從社會(huì)發(fā)展的角度談文檔一體化.doc

從社會(huì)發(fā)展的角度談文檔一體化摘要:本文從社會(huì)發(fā)展的角度來(lái)談,文檔一體化雖是信息化時(shí)代文書(shū)和檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì),但也是受社會(huì)發(fā)展的影響的,是社會(huì)發(fā)展大系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)。文檔一體在歷經(jīng)混沌統(tǒng)一、相對(duì)分離后,又再次進(jìn)行重新融合。關(guān)鍵詞:社會(huì)發(fā)展文檔工作一體化從社會(huì)發(fā)展的角度看,任何一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的工作系統(tǒng)都會(huì)隨著社會(huì)的發(fā)展、時(shí)間的推移而不斷地變化、發(fā)展著。由文書(shū)工作和檔案工作組成的系統(tǒng),也有其自身的形成、演變和發(fā)展過(guò)程,但萬(wàn)變不離其綜,它仍然是社會(huì)發(fā)展中的一個(gè)子系統(tǒng),它的發(fā)展必然受社會(huì)發(fā)展這一大規(guī)律的影響?？v觀文檔一體化由不成熟走向成熟的發(fā)展過(guò)程,可以發(fā)現(xiàn),它由初始的統(tǒng)一狀態(tài),經(jīng)過(guò)相互分離狀態(tài),又走向新的統(tǒng)一狀態(tài),這一系統(tǒng)遵循著客觀事物從肯定到否定、又從否定到肯定地曲折發(fā)展的規(guī)律,呈現(xiàn)出合分合這樣一社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)。1文檔一體的混沌統(tǒng)一時(shí)期1.1我國(guó)古代文檔一體的形成。我國(guó)文檔一體的原始狀態(tài),筆者認(rèn)為可以追溯到原始社會(huì)末端的黃帝時(shí)代。黃帝時(shí)代是一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的社會(huì)時(shí)代,為了簡(jiǎn)單管理的需要,部落聯(lián)盟的首領(lǐng)們開(kāi)始借助文字來(lái)對(duì)社會(huì)事務(wù)來(lái)進(jìn)行管理。這樣,文書(shū)和檔案便應(yīng)運(yùn)而生,但兩者的產(chǎn)生是融為一體的。史記索隱道:“世本及律歷志,黃帝使羲和占日,常儀占月,臾區(qū)占星氣?！彼沃栽跒槭辣咀髌髯?大撓、隸首、容成“皆黃帝史官”。而“占日,占月,占星氣”等活動(dòng)基本上是社會(huì)發(fā)展的過(guò)程,這一時(shí)期社會(huì)事務(wù)的管理也相對(duì)簡(jiǎn)單,文書(shū)和檔案便融合在一起。同時(shí)由于社會(huì)發(fā)展簡(jiǎn)單,文件形成的數(shù)量也就較少,這些文件多數(shù)甚至全部都要作為檔案保存,兩者幾乎是相等的。因此文書(shū)工作和檔案工作好就沒(méi)有分離的必要性了。1.2古代文檔一體的發(fā)展時(shí)期?！笆饭傥幕遍_(kāi)創(chuàng)了文檔一體的狀態(tài)后,在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi),社會(huì)發(fā)展進(jìn)程程度緩慢,文書(shū)工作與檔案工作所受的影響也不明顯,因而兩者并沒(méi)有明確的界限,文書(shū)工作和檔案工作組成的系統(tǒng)呈現(xiàn)為一個(gè)整體。這一狀態(tài)一直持續(xù)了三千多年。在這一長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程中,兩者孕育了相互分離的因素,各自朝著獨(dú)立的方向發(fā)展。這種發(fā)展趨勢(shì),以隋唐、宋時(shí)期最為明顯。隋唐時(shí)期,由于社會(huì)的發(fā)展,封建的中央集權(quán)不加強(qiáng),社會(huì)事務(wù)也不斷增加,文檔數(shù)量也就開(kāi)始日漸增多。同時(shí)統(tǒng)治者對(duì)檔案的利用也越來(lái)越頻繁,這為文書(shū)工作和檔案工作的分工提供了可能。唐代時(shí)出現(xiàn)了“甲庫(kù)”這一專(zhuān)門(mén)性質(zhì)的檔案庫(kù)房,檔案管理人員開(kāi)始脫離文職獨(dú)立出來(lái)。宋代由于中央集權(quán)制度高度加強(qiáng),中央機(jī)關(guān)的事務(wù)大大增加,因而專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)處理文書(shū)工作的機(jī)構(gòu)和人員得到加強(qiáng),檔案保管人員的地位的相應(yīng)下降。同時(shí)檔案保管技術(shù)也有所創(chuàng)新,架閣庫(kù)制度漸成雛形；檔案保管裝具也有所創(chuàng)新,出現(xiàn)“架閣”；同時(shí)宋代的檔案管理方式也有重大變改,開(kāi)創(chuàng)了“千文架閣法”,這一檔案管理方式為后代王朝乃至民國(guó)時(shí)期所沿襲；宋代國(guó)家機(jī)關(guān)還在全國(guó)普遍設(shè)立架閣庫(kù),架閣庫(kù)是近現(xiàn)代機(jī)關(guān)檔案室的雛形。至此檔案工作開(kāi)始獨(dú)立發(fā)展,自成系統(tǒng)。但這一時(shí)期并不單純地表現(xiàn)為漸進(jìn)分異,系統(tǒng)整體還是相對(duì)統(tǒng)一的,民國(guó)時(shí)期的“文書(shū)、檔案連鎖法”便是其突出的體現(xiàn)。民國(guó)時(shí)期,國(guó)民政府為了改變行政業(yè)務(wù)的局面,提高行政效率,南京政府施行了文書(shū)檔案改革,其核心便是“文書(shū)、檔案連鎖法”:即在一個(gè)機(jī)關(guān)范圍內(nèi),以集中統(tǒng)一的原則組織文書(shū)、檔案工作。文書(shū)檔案改革一定程度上使國(guó)民政府的行政工作得以整頓,同時(shí)對(duì)于近代檔案工作的發(fā)展也起了相當(dāng)?shù)拇龠M(jìn)作用。2文檔一體的分離文檔一體的分離始于20世紀(jì)50年代。這一時(shí)期,國(guó)家行政機(jī)關(guān)認(rèn)識(shí)到文檔管理對(duì)于行政管理的重要性,并對(duì)文檔工作進(jìn)行了一系列的加強(qiáng)和管理。1951年4月,第一次全國(guó)秘書(shū)長(zhǎng)會(huì)議召開(kāi),制定了公文處理暫行辦法,統(tǒng)一了機(jī)關(guān)文書(shū)、檔案工作的基本原則和作法,初步地改善了機(jī)關(guān)的文書(shū)、檔案工作。1954年,第一次全國(guó)檔案工作會(huì)議召開(kāi),會(huì)議通過(guò)的中國(guó)共產(chǎn)黨中央和省(市)級(jí)機(jī)關(guān)文書(shū)處理工作和檔案工作暫行條例,條例分別規(guī)定了文書(shū)工作和檔案工作的基本原則、任務(wù)和組織,還規(guī)定了文書(shū)工作具體管理上的原則方法,為文書(shū)工作和檔案工作的分工奠定了一定的基礎(chǔ)。1956年,為了適應(yīng)國(guó)家機(jī)關(guān)工作和科學(xué)研究工作對(duì)于檔案的迫切需要,國(guó)務(wù)院發(fā)表了關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定,決定規(guī)定全國(guó)檔案工作都應(yīng)該由國(guó)家檔案管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一地、分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；各級(jí)機(jī)關(guān)的各類(lèi)檔案材料,應(yīng)該由機(jī)關(guān)的檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)檔案室來(lái)集中管理,不得由承辦單位或個(gè)人分散保存；同時(shí)提出了全面推行文書(shū)處理部門(mén)立卷,以建立統(tǒng)一的歸檔制度,從而打破了人們頭腦中立卷工作屬于檔案工作業(yè)務(wù)范圍的傳統(tǒng)觀念,劃清了文書(shū)工作和檔案工作的界限,使文書(shū)工作和檔案工作有了明確的、科學(xué)而合理的分工。從此,文書(shū)工作和檔案工作各自作為一個(gè)獨(dú)立的工作系統(tǒng)而運(yùn)行起來(lái),文書(shū)、檔案工作系統(tǒng)進(jìn)入了相互分離的時(shí)期。3信息化環(huán)境下文書(shū)與檔案新的統(tǒng)一歷史的分流曾對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展起過(guò)促進(jìn)作用,但當(dāng)社會(huì)發(fā)展進(jìn)入今天信息化時(shí)代時(shí),社會(huì)各行各業(yè)都開(kāi)始運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行發(fā)展,文檔的管理工作在新的社會(huì)發(fā)展環(huán)境下,也面臨新的發(fā)展課題,即要實(shí)現(xiàn)文書(shū)工作與檔案工作一體化管理。為了解決這一新問(wèn)題,理論界和實(shí)際工作者都認(rèn)為要對(duì)文書(shū)工作與檔案工作進(jìn)行新的整合。特別是,在辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,電子文件大量涌現(xiàn),電子文件具有其自身的諸多特點(diǎn),電子文件和電子檔案在管理方法上與紙質(zhì)文件和紙質(zhì)檔案的管理存在很大不同,新技術(shù)的運(yùn)用要求實(shí)現(xiàn)電子文件全過(guò)程連續(xù)一體化管理,才可能保證電子文件與電子檔案一體化管理的實(shí)現(xiàn)。在西方信息技術(shù)發(fā)達(dá)國(guó)家,美國(guó)最早提出了文件、檔案一體化理論并發(fā)展了它。上個(gè)世紀(jì)80年代初,這種管理方式在歐美開(kāi)始推行,由于文檔一體化管理具有無(wú)比的優(yōu)越性,到了90年代,這種做法得到了廣泛的支持。我國(guó)在20世紀(jì)80年代,也介紹引進(jìn)了國(guó)外這一先進(jìn)的文檔一體化理論,支持文檔一體化的提法。同時(shí),我國(guó)國(guó)家教育委員會(huì)和國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)的關(guān)于發(fā)展和改革檔案學(xué)教育的幾點(diǎn)意見(jiàn)中,第一次明確指出了檔案工作和檔案學(xué)研究正面臨著“檔案與文件管理一體化”趨勢(shì),表明文書(shū)工作和檔案工作正面臨著即將到來(lái)的新的統(tǒng)一時(shí)期?，F(xiàn)代信息技術(shù)又在飛速發(fā)展,這為檔案管理的信息化建設(shè)供了強(qiáng)大技術(shù)和物質(zhì)基礎(chǔ),使得文檔一體化成為順應(yīng)時(shí)代潮流的必然趨勢(shì)。文書(shū)檔案管理一體化將成為今后我國(guó)檔案工作的重要發(fā)展趨勢(shì)之一。參考文獻(xiàn)1馮惠玲、張揖哲主編:檔案學(xué)概論,中