采購流程規(guī)范10.19.docx

采購流程規(guī)范為規(guī)范原材料的采購程序、節(jié)約采購成本、滿足經(jīng)營的需求、提高經(jīng)濟(jì)效益、特制定本制度。第一條 基本原則 1廉潔自律，嚴(yán)格供應(yīng)商選擇、評價、甑選以保證供應(yīng)商供貨質(zhì)量，處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，不接受供應(yīng)商禮金、禮品和宴請；2嚴(yán)格遵守采購規(guī)范流程，按流程辦事，能及時按質(zhì)按量地采購到所需物品，在滿足公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購成本；3加強(qiáng)采購的事前管理，建立完善的設(shè)備價格信息檔案，做好采購相關(guān)文檔的存檔、備份工作，以有效地控制和降低采購成本并保證采購質(zhì)量；4所有采購必須事前獲得批準(zhǔn)，未經(jīng)計劃并報審核和批準(zhǔn)，急購需副總經(jīng)理、總經(jīng)理特批方可進(jìn)行采購；5凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中辦理采購，可以核定物品項(xiàng)目，通知各申購部門提出請購，然后集中辦理采購；6采購物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)的供應(yīng)商處購買，不得隨意變更供應(yīng)商； 第二條 供貨商的確定原則1初選供貨商：要深入細(xì)致的進(jìn)行市場考察，要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商，進(jìn)行綜合考察，在考察中要重點(diǎn)了解供貨商的實(shí)力，專業(yè)化程度，貨物來源，價格、質(zhì)量極其目前的供貨狀況。2試用供貨商：對于同類商品找出兩家同時供貨，重點(diǎn)從質(zhì)量、價格、服務(wù)三方面來進(jìn)行比較嘗試。3確定供貨商：在使用兩個月的基礎(chǔ)上、由財務(wù)人員、廚師長、采購人員提交效果報告，由公司審批確定。4簽定供貨合同：確定供貨商后，由總經(jīng)理或運(yùn)營副總經(jīng)理與供貨商簽定供貨合同，合同的期限不得超過一年。供貨合同一式四聯(lián)：一份供應(yīng)商；一份財務(wù)部；一份運(yùn)營部；質(zhì)保部。合同應(yīng)確定定價時間、供貨質(zhì)保金、貨物的質(zhì)量要求、結(jié)算方式、發(fā)票等。5供貨商的更換與續(xù)用：在合作的過程中，如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為，在合同期滿前，由審查小組集中討論決定是否更換、續(xù)用。 第三條 市場調(diào)查原則 1設(shè)立尋價員：由廚師長、倉管員、質(zhì)檢員組成，三人每月初、月中旬分兩次入市場尋價，在市場詢價的基礎(chǔ)上，每半月對供貨商價格進(jìn)行對比，詢價后需有調(diào)查記錄，寫明調(diào)查人員，調(diào)查時間、地點(diǎn)及調(diào)查結(jié)果，由全體人員簽字后交會計存檔。2調(diào)查時間、地點(diǎn)的選擇，每項(xiàng)15天調(diào)查一次，以批發(fā)市場早市開市期間為調(diào)查區(qū)間，不能選擇雨、雪天及極端天氣情況后的當(dāng)日或次日調(diào)查。市場的調(diào)查以供貨商所在的市場為準(zhǔn)。3調(diào)查的方法和程序。調(diào)查組應(yīng)遵循先蔬菜、鮮貨、后干雜調(diào)料、糧油、酒水的原則，單項(xiàng)貨品的調(diào)查不應(yīng)低于三家。調(diào)查中要堅持集中調(diào)查的原則，調(diào)查時應(yīng)實(shí)行看、聞、摸等手段、必要時可進(jìn)行采樣。對被調(diào)查的商品要詳細(xì)的了解產(chǎn)地、規(guī)格、品種、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等。在詢價后要進(jìn)行討價還價，切記只記錄買方一口價。4除實(shí)地調(diào)查外，當(dāng)?shù)氐膱罂㈦s志、電視、網(wǎng)絡(luò)等所刊出的價格，同行報價也是調(diào)查的手段和依據(jù)。5調(diào)查結(jié)果由質(zhì)保部結(jié)合實(shí)地調(diào)查結(jié)果和咨詢結(jié)果進(jìn)行與入庫材料進(jìn)行對比并提出異議。6零星物品的調(diào)查由總經(jīng)理或委托其他人（采購人員除外）實(shí)施。 第四條 申購程序 (一）耗用物品的審購程序 1、對于經(jīng)常性項(xiàng)目的采購應(yīng)由所需部門每月固定時間 定期報計劃，申購單一式四聯(lián)（后廚、采購員、倉管員、財務(wù)部各一聯(lián)）。寫明所需物品的品種、數(shù)量、規(guī)格等，經(jīng)副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批后，交由采購部門辦理。2、需臨時采購的零星低值物品由店長填寫申購單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后方可辦理（盡量避免零星采購，采取集中采購）。 （2） 自購批量材料的申購程序 1、對成本較大的原材料進(jìn)行決策性的采購，由公司管理部門/總經(jīng)理，與供貨商簽訂采購合同。 2、日常儲備凍品采購由廚師長提出用量申請，庫管核實(shí)庫存余量，交由采購員與協(xié)議供貨商進(jìn)行采購。 3、庫管人員應(yīng)隨時檢查庫存，當(dāng)存貨降到最低存貨點(diǎn)時，庫管人員應(yīng)以書面形式通知采購人員進(jìn)貨。 第五條 采購數(shù)量的確定原則 為提高經(jīng)濟(jì)效益，降低成本，減少資金占有，應(yīng)根據(jù)勤進(jìn)快銷的原則，按單采購的原則來確定日常的采購數(shù)量。 （1） 鮮貨、蔬菜、水發(fā)貨的采購數(shù)量。 1、此類原料實(shí)行每日采購，一般要求供貨商送貨。 2、用上述原材料的部門每日18:00點(diǎn)前，根據(jù)存貨、經(jīng)營情況、儲存條件及送貨時間，提出次日的采購數(shù)量，市場部應(yīng)在18：00點(diǎn)跟廚師長溝通次日需求。 （二）庫存物品（干雜、調(diào)料、燃料、糧油、煙、酒水、低質(zhì)易耗品等）的采購數(shù)量。 1、此類物品的采購數(shù)量應(yīng)綜合考慮經(jīng)濟(jì)批量、采購周期、資金周轉(zhuǎn)、儲存條件等因數(shù)，根 據(jù)最低庫存量和最高庫存量而定。最高庫存量不得超過15天的用量，最低不得低于一天的用量。 第六條：貨物的驗(yàn)收原則（一）驗(yàn)收的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)本公司制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收（是否有規(guī)定）？（二）驗(yàn)收的數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)采購人員收取的當(dāng)日采購申請單上寫明的數(shù)量據(jù)實(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。（三）驗(yàn)收人員：庫房人員、領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人、監(jiān)督員等最少2人共同驗(yàn)收。（四）驗(yàn)收時間：每日上午9：30-10：00 下午4：30？（五）驗(yàn)收程序：1、由庫管人員根據(jù)“申購單”清點(diǎn)商品物資的數(shù)量，由貨物領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人、庫管員簽字生效。2、對不符合標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量超過“申購單”的商品物資（菜品），使用部門有權(quán)拒絕收貨。 第七條 倉庫管理（一）、負(fù)責(zé)入庫貨物的驗(yàn)收，保管及發(fā)放工作。（二）、貨物入庫 1、認(rèn)真驗(yàn)收，查核貨物的數(shù)量、質(zhì)量、保存有效期等。符合要求的方能入庫。 2、開出入庫驗(yàn)收單 3、及時登記帳卡，每天結(jié)出數(shù)量合計數(shù)，并錄入電腦。 （三）、庫存保管 1、合理利用倉庫條件，分門別類保管好各類貨品。 2、做到先進(jìn)先出、防止積壓變質(zhì)。 3、設(shè)“慢流動表”，凡是庫存超過100天，都要上“黑名單”，上報廚師長。（四）、發(fā)放管理1、直入廚房：以收貨驗(yàn)收后直接入廚房的鮮活食品、蔬菜等，憑經(jīng)廚師長簽字的“收貨單”數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)直拔。2 、倉庫發(fā)放，廚房各班組必須填寫領(lǐng)貨單，經(jīng)廚師長簽字認(rèn)可后出貨，店面大堂經(jīng)店長簽字同意后出貨。 第八條 付款要求：1、 提供經(jīng)確認(rèn)的采購合同，采購單位資質(zhì)，三家比價表格并注明聯(lián)系方