從社會發(fā)展的角度談文檔一體化.doc

從社會發(fā)展的角度談文檔一體化摘要:本文從社會發(fā)展的角度來談,文檔一體化雖是信息化時代文書和檔案工作發(fā)展的必然趨勢,但也是受社會發(fā)展的影響的,是社會發(fā)展大系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)。文檔一體在歷經(jīng)混沌統(tǒng)一、相對分離后,又再次進(jìn)行重新融合。關(guān)鍵詞:社會發(fā)展文檔工作一體化從社會發(fā)展的角度看,任何一個相對獨立的工作系統(tǒng)都會隨著社會的發(fā)展、時間的推移而不斷地變化、發(fā)展著。由文書工作和檔案工作組成的系統(tǒng),也有其自身的形成、演變和發(fā)展過程,但萬變不離其綜,它仍然是社會發(fā)展中的一個子系統(tǒng),它的發(fā)展必然受社會發(fā)展這一大規(guī)律的影響?？v觀文檔一體化由不成熟走向成熟的發(fā)展過程,可以發(fā)現(xiàn),它由初始的統(tǒng)一狀態(tài),經(jīng)過相互分離狀態(tài),又走向新的統(tǒng)一狀態(tài),這一系統(tǒng)遵循著客觀事物從肯定到否定、又從否定到肯定地曲折發(fā)展的規(guī)律,呈現(xiàn)出合分合這樣一社會發(fā)展趨勢。1文檔一體的混沌統(tǒng)一時期1.1我國古代文檔一體的形成。我國文檔一體的原始狀態(tài),筆者認(rèn)為可以追溯到原始社會末端的黃帝時代。黃帝時代是一個相對統(tǒng)一的社會時代,為了簡單管理的需要,部落聯(lián)盟的首領(lǐng)們開始借助文字來對社會事務(wù)來進(jìn)行管理。這樣,文書和檔案便應(yīng)運而生,但兩者的產(chǎn)生是融為一體的。史記索隱道:“世本及律歷志,黃帝使羲和占日,常儀占月,臾區(qū)占星氣。”宋衷在為世本作篇作注為:大撓、隸首、容成“皆黃帝史官”。而“占日,占月,占星氣”等活動基本上是社會發(fā)展的過程,這一時期社會事務(wù)的管理也相對簡單,文書和檔案便融合在一起。同時由于社會發(fā)展簡單,文件形成的數(shù)量也就較少,這些文件多數(shù)甚至全部都要作為檔案保存,兩者幾乎是相等的。因此文書工作和檔案工作好就沒有分離的必要性了。1.2古代文檔一體的發(fā)展時期。“史官文化”開創(chuàng)了文檔一體的狀態(tài)后,在相當(dāng)長的時期內(nèi),社會發(fā)展進(jìn)程程度緩慢,文書工作與檔案工作所受的影響也不明顯,因而兩者并沒有明確的界限,文書工作和檔案工作組成的系統(tǒng)呈現(xiàn)為一個整體。這一狀態(tài)一直持續(xù)了三千多年。在這一長期的發(fā)展過程中,兩者孕育了相互分離的因素,各自朝著獨立的方向發(fā)展。這種發(fā)展趨勢,以隋唐、宋時期最為明顯。隋唐時期,由于社會的發(fā)展,封建的中央集權(quán)不加強(qiáng),社會事務(wù)也不斷增加,文檔數(shù)量也就開始日漸增多。同時統(tǒng)治者對檔案的利用也越來越頻繁,這為文書工作和檔案工作的分工提供了可能。唐代時出現(xiàn)了“甲庫”這一專門性質(zhì)的檔案庫房,檔案管理人員開始脫離文職獨立出來。宋代由于中央集權(quán)制度高度加強(qiáng),中央機(jī)關(guān)的事務(wù)大大增加,因而專門負(fù)責(zé)處理文書工作的機(jī)構(gòu)和人員得到加強(qiáng),檔案保管人員的地位的相應(yīng)下降。同時檔案保管技術(shù)也有所創(chuàng)新,架閣庫制度漸成雛形；檔案保管裝具也有所創(chuàng)新,出現(xiàn)“架閣”；同時宋代的檔案管理方式也有重大變改,開創(chuàng)了“千文架閣法”,這一檔案管理方式為后代王朝乃至民國時期所沿襲；宋代國家機(jī)關(guān)還在全國普遍設(shè)立架閣庫,架閣庫是近現(xiàn)代機(jī)關(guān)檔案室的雛形。至此檔案工作開始獨立發(fā)展,自成系統(tǒng)。但這一時期并不單純地表現(xiàn)為漸進(jìn)分異,系統(tǒng)整體還是相對統(tǒng)一的,民國時期的“文書、檔案連鎖法”便是其突出的體現(xiàn)。民國時期,國民政府為了改變行政業(yè)務(wù)的局面,提高行政效率,南京政府施行了文書檔案改革,其核心便是“文書、檔案連鎖法”:即在一個機(jī)關(guān)范圍內(nèi),以集中統(tǒng)一的原則組織文書、檔案工作。文書檔案改革一定程度上使國民政府的行政工作得以整頓,同時對于近代檔案工作的發(fā)展也起了相當(dāng)?shù)拇龠M(jìn)作用。2文檔一體的分離文檔一體的分離始于20世紀(jì)50年代。這一時期,國家行政機(jī)關(guān)認(rèn)識到文檔管理對于行政管理的重要性,并對文檔工作進(jìn)行了一系列的加強(qiáng)和管理。1951年4月,第一次全國秘書長會議召開,制定了公文處理暫行辦法,統(tǒng)一了機(jī)關(guān)文書、檔案工作的基本原則和作法,初步地改善了機(jī)關(guān)的文書、檔案工作。1954年,第一次全國檔案工作會議召開,會議通過的中國共產(chǎn)黨中央和省(市)級機(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例,條例分別規(guī)定了文書工作和檔案工作的基本原則、任務(wù)和組織,還規(guī)定了文書工作具體管理上的原則方法,為文書工作和檔案工作的分工奠定了一定的基礎(chǔ)。1956年,為了適應(yīng)國家機(jī)關(guān)工作和科學(xué)研究工作對于檔案的迫切需要,國務(wù)院發(fā)表了關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定,決定規(guī)定全國檔案工作都應(yīng)該由國家檔案管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一地、分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；各級機(jī)關(guān)的各類檔案材料,應(yīng)該由機(jī)關(guān)的檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)檔案室來集中管理,不得由承辦單位或個人分散保存；同時提出了全面推行文書處理部門立卷,以建立統(tǒng)一的歸檔制度,從而打破了人們頭腦中立卷工作屬于檔案工作業(yè)務(wù)范圍的傳統(tǒng)觀念,劃清了文書工作和檔案工作的界限,使文書工作和檔案工作有了明確的、科學(xué)而合理的分工。從此,文書工作和檔案工作各自作為一個獨立的工作系統(tǒng)而運行起來,文書、檔案工作系統(tǒng)進(jìn)入了相互分離的時期。3信息化環(huán)境下文書與檔案新的統(tǒng)一歷史的分流曾對檔案事業(yè)的發(fā)展起過促進(jìn)作用,但當(dāng)社會發(fā)展進(jìn)入今天信息化時代時,社會各行各業(yè)都開始運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行發(fā)展,文檔的管理工作在新的社會發(fā)展環(huán)境下,也面臨新的發(fā)展課題,即要實現(xiàn)文書工作與檔案工作一體化管理。為了解決這一新問題,理論界和實際工作者都認(rèn)為要對文書工作與檔案工作進(jìn)行新的整合。特別是,在辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,電子文件大量涌現(xiàn),電子文件具有其自身的諸多特點,電子文件和電子檔案在管理方法上與紙質(zhì)文件和紙質(zhì)檔案的管理存在很大不同,新技術(shù)的運用要求實現(xiàn)電子文件全過程連續(xù)一體化管理,才可能保證電子文件與電子檔案一體化管理的實現(xiàn)。在西方信息技術(shù)發(fā)達(dá)國家,美國最早提出了文件、檔案一體化理論并發(fā)展了它。上個世紀(jì)80年代初,這種管理方式在歐美開始推行,由于文檔一體化管理具有無比的優(yōu)越性,到了90年代,這種做法得到了廣泛的支持。我國在20世紀(jì)80年代,也介紹引進(jìn)了國外這一先進(jìn)的文檔一體化理論,支持文檔一體化的提法。同時,我國國家教育委員會和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)的關(guān)于發(fā)展和改革檔案學(xué)教育的幾點意見中,第一次明確指出了檔案工作和檔案學(xué)研究正面臨著“檔案與文件管理一體化”趨勢,表明文書工作和檔案工作正面臨著即將到來的新的統(tǒng)一時期?，F(xiàn)代信息技術(shù)又在飛速發(fā)展,這為檔案管理的信息化建設(shè)供了強(qiáng)大技術(shù)和物質(zhì)基礎(chǔ),使得文檔一體化成為順應(yīng)時代潮流的必然趨勢。文書檔案管理一體化將成為今后我國檔案工作的重要發(fā)展趨勢之一。參考文獻(xiàn)1馮惠玲、張揖哲主編:檔案學(xué)概論,中