局檔案維護管理制度

局檔案維護管理制度 目錄 局檔案維護管理制度 . 1 立卷歸檔制度 . 1 檔案庫房管理制度 . 3 檔案借閱制度 . 4 檔案管理保密制度 . 5 檔案鑒定銷毀制度 . 6 檔案統(tǒng)計制度 . 7 檔案設(shè)備維護管理制度 . 8 重大活動檔案登記制度 . 9 檔案管理現(xiàn)代化制度 . 10 檔案安全保衛(wèi)制度 . 11 立卷歸檔制度 一、歸檔范圍 根據(jù)市國土資源局檔案分類方案及保管期限表，凡是國土資源管理工作活動中形成的，反映本部門歷史和基本面貌，具有查考利用價值的各種門類和載體的文件材料，均應(yīng)整理排架歸檔，實行集中統(tǒng)一管理。 二、歸檔時間 （一）檔案的立卷工作。須于每年第一季度進行，由各科室檔案聯(lián)絡(luò)員，將上年度經(jīng)辦的 各種文件材料收集齊全，移交檔案館統(tǒng)一管理。 （二）會計檔案。將每年形成的會計憑證、帳薄、報表及有關(guān)的會計資料于第二年第一季度整理立卷。整理好后在財務(wù)室存放一年，期滿后，編造清冊，移交檔案館。 （三）聲像檔案。國土資源工作中形成的照片、錄音、錄像材料，辦結(jié)后由攝錄人負責整理，連同底片、文字說明及其他有關(guān)材料及時歸檔。 （四）基建檔案。在項目竣工驗收后一月內(nèi)整理歸檔。 （五）其他有價值的材料，與檔案同時移交。 三、歸檔要求 （一）立卷歸檔的各種材料，應(yīng)根據(jù)分類標準和歸檔范圍，全面收集、整理、立卷材料，正確反映 本局各項工作真實面貌，案卷質(zhì)量符合標準要求。 （二）建立健全交接手續(xù)。對各種門類載體檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對無誤后，填寫檔案交接清單，一式兩份，雙方簽字，各留一份。 檔案庫房管理制度 一、檔案庫房的管理工作，是做好檔案保管工作的基礎(chǔ)，應(yīng)力求科學(xué)，做到條理、系統(tǒng)，便于檔案的存取。 二、檔案排列，應(yīng)根據(jù)其不同的類型和相互間的歷史聯(lián)系，有次序地編號存放，做到整齊、美觀，利于檢索和取放。 三、加強庫房的安全檢查和保密，非本庫房保管人員未經(jīng)允許不得隨便進入庫房。 四、檔案人員下班前要進 行庫房安全檢查，關(guān)好門窗、電閘。庫房鑰匙由專人保管，防止遺失。 五、嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和存放易燃、易爆及放射性物品。 六、檔案人員要定時對庫存檔案進行安全檢查，施放防蟲劑。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損毀或危及檔案安全的因素，要及時報告，并采取有效措施加以解決。 七、取放檔案后要關(guān)好櫥門，密集架要隨手合龍，不得留有空隙。 八、注意庫房溫濕度的調(diào)節(jié)，做好記錄。加強庫房防護，對庫房設(shè)備做到經(jīng)常擦拭，保持庫房清潔，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障及時維修和排除。 檔案借閱制度 一、為確保檔案安全，防止丟失，借（查）閱各類檔案必須 辦理借（查）閱手續(xù)。 二、本局一般工作人員因工作借（查）閱檔案，應(yīng)填寫調(diào)卷單，經(jīng)本科室領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可準予借出。 三、外單位人員查閱檔案，必須持單位介紹信及身份證，經(jīng)檔案館館長同意后，方可查閱；因特殊情況需要借閱的，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方能借出。 四、借閱檔案的時間，一般不超過三天，必要時可以重新辦理續(xù)借手續(xù)，超過期限不還，又不辦理借閱手續(xù)者，檔案管理人員必須及時催還或收回。 五、檔案利用者，對所借檔案負有法律責任，要妥善保管，不能任意轉(zhuǎn)借、抄錄、復(fù)制、翻??；不得遺失、拆散案卷；不得抽頁，污損文件。 六 、歸還檔案必須依據(jù)檔案借閱手續(xù)，當面點清，辦理注銷手續(xù)。 七、定期進行檔案借閱統(tǒng)計、分析工作，觀察檔案利用動態(tài)，掌握利用規(guī)律，使檔案的開發(fā)利用工作更有成效。 檔案管理保密制度 一、檔案管理人員要嚴格遵守國家機關(guān)人員保密守則，做到不失密，不泄密，與一切違反保密制度的現(xiàn)象作斗爭。 二、加強對保密檔案的管理，依據(jù)有關(guān)規(guī)定，合理劃分密級，對于密級需要更改或解密的檔案，必須按國家有關(guān)規(guī)定辦理。 三、在整檔過程中，對帶有字跡的廢紙不得隨意亂扔，要集中存放銷毀；對歸檔范圍以外的文件材料，不得作為廢紙出售， 應(yīng)進行認真整理后暫作資料保管，確認無查閱價值后，編報清冊經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀。 四、借閱檔案必須認真執(zhí)行檔案借閱制度，嚴格履行借閱手續(xù)，本局檔案一般不對外提供利用，檔案管理人員不得擅自對外借閱。 五、不得隨便摘錄、復(fù)制帶有密級的檔案原件，如確因工作需要，必須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準，摘錄在專用保密手冊上或辦理檔案復(fù)制手續(xù)后方準予復(fù)制。 六、借閱密級檔案應(yīng)及時歸還，原則上不準過夜，如確因工作需要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可留用。 七、歸還檔案時，檔案人員要認真檢查，當面點清，立即入櫥，不得隨意存放。 八、丟失密級檔案應(yīng)立即報告局領(lǐng)導(dǎo)，及時進行追查，對發(fā)生問題的，視情節(jié)輕重，給當事人嚴肅處理。 檔案鑒定銷毀制度 一、定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定，各種檔案的鑒定工作，在分管領(lǐng)導(dǎo)的主持下，由檔案館和有關(guān)業(yè)務(wù)科室組成檔案鑒定小組共同進行。 二、鑒定檔案必須從本部門工作實際出發(fā)，要充分認識檔案的價值和作用，用全面、歷史、發(fā)展的觀點，正確分析判斷檔案的保存價值。 三、鑒定工作每年進行一次，對已超過保管期限，經(jīng)鑒定仍有保存利用價值的案卷，應(yīng)延長保管期限，確無保存價值的檔案應(yīng)編造銷毀清冊。 四、檔案鑒 定工作結(jié)束后，應(yīng)及時寫出鑒定工作報告，提出銷毀意見，編造銷毀清冊，報局領(lǐng)導(dǎo)審查批準后進行銷毀。 五、經(jīng)批準銷毀的檔案銷毀清冊應(yīng)一式兩份，本單位留存一份，另一份報檔案業(yè)務(wù)管理部門備案，并在案卷目錄和其它種類的檔案檢索工具中將銷毀的檔案予以注銷。 六、銷毀檔案應(yīng)在指定地點進行，指定兩人以上監(jiān)銷，以防檔案的遺失和泄密，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。 檔案統(tǒng)計制度 一、檔案管理人員，必須正確認識檔案統(tǒng)計工作的重要性，堅持原則、事實求實，以科學(xué)的態(tài)度和方法認真做好檔案的統(tǒng)計工作。 二、檔案統(tǒng)計包 括檔案的收進和移出，保管數(shù)量、銷毀數(shù)量，利用情況以及檔案管理各方面的基本情況。 三、統(tǒng)計工作以原始記錄為依據(jù)，分門別類，按規(guī)定的統(tǒng)一表格認真填寫并核實，做到帳物相符。 四、檔案人員要根據(jù)每年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)整理的基礎(chǔ)上，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究，發(fā)現(xiàn)問題，提出改進意見，找出發(fā)展規(guī)律，提出以后工作的重點和措施，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各方面工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。 五、各項統(tǒng)計工作應(yīng)在每年度結(jié)束后一個月內(nèi)完成，按照統(tǒng)一規(guī)定和要求，將統(tǒng)計報表按規(guī)定時限報送檔案管理部門。 檔案設(shè)備維護管理制度 一、檔案管理 設(shè)備包括計算機、復(fù)印機、去濕機、空調(diào)、密集架、消毒滅菌、溫濕度系統(tǒng)等設(shè)備。 二、為保證檔案數(shù)據(jù)安全，檔案管理用微機實行專人專機，非檔案管理人員不得隨意進入檔案管理系統(tǒng)，不得在微機上拷貝游戲軟件。 三、檔案設(shè)備不得擅自挪用，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準不能外借。 四、有關(guān)人員應(yīng)按照設(shè)備的技術(shù)要求操作使用，并負責所管設(shè)備的維護和保養(yǎng)，空調(diào)、去濕機、消毒滅菌等設(shè)備的使用要按庫房溫濕度控制標準進行操作運行，定期登記分析，溫度保持在 14 22，相對濕度保持在 45 60%左右。 五、檔案管理人員要熟悉各種設(shè)備的原理、性能和操作規(guī)定， 明確設(shè)備使用目的和要求。若設(shè)備出現(xiàn)故障，要及時報告。并經(jīng)常檢查電源，杜絕一切隱患。 六、攝像設(shè)備、照相機在不使用時，應(yīng)放置在干燥處。建立使用登記記錄，使用后要檢查設(shè)備狀況，如有損壞，及時向領(lǐng)導(dǎo)通報情況，以便視情況做出相應(yīng)處理。 七、檔案管理人員要愛護各項設(shè)備，每日要清理有關(guān)設(shè)備內(nèi)外的浮塵，整理桌面、拖擦地面，做到設(shè)備覆蓋整齊，桌面清潔，地面干凈。 重大活動檔案登記制度 一、凡本機關(guān)舉辦的重大政治、經(jīng)濟、科學(xué)、文化、體育等活動，上級國土管理部門的領(lǐng)導(dǎo)來我局視察、調(diào)研和指導(dǎo)工作，兄弟省、市、縣國土資源 局來濱州市考察、學(xué)習(xí)等活動中形成的文字、圖表、題詞和聲像材料均屬重大活動檔案材料歸檔范圍。 二、凡參與重大活動的科室、單位應(yīng)及時通知檔案館，并辦理檔案登記手續(xù)。主辦部門或活動負責人負責到檔案館辦理重大活動檔案登記。 三、凡參與重大活動的科室要有專人負責收集本次活動的所有材料，建立重大活動登記簿，全面準確認真地做好登記，填寫本次活動發(fā)生的時間、地點、人員、內(nèi)容等項目，確保重大活動材料齊全完整。 四、各科室、各有關(guān)單位于每月 3日前，將上月重要活動的全部檔案材料整理交局辦公室，等次年第一季度由辦公室送交檔案館歸檔 保存。 五、檔案館對重大活動形成的檔案材料實行集中統(tǒng)一管理，并進行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)。 檔案管理現(xiàn)代化制度 一、制定切實可行的檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展規(guī)劃，與部門辦公自動化同步發(fā)展，逐步實施計算機管理和檔案縮微存放，基本達到管理現(xiàn)代化。 二、文件材料直接通過計算機起草的，由領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)件做為底稿，以蓋章印發(fā)的文件為定稿，同時歸檔保存。 三、凡需電子歸檔文件，必須留一套紙質(zhì)材料立卷歸檔；同時將本單位全年形成的須歸檔材料集中存于磁盤（光盤）；將其刻錄格式化后歸檔保存。 四、檔案管理要廣泛應(yīng)用先進的計算機技術(shù)和設(shè) 備。采用性能先進、數(shù)據(jù)安全可靠的文檔一體化軟件，實現(xiàn)文書處理與檔案管理一體化。 五、存檔的磁盤（或光盤），要按照國家檔案局發(fā)布的磁性載體檔案管理與保護規(guī)范的規(guī)定加以管理。 六、存于計算機軟件中的帶密級的文件，要采取加密措施，嚴禁非涉密或未經(jīng)批準查閱密級文件人員查閱；計算機聯(lián)網(wǎng)要加密嚴格控制。 七、要進一步加強計算機存貯和檢索，查閱檔案盡量通過微機，減少紙質(zhì)原件的翻動和磨損。 八、經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案材料，在紙質(zhì)材料銷毀后，同時從磁盤（或光盤）中刪除。 九、磁盤、光盤、縮微膠片的保存要符合其保存要求，以利 于長久保存。 十、實行計算機檢索或提供縮微品的部門，應(yīng)提供自動檢索閱覽的操作說明。 檔案安全保衛(wèi)制度 一、遵紀守法，提高警惕，嚴防一切不法犯罪分子盜竊、