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職業(yè)教育論文-高職院校辦公室秘書工作芻議摘要辦公室秘書經(jīng)常面對(duì)繁雜代寫論文的事務(wù),大事、小事、雜事纏身,如何處理好辦公室具體事務(wù),為高職院校領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供參謀助手作用,是辦公室秘書工作的主要職責(zé)之一。辦公室秘書首先應(yīng)具備自我培養(yǎng)、運(yùn)用信息、勇于創(chuàng)新、敢于競(jìng)爭(zhēng)、承擔(dān)責(zé)任等五種能力,這樣才能靈活運(yùn)用各種方式積極做好辦公室的日常工作。關(guān)鍵詞高職院校秘書工作辦公室單位不管大小,組織不分內(nèi)外,所有辦公室的工作可以說(shuō)是事無(wú)巨細(xì),特別是像我們這樣的高職院校更是如此。辦公室秘書經(jīng)常面對(duì)繁雜的事務(wù),大事、小事、雜事纏身,如何處理好辦公室具體事務(wù),為高職院校領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供參謀助手作用,是辦公室秘書工作的主要職責(zé)之一。因此,應(yīng)具備什么樣的素質(zhì)、如何來(lái)做好辦公室的日常工作成為我們這些秘書們經(jīng)常研究的話題。一、辦公室秘書應(yīng)具備五種能力1.自我培養(yǎng)的能力。秘書的自我培養(yǎng)是指秘書人員對(duì)自身和所處環(huán)境關(guān)系認(rèn)識(shí)和感受的培養(yǎng),它是秘書人員現(xiàn)代素質(zhì)的內(nèi)容之一。雖然秘書工作具有很強(qiáng)的服從性、服務(wù)性特點(diǎn),但秘書人員又都是具有獨(dú)立人格和獨(dú)立思維能力的個(gè)體,特別是在改革開(kāi)放的今天,秘書人員一方面受開(kāi)放環(huán)境的影響,應(yīng)該具有較強(qiáng)的主動(dòng)性和能動(dòng)性;另一方面,今天的秘書人員多半受過(guò)較高層次的教育,他們更應(yīng)有思考的獨(dú)立性。作為一個(gè)秘書人員,應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力,以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù),在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會(huì)并執(zhí)行其意圖。2.運(yùn)用信息的能力。當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息時(shí)代,增強(qiáng)運(yùn)用信息的能力是秘書人員提高工作效率的重要保證。秘書人員每天接觸的各種公文、請(qǐng)示、報(bào)告等材料中含有大量信息,秘書人員應(yīng)在對(duì)這些材料的收集、歸類、處理過(guò)程中將各種信息進(jìn)行嚴(yán)格的取舍,把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。這就要求秘書人員必須具備敏銳的洞察力,而敏銳洞察力的形成又是以豐富的知識(shí)為基礎(chǔ)的。秘書人員豐富的知識(shí)不僅指書本上所學(xué)的自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)知識(shí),而且包括對(duì)單位現(xiàn)狀和前景的深研,對(duì)基層工作和民意的了解,這些都有助于秘書人員對(duì)信息的發(fā)掘和掌握。3.勇于創(chuàng)新的能力。過(guò)去對(duì)秘書人員的創(chuàng)新能力明顯重視不夠,只承擔(dān)大量的收文、發(fā)文任務(wù),對(duì)報(bào)告、請(qǐng)示不提處理的初步意見(jiàn),一方面,秘書人員無(wú)形中變成了領(lǐng)導(dǎo)的通訊員、傳真機(jī)和翻譯員,自然起不到“參與政務(wù)”作用,影響了工作的積極性。另一方面,領(lǐng)導(dǎo)者事必躬親,陷入煩瑣的事務(wù)性工作中,影響了對(duì)全局工作的準(zhǔn)確把握。在新形勢(shì)下,要發(fā)揮秘書人員的創(chuàng)造性,就要發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性,大膽地讓他們出點(diǎn)子、想辦法,分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的一些具體工作,做領(lǐng)導(dǎo)名副其實(shí)的參謀和助手;領(lǐng)導(dǎo)同志也應(yīng)該給秘書人員以充分的信任和支持,不要僅在收發(fā)文本或文字材料上提要求,而應(yīng)給他們?cè)谄渌矫嫣峁╁憻捄蛣?chuàng)新的機(jī)會(huì)。4.敢于競(jìng)爭(zhēng)的能力。目前,秘書人員的文化層次呈上升趨勢(shì),高學(xué)歷者越來(lái)越多,這固然是一個(gè)優(yōu)勢(shì),但高學(xué)歷并不一定就有高水平,高學(xué)歷者還必須埋下頭、扎下根在實(shí)際工作中不斷學(xué)習(xí),加強(qiáng)鍛煉,使理論和實(shí)際相結(jié)合,以便增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力。有的秘書雖然工作時(shí)間較長(zhǎng)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富,但知識(shí)老化,必須繼續(xù)學(xué)習(xí)新的知識(shí),以適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)的需要。所以,秘書人員無(wú)論文化層次高低、經(jīng)驗(yàn)豐富與否,都要具備敢于競(jìng)爭(zhēng)的能力,只有在競(jìng)爭(zhēng)中,才能加快工作節(jié)奏,提高工作效率。5.承擔(dān)責(zé)任的能力。秘書人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞,在一定程度上直接影響著一個(gè)單位的作風(fēng)建設(shè)。只有具備較強(qiáng)的敢于承擔(dān)責(zé)任的能力,秘書人員才能隨時(shí)隨地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù),才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷,在任何人面前、在處理任何事上,都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng),才能真正提高秘書工作的質(zhì)量和水平。二、辦公室秘書應(yīng)靈活處理好日常工作1.不以事小而不為。小事,對(duì)辦公室秘書來(lái)說(shuō),不存在該不該管的問(wèn)題,只有管的角度、力度的區(qū)別。對(duì)舉輕若重的小事,就應(yīng)一管到底,但又不能沉湎于瑣碎的事務(wù)工作之中,既能入手其內(nèi),又能出手其外。一是知大知小。辦公室秘書要胸有全局,用大局的天平來(lái)運(yùn)籌謀劃辦公室的工作,分清主次、深淺、難易,有的放矢地制定對(duì)策,確定工作目標(biāo)。這樣才可能避免指揮一盆漿,工作一團(tuán)麻,結(jié)果一片糟。二是小中見(jiàn)大。小事中孕育著大事,這是辦公室工作的顯著特點(diǎn)如值班、會(huì)議通知、次序安排、后勤服務(wù)、接待等,不能不說(shuō)是小事,但稍有不慎,就會(huì)捅大漏子,若出現(xiàn)疏忽就會(huì)引起麻煩和非議。因此必須掌握宏觀,把握大局,洞穿事物本質(zhì)的能力,做到政治敏感、頭腦冷靜、眼光銳利、小中見(jiàn)大、以大代小和以小促大。三是舉輕若重。對(duì)看似小事的經(jīng)常性工作,要建章立制,寫在紙上,貼在墻上,記在心上,抓在手上,形成規(guī)矩。同時(shí),還要注意從中找出規(guī)律性的東西,高屋建瓴,舉一反三,抓一項(xiàng)帶動(dòng)幾項(xiàng),管原則不管具體,督結(jié)果不查細(xì)節(jié),使老工作有新意。四是默默無(wú)聞。做辦公室工作要求具有奉獻(xiàn)精神,抓小事更是不顯山露水,做好了沒(méi)人知道,有了失誤誰(shuí)都可以指責(zé)。因此,除了要“俯首甘為孺子牛”默默無(wú)聞地奉獻(xiàn)外,還必須具備較強(qiáng)的“受過(guò)忍責(zé)”的心理素質(zhì)。2.不以事雜而亂為。辦公室工作頭緒很多,任務(wù)瑣碎繁雜。辦公室秘書頭腦里必須有一張清晰、規(guī)則的運(yùn)行圖。哪個(gè)該為,哪個(gè)不該為,哪個(gè)重點(diǎn)為,哪個(gè)非重點(diǎn)為,須一清二楚,不能亂為。不亂為,就要知重知輕。避免“來(lái)者都是客”,力量均衡使用,重要工作沒(méi)抓住,沒(méi)干到點(diǎn)子上;次要工作用力過(guò)了勁,使勁過(guò)了頭,吃力不討好。不亂為,就要知上知下。領(lǐng)導(dǎo)意圖不了解,是盲人騎瞎馬,干不好還會(huì)南轅北轍。吃透了上情,辦事才有方向,才有主心骨。下情不掌握,就會(huì)脫離實(shí)際,有悖事理。摸透了下情,辦事才會(huì)有的放矢,迎刃而解。不亂為,就要知規(guī)知矩。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。辦公室秘書更應(yīng)成為講規(guī)矩的楷模。不管事情再多再雜,采用什么方法解決,都不能忘了規(guī)矩,該請(qǐng)示的要請(qǐng)示,該當(dāng)家的敢拍板,該反饋的不截留。切勿忘乎所以,誤了大事。3.不以事急而盲為。辦公室固定式、程序化的工作多,但意外的、突發(fā)性的事情也會(huì)隨時(shí)出現(xiàn),特別是加大重要情況及時(shí)反饋報(bào)告力度以后,有時(shí)辦公室秘書就可能成為急事和突發(fā)性事件的第一知情者,位于處置的第一道工序。在這種情況下,除要及時(shí)匯報(bào)主任外,還必須敏感、冷寂,不能盲為。一是要泰然處之,切忌慌了手腳。不管事情多么突然,多么緊急,首先要冷靜地進(jìn)行分析,根據(jù)上級(jí)要求和平時(shí)掌握的情況,及時(shí)提出解決預(yù)案報(bào)告主任,供學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)們決策。二是沉著應(yīng)付,切忌丟三落四。在處置急事和突發(fā)性事件時(shí),要邊請(qǐng)示,邊按領(lǐng)導(dǎo)要求協(xié)調(diào)
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