參加黨、團(tuán)材料 七、獎(jiǎng)勵(lì)材料 八、處分材料 九、錄用、任免、聘用、專業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退休 十、其他（獨(dú)生子女登記、軍人結(jié)婚登記、下鄉(xiāng)證明等）,企業(yè)人事檔案材料組卷,錄用、 任免、 待遇、 其他,鑒定表、 學(xué)歷、政審,履歷表 、自傳,人事檔案的編號(hào),人事檔案的編號(hào)有音序編號(hào)法，許多種，今天給大家介紹的一種編號(hào)方法是音序編號(hào)法。音序編號(hào)法，比任何一種方法實(shí)用、便捷。優(yōu)點(diǎn)是：1、簡(jiǎn)單易學(xué)；2、字體無要求；3、不易錯(cuò)號(hào)；5、簡(jiǎn)化歸檔手續(xù)；6、提高工作效率；7、用途廣廣泛。,編號(hào)基本方法,第一步：把所有的人事檔案姓名用拼音拼寫出來，取每一個(gè)拼音的第一個(gè)字母； 第二步：把同一個(gè)字母的放在一起，按姓的漢字聲母的ABCD依次排列（單名中間空一個(gè)字符）；再按名的漢字聲母的ABCD依次排列，依此類推（見附表） 第三步：按過索引的檔案號(hào)、姓名、籍貫進(jìn)行排序上架； 第四步：每一個(gè)字母后留一定的空號(hào)，以備增加檔案之用。 第五步：箱柜右上角應(yīng)標(biāo)明檔案號(hào)的第一個(gè)字母。,科 技 檔 案,科技檔案是企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。,科技檔案的特點(diǎn),1、專業(yè)性 2、成套性 3、可更改性 4、通用性 5、現(xiàn)實(shí)性,科技檔案種類,一、農(nóng)業(yè)科技檔案（農(nóng)、林、牧、副、漁） 二、地質(zhì)檔案、測(cè)會(huì)檔案、醫(yī)學(xué)科技檔案,三、工業(yè)科技檔案（產(chǎn)品、科研、設(shè)備、基建）,科技檔案收集歸檔,一、收集方法 一列入、一同步、一參加、一把關(guān),1、,明確基建、設(shè)備、科研、產(chǎn)品等業(yè)務(wù)管理部門的崗位職責(zé)，即把科技檔案的收集、積累、移交歸檔工作列入該科室的職責(zé)范圍，并責(zé)任到人,一 列 入,一 同 步,科技檔案的收集工作與基建、生產(chǎn)、科研、設(shè)備管理活動(dòng)同步進(jìn)行。 （1）事前介入。在與有關(guān)單位簽訂協(xié)議合同時(shí)（如勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位），應(yīng)對(duì)科技檔案的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量要求、立卷人、移交時(shí)間等提出明確要求，作為科技檔案接收時(shí)的依據(jù)。 （2）事中監(jiān)督。本單位要負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查有關(guān)單位（如勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位）科技檔案的形成、積累、整理、移交工作，做到邊施工邊收集邊整理。,一 參 加,檔案人員參加產(chǎn)品科研成果評(píng)優(yōu)、基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收會(huì)和設(shè)備開箱，覆行簽字手續(xù)，并對(duì)現(xiàn)場(chǎng)形成的文件材料和設(shè)備開箱后的隨機(jī)材料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)收集。,一 把 關(guān),把好外出人員帶回材料的收集關(guān)圍繞 基建項(xiàng)目、設(shè)備選購、科研、學(xué)述等活動(dòng)外出開會(huì)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)帶回的各種文件要及時(shí)向本單位檔案室移交。并由檔案部門簽字后，才能報(bào)銷差旅等有關(guān)費(fèi)用（此項(xiàng)規(guī)定可納入本單位的規(guī)章制度，以把好文件材料的收集關(guān)）。,科 研 文 件 歸 檔 范 圍,科研準(zhǔn)備階段：科研課題審批文件、任務(wù)書、方案論證、課題計(jì)劃等 研究實(shí)驗(yàn)階段：分析報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算書、設(shè)計(jì)圖等 總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段：鑒定書、科研報(bào)告、總結(jié)、論文、技經(jīng)材料等 成果推廣應(yīng)用階段：擴(kuò)大生產(chǎn)設(shè)計(jì)文件、工藝 文件、技術(shù)轉(zhuǎn)讓文件等,產(chǎn) 品 文 件 歸 檔 范 圍,：產(chǎn)品研發(fā)階段（開發(fā)研制報(bào)告、可行性分析報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書等） 產(chǎn)品設(shè)計(jì)過程（各種部件圖、產(chǎn)品說明書、合格證等） 產(chǎn)品試驗(yàn)過程（試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量分析、產(chǎn)品研制總結(jié)、產(chǎn)品鑒定書等）,基 建 項(xiàng) 目 文 件 歸 檔 范 圍,項(xiàng)目前期文件:立項(xiàng)、可研、設(shè)計(jì) 項(xiàng)目管理文件:招投標(biāo)、合同、協(xié)議、征 地、施工管理 施工文件：開工報(bào)告、技術(shù)交底、材質(zhì)證明設(shè)計(jì)變更、質(zhì)量評(píng)定、工程記錄、設(shè)備調(diào)試記錄、完工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等 項(xiàng)目竣工文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審材料、工程聲象材料等,設(shè) 備 文 件 歸 檔 范 圍,購置設(shè)備申請(qǐng)及批復(fù)、協(xié)議及合同 外購設(shè)備的隨機(jī)文件 設(shè)備安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過程形成文件 設(shè)備操作規(guī)程，運(yùn)行、維修記錄 設(shè)備改進(jìn)、改裝、技術(shù)文件 設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、鑒定及審批文件,歸檔要求,1、歸檔的文件材料應(yīng)為原件。 2、歸檔的文件材料內(nèi)容必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 3、文件材料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料書寫，不得使用易褪色的書寫材料，否則必須復(fù)印。 4、文件材料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。 5、圖紙應(yīng)折疊或A4（297210mm）幅面，所有竣工圖均應(yīng)在圖標(biāo)欄上方空白處加蓋竣工圖章，圖標(biāo)欄露在外面，竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥。 6、組卷所用的各種目錄、表格、封面（底）、卷盒一律采用檔案行政部門監(jiān)制的產(chǎn)品。,歸檔時(shí)間,（一）基建檔案 1、工程前期文件（依據(jù)性、基礎(chǔ)性文件）：工作完成后，一次性歸檔。 2、施工、監(jiān)理、竣工文件： （1）規(guī)模小：竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)一次性立即歸檔。 （2）規(guī)模大、周期長(zhǎng)：可按單位、分部工程，通過單項(xiàng)驗(yàn)收后歸檔,（二）設(shè)備、儀器：大型設(shè)備應(yīng)在設(shè)備、儀器安裝、調(diào)試成功，交付使用時(shí)歸檔，小型設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收時(shí)即可歸檔。,（三）科研課題 1、一般情況下：在研究結(jié)束并完成成果鑒定后歸檔。 2、研究周期長(zhǎng)的：可按階段歸檔或按年度歸檔。,（四）產(chǎn)品、工藝：應(yīng)在產(chǎn)品定型驗(yàn)收、正式投產(chǎn)時(shí)歸檔，也可視周期長(zhǎng)短分階段歸檔,歸檔份數(shù),1、基建檔案一般不少于2套，一套（原件）由建設(shè)單位保管，一套（原件）移交當(dāng)?shù)爻墙n案館。 2、其他檔案一般歸檔1套，較重要的和利用頻繁的文件材料可根據(jù)實(shí)際情況增加歸檔份數(shù)。,歸檔手續(xù),檔案交接時(shí)，應(yīng)編制移交清單，一式兩份，交接雙方簽字、蓋章后方可交接。,基本建設(shè)分類,基本建設(shè)類的二級(jí)及二級(jí)以下類目按工程專業(yè)性質(zhì)或建筑項(xiàng)目設(shè)置進(jìn)行分類 步驟：大類項(xiàng)目階段 同一項(xiàng)目分：立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等,基建類檔案分類與編號(hào),目錄號(hào) 分類號(hào) DGB2 8 0 4 0 0001 案卷號(hào)（0-999） 單位工程 土建施工 分類號(hào) 綜合 基建 目錄代號(hào)(前三位項(xiàng)目代號(hào)拼音 DGB字母，后一位是項(xiàng)目期數(shù)),檔號(hào)圖示 ：例:一、水利工程（灌區(qū)工程： 大類按專業(yè)職能，屬類按問題、合同項(xiàng)目劃分）,設(shè)備儀表分類,設(shè)備儀表類按專業(yè)、用途分類 ； 步驟：大類項(xiàng)目（種類）設(shè)備型號(hào) 同一項(xiàng)目（種類）分：立項(xiàng)考察購置驗(yàn)收安裝調(diào)試使用維護(hù)等階段；,設(shè)備檔案的編號(hào),50001 9 2 1 2 0 1 說明書（01-99） 桿上開關(guān)（19） 配電網(wǎng)設(shè)備(1-9) 架空線路配電網(wǎng)設(shè)備（19） 設(shè)備 （19） 500KV第1條線路(目錄號(hào)),例：某供電公司架空線路配電網(wǎng)設(shè)備的說明書的編號(hào)。 （按項(xiàng)目、專業(yè)、種類分）,科研分類,1、“性質(zhì)課題”分類法 2、“專業(yè)課題”分類法,產(chǎn)品檔案分類,1、“系列型號(hào)”分類法 2、“品種問題”分類法,科技檔案組卷,根據(jù)文件材料的形成規(guī)律，將若干份互有聯(lián)系的文件組合在一起，使之便于保管和利用的過程 案卷 是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位,排列案卷和卷內(nèi)文件順序,科研類：課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段研究實(shí)驗(yàn)階段總結(jié)鑒定階段成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段推廣應(yīng)用階段等。 基建類：項(xiàng)目依據(jù)性文件材料基礎(chǔ)性文件材料工程設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì))工程施工工程監(jiān)理工程竣工驗(yàn)收等。 設(shè)備類：設(shè)備依據(jù)性文件材料外購設(shè)備開箱驗(yàn)收(自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收)設(shè)備安裝調(diào)試隨機(jī)文件材料設(shè)備運(yùn)行設(shè)備維護(hù)等。,卷內(nèi)文件材料之間的排列順序,A管理性文件組合：按問題的重要程度和事項(xiàng)、事務(wù)發(fā)展過程的先后順序排列。 B結(jié)論和依據(jù)性文件組合：按結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后的順序排列。 C文字和圖紙組合：按文字在前，圖紙?jiān)诤蟮捻樞蚺帕小?D譯文和原文組合：按譯文在前，原文在后的順序排列,科技檔案的編目,產(chǎn)品、科研、基本建設(shè)、設(shè)備儀器四類的文件材料仍執(zhí)行科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求的規(guī)定，按“卷”整理。不裝訂的卷內(nèi)文件右上角蓋上檔號(hào)章，文件的右下角編上頁碼,1,科技檔案的編目2,案卷封面的編著 案卷目錄的編著 卷內(nèi)目錄的編著 案卷脊背的編著,案 卷 題 名,1、文字材料類：前期文件 “三段式”：責(zé)任者 關(guān)于 問題 的 名稱 2、表格、圖紙材料類： （1）項(xiàng)目名稱+專業(yè)（子項(xiàng)或分部）+表格、圖紙名稱 （2）項(xiàng)目名稱+表格、圖紙名稱,示例1,港口工程 項(xiàng)目核準(zhǔn)及開工的請(qǐng)示、批復(fù) 項(xiàng)目名稱 內(nèi)容 文件名稱,示例2,教學(xué)樓 給排水、電氣、門窗、裝飾分部 工程質(zhì)量評(píng)定表