Excel制表技巧+NO

Excel制表技巧 (1)入門操作 2006 年 12月 06 日 星期三 20:51 學(xué)習(xí) Excel 2000入門操作 學(xué)習(xí)新建 Excel 文檔 要想新建一個 Excel 的文檔，除了使用 “ 開始 ” 菜單和在 Excel 中使用新建按鈕外，還可以這樣：在桌面的空白區(qū)域上單擊右鍵，在菜單中單擊 “ 新建 ”項(xiàng)，打開 “ 新建 ” 子菜單，從子菜單中選擇 “Microsoft Excel 工作表 ” 命令，如下圖所示： 執(zhí)行該命令后，在桌面上出現(xiàn)了一個新的 Excel 工作表圖標(biāo)如下圖所示，在文件名稱處輸入一個 合適的名字，注意不要把擴(kuò)展名 “.xls” 丟掉。雙擊桌面上的文件圖標(biāo)就可以打開它進(jìn)行編輯了。 同樣，在資源管理器和 “ 我的電腦 ” 中也可以這樣新建一個 Excel 工作表。在資源管理器中選擇一個文件夾，然后單擊菜單中的 “ 文件 ” 菜單，選擇 “ 新建 ” 項(xiàng)中的 “Microsoft Excel 工作表 ” 命令，就可以在當(dāng)前的文 件夾中建立一個新的 Excel 工作表；使用右鍵菜單也可以，這里就不再講述了；使用 “ 我的電腦 ” 瀏覽框也一樣。 另外，在 Excel 中還有其它的方法新建文檔：按快捷鍵 Ctrl+N，可以新建一個空的工作簿；打開 “ 文件 ” 菜單，單擊 “ 新建 ” ，會打開 “ 新建 ” 對話框如下圖： 可以使用對話框提供的模板來新建一個工 作簿，建立一個空的工作簿可以選擇 “ 工作簿 ” 項(xiàng)，然后單擊 “ 確定 ” 按鈕。 打開 Excel 文檔 我們已經(jīng)知道了在桌面和資源管理器中雙擊相應(yīng)的文檔可以直接打開這個文檔；使用開始菜單中的 “ 打開 Office 文檔 ” 項(xiàng)可以打開 Excel 的工作簿；在Excel 中使用工具欄上的打開按鈕也可以打開一個 Excel 工作簿。 我們還有其它的方法： 打開 “ 文件 ” 菜單，單擊 “ 打開 ” 命令，就會彈出“ 打開 ” 對話框如下圖： 在 Excel 中按快捷鍵 Ctrl+O，同樣可以彈出 “ 打開 ” 對話框。 在 Excel的 “ 文件 ” 菜單下方可以看到四個最近打開的文檔名稱，有時工作重復(fù)性高時這樣打開文檔是很方便的：打開 “ 文件 ” 菜單，在文件列表中選擇相應(yīng)的文件名，就可以打開相應(yīng)的文檔；我們還可以設(shè)置在這里顯示的文檔數(shù)目：在 “ 工具 ” 菜單中選擇 “ 選項(xiàng) ” 命令，彈出 “ 選項(xiàng) ” 對話框如下圖： 單擊 “ 常規(guī) ” 選項(xiàng)卡，在 “ 列出最近顯示文件數(shù) ” 后面的輸入框中可以設(shè)置在 “ 文件 ” 菜單中顯示的文件數(shù)目；取消這個復(fù)選框的選中可以使 “ 文件 ” 菜單中不顯示最近打開的文件。 保存 Excel 文檔 在 Excel 中打開 “ 文件 ” 菜單，單擊 “ 保存 ” 命令。如果文檔沒有保存過，會彈出 “ 保存 ” 對話框如下圖： 在 “ 保存位置 ” 中選好目錄，在 “ 文件名 ” 中輸入名字，單擊 “ 保存按扭 ”就可以了。 如果編輯的文件以前已經(jīng)保存過了，則自動進(jìn)行保存一次，不彈出對話框。 按快捷鍵 Ctrl+S 也與單擊 “ 保存 ” 命令 效果 相同。 多文檔切換 如果 Excel 窗口中同時打開了不只一個文件，在的多個文檔之間切換還可以使用 Windows 切換程序的快捷鍵 Alt+Tab 來實(shí)現(xiàn)：按下 Alt+Tab 鍵，桌面上會出現(xiàn)下圖所示窗口： 它們代表不同的文件，我們可以按住 Alt 鍵不放，多按幾次 Tab 鍵，選中想要編輯的工作簿后放開鍵盤，就能切換到想要 的文件中了。 關(guān)閉 Excel 文檔 如果想關(guān)閉當(dāng)前編輯的工作簿，則可以打開 “ 文件 ” 菜單，單擊 “ 關(guān)閉 ” 命令，就可以將當(dāng)前編輯的工作簿關(guān)閉 ,另一個工作簿變?yōu)榫庉嫚顟B(tài)。如果在改動之后沒有存盤， Excel 會彈出保存的提示對話框如下圖： 在這個對話框中，如果確認(rèn)所進(jìn)行的修改，就選擇 “ 是 ” ，否則就選擇“ 否 ” ；如果還想繼續(xù)編輯，單擊 “ 取消 ” 按鈕就可以了。 退出 Excel 如果想退出 Excel，打開 “ 文件 ” 菜單，單擊 “ 退出 ” 命令，就可以退出Excel 了； 按 Alt+F4 鍵，同樣可以退出 Excel。 如果在選擇了退出時 Excel 中的工作簿沒有保存， Excel 會給出未保存的提示框如上面 “ 關(guān)閉文檔 ” 時的提示。選擇 “ 是 ” 或 “ 否 ” 都會退出 excel，選“ 取消 ” 則不保存，回到編輯狀態(tài)。如果同時打開了多個文件， Excel 會把修改過的文件都問一遍是否保存。 1、在相對引用 、絕對引用和混合引用間快速切換 在 Excel 進(jìn)行公式設(shè)計(jì)時，會根據(jù)需要在公式中使用不同的單元格引用方式，這時你可以用如下方法來快速切換單元格引用方式：選中包含公式的單元格，在編輯欄中選擇要更改的引用，按 F4鍵可在在相對引用、絕對引用和混合引用間快速切換。例如選中 “A1” 引用，反復(fù)按 F4 鍵時，就會在 $A$1、 A$1、 $A1、 A1 之間切換。 2、快速復(fù)制公式內(nèi)容 當(dāng)我們在 Excel 工作表中修改某個單元格中的公式后，如果要將同列的其余單元格中的公式進(jìn)行復(fù)制時，大多數(shù)情況下都是利 用拖動填充柄的方式來進(jìn)行公式復(fù)制?，F(xiàn)在你試試在單元格右下角的小黑十字上用鼠標(biāo)快速點(diǎn)擊兩下，是不是同列單元格中的所有的公式都復(fù)制好了，效果不錯吧。 3、讓活動單元格向任意方向移動 在 Excel 中，你是否知道按下回車鍵后，活動單元格可以向上、向左、向右移動，甚至原地不動。在 “ 工具 ” 菜單上，單擊 “ 選項(xiàng) ” ，再單擊 “ 編輯 ” 選項(xiàng)卡，選中 “ 按 Enter 鍵后移動 ” 復(fù)選框，然后在 “ 方向 ” 框中選擇移動方向，若要保留在當(dāng)前單元格中原地不動則清除該復(fù)選框 4、快速命名單元格 區(qū)域 先將需要命名的單元格區(qū)域選中，然后用鼠標(biāo)點(diǎn)擊編輯欄左端名稱框，直接輸入單元格名稱即可。 5、選擇一個含有超鏈接的單元格 在 Excel 中選擇含有超鏈接單元格是一件比較麻煩的事情。如果直接點(diǎn)擊該單元格，就會跳轉(zhuǎn)到超鏈接目標(biāo)去了。若要在選擇含有超鏈接單元格時不跳轉(zhuǎn)到超鏈接目標(biāo)上，你只要在單擊單元格的同時按住鼠標(biāo)按鍵直到光標(biāo)變?yōu)榭招氖中螤睿缓蠓砰_鼠標(biāo)按鈕就可選擇這個含有超鏈接的單元格。此外，你也可以先選擇含有超鏈接單元格旁邊的單元格，然后利用方向鍵鍵盤上方向鍵將活動單元格 移動到含有超鏈接的單元格中，也能達(dá)到同樣效果。 6、快速輸入公式 如果你需要在 B3至 B20 單元格區(qū)域錄入格式相同的公式，這時你可先將 B3 至 B20 單元格區(qū)域選定，然后按 F2鍵再鍵入公式。公式錄入后按Ctrl+Enter，這樣就可以在所選擇區(qū)域內(nèi)所有單元格中輸入同一公式。在這里你還可以選擇多個不相鄰的單元格區(qū)域來進(jìn)行此項(xiàng)操作。 7、隱藏單元格中的所有值 有時候，我們需要將單元格中所有值隱藏起來，這時你可以選擇包含要隱藏值的單元格。選擇 “ 格式 ” 菜單中 “ 單元格 ” 命令，單擊 “ 數(shù)字 ” 選項(xiàng)卡，在 “ 分類 ” 列表中選擇 “ 自定義 ” ，然后將 “ 類型 ” 框中已有的代碼刪除，鍵入 “；” （三個分號）即可。 8、進(jìn)行行列轉(zhuǎn)置 當(dāng)我們設(shè)計(jì)好一份 Excel 表格后，如果發(fā)現(xiàn)行和列的位置不太符合自己的要求，希望將行與列的位置進(jìn)行調(diào)換。這時你可先將需要轉(zhuǎn)換行列位置的單元格選定，單擊工具欄上 “ 復(fù)制 ” 按鈕，然后在復(fù)制區(qū)域之外選定粘貼區(qū)域的左上角單元格。選擇 “ 編輯 ” 菜單下的 “ 選擇性粘貼 ” 命令，選中 “ 轉(zhuǎn)置 ” 選項(xiàng)，點(diǎn)擊 “ 確定 ” 按鈕，這樣就可完成表格行列轉(zhuǎn)置 。 9、添加紙牌游戲 使用 Excel 時間長了，感覺有點(diǎn)累了，讓我們休息一下，來玩一盤紙牌游戲吧。選擇 “ 工具 ” 菜單下的 “ 自定義 ” 命令，打開 “ 自定義 ” 窗口，點(diǎn)擊 “ 命令 ” 標(biāo)簽卡，在 “ 類別 ” 中選擇 “ 工具 ” ，從 “ 命令 ” 中找到有紙牌形狀且為 “ 自定義 ” 名稱的圖標(biāo)將其拖到常用工具欄中，關(guān)閉自定義窗口，然后點(diǎn)擊上具欄上紙牌按鈕就可開始玩紙牌游戲了。 10.兩次選定單元格 有時，我們需要在某個單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個測試值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。 但每次輸入一個值后按 Enter 鍵，活動單元格均默認(rèn)下移一個單元格，非常不便。此時，你肯定會通過選擇 “ 工具 ” “ 選項(xiàng)“ 編輯 ，取消 “ 按 Enter 鍵移動活動單元格標(biāo)識框 選項(xiàng)的選定來實(shí)現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸入許多測試值，但以后你還得將此選項(xiàng)選 緣帽冉下櫸場涫擔(dān) 捎昧醬窩 穹椒 拖緣昧榛睢 獎悖 ?單擊鼠標(biāo)選定單元格，然后按住 Ctrl 鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格（此時，單元格周圍將出現(xiàn)實(shí)線框）。 11.“Shift 拖放 的妙用 在拖放選定的一個或多個單元格至新的位置時 ，同時按住Shift 鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法為：選定單元格，按下 Shift鍵，移動鼠標(biāo)指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭 “? ，然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時鼠標(biāo)在單元格間邊界處會變?yōu)橐粋€水平 “ 工 狀標(biāo)志，左右拖拉時會變?yōu)榇怪?“ 工 狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。這種簡單的方法節(jié)省了幾個剪切和粘貼或拖放操作，非常方便。 12.超越工作表保護(hù)的訣竅 如果你想使用一個保護(hù)了的工作表，但又不知道其口令，有辦法嗎？有。選定工作表，選擇 “ 編輯 “ 復(fù)制 、 “ 粘貼 ，將其拷貝到一個新的工作簿中（注意：一定要新工作簿），即可超越工作表保護(hù)。 13.批量修改數(shù)據(jù) 在 EXCEL 表格數(shù)據(jù)都已被填好的情況下，如何方便地對任一列（行）的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改呢？ 比如我們做好一個 EXCEL 表格，填好了數(shù)據(jù)，現(xiàn)在想修改其中的一列（行），例如：想在 A列原來的數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上加 8，有沒有這樣的公式？是不是非得手工的一個一個數(shù)據(jù)地住上加？對于這個問題我們自然想到了利用公式，當(dāng)你利用工式輸入 A1=A1+8 時，你會得到 EXCEL 的一個警告：“MICROSOFT EXCEL 不能計(jì)算該公式 ” 只有我們自己想辦法了，這里介紹一種簡單的方法： 第一步 : 在想要修改的列（假設(shè)為 A列）的旁邊，插入一個臨時的新列（為 B列），并在 B列的第一個單元格（ B1）里輸入 8。 第二步：把鼠標(biāo)放在 B1 的或下角，待其變成十字形后住下拉直到所需的數(shù)據(jù)長度，此時 B列所有的數(shù)據(jù)都為 8。 第三步：在 B列上單擊鼠標(biāo)右鍵， “ 復(fù)制 ” B列。 第四步：在 A列單擊鼠標(biāo)的右鍵，在彈出的對話框中單擊 “ 選擇性粘貼 ” ，在彈出的對話框中選擇 “ 運(yùn)算 ” 中的你所需要的運(yùn)算符，在此我們選擇 “ 加 ” ，這是本方法的關(guān)鍵所在。 第五步： 將 B 列刪除。 怎么樣？ A列中的每個數(shù)據(jù)是不是都加上了 8呢？同樣的辦法可以實(shí)現(xiàn)對一列（行）的乘，除，減等其它的運(yùn)算操作。原表格的格式也沒有改變。 此時整個工作結(jié)束，使用熟練后，將花費(fèi)不到十秒鐘。 14、直接打開工作簿 如果用戶希望每次在啟動 Excel2000 時，自動打開某一個工作簿，以便完成還沒完成的工作，用戶可以把該工作 簿所對應(yīng)的文件放在文件夾“ MicrosoftOfficeOfficeXLStart” 中，這樣在啟動 Excel2000 時，程序會自動打開該文件夾中工作簿文件，用戶可以繼續(xù)上次的工作，而省去一些步驟。 15、靈活地調(diào)整打印頁面 Excel2000 的 “ 頁面設(shè)置 ” 對話框中可以設(shè)置打印頁面的方向、頁邊距、頁眉頁腳等，但是不能直接、直觀地設(shè)置打印表格中網(wǎng)格的高度和寬度及邊距等屬性，而這些則可以通過 “ 打印預(yù)覽 ” 窗口中很直觀地進(jìn)行調(diào)節(jié)。 具體方法為：通過執(zhí)行 “ 打印 預(yù)覽 ” 命令，打開預(yù)覽窗口，在預(yù)覽窗口中，點(diǎn)擊 頁邊距 按鈕，即可在預(yù)覽窗口中看到頁面四周出現(xiàn)一些調(diào)節(jié)點(diǎn)與虛線，用鼠標(biāo)拖動節(jié)點(diǎn)就可以進(jìn)行隨心所欲地調(diào)節(jié)頁面，非常方便實(shí)用。 16、自定義填充序列 自定義填充序列，可加快數(shù)據(jù)輸入。 Excel2000 提供了通過工作表中現(xiàn)有的數(shù)據(jù)項(xiàng)或以臨時輸入的方式，創(chuàng)建自定義序列的環(huán)境，應(yīng)用序列可以加快數(shù)據(jù)輸入，加速工作進(jìn)程。 具體方法有： 在工作表中輸入按預(yù)先順序定好的數(shù)據(jù)，然后選中相應(yīng)的數(shù)據(jù)單元格，再通過菜單 “ 工具 /選項(xiàng) ” 打開 “ 選項(xiàng) ” 對話框，打開 “ 自定義序列 ”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊 導(dǎo)入 按鈕，即可看到相應(yīng)的序列添加到了 “ 自定義序列 ” 清單中； 在已打開的 “ 自定義序列 ” 選項(xiàng)卡中，點(diǎn)擊 導(dǎo)入 按鈕左邊的導(dǎo)入序列所在的單元格 按鈕，再在相應(yīng)的表中選擇序列導(dǎo)入即可； 在 “ 自定義序列 ” 選項(xiàng)卡中，點(diǎn)擊 “ 自定義序列 ” 列表框中的“ 新序列 ” 選項(xiàng)，即可在 “ 輸入序列 ” 輸入框中輸入相應(yīng)的序列，從第一個序列元素開始輸入新的序列。在鍵入每個元素后，按 Enter鍵。整個序列輸入完畢后，單擊 添加 按鈕即可。 17 、多個區(qū)域的數(shù)據(jù)計(jì)算 輸入多個區(qū)域的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算：在應(yīng)用函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)運(yùn)算的過程中，如果函數(shù)的輸入數(shù)據(jù)分布的表格區(qū)域多于兩個時，可以在數(shù)據(jù)輸入框中點(diǎn)擊“Number2” 輸入框， Excel2000 會自動添加一個輸入框，并定義為 “Number3” ，需要添加更多的輸入框方法相同。 18、打印工作表的一部分 對于工作表的數(shù)據(jù)，有時候只需要打印工作表的一部分的內(nèi)容，其具體實(shí)現(xiàn)方法為：選中要打印的單元格，通過菜單 “ 文件 /打印區(qū)域 /設(shè)置打印區(qū)域 ” ， 即可把選中的區(qū)域定為需要打印的區(qū)域，在打印預(yù)覽中就可以看到其打印的內(nèi)容。這樣可以避免打印一些不該打印的內(nèi)容。 19、快速輸入大寫中文數(shù)字 將光標(biāo)移至需要輸入大寫數(shù)字的單元格中。利用數(shù)字小鍵盤在單元格中輸入相應(yīng)的小寫數(shù)字 (如 12345)。右擊該單元格，點(diǎn)擊 “ 設(shè)置單元格格式 ” ，從彈出的 “ 單元格格式 ” 對話框中選擇 “ 數(shù)字 ” 選項(xiàng)；然后從 “ 類型 ” 列表框中選擇“ 中文大寫數(shù)字 ” 選項(xiàng)。最后單擊 “ 確定 ” 按鈕，這時輸入的 12345 就自動變成“ 壹萬貳仟叁佰肆拾伍 ” 。 20、多個工作表的頁眉和頁腳同時設(shè)置 我們有時要 把一個 Excel 文件中的多個工作表設(shè)置成同樣的頁眉和頁腳，分別對一張張工作表去設(shè)置感覺很煩瑣。如果用下面的方法就可以一次將多個工作表中的頁眉和頁腳同時設(shè)置好：把鼠標(biāo)移到工作表的名稱處 (如果沒有給每張表取名的話， Excel 自動設(shè)置的名稱就是 Sheet1、 Sheet2、 Sheet3 等等 )，然后點(diǎn)右鍵，在彈出的菜單中選擇 “ 選擇全部工作表 ” 的菜單項(xiàng)，這時再進(jìn)行頁眉和頁腳設(shè)置就是針對全部工作表了。 21、 Excel 單元格文字隨時換行 在 Excel 中，我們有時需要在一個單元格中分成幾行顯示文字等內(nèi)容。那么實(shí)現(xiàn)的 方法一般是通過選中格式菜單中的 “ 單元格 ” 下 “ 對齊 ” 的 “ 自動換行 ” 復(fù)選項(xiàng)，單擊 “ 確定 ” 即可，這種方法使用起來不是特別隨心所欲，需要一步步地操作。還有一種方法是：當(dāng)你需要重起一行輸入內(nèi)容的時候，只要按住Alt 鍵的同時按下回車鍵就可以了，這種方法又快又方便。 22、 Excel 中插入空白行 如果想在某一行上面插入幾行空白行，可以用鼠標(biāo)拖動自此行開始選擇相應(yīng)的行數(shù)，然后單擊右鍵，選擇插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl 鍵，依次單擊要插入新行的行標(biāo)按鈕，單擊右鍵，選擇插入即可。 23、 Excel 中消除 0值 有 Excel 中當(dāng)單元格計(jì)算結(jié)果為 0 時，默認(rèn)會顯示 0，這看起來顯然有點(diǎn)礙眼。如果你想顯示 0時，顯示為空白，可以試試下面的方法。打開 “ 工具 選項(xiàng) 視圖 ” ，取消 “0 值 ” 復(fù)選項(xiàng)前的 ，確定后，當(dāng)前工作表中的值為 0 的單元格將全部顯示成空白。 24、批量轉(zhuǎn)換日期格式 以前在 Excel 中輸入職工出生時間時，為了簡單都輸入成 “yymmdd” 形式，但上級部門一律要求輸入成 “yyyy -mm-dd” 格式，那么一千多名職工出生時間肯定不能每個手工轉(zhuǎn)化。最快速的方法是：先選定要轉(zhuǎn)化的區(qū)域。點(diǎn)擊 “ 數(shù)據(jù) 分列 ” ，出現(xiàn) “ 文本分列向?qū)?” 對話框。勾選 “ 固定寬度 ” ，連續(xù)兩次點(diǎn)擊 “ 下一步 ” 按鈕，在步驟三對話框的 “ 列數(shù)據(jù)格式 ” 中，選擇 “ 日期 ” ，并選定 “YMD”形式，按下 “ 完成 ” 按鈕，以前的文本即轉(zhuǎn)化成了需要的日期了。 25、快速選定 “ 空白 ” 和 “ 數(shù)據(jù) ” 單元格 在 Excel 中，經(jīng)常要選定空白單元格，逐個選定比較麻煩，如果使用下面的方法就方便多了：打開 “ 編輯 定位 ” ，在 “ 定位 ” 窗口中，按下 “ 定位條件 ”按鈕；選擇 “ 定位條件 ” 中的 “ 空值 ” ，再按 “ 確定 ” ，空白單元格即被全部選定。如果要選定只含數(shù)據(jù)的單元格，在上面方法的 “ 定位條件 ” 窗口中，選擇 “ 常量 ” ，再點(diǎn) “ 確定 ” ，含有數(shù)據(jù)的單元格全部選定。 26、防止誤改有新招 在包含多個工作表的工作薄中，為了防止誤修改，我們常常采取將行 (列 )隱藏或者設(shè)置編輯區(qū)域的方法，但是如果要防止整個工作表的誤修改怎么辦呢 ?單擊 “ 格式 工作表 隱藏 ” ，將當(dāng)前的工作表隱藏，這樣操作者連表格都看不到，誤操作就無從談起了。要重新顯示該表格，只須單擊 “ 格式 工作表 取消隱藏 ” 。要注意的是：如果設(shè)置了工作表保護(hù)，則不能進(jìn)行隱藏操作。 27、快速隱藏 在打印工作表時，我們有時需要把某些行或者列隱藏起來， 可是用菜單命令或調(diào)整行號 (列標(biāo) )分界線的方法比較麻煩，這時筆者介紹一個簡單方法：在英文狀態(tài)下，按 “Ctrl+9” 或 “Ctrl+0” 組合鍵，就可以快速隱藏光標(biāo)所在的行或列。 28、 Excel 中含 ?號姓名的篩選方法 Excel 中含 “?” 號姓名的篩選方法有很多，但步驟都較為繁瑣，其實(shí)使用Excel 中的 FIND 函數(shù)可以較為簡單地完成同樣的操作。 FIND 函數(shù)用于查找包含在字符串內(nèi)的子串，并返回其起始位置，如果沒有找到則返回錯誤值“#VALUE!” 。 FIND 函數(shù)中的查找不支持使用通配符，因此可以 滿足文中查找含“?” 號的學(xué)生姓名的要求。 還是以該文為例， A列從 A2 單元格起是學(xué)生姓名，則在 B2 單元格中輸入公式 “=FIND(?,A2)” ，然后把公式復(fù)制到 B列其余單元格中。復(fù)制完畢后可以發(fā)現(xiàn)，所有 B列中其值為 “#VALUE!” 的所對應(yīng)的A列單元格中的學(xué)生姓名不含 “?” 號，其余不為 “#VALUE!” 值的所對應(yīng)的則是含 “?” 號的補(bǔ)考學(xué)生姓名。此時既可以通過自動篩選，也可以通過排序很容易就能把所需的學(xué)生姓名篩選出來了。值得注意的是， Excel 中有另一個與 FIND函數(shù)相類似的 SEARCH 函數(shù)，其功能也 是在字符串中查找子串。但 SEARCH 函數(shù)查找時支持使用通配符，因此本例中不能使用此函數(shù)。 29、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符？ 例如：在單位的人事資料，在 excel 中輸入后，由于上級要求在原來的職稱證書的號碼全部再加兩位，即要在每個人的證書號碼前再添上兩位數(shù)13，如果一個一個改的話實(shí)在太麻煩了，那么我們可以用下面的辦法，省時又省力： 1）假設(shè)證書號在 A 列，在 A列后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，插入一列，為 B 列 ； 2）在 B2 單元格寫入： =13 & A2 后回車； 3） 看到結(jié)果為 13xxxxxxxxxxxxx 了嗎？鼠標(biāo)放到 B2 位置，單元格的下方不是有一個小方點(diǎn)嗎，按著鼠標(biāo)左鍵往下拖動直到結(jié)束。當(dāng)你放開鼠標(biāo)左鍵時就全部都改好了。 若是在原證書號后面加 13 則在 B2單元格中寫入：=A2 & “13” 后回車。 30、如何設(shè)置文件下拉窗口的最下面的最近運(yùn)行的文件名個數(shù)？ 打開 “ 工具 ” ，選 “ 選項(xiàng) ” ，再選 “ 常規(guī) ” ，在 “ 最近使用的文件清單 ” 下面的文件個數(shù)輸入框中改變文件數(shù)目即可。若不在菜單中顯示最近使用的文件名，則將 “ 最近使用的文件清單 ” 前的復(fù)選框去掉即可。 31、在 EXCEL 中輸入如 “ - ” 、 “ - ” 之類的格式后它即變成月日，月日等日期形式，怎么辦？ 這是由于 EXCEL 自動識別為日期格式所造成，你只要點(diǎn)擊主菜單的 “ 格式 ” 菜單，選 “ 單元格 ” ，再在 “ 數(shù)字 ”菜單標(biāo)簽下把該單元格的格式設(shè)成文本格式就行了。 32、在 EXCEL中如何使它象 WORD一樣的自動定時保存文件？ 點(diǎn)擊 “ 工具 ” 菜單 “ 自動保存 ” 項(xiàng)，設(shè)置自動保存文件夾的間隔時間。如果在“ 工具 ” 菜單下沒有 “ 自動保存 ” 菜單項(xiàng)，那么執(zhí)行 “ 工具 ” 菜單下 “ 加載宏 .” 選上 “ 自動保 存 ” ， “ 確定 ” 。然后進(jìn)行設(shè)置即可。 33、用 Excel 做多頁的表格時，怎樣像 Word 的表格那樣做一個標(biāo)題，即每頁的第一行（或幾行）是一樣的。但是不是用頁眉來完成？ 在 EXCEL 的文件菜單頁面設(shè)置工作表打印標(biāo)題；可進(jìn)行頂端或左端標(biāo)題設(shè)置，通過按下折疊對話框按鈕后，用鼠標(biāo)劃定范圍即可。這樣 Excel 就會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。 34、在 Excel 中如何設(shè)置加權(quán)平均？ 加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到，并不是一項(xiàng)很復(fù)雜的計(jì)算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量 值（如金額）除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值（如單價）平均后得到的那個單位值。在 Excel 中可設(shè)置公式解決（其實(shí)就是一個除法算式），分母是各個量值之和，分子是相應(yīng)的各個數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。 35、如果在一個 Excel 文件中含有多個工作表，如何將多個工作表一次設(shè)置成同樣的頁眉和頁腳？如何才能一次打印多個工作表？ 把鼠標(biāo)移到工作表的名稱處（若你沒有特別設(shè)置的話， Excel 自動設(shè)置的名稱是“sheet1 、 sheet2、 sheet3. ” ），然 后點(diǎn)右鍵，在彈出的菜單中選擇“ 選擇全部工作表 ” 的菜單項(xiàng)，這時你的所有操作都是針對全部工作表了，不管是設(shè)置頁眉和頁腳還是打印你工作表。 36、 EXCEL 中有序號一欄，由于對表格進(jìn)行調(diào)整，序號全亂了 ,可要是手動一個一個改序號實(shí)在太慢太麻煩，用什么方法可以快速解決？ 如果序號是不應(yīng)隨著表格其他內(nèi)容的調(diào)整而發(fā)生變化的話，那么在制作 EXCEL表格時就應(yīng)將序號這一字段與其他字段分開，如在 “ 總分 ” 與 “ 排名 ” 之間空開一列，為了不影響顯示美觀，可將這一空的列字段設(shè)為隱藏，這樣在調(diào)整表格（數(shù)據(jù)清單）的內(nèi)容時就不會影 響序號了。 37、用 Excel2000 做成的工資表，只有第一個人有工資條的條頭（如編號、姓名、崗位工資 .），想輸出成工資條的形式。怎么做？ 這個問題應(yīng)該這樣解決：先復(fù)制一張工資表，然后在頁面設(shè)置中選中工作表選項(xiàng)，設(shè)置打印工作表行標(biāo)題，選好工資條的條頭，然后在每一個人之間插入行分頁符，再把頁長設(shè)置成工資條的高度即可。 38、在 xcel 中小數(shù)點(diǎn)無法輸入，按小數(shù)點(diǎn)，顯示的卻是逗號，無論怎樣設(shè)置選項(xiàng)都無濟(jì)于事，該怎么辦？ 這是一個比較特殊的問題，我曾為此花了十幾個小時的時間 ，但說白了很簡單。在 indows 的控制面板中，點(diǎn)擊 “ 區(qū)域設(shè)置 ” 圖標(biāo)，在彈出的 “ 區(qū)域設(shè)置屬性 ”對話面板上在 “ 區(qū)域設(shè)置 ” 里選擇 “ 中文（中國） ” ，在 “ 區(qū)域設(shè)置屬性 ” 對話面板上在 “ 數(shù)字 ” 屬性里把小數(shù)點(diǎn)改為 “.” （未改前是 “ ， ” ），按 “ 確定 ”按鈕結(jié)束。這樣再打開 Excel 就一切都正常了。 39、如何快速選取特定區(qū)域？ 使用 F5 鍵可以快速選取特定區(qū)域。例如，要選取 A2： A1000，最簡便的方法是按 F5 鍵，出現(xiàn) “ 定位 ” 窗口，在 “ 引用 ” 欄內(nèi)輸入需選取的區(qū)域 A2： A1000。 40、如何快速 返回選中區(qū)域？ 按 Ctr+BacksPae（即退格鍵）。 41、如何快速定位到單元格？ 方法一：按 F5鍵，出現(xiàn) “ 定位 ” 對話框，在引用欄中輸入欲跳到的單元格地址，單市 “ 確定 ” 按鈕即可。 方法二：單擊編輯欄左側(cè)單元格地址框，輸入單元格地址即可。 42、 “Ctrl *” 的特殊功用 一般來說，當(dāng)處理一個工作表中有很多數(shù)據(jù)的表格時，通過選定表格中某個單元格，然后按下 Ctrl * 鍵可選定整個表格。 Ctfl * 選定的區(qū)域是這樣決定的：根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù) 單元格的最大區(qū)域。 43如何快速選取工作表中所有包含公式的單元格？ 有時，需要對工作表中所有包含公式的單元格加以保護(hù)，或填入與其他單元格不同的顏色，以提醒用戶注意不能在有此顏色的區(qū)域內(nèi)輸入數(shù)據(jù)。以下方法可以幫助快速選取所有包含公式的單元格：選擇 “ 編輯 ” “ 定位 ” ，單擊 “ 定位條件 ” 按鈕，在 “ 定位條件 ” 對話框中選擇 “ 公式 ” 項(xiàng)，按 “ 確定 ” 按鈕即可。 44、如何在不同單元格中快速輸入同一數(shù)內(nèi)容？ 選定單元格區(qū)域，輸入值，然后按 Ctrl Ener 鍵，即可實(shí)現(xiàn)在選定的單元格區(qū)域中一次性 輸入相同的值。 45、只記得函數(shù)的名稱，但記不清函數(shù)的參數(shù)了，怎么辦？ 如果你知道所要使用函數(shù)的名字，但又記不清它的所有參數(shù)格式，那么可以用鍵盤快捷鍵把參數(shù)粘貼到編輯欄內(nèi)。 具體方法是：在編輯欄中輸入一個等號其后接函數(shù)名，然后按 Ctr A鍵，Excel 則自動進(jìn)入 “ 函數(shù)指南 步驟 2 之 2” 。當(dāng)使用易于記憶的名字且具有很長一串參數(shù)的函數(shù)時，上述方法顯得特別有用。 46、如何把選定的一個或多個單元格拖放至新的位置？ 按住 Shift 鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。 具體方法是： 選定單元 格，按下 Shift 鍵，移動鼠標(biāo)指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭（空心箭頭），然后按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時鼠標(biāo)在單元格間邊界處會變?yōu)橐粋€水平 “ 工 ” 狀標(biāo)志，左右拖拉時會變?yōu)榇怪薄?工 ” 狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，選定的一個或多個單元格就被拖放至新的位置。 47、如何讓屏幕上的工作空間變大？ 可以將不用的工具欄隱藏，也可以極大化 Excel 窗口，或者在 “ 視圖 ” 菜單中選擇 “ 全屏顯示 ” 命令。 48、使用自定義方式重裝了一遍中文 office97， xcel 的打印紙選項(xiàng)中只有 A4 一種，怎么辦？ 隨便安裝一個打印機(jī)驅(qū)動程序就可以了。 49、如何使用快顯菜單？ 快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個區(qū)域，然后單擊鼠標(biāo) 右健即可調(diào)出快顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。 50、如何防止 Excel 自動打開太多文件？ 當(dāng) Excel 啟動時，它會自動打開 Xlstart 目錄下的所有文件。當(dāng)該目錄下的文件過多時， Excel 加載太多文件不但費(fèi)時 而且還有可能出錯。解決方法是將不該位于 Xlstart 目錄下的文件移走。另 外，還要防止 EXcel 打開替補(bǔ)啟動目錄下的文 件：選擇 “ 工具 ” “ 選項(xiàng) ” “ 普通 ” ，將 “ 替補(bǔ)啟動目錄 ” 一欄中的所有內(nèi)容刪除。 51、如何去掉網(wǎng)格線？ 1）除去編輯窗口中的表格線 單擊 “ 工具 ” 菜單中的 “ 選項(xiàng) ” ，再選中 “ 視圖 ” ，找到 “ 網(wǎng)格線 ” ，使之失效； 2）除去打印時的未定義表格線 有時會出現(xiàn)這樣的情況：你在編輯時未定義的表格線（在編輯窗中看到的也是淡灰色表格線），一般情況下在打印時是不會打印出來的，可有時卻偏偏不聽使喚給打印出來了，特別是一些所謂的 “ 電腦 ”VCD 中編輯的 Excel 表 格更是這樣。要除去這些表格線，只要在單擊 “ 文件 ” 、 “ 頁面設(shè)置 ” 、 “ 工作表 ” 菜單，點(diǎn)擊一下 “ 網(wǎng)格線 ” 左邊的選擇框，取消選擇 “ 網(wǎng)格線 ” 就行了。 52、如何快速格式化報表？ 為了制作出美觀的報表，需要對報表進(jìn)行格式化。有快捷方法，即自動套用 Excel預(yù)設(shè)的表格樣式。方法是： 選定操作區(qū)域，選取 “ 格式 ” 菜單中的 “ 自動套用格式 ” 命令，在格式列表框中選取一款你滿意的格式樣式，按 “ 確定 ” 按鈕即可。要注意的是，格式列表框下面有包括 “ 數(shù)字 ” 、 “ 邊框線 ” 、 “ 字體 ” 等 6 個 “ 應(yīng)用格式種類 ” 選項(xiàng)，若某項(xiàng)前面的 “x ” 不出現(xiàn)，則在套用表格樣式時就不會用該項(xiàng)。 53、如何快速地復(fù)制單元格的格式？ 要將某一格式化操作復(fù)制到另一部分?jǐn)?shù)據(jù)上，可使用 “ 格式刷 ” 按鈕。選擇含有所需源格式的單元格，單擊工具條上的 “ 格式刷 ” 按鈕，此時鼠標(biāo)變成了刷子形狀，然后單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過去。 54、如何為表格添加斜線？ 一般我們習(xí)慣表格上有斜線，而工作表本身并沒有提供該功能。其實(shí)，我們可以使用繪圖工具來實(shí)現(xiàn)： 單擊 “ 繪圖 ” 按鈕，選取 “ 直線 ” ，鼠標(biāo)變成十字型將其移至要添加斜線的開始位置，按住鼠 標(biāo)左鍵拖動至終止位置，釋放鼠標(biāo)，斜線就畫出來了。另外，使用 “ 文字框 ” 按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字，但文字周圍有邊框，要想取消它，可選中文字框，調(diào)出快顯菜單，選擇 “ 對象格式 ” “ 圖案 ” ，選擇 “ 無邊框 ” 項(xiàng)即可。 55、如何快速地將數(shù)字作為文本輸入？ 在輸入數(shù)字前加一個單引號 “” ，可以強(qiáng)制地將數(shù)字作為文本輸入。 56、如何定義自己的函數(shù)？ 用戶在 Excel 中可以自定義函數(shù)。切換至 Visual Basic 模塊，或插入一頁新的模塊表（ Module），在出現(xiàn)的空白程序窗口 中鍵入自定義函數(shù) VBA 程序，按Enter 確認(rèn)后完成編 寫工作， Excel 將自動檢查其正確性。此后，在同一工作薄內(nèi)，你就可以與使用 Exed 內(nèi)部函數(shù)一樣在工作表中使用自定義函數(shù)，如： Function Zm(a) If a 60 Then im 不及格 ” Else Zm=“ 及格 ” End If End Function 57、如何在一個與自定義函數(shù)駐留工作簿不同的工作簿內(nèi)的工作表公式中調(diào)用自定義 函數(shù)？ 可在包含自定義函數(shù)的工作薄打開的前提下，采用鏈接的方法 (也就是在調(diào)用函數(shù)時 加上該函數(shù)所在的工作簿名 )。 假設(shè)上例中的自定義函數(shù) Zm 所在工作薄為MYUDF.XLS，現(xiàn)要在另一不同工作簿中的工作表公式中調(diào)用 Zm 函數(shù)，應(yīng)首先確 保 MYUDF.XLS 被打開，然后使用下述鏈接的方法： =MYUDF.XLS！ ZM(b2) 58、如何快速輸入數(shù)據(jù)序列？ 如果你需要輸入諸如表格中的項(xiàng)目序號、日期序列等一些特殊的數(shù)據(jù)系列，千萬別逐條輸入，為何不讓 Excel 自動填充呢？在第一個單元格內(nèi)輸入起始數(shù)據(jù)，在下一個單元格內(nèi)輸入第二個數(shù)據(jù)，選定這兩個單元格，將光標(biāo)指向單元格右下方的填充柄 ，沿著要填充的方向拖動填充柄，拖過的單元格中會自動按 Excel 內(nèi)部規(guī)定的序列進(jìn)行填充。如果能將自己經(jīng)常要用到的某些有規(guī)律的數(shù)據(jù)（如辦公室人員名單），定義成序列，以備日后自動填充，豈不一勞永逸！選擇 “ 工具 ” 菜單中的 “ 選項(xiàng) ” 命令，再選擇 “ 自定義序列 ” 標(biāo)簽， 在輸入框中輸入新序列，注意在新序列各項(xiàng) 2間要輸入半角符號的逗號加以分隔（例如：張三，李四，王二 ），單擊 “ 增加 ” 按鈕將輸入的序列保存起來。 59、使用鼠標(biāo)右鍵拖動單元格填充柄 上例中，介紹了使用鼠標(biāo)左鍵拖動單元格填充柄自動填充數(shù)據(jù)序列 的方法。其實(shí)，使用鼠標(biāo)右鍵拖動單元格填充柄則更具靈活性。在某單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，按住鼠標(biāo)右鍵沿著要填充序列的方向拖動填充柄，將會出現(xiàn)包含下列各項(xiàng)的菜單：復(fù)制單元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天數(shù)填充、以工作日該充、以月該充、以年填充；序列 此時，你可以根據(jù)需要選擇一種填充方式。 60如果你的工作表中已有某個序列項(xiàng)，想把它定義成自動填充序列以備后用，是否需要按照上面介紹的自定義序列的方法重新輸入這些序列項(xiàng)？ 不需要。有快捷方法：選定包含序列項(xiàng)的單元格區(qū)域，選擇 “ 工具 ” “ 選項(xiàng) ” “ 自定義序列 ” ，單擊 “ 引入 ” 按鈕將選定區(qū)域的序列項(xiàng)添加至 “ 自定義序列 ” 對話框，按 “ 確定 ” 按鈕返回工作表，下次就可以用這個序列項(xiàng)了。 61、上例中，如果你已擁育的序列項(xiàng)中含有許多重復(fù)項(xiàng)，應(yīng)如何處理使其沒有重復(fù)項(xiàng)，以便使用 “ 引入 ” 的方法快速創(chuàng)建所需的自定義序列？ 選定單元格區(qū)域，選擇 “ 數(shù)據(jù) ” “ 篩選 ” “ 高級篩選 ” ，選定 “ 不選重復(fù)的記錄 ” 選項(xiàng)，按 “ 確定 ” 按鈕即可 。 62、不使用方向鍵也可上下左右移動所選定單元格 因工作需要，筆者在 Excel 多個單元格中輸入大量文本，大家 都知道，在Excel 中，如果要選定已選定單元格右側(cè)的單元格，可以按下方向鍵進(jìn)行移動，可為了節(jié)省時間，讓操作的速度更高，可以按下 Tab 鍵，這樣就可以快速選定已選定單元格右側(cè)的單元格了，因?yàn)榇蜃值臅r候兩只手都在主鍵區(qū)上工作，如果要按方向鍵，則必須把右手騰出來，這樣無疑會降低效率； 那么如果想選定已選定單元格左側(cè)的單元格該怎么辦呢？筆者經(jīng)過試驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，可以同時按下 “Shift+Tab” 組合鍵，這樣所選定的單元格就會左移了。 上面我們知道了快速向左和向右移動所選定單元格的方法，那向下選定單元格是按下 “ Enter” 鍵，相同的道理，如果想向上選定單元格就是同時按下組合鍵 “Shift+Enter” 了，怎么樣，這樣你在 Excel 中輸入大量文本速度就會快多了。 63、選中包含超鏈接的單元格 在 Excel 中的一個單元格中輸入一個電子信箱地址，默認(rèn)狀態(tài)下此單元格就會自動轉(zhuǎn)化為超鏈接，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊它就會打開超鏈接，這樣一來，如何才能選中此單元格而不打開此超鏈接呢？方法很簡單，用鼠標(biāo)點(diǎn)住此單元格持續(xù)幾秒鐘不放，就可以選中它了。 64、持續(xù)顯示單元格內(nèi)的公式 在 Excel 中的單元格內(nèi)任意輸入一 個公式，如 =1+1，按下回車鍵，這時此單元格就會不再顯示公式，而顯示出計(jì)算結(jié)果 2，可有的時候我們并不想馬上看到結(jié)果，而是希望此單元格能繼續(xù)顯示出公式，如何解決這個問題呢？方法很簡單，在單元格內(nèi)輸入公式之后，依次點(diǎn)擊菜單欄中的 “ 工具 ” “ 公式審核 ” “ 公式審核模式 ” ，這樣就可以使公式繼續(xù)保持原樣；而如果想顯示出公式計(jì)算結(jié)果時，可以再次點(diǎn)擊 “ 公式審核模式 ” 即可。 65、快速計(jì)算出矩形對角線長度 已知矩形的長和寬，現(xiàn)要求計(jì)算它的對角線長度，用 Excel 就可以快速計(jì)算出答案。如何操作呢？ 設(shè)矩形長為 X，寬為 Y，對角線長度為 Z，那么，從這個公式可以看出，要求出 Z，有兩個步驟。一，算出 X 的椒街島蚘的平方值，并把它們相加；二，把第一步求出的值開方，所得出的數(shù)字就是 Z。很明顯，我們要使用到 Excel 中的兩個函數(shù)，一個是計(jì)算某個數(shù)值的平方，即對數(shù)字進(jìn)行冪運(yùn)算；二是計(jì)算數(shù)字的平方根。下面介紹這兩個數(shù)學(xué)函數(shù)的使用方法。 返回給定數(shù)字的乘冪： POWER 中 06-6-17 1:50:41 POWER 函數(shù)可以對數(shù)字進(jìn)行乘冪運(yùn)算，它的語法是： POWER(number,power) 其中 Number 是底數(shù)，可以為任意實(shí)數(shù)。 Power 是指數(shù)，底數(shù)按該指數(shù)次冪乘方。 比如我們要求 5的二次方，也就是平方，就可以在單元格內(nèi)輸入： “=POWER（ 5， 2） ” ，即可得出答案 25。 返回給定數(shù)字的正平方根： SQRT 它的語法是： SQRT(number) 其中 Number 是要計(jì)算平方根的數(shù)。 比如我們要求出 16 的平方根，就可以在單元格中輸入： “=SQRT(16)” ，即可得出答案 4。 知道了這兩個函數(shù)的用法，我們就可以輕松的得出 Z 的值了。 先分 別求出 X和 Y 的平方，然后把它們相加，再相加得出的值開方，就可以得出答案。 如果你還是覺得這樣的速度慢，還有更好的方法。下面介紹一個函數(shù)：SUMSQ 返回參數(shù)的平方和： SUMSQ 它的語法是： SUMSQ(number1,number2, .)。 number1,number2 等 30 個以內(nèi)的數(shù)，用此函數(shù)可以求出它們的平方和，這樣一來，只需輸入 X 和 Y的值，就可以求出它們的平方和了，再用 SQRT 函數(shù)一計(jì)算，最后 Z 值就可以求出。 最好的方法是只在一個單元格內(nèi)輸入函數(shù)，就可以求出最終的 Z 值。 上面介紹過了返回參數(shù)的平方和的函數(shù)： SUMSQ，假設(shè) X， Y 的值分別是 3和 4，在一個單元格內(nèi)輸入 SUMSQ（ 3， 4），然后按 Enter 鍵，單元格內(nèi)就會顯示出數(shù)字 25，這就是 X 和 Y值的平方和，我們要算出 25 這個數(shù)的正平方根，就需要另外一個函數(shù)： SQRT，這樣一來，函數(shù) SUMSQ 成了函數(shù) SQRT 的參數(shù)，這在Excel 里面叫做嵌套函數(shù)，即某個函數(shù)成為另一個函數(shù)的參數(shù)，要想在一個單元格內(nèi)輸入 X 和 Y 的值，并求出 Z值，經(jīng)過筆者試驗(yàn)，是完全可行的，因?yàn)檫@里使用了嵌套函數(shù)。假設(shè) X和 Y 值分別為 3 和 4，在單元格中 輸入 =SQRT(SUMSQ(3,4)，并按下回車鍵，就可以馬上得到 Z 值 5。輸入此嵌套函數(shù)后， SUMSQ 函數(shù)的參數(shù) 3和 4 外邊的小括號會變成綠色，而 SQRT 函數(shù)的參數(shù)外邊的括號的顏色則不發(fā)生變化，這表明軟件已經(jīng)讀懂此嵌套函數(shù)的意思。 有興趣的讀者可以親自試一下，在 Excel 的任意一個單元格中，輸入“=SQRT(SUMSQ(X ， Y)” ，注意這里可以把 X， Y 換成任意兩個正數(shù)，然后按一下回車鍵，就會得出 Z 值了。 另外說一下， Excel 可以支持多級嵌套函數(shù)。 Excel制表技巧 (2)快速 輸入 2006 年 12月 06 日 星期三 21:02 EXCEL 快速操作技巧 1、快速得到合適列寬和行高 如果各列中數(shù)據(jù)寬度一致的話，我們可以選中各列，然后把鼠標(biāo)移至列標(biāo)題的右邊框，待鼠標(biāo)變成雙向箭頭時拖動至合適的寬度，這樣就可以得到統(tǒng)一列寬的各列了。如果各列中數(shù)據(jù)寬度不一致的話，我們經(jīng)常要逐列進(jìn)行調(diào)整，非常麻煩。此時可以選中含有數(shù)據(jù)的各列，同樣將鼠標(biāo)移至其中一個列標(biāo)題的右邊框，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成雙向箭頭時雙擊鼠標(biāo)左鍵，可以立刻將各列的列寬設(shè)置為 “ 最適合的列寬 ” ，即各列寬度為恰好可以完整顯示單元格數(shù) 據(jù)，如圖 1所示。 圖 1 用這個方法也可以得到 “ 最適合的行高 ” 。只是要雙擊行標(biāo)題的下邊框。 2、快速移動活動單元格 經(jīng)常要在數(shù)據(jù)區(qū)域的最開始和最末尾處、最左端和最右端處來回折騰嗎？其實(shí) ，用不著多次單擊滾動條，也不用多次滾動鼠標(biāo)的滾輪的。只要將鼠標(biāo)指向當(dāng)前單元格的下邊框，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)樗膫€箭頭的十字形時雙擊，就可以使活動單元格迅速定位于當(dāng)前數(shù)據(jù)區(qū)域中當(dāng)前列的最后一行，如圖 2所示。雙擊單元格的上邊框可以到達(dá)最上一行，而雙擊左邊框和右邊框則可以分別迅速到達(dá)最左端和最右端。快吧？ 圖 2 3、快速選中單元格區(qū)域 如果要選擇的區(qū)域本身已經(jīng)命名，那么，直接輸入該名稱，就更是簡單了。 其二，是利用定位功能 我們的工作表中有些數(shù)據(jù)是用公式計(jì)算出來的，還有一部分是手工輸入的數(shù)據(jù)。如果要單獨(dú)選中公式部分，那么只需要點(diǎn)擊菜單命令 “ 編輯 定位 ” ，打開“ 定位 ” 對話框。在這里您可以看到已經(jīng)命名的單元格區(qū)域。不過，我們要點(diǎn)擊的是下方的 “ 定位條件 ” 按鈕，打開 “ 定位條件 ” 對話框。如 圖 4所示。要選擇含公式的單元格區(qū)域，那就選中此對話框中的 “ 公式 ” 單選項(xiàng)，并且還可以對其下方的四個復(fù)選項(xiàng)進(jìn)行選擇，以便在工作表中對單元格區(qū)域進(jìn)行更精確的選擇。 圖 4 在此對話框中 ，我們還可以嘗試其他單選項(xiàng)。比如選中 “ 當(dāng)前區(qū)域 ” 單選項(xiàng)可以選擇活動單元格所在表格。而選中 “ 常量 ” 單選項(xiàng)則可以選擇表格中我們輸入的那些數(shù)據(jù)。還可以利用 “ 條件格式 ” 單選項(xiàng)選擇表格中我們設(shè)置了條件格式的那些單元格區(qū)域。如此等等，不再羅嗦。但無論怎樣，比起我們逐行逐列按下“Ctrl” 鍵靠鼠標(biāo)手工選擇都要簡單得多。 4、快速拆分窗口 為方便查看表格的不同部分，我們經(jīng)常要對工作表進(jìn)行垂直或水平拆分?？焖俨鸱值姆椒ㄊ牵合仍谛枰鸱值奈恢脝螕羰髽?biāo)，激活活動單元格，然后將鼠標(biāo)指向垂直滾動條頂端 的拆分框，待鼠標(biāo)指針變成拆分指針時，雙擊鼠標(biāo)，那么窗口就會在活動單元格上方將窗口水平拆分，如圖 5 所示。再次雙擊拆分框，則拆分取消。 圖 5 如果雙擊水平滾動條右端的拆分框，則會在活動單元格的左側(cè)進(jìn)行垂直拆分。 5、快速進(jìn)行頁面設(shè)置 一個工作簿中有多個工作表應(yīng)該是常有的事兒。各個工作表需要打印時，怎樣進(jìn)行頁面設(shè)置最快？當(dāng)然是將 這些工作表同時選中同時設(shè)置最快了。方法是在工作表標(biāo)簽處右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中選擇 “ 選定全部工作表 ” ，如圖 6所示。然后再點(diǎn)擊菜單命令 “ 文件 頁面設(shè)置 ” 就可以對它們同時進(jìn)行頁面設(shè)置了 . 圖 6 如果要選中的只是部分工作表，那么可以按住 “Ctrl” 鍵依次單擊各工作表標(biāo)簽。 6、快速輸入相同內(nèi)容 如果需要在不同工作表的同一單元格區(qū)域輸入相同內(nèi)容，我們可以先同時選中那些工作表，然后選擇需要輸入內(nèi)容的單元格區(qū)域，在區(qū)域的左上角單元格輸入內(nèi)容，然后按下 “Ctrl+Shift+Enter” 快捷鍵，那么所有選中的工作表中的單元格區(qū)域都會自動填充相同的內(nèi)容。如果需要在不同工作表的同一單元格輸入相同的公式，也可以采用這個辦法，如圖 7 所示。 圖7 選中單元格區(qū)域有兩種較為快速的方法。其一是利用名稱框。如果我們清楚地知道應(yīng)該選擇哪些區(qū)域，那么直接在編輯欄左側(cè)的 “ 名稱框 ” 內(nèi)填寫選擇區(qū)域是最簡便的了。比如我們要同時選中 A2:D15 單元格區(qū)域和 H 列，那么就可以在名稱框內(nèi)直接輸入 “A2:D1 5,H:H” ，按下回車鍵，則這些區(qū)域就被直接選中了，如圖 3所示。 7、快速輸入大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字 方法一：自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn) 用鼠標(biāo)依次單擊 “ 工具 ”/“ 選項(xiàng) ”/“ 編輯 ” 標(biāo)簽，在彈出的對話框中選中 “ 自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn) ” 復(fù)選框，然后在 “ 位數(shù) ” 微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以了。以后我們再輸入帶 有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時，直接輸入數(shù)字，而小數(shù)點(diǎn)將在回車鍵后自動進(jìn)行定位。 例如，要在某單元格中鍵入 0.06，可以在上面的設(shè)置中，讓 “ 位數(shù) ” 選項(xiàng)為 2，然后直接在指定單元格中輸入 6，回車以后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)椤?.06” 。怎么樣，簡單吧？ 方法二：自定義數(shù)據(jù)格式 1. 選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格； 2. 在 “ 格式 ” 菜單上，單擊 “ 單元格 ” ，選中 “ 數(shù)字 ” 選項(xiàng)卡； 3. 在 “ 分類 ” 下拉框中選中 “ 自定義 ” ； 4. 單擊 “ 類型 ” 輸入框，輸入新的格式類型 “0.000,” ，注意逗號 “,” 為半角英文字符，而非中文全角標(biāo)點(diǎn)； 5. 單擊 “ 確定 ” 按鈕，開始輸入數(shù)據(jù)。 編輯提示：可以通過自定義 “ 類型 ” 來定義數(shù)據(jù)小數(shù)位數(shù)，在數(shù)字格式中包含逗號，可使逗號顯示為千位分隔符，或?qū)?shù)字縮小一千倍。如對于數(shù)字 “1000” ，定 義為類型 “ ” 時將顯示為 “1 000” ，定義為“ ” 時顯示為 “1” 。 不難看出，使用以上兩種方法雖然可以實(shí)現(xiàn)同樣的功能，但仍存在一定的區(qū)別：使用方法一更改的設(shè)置將對數(shù)據(jù)表中的所有單元格有效，方法二則只對選中單元格有效，使用方法二可以針對不同單元格的數(shù)據(jù)類型設(shè)置不同的數(shù)據(jù)格式。使用時，用戶可根據(jù)自身需要選擇不同的方法 . 8、快速錄入文本文件中的內(nèi)容 如果您需要將純文本數(shù)據(jù)制作成 Excel XP的工作表，那該怎么辦呢？重新輸入一遍，大概只有頭腦有毛病的人才會這樣做；將菜單上的數(shù)據(jù)一個個復(fù)制 /粘貼到工作表中，也需花很多時間。其實(shí)只要在 Excel XP 中巧妙使用其中的文本文件導(dǎo)入功能，就可以大大減輕工作量。 依次用鼠標(biāo)單擊菜單 “ 數(shù)據(jù) /獲取外部數(shù)據(jù) /導(dǎo)入文本文件 ” ，然后在導(dǎo)入文本會話窗口選擇要導(dǎo)入的文本文件，再按下 “ 導(dǎo)入 ” 鈕以后，程序會彈出一個文本導(dǎo)入向?qū)υ捒?，您只要?照向?qū)У奶崾具M(jìn)行操作，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了。 9、快速輸入大量相同數(shù)據(jù) 如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個輸入。 具體方法為：首先同時選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住 Ctrl 鍵的同時，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個選中；其次輸入要填充的某個數(shù)據(jù)。按住 Ctrl 鍵的同時，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時填入該數(shù)據(jù)。 10、快速進(jìn)行中英文輸入法切換 一張工作表常常會既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一 種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動切換： 首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后在輸入法菜單中選擇一個合適的中文輸入法；接著打開 “ 有效性 ” 對話框，選中 “ 輸入法模式 ” 標(biāo)簽，在“ 模式 ” 框中選擇打開，單擊 “ 確定 ” 按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在 “ 有效數(shù)據(jù) ” 對話框中，單擊 “ 輸入法模式 ” 選項(xiàng)卡，在 “ 模式 ” 框中選擇關(guān)閉（英文模式）；最后單擊 “ 確定 ” 按鈕，這樣用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了 11、快速刪除工作表中空行 中 4-5-31 15:43:05 刪除 Excel XP 工作表中的空行，一般是將空行都找出來，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那么如何才能減輕刪除工作表中空行的工作量呢？可以使用下面的操作方法來進(jìn)行刪除： 在打開的工作表中單擊菜單欄中的 “ 插入 ” 菜單項(xiàng)，并從下拉菜單中選擇“ 列 ” ，從而插入一新的列，在列中順序填入整數(shù)；然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中列的數(shù)據(jù)，以列重新排序，然后刪去列。按照這 樣的刪除方法，無論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了。 12、快速對不同單元格中字號進(jìn)行調(diào)整 在編輯文件時常常需要將某一列的寬度固定，但由于該列各單元格中的字符數(shù)目不等，致使有的單元格中的內(nèi)容不能完全顯示在屏幕上，為了讓這些單元格中的數(shù)據(jù)都顯示在屏幕上，就不得不對這些單元格重新定義較小的字號。如果依次對這些單元格中的字號調(diào)整的話，工作量將會變得很大。 其實(shí)，您可以采用下面的方法來減輕字號調(diào)整的工作量：首先新建或打開一個工作簿，并選中需要 Excel XP 根據(jù)單元格的寬度調(diào)整字號的單元 格區(qū)域；其次單擊用鼠標(biāo)依次單擊菜單欄中的 “ 格式 ”/“ 單元格 ”/“ 對齊 ” 標(biāo)簽，在 “ 文本控制 ” 下選中 “ 縮小字體填充 ” 復(fù)選框，并單擊 “ 確定 ” 按鈕；此后，當(dāng)你在這些單元格中輸入數(shù)據(jù)時，如果輸入的數(shù)據(jù)長度超過了單元格的寬度， Excel XP能夠自動縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。如果你對這些單元格的列寬進(jìn)行了更改，則字符可自動增大或縮小字號，以適應(yīng)新的單元格列寬，但是對這些單元格原設(shè)置的字體字號大小則保持不變。 13、快速輸入多個重復(fù)數(shù)據(jù) 我們經(jīng)常要輸入大量重復(fù)的數(shù)據(jù) ,如 果依次輸入，工作量無疑是巨大的?，F(xiàn)在我們可以借助 Excel XP 的 “ 宏 ” 功能，來記錄首次輸入需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)的命令和過程，然后將這些命令和過程賦值到一個組合鍵或工具欄的按鈕上，當(dāng)按下組合鍵時，計(jì)算機(jī)就會重復(fù)所記錄的操作。 打開工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；接著再用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的 “ 工具 ” 菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇 “ 宏 ” 子菜單項(xiàng)，并從隨后彈出的下級菜單中選擇 “ 錄制新宏 ” 命令；設(shè)定好宏后，我們就可以對指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序?qū)⒆詣訉λM(jìn)行的各方面操作記錄復(fù)制。 14、快 速處理多個工作表 無論打開多少工作表，在某一時刻我們只能對一個工作表進(jìn)行編輯，那么能夠同時處理多個工作表么？您可采用以下方法：首先按住 “Shift 鍵或 “Ctrl鍵并配以鼠標(biāo)操作，在工作簿底部選擇多個彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，然后就可以對其實(shí)行多方面的批量處理了。 在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出快捷菜單，進(jìn)行插入和刪除多個工作表的操作；然后在 “ 文件 ” 菜單中選擇 “ 頁面設(shè)置 ” ，將選中的多個工作表設(shè)成相同的頁面模式；再通過 “ 編輯 ” 菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，在多個工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找、替換、定位操作； 通過 “ 格式 ” 菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，將選中的多個工作表的行、列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作；接著在 “ 工具 ”菜單中選擇 “ 選項(xiàng) ” ，在彈出的菜單中選擇 “ 視窗 ” 和 “ 編輯 ” 按鈕，將選中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；最后選中上述工作表集合中任何一個工作表，并在其上完成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時生成了格式完全相同的表格 15.快速插入空行 如果想在工作表中插入連續(xù)的空行，用鼠標(biāo)向下拖動選中要在其上插入的行數(shù)，單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中選擇 “ 插入 ” 命令，就可 在這行的上面插入相應(yīng)行數(shù)的空行。 如果想要在某些行的上面分別插入一個空行，可以按住 Ctrl 鍵，依次選中要在其上插入空行的行標(biāo)將這些行整行選中，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中選擇 “ 插入 ” 命令即可。 16.快速互換兩列中的 數(shù)據(jù) 在 Excel 中有一個很簡單的方法可以快速互換兩列數(shù)據(jù)的內(nèi)容。選中 A列中的數(shù)據(jù)，將鼠標(biāo)移到 A 列的右邊緣上，光標(biāo)會變?yōu)槭旨^形。 按下 Shift 鍵的同時按住鼠標(biāo)左鍵，向右拖動鼠標(biāo)，在拖動過程中，會出現(xiàn)一條虛線，當(dāng)拖到 B列右邊緣時，屏幕上會出現(xiàn) “C:C” 的提示。 這時松開 Shift 鍵及鼠標(biāo)左鍵，就完成 A， B 兩列數(shù)據(jù)的交換。 17.快速在單元格中輸入分?jǐn)?shù) 如果要想在 Excel 中輸入 2/3 時，僅在單元格中輸入 “2/3” ，按回車鍵后，單元格中的內(nèi)容會變?yōu)?“2 月 3 日 ” ，那么如何在單元格中輸入分?jǐn)?shù)呢？ 有兩種方法可供選擇：一種是在單元格中先輸入一個 0，接著輸入一個空格，然后輸入 “2/3”, 再按回車鍵就可以了。 另一種方法是，在輸入分?jǐn)?shù)前先輸入一個英文半角的單引號，然后再輸入“2/3”, 這樣按回車鍵后，也可以正確輸入分?jǐn)?shù) 2/3。 18.快速輸入日期 看了上面的第 3條技巧，在輸入日期時，如果要輸入 “2 月 3日 ” ，也不用一個字一個字地輸入了，只要在單元格中輸入 “2/3” ，按一下回車鍵就可以了。 變?yōu)?“2 月 3日 ” 后，雙擊這個單元格，還會顯示為 “2006 2 3” 的格式，但鼠標(biāo)離開后，又恢復(fù)為 “2 月 3 日 ” 的樣式。 如果要輸入當(dāng)前日期，按 “Ctrl+；” 組合鍵就可快速輸入。 輸入技巧 1、數(shù)字輸入 對于分?jǐn)?shù)，在輸入可能和日期混淆的數(shù)值時，應(yīng)在分?jǐn)?shù)前加數(shù)字 “0” 和空格。例如，在單元格中輸入 “2/ 3” ， Excel 將認(rèn)為你輸入的是一個日期，在確認(rèn)輸入時將單元格的內(nèi)容自動修改為 “2 月 3日 ” 。如果希望輸入的是一個分?jǐn)?shù)，就必須在單元格中輸入 “0 2/3” ，請注意 0 后面的空格。 2、文本輸入 如果需要在某個單元格中顯示多行文本，可選中該單元格，鼠標(biāo)右鍵選擇“ 設(shè)置單元格格式 ” 項(xiàng)，進(jìn)入 “ 單元格格式 ” 設(shè)置界面，單擊 “ 對齊 ” 選項(xiàng)卡，勾選 “ 自動換行 ” 復(fù)選框即可。 提示：如果需要在單元格中輸入硬回車，按 “Alt 回車鍵 ” 即可。 3、輸入日期和時間 Excel 把日期和時間當(dāng)作數(shù)字處理，工作 表中的時間或日期的顯示方式取決于所在單元格中的數(shù)字格式。在鍵入了 Excel 可以識別的日期或時間數(shù)據(jù)后，單元格格式會從 “ 常規(guī) ” 數(shù)字格式改為某種內(nèi)置的日期或時間格式。 如果要在同一單元格中同時鍵入日期和時間，需要在日期和時間之間用空格分隔； 如果要基于十二小時制鍵入時間，需要在時間后鍵入一個空格，然后鍵入AM或 PM（也可只輸入 A 或 P），用來表示上午或下午。否則， Excel 將基于二十四小時制計(jì)算時間。例如，如果鍵入 3： 00 而不是 3： 00 PM，則被視為 3： 00 AM保存； 如果要輸入當(dāng)天的日期， 請按 Ctrl；（分號）；如果輸入當(dāng)前的時間，請按 Ctrl Shift：（冒號）。 時間和時期可以相加、相減，并可以包含到其他運(yùn)算中。如果要在公式中使用日期或時間，請用帶引號的文本形式輸入日期或時間值。例如，公式2005/4/30-2002/3/20” ，將得到數(shù)值 1137。 4、輸入網(wǎng)址和電子郵件地址 對于在單元格中輸入的網(wǎng)址或電子郵件地址， Excel 在默認(rèn)情況下會將其自動設(shè)為超級鏈接。如果想取消網(wǎng)址或電子郵件地址的超級鏈接，可以在單元格上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “ 超級鏈接 /取消超 級鏈接 ” 即可。 此外，還有兩個有效辦法可以有效避免輸入內(nèi)容成為超級鏈接形式： 1. 在單元格內(nèi)的錄入內(nèi)容前加入一個空格； 2. 單元格內(nèi)容錄入完畢后按下 “Ctrl z” 組合鍵，撤消一次即可。 5.快速輸入固定有規(guī)律的數(shù)據(jù) 有時我需要大量輸入形如 “3405002005XXXX” 的號碼，前面的一長串?dāng)?shù)字 (“3405002005”) 都是固定