高級文秘及辦公自動化教程-公文寫作

高級文秘及辦公自動化教程 第 2章 公文寫作 目錄 公文概述 命令與決定 公告與通告 通知與通報 請示、報告、函與批復(fù) 會議紀(jì)要 議案、意見、條例、規(guī)定與辦法 計劃與總結(jié) 調(diào)查報告、簡報 公文概述 公文的含義 公文的特點 公文的作用 公文分類 公文格式 公文的含義 (指公務(wù)文書，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位處理公務(wù)時所使用的具有特定使用價值和一定慣用體式的應(yīng)用文書，它從屬并服務(wù)于一定的社會集團(tuán)，是一定的社會集團(tuán)進(jìn)行管理的手段和工具。 公文 指黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位在管理過程中形成的、按照規(guī)定程序辦理并在法定的范圍內(nèi)使用的、具有法律效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施和領(lǐng)導(dǎo)管理職能，請求和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要手段和工具。 公文的特點 1. 鮮明的政治性 2. 法定的權(quán)威性 3. 高度的規(guī)范性 4. 作者的特定性 5. 廣泛的實用性 公文的作用 1. 明法傳令，指揮工作 2. 宣傳教育，引導(dǎo)輿論 3. 聯(lián)系公務(wù)，溝通信息 4. 記錄記載，以為憑據(jù) 公文分類 公文形成和使用的公務(wù)活動領(lǐng)域 通用公文、事務(wù)公文和專用公文 發(fā)文機(jī)關(guān)的行文方向劃分 上行文、下行文和平行文 公文處理時限的要求劃分 平件、急件、特急件 公文的來源劃分 收文、發(fā)文 處理方式劃分 閱件、辦件 公文的性質(zhì)和作用 指導(dǎo)性公文、呈報性公文、公布性公文、商洽性公文 秘密等級 對外公開件、限國內(nèi)公開件、內(nèi)部使用件、秘密件、機(jī)密件、絕密件 公文格式 1. 公文的格式及其作用 2. 公文的組成和書面格式 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 第三章第十條規(guī)定：“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文時間、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成”。 一份完整的公文包括三個部分：眉首、主體、版記三部分。 公文份數(shù)序號 秘密等級和保密期限 緊急程度 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 發(fā)文字號 簽發(fā)人 眉首 版記 標(biāo)題 主送機(jī)關(guān) 正文 附件 印章 成文日期 主體 附注 主題詞 抄送機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間 3. 公文用紙、印裝格式及排版規(guī)格 (1)公文用紙采用 148中規(guī)定的 成品幅面尺寸為：21097頭 (上白邊 )為： 37紙訂口 (左白邊 )為：28心尺寸為 15625含頁碼 )。 (2)正文用 3號仿宋體字 ，一般每面排 22行，每行排 28個字。 (3)版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過 1文未作特殊說明時均為黑色。 (4)公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。 4. 公文的寫作要求 作者、內(nèi)容、形式、格式等要求 命令與決定 命令 1. 命令的含義與特點 命令，也稱令，是領(lǐng)導(dǎo)、指揮機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)發(fā)布重要行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施，嘉獎有關(guān)單位及人員的行政公文。命令的主要特點有： (1) 法定的權(quán)威性 (2)執(zhí)行的強(qiáng)制性 2. 適用范圍 命令用于公布法律、發(fā)布重要行政法規(guī)。 命令用于采取重大行政措施。 命令用于任免國家高級領(lǐng)導(dǎo)干部。 命令用于嘉獎有關(guān)單位及人員。 3. 寫法 命令一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、正文及落款四個部分組成。 決定 1. 決定的含義與特點 決定是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項時使用的公文。 決定的特點：權(quán)威性、指揮性、決斷性、鄭重性。 2. 決定的結(jié)構(gòu)和寫作要求 決定由“標(biāo)題 +成文時間 +正文 +落款”四部分組成。 公告與通告 公告和通告的含義及異同 公告 是較高級別的國家行政機(jī)關(guān)、法定機(jī)關(guān)向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項的周知性公文。 通告 是行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位用于在一定范圍內(nèi)公布社會有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項的周知性公文。 公告和通告的不同之處是： 1. 發(fā)文機(jī)關(guān) 級別 不同 2. 告知對象 范圍 不同 3. 內(nèi)容重要 程度 不同 公告的分類與寫法 除下述三類公告外，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體公布其他事項時，均不得使用公告這一文種。 1. 向國內(nèi)外宣布重要事項的公告 2. 公布法定事項的公告 3. 法院公告 公告內(nèi)容單一，篇幅簡短，一般由“標(biāo)題 +正文 +落款”三部分組成。 通告的分類與寫法 1. 分類 通告主要分為周知性通告和規(guī)定性通告兩類。周知性通告，主要突出周知性，政府機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位均可使用；規(guī)定性通告，主要突出規(guī)定性，只限政府行政機(jī)關(guān)使用。 2. 寫法 通告的標(biāo)題格式與公告的標(biāo)題格式的前兩種是一樣的。通告的正文通常由通告緣由、通告事項、結(jié)語組成。一般常用“為了 ，根據(jù) ，特通告如下”的句式寫明發(fā)布通告的目的、依據(jù)和原因，再引出需大家知道或遵守的事項，要寫得簡潔明白。 通告常用“特此通告”作結(jié)語。如開頭已有“特通告如下”等語，結(jié)尾就不必重復(fù)“特此通告”，而直接結(jié)束全文。有的也可以提出希望或執(zhí)行要求作結(jié)語。 無論是張貼的還是登報的通告，落款處都應(yīng)寫明發(fā)文單位和成文日期。 通知與通報 通知 1. 通知的特點與分類 通知適用于： 批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文； 轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文； 傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項； 任免人員。 通知屬曉諭性下行文，有三個特點： (1) 適用范圍的廣泛性 (2) 文體功用的曉諭性 (3) 知辦事項的時效性 2. 通知的結(jié)構(gòu) 通知由“標(biāo)題 +主送機(jī)關(guān) +正文 +落款”四部分組成。 通報 1. 通報的特點與作用 通報是在一定范圍內(nèi)表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或者情況，以推動工作的下行公文。具體表現(xiàn)在： (1) 嘉獎和告誡作用 (2) 交流作用 2. 通報的分類及寫法 按內(nèi)容和性質(zhì)分為 (1) 表彰性通報 (2) 批評性通報 (3) 情況通報 請示、報告、函與批復(fù) 請示 “請示”是向上級機(jī)關(guān)請求批示、批準(zhǔn)時使用的上行文。下級機(jī)關(guān)有職權(quán)范圍內(nèi)無法解決的困難，需要上級給予答復(fù)、解決、幫助、批準(zhǔn)時使用請示行文。 1. 請示的用途 對上級有關(guān)方針、政策、指示或法令、法規(guī)不夠明確或有不同理解，需要上級機(jī)關(guān)作出明確解釋和答復(fù)；從本地區(qū)本單位的實際情況出發(fā)，需要對上級的某項政策、規(guī)定作出變通處理，有待上級重新審定明確作答；在工作中出現(xiàn)了新情況、新問題需要處理而又無章可循、無法可依，需要上級機(jī)關(guān)作出明確指示；需要請求上級解決本地區(qū)、本單位的某一項具體問題和實際困難；按上級機(jī)關(guān)和主管部門有關(guān)政策規(guī)定，不經(jīng)請示有關(guān)部門批準(zhǔn) ,無權(quán)自行處理的問題，工作中出現(xiàn)一些涉及面廣而職能部門無法獨立解決的困難和問題，必須請示上級領(lǐng)導(dǎo)或綜合部門，以求得他們的協(xié)調(diào)和幫助。 2. 請示的寫法 請示的結(jié)構(gòu)是相對穩(wěn)定的，由“標(biāo)題 +主送機(jī)關(guān) +正文 +發(fā)文機(jī)關(guān) +發(fā)文時間”五部分組成。因此，各類請示的寫法也基本一致。 報告 1. 報告的含義與作用 報告是向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機(jī)關(guān)詢問的上行公文。 2. 報告的分類 按報告內(nèi)容作標(biāo)準(zhǔn)所作的分類。 (1)工作報告 (2)情況報告 (3)建議報告 (4)答復(fù)報告 (5)報送報告 3. 報告的結(jié)構(gòu)及寫法 報告的格式結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款等幾部分組成。標(biāo)題形式可寫成“關(guān)于 +事由 +文種”，或“報告單位名稱 +事由 +文種”。 表 作報告和情況報告的區(qū)別 工 作 報 告 情 況 報 告 反映經(jīng)常性的常規(guī)情況 匯報偶發(fā)性的特殊情況 內(nèi)容相對確定 內(nèi)容多不確定，因時因事而定 寫法基本穩(wěn)定 寫法靈活多樣 有不同程度的說理 重在敘述說明有關(guān)情況 函 函是相隸屬或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項時使用的平行文。 1. 函的特點和分類 函的主要特點是行文關(guān)系的不定性。具體表現(xiàn)在：制作權(quán)不受級別限制，只要工作需要，任何機(jī)關(guān)都可以使用函這一文種進(jìn)行公務(wù)活動，所以函是使用范圍最廣、頻率最高的文種；篇幅短小。 根據(jù)劃分標(biāo)準(zhǔn)的不同，函可以有不同的分類。 (1) 根據(jù)內(nèi)容和用途，函可以分為商洽函、詢答函、請批函。 (2) 按照文面規(guī)格，函分為便函和公函。 (3) 按照行文方向，函又可以分為去函和復(fù)函 2. 函的結(jié)構(gòu)和寫法 函的結(jié)構(gòu)格式由“標(biāo)題 +主送單位 +正文 +發(fā)文機(jī)關(guān) +發(fā)文時間”幾部分組成。 批復(fù) 1. 批復(fù)的含義及特點 批復(fù)是用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項時使用的回復(fù)性公文，屬于下行文。批復(fù)的內(nèi)容大多是回復(fù)、表態(tài)，或同意，或部分同意，或不予同意。 批復(fù)有三個特點： (1) 行文的被動性 (2) 回復(fù)的針對性 (3) 行文的約束性 2. 批復(fù)的結(jié)構(gòu)及寫法 批復(fù)的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文單位及發(fā)文時間等組成。 會 議 紀(jì) 要 會議紀(jì)要的含義與特點 會議紀(jì)要是根據(jù)會議記錄、會議文件和會議其他有關(guān)材料整理而成，用來傳達(dá)會議決定事項和主要精神，既可以上傳也可以下達(dá)， 要求與會單位共同遵守執(zhí)行的一種公文。 其特點是： (1) 紀(jì)要性 (2) 紀(jì)實性 (3) 指導(dǎo)性 會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)和寫法 1. 會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題、導(dǎo)言、主體、結(jié)尾 2. 會議紀(jì)要的形式 標(biāo)題的形式有兩種：“會議名稱 +紀(jì)要”的形式和“事由 +紀(jì)要”的形式。 正文一般由兩部分組成：第一部分是會議組織情況。可以簡要地逐一寫出會議時間，地點，出席人員，主持人，列席、缺席人員，記錄人員等，有的還寫明會議議題；第二部分是會議議定事項。要寫明研究的工作、作出的決定、布置的任務(wù)、采取的措施等。 議案、意見、條例、規(guī)定與辦法 議案 1. 議案的含義與特點 議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。議案有兩個主要特點：提請性、法規(guī)性、適時性。 2. 議案的寫作 (1)了解政策 (2)調(diào)查情況 (3)選準(zhǔn)議題 (4)把握結(jié)構(gòu) 意見 1. 意見的含義和特點 意見指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位通過一定形式，對某個時期、某種事項、某項工作提出建議、看法和要求時的一種公文。適用于對重要問題提出見解和處理辦法，以對工作起到指導(dǎo)或建議作用。意見具有下列特點： (1) 行文方向多向性 (2) 內(nèi)容多樣性 (3) 作用多用性 2. 分類 根據(jù)意見的性質(zhì)和用途分為三類。 (1)指導(dǎo)性意見 (2)建議性意見 (3) 評估性意見 3. 結(jié)構(gòu)和基本寫法 (1)標(biāo)題 (2)主送機(jī)關(guān) (3)正文 條例、規(guī)定與辦法 1. 含義 條例、規(guī)定、辦法屬于法規(guī)或規(guī)章。 “條例”、“規(guī)定”和“辦法”是國家行政法規(guī)、地方法規(guī)的主要形式。對某一方面的行政工作作全面系統(tǒng)的規(guī)定，稱“條例”；對某一方面的行政工作作部分規(guī)定稱“規(guī)定”；對某項行政工作作具體規(guī)定稱“辦法”。 “條例”限國家高級機(jī)關(guān) (黨的中央組織 )使用；“規(guī)定”和“辦法”在各地方政府、各企事業(yè)單位內(nèi)部使用，但均不得與國家法規(guī)相悖。 2. 特點 條例的特點是原則性、法規(guī)性和系統(tǒng)性 計劃與總結(jié) 計劃 1. 計劃的性質(zhì)及特點 計劃是在開展某項工作或舉行某一行動之前，根據(jù)國家的方針、政策，預(yù)先擬定其內(nèi)容、目標(biāo)、方式和步驟的陳述性應(yīng)用文書，又稱“規(guī)劃”、“設(shè)想”、“方案”、“要點”等。計劃實質(zhì)是對理想、目標(biāo)的具體化。計劃雖不是正式公文文種，但使用卻極為頻繁。在人們?nèi)粘Ｉ?、部門工作乃至整個國家的政治經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中，計劃起著監(jiān)督和指導(dǎo)的作用。 計劃具有下列特點： 目標(biāo)性 預(yù)見性 可行性 可變性 約束性 2. 計劃的種類 按性質(zhì)分有綜合性計劃和專項性計劃；按內(nèi)容分有工作計劃、生產(chǎn)計劃、學(xué)習(xí)計劃、科學(xué)研究計劃、銷售計劃、采購計劃等；按時間長短分有長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計劃、季度計劃、月份計劃、短期活動計劃、近期計劃等；按范圍分有黨和國家計劃、系統(tǒng)與部門計劃、單位計劃、班組計劃、個人計劃等；按形式分有條文式計劃、表格式計劃等；按發(fā)文需要分有普通計劃和文件計劃。 3. 計劃的結(jié)構(gòu)及寫法 計劃的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文 (前言、目標(biāo)任務(wù)、措施、步驟、結(jié)語 )和落款組成。 總結(jié) 1. 總結(jié)的含義與特點 總結(jié)是對規(guī)定時限內(nèi)的某項工作或任務(wù)加以回顧、分析研究，從中找出經(jīng)驗教訓(xùn)，引出規(guī)律性的認(rèn)識，明確今后實踐的方向，用以指導(dǎo)今后工作時使用的公文。工作總結(jié)的特點如下： (1)目的性 (2)檢查性 (3)理論性 2. 總結(jié)的種類 總結(jié)按內(nèi)容分有工作總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)、思想總結(jié)等；按時間分有月份總結(jié)、季度總結(jié)、半年總結(jié)、年度總結(jié)、階段總結(jié)等；按作者身份分有個人總結(jié)、班組總結(jié)、部門總結(jié)、單位總結(jié)等；按性質(zhì)分有綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)等。 3. 總結(jié)的結(jié)構(gòu)及寫法 總結(jié)的結(jié)構(gòu)一般由三部分組成：標(biāo)題、正文、落款 (署名和日期 )。 調(diào)查報告、簡報 調(diào)查報告 1. 調(diào)查報告的性質(zhì)及特點 調(diào)查報告是對事物或社會問題進(jìn)行調(diào)查研究、綜合分析后透過現(xiàn)象揭示事物本質(zhì)而寫成的書面材料。常在標(biāo)題中標(biāo)出“調(diào)查”、“調(diào)查報告”等字樣。調(diào)查報告有如下特點： 真實性 報告性 針對性 規(guī)律性 2. 調(diào)查報告的分類 按其性質(zhì)分有總結(jié)經(jīng)驗的調(diào)查報告、揭露問題的調(diào)查報告、反映情況的調(diào)查報告；按其內(nèi)容范圍分有綜合性調(diào)查報告和專題性調(diào)查報告；按其體裁分有供報紙、電臺使用的新聞體調(diào)查報告和作為公務(wù)活動用的公文體調(diào)查報告。 3. 調(diào)查報告的結(jié)構(gòu)和寫法 (1) 標(biāo)題 (2) 正文 正文由前言、主體、結(jié)尾組成。 簡報 1. 簡報的性質(zhì)及特點 簡報是機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體內(nèi)部用來匯報工作、反映情況、傳遞信息、交流經(jīng)驗