行政部管理制度

長(zhǎng)沙廣圣大酒店 組織架構(gòu) 編號(hào)： GS- XZ 1001 一、行政 部機(jī)構(gòu)設(shè)置圖 共計(jì)： 1 人 部門(mén)經(jīng)理（ 1 人） 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 崗位職責(zé) 編號(hào)： GS XZ2001 二、行 政 部崗位職責(zé)說(shuō)明 職 位：部門(mén)經(jīng)理 部 門(mén)： 行政 部 直接上司：總經(jīng)理 主要職責(zé)： 1、 根據(jù)酒店?duì)I銷(xiāo)情況和接待服務(wù)工作實(shí)際，按照總經(jīng)理的要求，負(fù)責(zé)起草綜合性規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、通知等公文函件，并審核簽發(fā)前的文稿。 2、 負(fù)責(zé)安排酒店行政會(huì)議和經(jīng)理辦公會(huì)議，及時(shí)將信息反饋給總經(jīng)理。 3、根據(jù)總經(jīng)理的指示編排好重要活動(dòng)日程表，做好有關(guān)單位 客訪預(yù)約和安排，做好來(lái)訪客人、重要會(huì)議、活動(dòng)預(yù)報(bào)，安排好各項(xiàng)接待活動(dòng)。 4、 協(xié)助總經(jīng)理協(xié)調(diào)、平衡各部門(mén)間的關(guān)系，會(huì)同有關(guān)部門(mén)檢查各項(xiàng)工作的完 成情況，做好綜合統(tǒng)計(jì)匯報(bào)工作。 5、 認(rèn)真配合有關(guān)部門(mén)落實(shí) VIP 的接待安排，接待來(lái)訪、參觀的重要客人，介紹 酒店 概況并陪同參觀展示酒店社會(huì)形象。 6、 負(fù)責(zé)加強(qiáng)與 兄弟酒店 的密切聯(lián)系。 7、 負(fù)責(zé)做好來(lái)信來(lái)訪的有關(guān)工作和處理客人向總經(jīng)理室的投訴。 8、 負(fù)責(zé)做好公文收發(fā)、打印、通訊以及文書(shū)檔案的管理和印章工作的使用。 9、 切實(shí)有效地管理好車(chē)隊(duì)（服務(wù)質(zhì)量、創(chuàng)收任務(wù)、安全管理、費(fèi)用 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 崗位職責(zé) 控制、維修保養(yǎng)）。 10、 根據(jù)檔案管理和保密制度，及時(shí)將使用完畢的材料、文件回收、整理、分類、登記、裝訂、歸檔。 11、 負(fù)責(zé) 酒店 內(nèi)部刊物的定稿、審稿和發(fā)行工作。 12、 加強(qiáng)本部門(mén)的自身建設(shè)，提高工作效率。 13、 完成總經(jīng)理和上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)交辦的其他工作。 素質(zhì)要求 ： 1、五官端正，身體健康； 具有大專以上或同等學(xué)歷 ； 從事酒店 主管工作三年以上 ； 具有英語(yǔ)聽(tīng)、說(shuō)、讀、寫(xiě)能力，有較強(qiáng)的筆譯能力 ； 具有艱苦奮斗、犧牲奉獻(xiàn)精神。 2、 具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，遵章守紀(jì)，保守秘密，工作細(xì)致、冷靜、嚴(yán)謹(jǐn)、周 密； 3、 了解心理學(xué)、旅游知識(shí)、哲學(xué)等相關(guān)知識(shí)； 4、 掌握酒店管理、邏輯、秘書(shū)、檔案、應(yīng)用文、公文寫(xiě)作等 專業(yè)知識(shí)；熟悉黨和國(guó)家有關(guān)改革的方針、政策、企業(yè)法、 經(jīng)濟(jì)法及涉外法規(guī)知識(shí)等； 5、 有較強(qiáng)的組織能力、協(xié)調(diào)能力、解決問(wèn)題和業(yè)務(wù)實(shí)施能力； 6、 團(tuán)結(jié)同事，善于處理人際關(guān)系，有較強(qiáng)的社會(huì)活動(dòng)能力； 7、 較強(qiáng)的文字處理能力和語(yǔ)言表達(dá)能力。 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 工作程序和標(biāo)準(zhǔn) 編號(hào)： GS- XZ 3001 三、行政 部 工作程序和標(biāo)準(zhǔn) 店外有關(guān)會(huì)議 程 序 標(biāo) 準(zhǔn) 1準(zhǔn)備 1、 接受 總經(jīng)理 指示； 2、 了解會(huì)議內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì)議者等要求； 3、 根據(jù)行政領(lǐng)導(dǎo)指示和會(huì)議要求，做好準(zhǔn)備。 2出席 1、 按要求準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議； 2、 準(zhǔn)確、全面地做好會(huì)議錄； 3、 未經(jīng) 總經(jīng)理 授權(quán)，不能在重大問(wèn)題上代表 酒店 表態(tài)。 3匯報(bào) 1、 回 酒店 后，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)約定匯報(bào)時(shí)間及方式； 2、 重點(diǎn)匯報(bào)要 酒店 落實(shí)的工作項(xiàng)目及要求； 3、 不匯報(bào)時(shí)，對(duì)會(huì)議布置的工作不得私自取 舍。 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 工作程序和標(biāo)準(zhǔn) 編號(hào)： GS- XZ 3002 行政 部 工作程序和標(biāo)準(zhǔn) 蓋公章與開(kāi)介紹信 程 序 標(biāo) 準(zhǔn) 1審批 1、 部門(mén)或個(gè)人提出申請(qǐng)； 2、 寫(xiě)明時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)系單位和事由；部門(mén)經(jīng)理審閱簽字；以 酒店 名義對(duì)外行文，要交總經(jīng)理審批。 2登記 1、 經(jīng)辦人持批文，到辦公室進(jìn)行登記； 2、 登記時(shí)要注明經(jīng)辦人、聯(lián)系單位 、事由、時(shí)間等。 3蓋章 1、 按申請(qǐng)批示內(nèi)容，清楚、準(zhǔn)確地開(kāi)具介紹信； 2、 一般不得開(kāi)具空白介紹信，如確有特殊情況，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可開(kāi)具； 3、 將公章蓋在發(fā)出單位名稱與日期處，保證印章字跡清晰。 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 工作程序和標(biāo)準(zhǔn) 編號(hào)： GS- XZ 3003 行政 部 工作程序和標(biāo)準(zhǔn) 收文與傳閱 程 序 標(biāo) 準(zhǔn) 1登記 1、 接到文件后，要于當(dāng) 日在收文本上進(jìn)行登記，注明收文序號(hào)、日期、份數(shù)、密級(jí)、內(nèi)容摘要、來(lái)文單位及文件編號(hào)； 2、 每份文件的右角上寫(xiě)明收文日期及文件編號(hào)； 3、 填寫(xiě)文件傳閱單，每份文件一張，并訂在文件封面。 2傳閱 1、 文件登記后放入文件閱夾，交有關(guān)部門(mén)經(jīng)理（急件放在上面，并標(biāo)上記號(hào)）傳閱； 2、 部門(mén)經(jīng)理傳閱后要在文件傳閱單上寫(xiě)明建議或“請(qǐng)行政領(lǐng)導(dǎo)傳閱”以及傳閱日期； 3、 將文件送 總經(jīng)理 傳閱；遇有保密文件時(shí)，將文 件親手交給領(lǐng)導(dǎo)，并做傳閱記錄。 3存檔 1、 文件傳閱后，要翻閱每份傳閱單，檢查是否 總經(jīng)理批示； 2、 有批示的按 照批示辦理，并在傳閱單上注明處理結(jié)果及日期； 3、 無(wú)批示的文件暫放辦公室存檔； 4、 上級(jí)要求定期收回的文件，要在指定時(shí)間交回，并辦理相應(yīng)手續(xù)。 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 工作程序和標(biāo)準(zhǔn) 編號(hào)： GS- XZ 3004 行政 部 工作程序和標(biāo)準(zhǔn) 向外發(fā)文 程 序 標(biāo) 準(zhǔn) 1審批 1、 各部受行政領(lǐng)導(dǎo)委托或遵照上級(jí)有關(guān)部門(mén)指示以酒店名義寫(xiě)的報(bào)告、請(qǐng)示、簡(jiǎn)報(bào)等，要先到 行政部 填寫(xiě)發(fā) 文表，并由 行政部 連同原稿一起交 總經(jīng)理 審批； 2、 發(fā)文稿被批準(zhǔn)后，辦公室再填寫(xiě)發(fā)文號(hào)，并作登記。 2打印 1、 發(fā)文部門(mén) 將 原稿和批件打??； 2、 校對(duì)要求認(rèn)真仔細(xì)； 3、 上報(bào)文件份數(shù)一般根據(jù)需要確定。 3發(fā)文 1、 在打印好的文件 在行政部 加蓋酒店公章； 2、 將文件裝入信封，并在信封上寫(xiě)明收文單位、姓名； 3、 將封好的文件交有關(guān)人員，并說(shuō)明發(fā)送時(shí)間及有關(guān)事 宜；文件原稿、批件及一份正式文件交 行政部 存檔。 4備注 酒店對(duì)外簽定的經(jīng)濟(jì)合同必須經(jīng)總經(jīng)理簽字后加蓋 酒店公章，正本由財(cái)務(wù)部存檔。 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 工作程序和標(biāo)準(zhǔn) 編號(hào)： GS- XZ 3005 行政 部 工作程序和標(biāo)準(zhǔn) 電話通知處理 程 序 標(biāo) 準(zhǔn) 1.接聽(tīng) 1、 電話鈴響 3 聲以內(nèi)接聽(tīng)電話； 2、 拿起話筒后先向客人問(wèn)好，再通報(bào)所在的部門(mén)和姓名，同時(shí)主動(dòng)詢問(wèn)客人要求； 3、 用熱情、禮貌的語(yǔ)氣同客人講話，并要親切、明了。 2.記錄 1、 所述內(nèi)容要記錄完整、準(zhǔn)確； 2、 字跡清晰。 3.道別 1、 語(yǔ)氣要禮貌 ； 2、 等客人掛斷電話后方可掛斷電話。 4.匯報(bào) 1、 及時(shí)向 總經(jīng)理 匯報(bào)通知的內(nèi)容； 2、 及時(shí)向有關(guān)部門(mén)傳達(dá)行政領(lǐng)導(dǎo)的指示精神； 3、 所匯報(bào)、傳達(dá)的人、日期等均要詳細(xì)記錄。 5.督查 要督促和檢查有關(guān)部門(mén)落實(shí)的情況，以免延誤。 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 工作程序和標(biāo)準(zhǔn) 編號(hào)： GS XZ 3006 行政 部 工作程序和標(biāo)準(zhǔn) 項(xiàng)目： 會(huì)議工作程序 1、 了解會(huì)議的性質(zhì)與目的； 2、 確定會(huì)議日期， 出席者和主持人； 3、 開(kāi)會(huì)前一天（緊急會(huì)議會(huì)前 1 小時(shí)）以適當(dāng)?shù)男问较蛴嘘P(guān)人員通知會(huì)期； 4、 準(zhǔn)備會(huì)議所需的材料及物品；會(huì)前 1 小時(shí)安排布置好會(huì) 場(chǎng)； 5、 會(huì)前接待、簽到和分發(fā)會(huì)議材料； 6、 會(huì)議記錄要發(fā)送到有關(guān)部門(mén)。 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 工作程序和標(biāo)準(zhǔn) 編號(hào)： GS XZ 3007 行政 部 工作程序和標(biāo)準(zhǔn) 項(xiàng)目： 接待拜訪總經(jīng)理的客人的工作程序和要求 （一） 客人到前廳通過(guò)服務(wù)員 （或迎賓）要求會(huì)見(jiàn)總經(jīng)理。 1、 服務(wù)人員（或行李生）先將客人介紹給大堂副理或前廳接待 經(jīng)理 ； 2、 大堂副理或前廳接待 經(jīng)理 應(yīng)有禮貌地請(qǐng)客人就坐，詢問(wèn)客人所在單位及找總經(jīng)理有何事宜，使客人感到對(duì)其關(guān)心并愿意提供幫助。證實(shí)客人身份后，大堂副理在權(quán)限范圍內(nèi)代表總經(jīng)理處理有關(guān)事宜； 3、 如客人執(zhí)意要見(jiàn)總經(jīng)理，應(yīng)請(qǐng)客人稍候，電話與總經(jīng)理辦公室聯(lián)系； 4、 總經(jīng)理辦公室根據(jù)情況決定是否可以讓該客人會(huì)見(jiàn)總經(jīng)理，并通知大堂副理； 5、 對(duì)于總經(jīng)理預(yù)定接待的重要客人，由大堂副理或指派服務(wù)人員引領(lǐng)至總經(jīng)理室。 6、 對(duì)于總經(jīng)理暫不能接待 的客人，由大堂副理或前廳經(jīng)理婉轉(zhuǎn)地告知客人，然后根據(jù)客人情況，必要時(shí)將其介紹到相應(yīng)部門(mén)，之后由該部門(mén)經(jīng)理接待并將情況反饋給總經(jīng)理辦公室。 （二） 客人直接到總經(jīng)理室要求拜見(jiàn)總經(jīng)理時(shí)： 1、 如客人系政府或有關(guān)部門(mén)的重要客人或總經(jīng)理非常熟悉的客人，總經(jīng)理辦公室主任、秘書(shū)應(yīng)先請(qǐng)其在總經(jīng)理接待室等候，然后通報(bào)總經(jīng)理。 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 工作程序和標(biāo)準(zhǔn) 2、 對(duì)于執(zhí)意要會(huì)見(jiàn)總經(jīng)理的客人，應(yīng)先請(qǐng)客人在接待室稍 候（茶水服務(wù)），問(wèn)明情況后報(bào)總經(jīng)理。如總經(jīng)理同意接待，即將客人介紹給總經(jīng)理（一般在接待室或會(huì)議室）；總經(jīng)理不同意接待時(shí)，可安排部門(mén)經(jīng)理出面接待。 3、 一般公務(wù)性客人要求會(huì)見(jiàn)總經(jīng)理，在問(wèn)明客人來(lái)由后，由辦公室人員直接處理或介紹相應(yīng)的部門(mén)接待（在總經(jīng)理接待室或部門(mén)辦公室），然后將有關(guān)情況反饋給總經(jīng)理。 總經(jīng)理接待準(zhǔn)則： 1、 策劃安排接待客人； 2、 臨時(shí)性重大的接待（如政府有關(guān)部門(mén)、特殊事項(xiàng)）。 3、 其他客人由有關(guān)部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)接待（如需總經(jīng)理接待，可另行安排時(shí)間）。 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 相關(guān)制度 編號(hào)： GS XZ 4001 四、行政 部 相關(guān)制度 項(xiàng)目： 行政部規(guī)章制度 行政部員工必須做到： 1、 按時(shí)上下班，自覺(jué)遵守勞動(dòng)紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行先請(qǐng)假后休假制度。 2、遵守 酒店的加班倒休規(guī)章制度。合理安排工作，嚴(yán)格控制加班，所有休假（含倒休假）應(yīng)盡量安排在月中和年中，即工作淡季。 3、 每年舉辦至少一次員工聯(lián)歡活動(dòng)。所有會(huì)議和聯(lián)歡活動(dòng)務(wù)必有計(jì)劃、有組織、有準(zhǔn)備、有落實(shí)，努力做好管理當(dāng)局與普通員 工的信息交流與感情交流工作。 4、 根據(jù)各自工作需要制訂每日、每月、每年的工作計(jì)劃，并堅(jiān)持每月底、每年度上交書(shū)面工作匯報(bào)。所有活動(dòng)務(wù)必在舉辦前一天再次跟蹤落實(shí)，所有日常性工作務(wù)必列入工作計(jì)劃，所有突發(fā)性工作務(wù)必寫(xiě)入工作總結(jié)，逐漸使工作程序化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。 5、 高效有序地工作。上班時(shí)間不說(shuō)與工作無(wú)關(guān)的話，不干與工作無(wú)關(guān)的事，不打與工作無(wú)關(guān)的電話，不看與工作無(wú)關(guān)的書(shū)刊。務(wù)必做到聽(tīng)電話不超過(guò) 3 聲，占用電話不超過(guò) 3 分鐘（除緊急或個(gè)別情況）。 6、 熱情關(guān)心廣大員工的工作與生活，與員工同甘苦，共患難；虛心聽(tīng)取廣大員工 的意見(jiàn)與要求，為員工辦實(shí)事，辦真事；積極開(kāi)展各種健康的文體活動(dòng)，豐富業(yè)余生活，增強(qiáng)凝聚力；努力促進(jìn)雇主與雇員之間的溝通，確保上情下達(dá)，下情上呈。 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 相關(guān)制度 編號(hào)： GS XZ 4002 行政 部 相關(guān)制度 項(xiàng)目： 關(guān)于建立四個(gè)例會(huì)制度的規(guī)定 為了進(jìn)一步加強(qiáng)酒店管理，全面提高企業(yè)素質(zhì)，提高效率，達(dá)到高質(zhì)量、高效率、高收入、降低成本費(fèi)用“三高一低”的目的，酒店要建立經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、銷(xiāo) 售報(bào)告例會(huì)、財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告例會(huì)、人力資源開(kāi)發(fā)與管理分析報(bào)告例會(huì)以及安全例會(huì)。四個(gè)例會(huì)召開(kāi)的時(shí)間安排和要求如下： 1、 經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售計(jì)劃報(bào)告例會(huì)：在每月的第一周周五召開(kāi)（參加部門(mén)：總經(jīng)理辦公室、 銷(xiāo)售 部、財(cái)務(wù)部、咖啡廳、 前廳 部 、客房部 ）。 2、 經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告例會(huì)：在每月第二周周五召開(kāi)。（參加部門(mén)：財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理辦公室） 3、 人力資源開(kāi)發(fā)與管理分析報(bào)告例會(huì)；在每月第三周周五召開(kāi)。（參加部門(mén)：總經(jīng)理辦公室 、人力資源部 ） 4、 安全例會(huì)：在每月的第四周周五召開(kāi)（參加部門(mén)：保安部、總經(jīng)理辦公室） 附：成本控制分析報(bào)告會(huì) ：每月第一周周三召開(kāi)（參加部門(mén)：所有部門(mén)） 要求 ： 1、 四個(gè)例會(huì)的文字報(bào)告分別由主管部門(mén)（ 銷(xiāo)售 部、財(cái)務(wù)部、總辦、保安部認(rèn)真準(zhǔn)備，在召開(kāi)例會(huì)的前一天中午 12:00 以前報(bào)總經(jīng)理）。 2、 報(bào)告內(nèi)容包括上期計(jì)劃執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)分析不足，找出差距，提出整改措施。報(bào)告力求簡(jiǎn)明扼要，言之有物，用事實(shí)和數(shù)據(jù)說(shuō)話。 3、 四個(gè)例會(huì)中提出的重要事項(xiàng)將列入酒店的工作計(jì)劃及總結(jié)中去，各部門(mén)應(yīng)針對(duì)例會(huì)中所提出的問(wèn)題認(rèn)真分析，限期改進(jìn)。 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 相關(guān)制度 編號(hào)： GS XZ 4003 行政 部 相關(guān)制度 項(xiàng)目： 行文管理規(guī)定 根據(jù)有利工作、有利保密、有利歸檔的文秘工作原則，對(duì)酒店內(nèi)外行文作如下統(tǒng)一規(guī)定： 基本原則 1、 行文一般不得越級(jí)，如需越級(jí)行文時(shí)應(yīng)抄報(bào)越過(guò)的主管領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)。 2、 呈報(bào)的公文應(yīng)一文一事。 格式要求 1、 酒店對(duì)外統(tǒng)一行文名稱：廣圣大酒店。 2、 對(duì)外行文，要使用“發(fā)文稿紙”；酒店內(nèi)部行文，要使用“報(bào)批稿紙”。 3、 標(biāo)題要簡(jiǎn)練明確，要注明文件種類（請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件等）。 4、 抬頭要寫(xiě)（部門(mén)、 稱呼、職務(wù)）。 5、 要有行文編號(hào)，以便存放、查找、 歸檔。 6、 要注明保密等級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部文件等）。 7、 文字內(nèi)容要簡(jiǎn)練準(zhǔn)確，禁用不準(zhǔn)確數(shù)字，使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要力求正確。 8、 落款要注明“年、月、日”，“附件”、“抄報(bào)”、“抄送”等。 9、 書(shū)寫(xiě)要字跡工整，書(shū)面要干凈；不用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)，有涂改 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 相關(guān)制度 的文稿不能呈報(bào)上級(jí)；字體大小、行距要適當(dāng)。 辦理方法 1、 對(duì)外行文 （ 1）以酒店名義對(duì)外發(fā)文，擬稿人按發(fā)文格式撰文后，交部門(mén)經(jīng)理核稿簽字。 （ 2）將部門(mén)經(jīng)理簽字的文稿，送 行政部 登記編號(hào)。 （ 3）由 行政部 轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 （ 4）領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，經(jīng)打印、擬稿人核對(duì)，加蓋酒店公章發(fā)出。 （ 5）以部門(mén)名義對(duì)外發(fā)文，由分管領(lǐng)導(dǎo)核稿后總經(jīng)理簽發(fā)，部門(mén)檔案管理人員登記、辦理和存檔。 2、 內(nèi)部行文 （ 1）部門(mén)向董事會(huì) 、 酒店總經(jīng)理或其它領(lǐng)導(dǎo)的書(shū)面請(qǐng)示、報(bào)告，由承辦人以部門(mén)名義擬文，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字同意后，交 行政部 進(jìn)行登記 和轉(zhuǎn)送。 （ 2）部門(mén)以酒店的名義內(nèi)發(fā)的文件、規(guī)定、制度等由 承辦部門(mén)擬定，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字同意后交 行政部 審核并送總經(jīng)理簽發(fā)。 （ 3）經(jīng)酒店總經(jīng)理、副總經(jīng)理審批（審閱）后的函電，一般應(yīng)退回辦公室，由辦公室按領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)，交有關(guān)部門(mén)承辦。 （ 4）各部門(mén)呈報(bào)的公文應(yīng)適時(shí)詢問(wèn)審批情況，以防止延時(shí)和誤事。 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 相關(guān)制度 編號(hào)： GS XZ 4004 行政 部 相關(guān)制度 項(xiàng)目： 請(qǐng)示報(bào)告規(guī)定 為了認(rèn)真貫徹執(zhí)行酒店的各項(xiàng)方針，全面掌握工作情況 ，加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)管理，正確指導(dǎo)工作，對(duì)請(qǐng)示報(bào)告做如下規(guī)定。 凡屬下列事宜各部門(mén)必須向總經(jīng)理或董事會(huì)寫(xiě)出書(shū)面請(qǐng)示報(bào)告： 1、 部門(mén)的年度、月度工作計(jì)劃和總結(jié)。 2、 改變酒店對(duì)本部門(mén)的經(jīng)營(yíng)方針和工作任務(wù)。 3、 與國(guó)內(nèi)外單位進(jìn)行合作，簽訂意向書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同書(shū)等。 4、 應(yīng)國(guó)內(nèi)外團(tuán)體、商社聘請(qǐng)擔(dān)任各種職務(wù)等。 5、 邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)外團(tuán)體或個(gè)人來(lái)訪或參加酒店各項(xiàng)活動(dòng)等。 6、 舉辦各種大型演出、招待會(huì)、展覽、慶祝會(huì)、重要的工作會(huì)議等。 7、 接待國(guó)內(nèi)外大型團(tuán)、組和重要賓客等。 8、 重要的信息、資料、情況等。 凡屬下列情況各部門(mén)工作人員 必須向本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示報(bào)告： 1、 應(yīng)邀參加外事活動(dòng)（業(yè)務(wù)洽談、宴請(qǐng)、酒會(huì)等），應(yīng)事先請(qǐng)示，事后報(bào)告。 2、 外國(guó)人臨時(shí)來(lái)訪來(lái)電，接洽之后要作記錄，并作匯報(bào)。 3、 接受禮品，按規(guī)定上報(bào)并上繳。 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 相關(guān)制度 編號(hào)： GS XZ 4005 行政 部 相關(guān)制度 項(xiàng)目： 印章管理規(guī)定 1、 酒店的印章由 行政部 專人保管，各部門(mén)印章和業(yè)務(wù)專用章由部門(mén)指定專人妥善保管。 2、 酒 店更換印章時(shí)，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一辦理。確屬工作需要增刻印章時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理辦公室和有關(guān)部門(mén)準(zhǔn)許。 3、 凡需行使酒店法人資格的合同、協(xié)議和其它文件加蓋公章，承辦人須報(bào)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后向董事會(huì)申報(bào)。 4、 營(yíng)業(yè)部、財(cái)務(wù)部管理的合同專用章在總經(jīng)理授權(quán)范圍使用。 5、 印章使用要求： （ 1）因公需要加蓋部門(mén)印章，須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意。 （ 2）對(duì)外非行文文件、證明等需加蓋酒店印章，要經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字按規(guī)定報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后， 行政部 方可辦理。 （ 3）各部門(mén)因公出差需帶部門(mén)印章和空白介紹信，要 經(jīng)部門(mén)經(jīng)理準(zhǔn)許后，方可攜帶。 （ 4）因特殊任務(wù)出差帶加蓋酒店公章的空白介紹信，必須總經(jīng)理簽字同意， 行政部 方可辦理；出差人員返回酒店后，如有剩余介紹信要及時(shí)交回 行政部 注銷(xiāo)。 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 相關(guān)制度 編號(hào)： GS XZ 4006 行政 部 相關(guān)制度 項(xiàng)目： 檔案管理規(guī)定與制度 第一條 為加強(qiáng)酒店檔案工作建設(shè)，促進(jìn)酒店檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，更好地為酒店經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定，特制定本規(guī)定。 第二條 酒店檔案是酒店在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育培訓(xùn)等方面的檔案。 第三條 酒店檔案工作是酒店工作的重要組成部分，是酒店信息管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是維護(hù)酒店歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。 第四條 酒店檔案工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，積極提供利用，為酒店各項(xiàng)工作服務(wù)。 第五條 酒店的檔案工作由 行政部 負(fù)責(zé)，其職責(zé)是： 1、 經(jīng)管酒店各單 位秘密以上文件、資料、信息的運(yùn)轉(zhuǎn)和其它文件材料的處理工作。 2、 負(fù)責(zé)酒店定期檔案的整理、保管，提供利用和永久歸檔材料的上送工作。 3、 承辦酒店文件保密檢查工作。 4、 積極向行政領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)工作，認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)事項(xiàng)。 第六條 文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)要遵循計(jì)劃、生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理等項(xiàng)工作（以下簡(jiǎn)稱生產(chǎn)活動(dòng)）和文書(shū)處理的程序。 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 相關(guān)制度 第七條 酒店文件材料的形成 、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理程序和工作計(jì)劃；列入有關(guān)單位的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。 第八條 酒店生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的科技文件材料（含照片、錄音、錄像等），由具體承辦人負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。 第九條 酒店文件材料歸檔的基本要求 1、 歸檔的文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、書(shū)繪工整、聲像清晰，符合文件格式；不得使用圓珠筆、鉛筆不耐久書(shū)寫(xiě)材料起草和批改文件。 2、 歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。 3、 照片、底片、影片、磁帶等材料，應(yīng)注明拍攝時(shí) 間、地點(diǎn)、內(nèi)容和拍攝人姓名，及時(shí)編寫(xiě)說(shuō)明詞，以利日后整理、查證。 4、 所有酒店工作人員應(yīng)增強(qiáng)檔案意識(shí)，樹(shù)立整體觀念，維護(hù)本酒店歸檔材料的齊全完整。任何人均不得以任何理由私自保存和銷(xiāo)毀歸檔的文件材料。 第十條 文件材料的歸檔范圍 行政管理方面：包括酒店行政管理、文秘工作、安全保衛(wèi)、質(zhì)檢督導(dǎo)、審計(jì)、人事管理、員工教育、福利、外事、法律事務(wù)、醫(yī)療衛(wèi)生等方面形成的文件材料。 第十一條 文件材料的歸檔時(shí)間 1、 各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，將應(yīng)歸檔的文件材料交各職部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后，交酒店 行政部 歸檔。 2、 酒店重大會(huì)議和文件材料及各類案件材料，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí) 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 相關(guān)制度 整理歸檔，交酒店 行政部 。 3、 酒店工作人員因公外出參加學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議帶回的文件材料應(yīng)在回來(lái)后 1 個(gè)月內(nèi)交酒店 行政部 歸檔。 第十二條 電腦資料歸檔原則為一年一次或可能丟失前復(fù)制所有資料歸檔。 第十三條 酒店各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng) 增加歸檔份數(shù)。 第十四條 酒店檔案部門(mén)要對(duì)酒店文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。 第十五條 檔案管理 建立健全管理制度，把檔案工作納入酒店的發(fā)展規(guī)劃和目標(biāo)管理；負(fù)責(zé)解決酒店檔案工作的重大問(wèn)題且制訂工作計(jì)劃，組織檢查落實(shí)并負(fù)責(zé)日常業(yè)務(wù)工作。 第十六條 檔案分類 1、 檔案分類原則。酒店檔案分類要體現(xiàn)集中統(tǒng)一管理原則，以酒店全部檔案為對(duì)象，依據(jù)企業(yè)職能，結(jié)合酒店檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)及其形成規(guī)律，保持檔案信息之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。 2、 酒店檔案應(yīng)首 先區(qū)分不同保管期限，及分類。 文書(shū)檔案采取按年度（時(shí)期）分類；類下根據(jù)文件材料的多少，采取按組織機(jī)構(gòu)設(shè)屬類或不設(shè)屬類。 科技檔案一般按產(chǎn)品生產(chǎn)、設(shè)備儀器、技術(shù)管理、科學(xué)研究、基本建設(shè)等進(jìn)行二級(jí)分類；類下可視不同情況，分別采用按型號(hào)、課題、項(xiàng)目或?qū)I(yè)性質(zhì)、時(shí)間、組成機(jī)構(gòu)、文件名稱等設(shè)屬類。 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 相關(guān)制度 專門(mén)檔案按經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、保衛(wèi)案件等進(jìn)行二級(jí)分類；分別按時(shí) 間、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題分設(shè)屬類或不設(shè)屬類。 3、 錄音、錄像、照片等聲像檔案和實(shí)物（獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗、贈(zèng)品等）一般不單獨(dú)分類，但應(yīng)單獨(dú)保管。具體可在全宗介紹或文件目錄中注明其存放位置，以保持其文字材料的聯(lián)系，個(gè)別與卷內(nèi)文件聯(lián)系密切而又整理在一起照片，可隨文件保管，不必抽出單獨(dú)存放。 第十七條 酒店檔案要編制檔案總目錄、分類目錄、底圖、目錄和保管單位目錄及其它必要的檢索工具。 第十八條 檔案保管 1、 酒店檔案部門(mén)要建立保密、安全、保管、借閱等制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。 2、 檔案部門(mén)接收檔案時(shí)必須認(rèn)真驗(yàn)收，并 辦理交接手續(xù)。 3、 存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找，一般應(yīng)由左至右，從上至下排列。 4、 底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖主庫(kù)，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。 5、 照片、 碟 等要用特制的密封盒和影集等存放，按編號(hào)順序排列。 6、 要定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)工作，做到帳、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，庫(kù)藏檔案因移交、作廢、遺失等注 銷(xiāo)賬 卡時(shí)，查明原因，保存依據(jù)。 7、 保存檔案應(yīng)具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防蟲(chóng)、防潮、 防高溫、防紫外光的設(shè)施和能力。 第十九條 檔案鑒定 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 相關(guān)制度 1、 根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門(mén)的規(guī)定，編制檔案保管期限表，檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。確定保管期限的基本原則是： （ 1） 對(duì)酒店有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存； （ 2） 對(duì)酒店在一定時(shí)間內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存； 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。 1、 鑒定工作要 由領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。每次鑒定要寫(xiě)出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見(jiàn)，小組負(fù)責(zé)人簽名，并且注明鑒定日期。 2、 鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，具體由酒店根據(jù)實(shí)際需要確定。 3、 鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整時(shí)，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。 第二十條 經(jīng)鑒定確認(rèn)已失去保存價(jià)值的檔案，要編造檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)請(qǐng)主管檔案工作的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)要注意以下幾點(diǎn)： 1、 檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)未批準(zhǔn)前，應(yīng)將待銷(xiāo)毀的檔案妥善地單獨(dú)保存起來(lái)，以備審查。 2、 銷(xiāo)毀檔案 時(shí)，要有兩人監(jiān)銷(xiāo)。檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)”字樣和銷(xiāo)毀日期并簽名蓋章。 3、 在鑒定工作經(jīng)驗(yàn)不足的情況下，為防止錯(cuò)銷(xiāo)，也可將已批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案暫存一個(gè)時(shí)期，待確認(rèn)已無(wú)保存價(jià)值時(shí)再銷(xiāo)毀。 第二十一條 檔案統(tǒng)計(jì) 1、 檔案統(tǒng)計(jì)的基本原則是：實(shí)事求是，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。 2、 檔案部門(mén)應(yīng)建立登記統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 相關(guān)制度 用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交 等情況進(jìn)行定期統(tǒng)計(jì)。 要建立檔案收進(jìn)、移出登記薄和調(diào)借檔案登記簿，及時(shí)登記、統(tǒng)計(jì)、做到心中有數(shù)。 檔案統(tǒng)計(jì)主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案提供利用及其效果統(tǒng)計(jì)等。 第二十二條 酒店檔案開(kāi)發(fā)與提供，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。凡利用檔案的部門(mén)與個(gè)人，不能泄露機(jī)密檔案內(nèi)容。必須愛(ài)護(hù)檔案，不得遺失、涂改、勾劃、批注、剪裁、拆散、損壞或轉(zhuǎn)借。 第二十三條 凡借閱檔案的部門(mén)和個(gè)人，都必須履行借閱手續(xù)。因工作需要復(fù)制一般性檔案，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；機(jī)密、絕密的檔案材 料，原則上不準(zhǔn)復(fù)制，并在檔案室 內(nèi)查閱，不予外借，如需外借，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理 批準(zhǔn)，借出的檔案要規(guī)定期限，一般不得超過(guò) 10 天。外單位查閱檔案，須持該單位的正式介紹信，并經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 相關(guān)制度 編號(hào)： GS XZ 4007 行政 部 相關(guān)制度 項(xiàng)目： 保密工作制度 1、 檔案工作必須自覺(jué)遵守保密工作制度，嚴(yán)格做到“十不準(zhǔn)”，以確保檔案資料的絕對(duì)安全。 2、 復(fù)印檔案資料和秘密文件 材料，必須經(jīng)過(guò)請(qǐng)示，履行審批、登記手續(xù)，并將復(fù)印件按原件要求管理。 3、 檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)和離、退休時(shí)，必須把自己經(jīng)管的秘密文件、檔案資料全部移交清楚，移交時(shí)，要造冊(cè)清點(diǎn)、核對(duì)，并辦理簽字手續(xù)。 4、 秘密文件應(yīng)制訂清查、清退制度，在清查、清退中發(fā)現(xiàn)丟失的，要及時(shí)追查處理。 5、 秘密文件和核心檔案，必須存放在有保密保障的地方，并經(jīng)常檢查保管情況，對(duì)不時(shí)工作使用的秘密文件，在用后隨時(shí)入柜加鎖。 6、 銷(xiāo)毀秘密文件和檔案材料，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)登記造冊(cè)，并派兩人以上專人護(hù)送到指定地點(diǎn)監(jiān)督銷(xiāo)毀。 長(zhǎng)沙廣圣大酒店 相關(guān)制度 編號(hào)： GS XZ 4007 行政 部 相關(guān)制度 項(xiàng)目： 檔案、資料借閱規(guī)定 1、 本室檔案、資料，主供本行政領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員使用。 2、 查閱檔案、資料須首先填寫(xiě)檔案借閱登記表（未履行登記手續(xù)者，保密室拒絕提供檔案、資料）。 3、 檔案原件一般不借出保密室，因特殊情況需代理出時(shí)，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理好借閱手續(xù)。資料的借出時(shí)間不得超過(guò)半個(gè)月 ，確需繼續(xù)借閱的，要辦理續(xù)借手續(xù)。 4、 查閱時(shí)，要愛(ài)護(hù)檔案、資料，嚴(yán)禁在文件和材料上劃線、打勾、作記號(hào)、折角，更不允許涂改和拆散檔案、資料；保密室內(nèi)禁止吸煙，違者視情節(jié)輕重追究責(zé)任。 5、 外單位人員來(lái)本室查閱檔案，必須持有單位介紹信（注明查閱內(nèi)容和用途），并經(jīng) 總經(jīng)理 批準(zhǔn)，方可查閱。每張介紹信只能查閱一次檔案，閱完后，介紹信留本室備查。 6、 查閱檔案、資料者 有將義務(wù)利用效果反饋保密室，有利于探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律。 更好地為各部門(mén)利用檔案服務(wù)。 7、 凡借閱秘密檔案者，必須經(jīng)