Access-2010：第3章--表的建立與維護2010解析.ppt

第3章表的建立與維護,3.1創(chuàng)建新表3.2表的維護3.3表之間的關(guān)系3.4表的數(shù)據(jù)操作,數(shù)據(jù)表（簡稱表）是與特定主題相關(guān)的數(shù)據(jù)集合。用戶放入數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)會被存儲到一個或多個相互關(guān)聯(lián)的表中，這樣可以提高數(shù)據(jù)庫的效率，并且能減少數(shù)據(jù)冗余和錯誤。數(shù)據(jù)表是數(shù)據(jù)庫的核心，也是窗體、報表等其他對象工作的基礎(chǔ)。一個數(shù)據(jù)表是由若干行和列構(gòu)成的二維表，表中的行稱為記錄，列稱為字段，每個表都有一個表名。,3.1創(chuàng)建新表,在Access中建立數(shù)據(jù)表，一般分為兩步：一是創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)，即確定表是由哪些字段組成的；二是向表中輸入數(shù)據(jù)，即確定表的內(nèi)容。3.1.1在新建數(shù)據(jù)庫時直接創(chuàng)建表【例3-1】新建“學(xué)籍管理信息系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫，同時創(chuàng)建“班級”表。,“班級”表結(jié)構(gòu)定義,3.1創(chuàng)建新表,3.1.2使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表【例3-2】在“學(xué)籍管理信息系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用表設(shè)計視圖創(chuàng)建“課程”表。,“課程”表結(jié)構(gòu)定義,使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表的過程中，需要考慮的主題：1.字段名稱每個字段都有一個名稱，字段名稱在表中應(yīng)是唯一的。在Access2010中，字段名稱應(yīng)遵循以下規(guī)則：（1）長度最多只能為64個字符。（2）可以包含字母、數(shù)字、空格及特殊的字符（除句號“.”、感嘆號“!”、重音符號“”和方括號“”之外）的任意組合。（3）不能以空格開頭。（4）不能包含控制字符（031的ASCII值）。,3.1創(chuàng)建新表,2數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)表中的同一列數(shù)據(jù)應(yīng)具有相同的數(shù)據(jù)特征，即數(shù)據(jù)類型。數(shù)據(jù)類型決定了用戶在字段中保存值的種類。,3.1創(chuàng)建新表,數(shù)據(jù)類型及用法說明,3.1創(chuàng)建新表,3.字段屬性字段屬性就是字段特征的集合，分為常規(guī)屬性和查閱屬性兩大類。字段屬性主要用于設(shè)置字段數(shù)據(jù)的存儲、處理、輸入和顯示等。,3.1創(chuàng)建新表,3.1創(chuàng)建新表,常用字段屬性及用法說明,（1）字段大小“字段大小”屬性只對文本型與數(shù)字型字段進行設(shè)置。文本型字段的默認大小為50個字符，最大為255。若超過255，則應(yīng)考慮使用備注型。,3.1創(chuàng)建新表,在Access2010中，一個漢字和一個字母都是一個字符。,注意：在一個已存儲數(shù)據(jù)的字段中，如果使字段大小的屬性值變小，可能會丟失數(shù)據(jù)。,數(shù)字型字段默認為長整型。,數(shù)字型字段的字段大小及用法說明,（2）格式“格式”屬性主要用于設(shè)置字段數(shù)據(jù)在屏幕上顯示和打印輸出的樣式。可使用Access自帶的預(yù)定義格式，也可自定義格式。格式屬性只影響數(shù)據(jù)的顯示，不影響數(shù)據(jù)的存儲。,3.1創(chuàng)建新表,1）日期/時間數(shù)據(jù)格式,3.1創(chuàng)建新表,日期/時間數(shù)據(jù)的預(yù)定義格式,2）數(shù)字與貨幣格式,3.1創(chuàng)建新表,數(shù)字與貨幣類型的預(yù)定義格式,自定義的格式是由14個部分組成的，完整的格式形式為“正數(shù)格式;負數(shù)格式;零值格式;Null值格式”。,3.1創(chuàng)建新表,例如：若自定義貨幣格式為“￥#,#0.00;(￥#,#0.00);零;未輸入”,3）文本和備注格式,3.1創(chuàng)建新表,文本和備注類型沒有預(yù)定義格式，用戶可以自定義。,自定義格式由12個部分組成，完整的形式為：“有文本的字段格式；零長度字符串和Null的字段格式”,文本和備注類型的自定義格式符,4）是/否類型格式,3.1創(chuàng)建新表,是/否類型字段的預(yù)定義格式有3種，分別為“真/假”、“是/否”和“開/關(guān)”。,是/否類型字段的自定義格式最多由3個部分組成，完整形式為“;字段值為真時的顯示文本;字段值為假時的顯示文本”。,（3）輸入掩碼輸入掩碼定義的是向字段中輸入數(shù)據(jù)的模式。輸入掩碼可以使輸入數(shù)據(jù)更容易，并且可以控制用戶輸入的值，有利于提高輸入數(shù)據(jù)的正確性?？梢允褂幂斎胙诖a向?qū)гO(shè)置輸入掩碼，也可以自定義輸入掩碼。,3.1創(chuàng)建新表,自定義輸入掩碼最多由3個部分組成，完整的形式為“輸入掩碼本身;0、1或空白;空格所顯示的字符”。,輸入掩碼格式符,（4）有效性規(guī)則和有效性文本用戶可在“有效性規(guī)則”屬性中定義一個條件表達式，當(dāng)用戶輸入的數(shù)據(jù)不滿足此條件時，Access將拒絕接受并顯示有效性文本的內(nèi)容。,3.1創(chuàng)建新表,（5）索引索引類似書籍的目錄，是一種用于實現(xiàn)快速檢索的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。應(yīng)為那些經(jīng)常作為查找條件、分組和排序的字段建立索引。,3.1創(chuàng)建新表,“索引”屬性僅用于設(shè)置單字段索引，有3種選擇：無：沒有索引。有（有重復(fù)）：允許索引字段有重復(fù)值。有（無重復(fù)）：不允許索引字段有重復(fù)值。,若要設(shè)置多字段索引，可以在“設(shè)計”選項卡中單擊“索引”按鈕，在彈出的“索引”對話框中進行設(shè)置。,【例3-3】在學(xué)籍管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，使用表設(shè)計視圖創(chuàng)建“學(xué)生”表。,“學(xué)生”表結(jié)構(gòu)定義,3.2表的維護,3.2.1修改表結(jié)構(gòu)通過修改表結(jié)構(gòu)，可以添加或刪除字段、修改字段的數(shù)據(jù)類型、修改主鍵和索引的定義等。,“班級”表結(jié)構(gòu)定義,【例3-4】按下表要求修改“班級”表。,3.2表的維護,3.2.2設(shè)置數(shù)據(jù)表格式數(shù)據(jù)表建立后，為了顯示和打印的需要，可對數(shù)據(jù)表進行美化，如調(diào)整行高、列寬，設(shè)置字體，修改表格邊框和背景顏色等。,【例3-5】美化“學(xué)生”表。,3.3表之間的關(guān)系,3.3.1什么是表間關(guān)系,數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系是通過主鍵和外鍵建立的。主鍵是唯一標識表中一行記錄的字段或字段組合，一個表的主鍵必須唯一，且不能為空（null）。如果一個表的字段或字段組合不是這個表的主鍵，而是另一個表的主鍵，則稱其為外鍵。一般把主鍵所在的表稱為主表或父表，把外鍵所在的表稱為子表或相關(guān)表。,3.3表之間的關(guān)系,根據(jù)表間數(shù)據(jù)的對應(yīng)關(guān)系，將關(guān)系分為3類：一對一、一對多和多對多。,一對一關(guān)系是指對應(yīng)表A中的一條記錄，表B中僅有一條記錄與之匹配，反之，表A中僅有一條記錄與表B的一條記錄對應(yīng)。一對多關(guān)系是指表A中的一條記錄與表B中的多條記錄對應(yīng)，而表B中的一條記錄僅與表A中的一條記錄對應(yīng)。多對多關(guān)系是指表A中的一條記錄與表B中的多條記錄對應(yīng)，而表B中的一條記錄與表A中的多條記錄對應(yīng)。,在實際應(yīng)用中，一般是通過建立中間表將這種多對多的關(guān)系轉(zhuǎn)換為兩個一對多的關(guān)系。,3.3表之間的關(guān)系,3.3.2建立表間關(guān)系,建立表間關(guān)系是在“關(guān)系”窗口中完成的，創(chuàng)建關(guān)系前需先設(shè)置表的主鍵。,【例3-6】為學(xué)籍管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的表建立關(guān)系,3.3表之間的關(guān)系,3.3.3設(shè)置參照完整性,參照完整性是一套規(guī)則系統(tǒng)，可以確保相關(guān)表之間數(shù)據(jù)的一致性和有效性。,實施參照完整性，在主表和相關(guān)表間將建立如下規(guī)則。禁止插入當(dāng)主表中不存在相關(guān)記錄時，不能向相關(guān)表中添加相應(yīng)記錄。禁止更新當(dāng)相關(guān)表中存在相關(guān)記錄時，不能修改主表中對應(yīng)記錄的主鍵值。禁止刪除當(dāng)相關(guān)表中存在相關(guān)記錄時，不能刪除主表中的對應(yīng)記錄。,3.4表的維護,建立表結(jié)構(gòu)之后，就可以向表中輸入數(shù)據(jù)，并可以對表中數(shù)據(jù)進行各種編輯操作。,表的視圖方式有設(shè)計視圖（表設(shè)計器）、數(shù)據(jù)表視圖、數(shù)據(jù)透視表視圖和數(shù)據(jù)透視圖視圖。表的大部分數(shù)據(jù)操作是在數(shù)據(jù)表視圖中完成的。,3.4表的維護,3.4.1添加、刪除與修改記錄,注意：OLE對象類型不能直接輸入，需要使用“插入對象”命令,添加記錄添加記錄就是向表中輸入數(shù)據(jù)。直接在數(shù)據(jù)表視圖下單擊表中最后一行，就可以輸入數(shù)據(jù)了。在數(shù)據(jù)表視圖窗口最下方的是記錄導(dǎo)航欄，單擊*按鈕，可直接切換到最后一行，此時輸入數(shù)據(jù)即可,3.4表的維護,2.刪除記錄在數(shù)據(jù)表視圖中，右擊記錄行左邊的行選擇器，從彈出的快捷菜單中選擇“刪除記錄”命令，可以刪除當(dāng)前選擇記錄。也可以在選中記錄后，按Delete鍵進行刪除。,3.修改記錄在數(shù)據(jù)表視圖窗口中定位修改的數(shù)據(jù)，直接修改即可，切換行即可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的保存。,3.4表的維護,3.4.2查找和替換數(shù)據(jù),【例3-7】在學(xué)籍管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中將“班級”表中所有“班級名稱”中的“網(wǎng)絡(luò)技術(shù)”修改為“網(wǎng)絡(luò)”。,3.4表的維護,3.4.3排序與篩選,排序（1）單字段排序先定位到排序字段列，再單擊功能區(qū)“開始”選項卡下“篩選與排序”組中的“升序”或“降序”按鈕。（2）多字段排序,【例3-8】在學(xué)籍管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中將“班級”表中的數(shù)據(jù)按“系別”升序排列，“系別”數(shù)據(jù)相同的按“專業(yè)”升序排列。,3.4表的維護,2.篩選使用篩選功能可以方便地將表中滿足指定條件的記錄列出。在Access2010中，提供了4種篩選方式：（1）篩選器篩選（2）按選定內(nèi)容篩選（3）按窗體篩選（4）高級篩選,【例3-9】在學(xué)籍管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中篩選出“學(xué)生”表中1992年以后出生的男生。,3.4表的維護,3.4.4表的導(dǎo)出、導(dǎo)入與鏈接,1.導(dǎo)出與導(dǎo)入表使用Access的導(dǎo)入與導(dǎo)出功能，可以在Access數(shù)據(jù)庫之間、Access數(shù)據(jù)庫與Excel之間、Access與其他數(shù)據(jù)