hmkg-zb-010 公文管理制度

公文管理制度（試行）編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人目錄第一章總則3第二章公文定義及種類3第三章職責(zé)4第四章公文發(fā)文與起草4第五章公文傳遞8第六章附錄9附錄一、集團(tuán)文件編制格式規(guī)范10附錄二、文件會(huì)簽表13附錄三、文件傳閱單14附錄四、發(fā)文單15附錄五、模板（另附）161行文稿紙172決定、通告（紅頭文件）183請示報(bào)告194通知205會(huì)議紀(jì)要216備忘錄227函23第一章總則第一條目的為規(guī)范公文格式，提高文件質(zhì)量和流轉(zhuǎn)效率，加強(qiáng)集團(tuán)總部與各部門、下屬子公司及外部的信息溝通，特制定本制度。第二條集團(tuán)總裁辦是公文的管理部門，主管集團(tuán)總部的公文管理，并負(fù)責(zé)檢查、指導(dǎo)下屬子公司的公文管理工作。第三條本制度適用于鴻銘控股集團(tuán)總部。集團(tuán)下屬各子公司應(yīng)以此為標(biāo)準(zhǔn)，自行制定其公文管理辦法，但不得與本制度規(guī)定內(nèi)容相違背。下屬各子公司的公文管理辦法經(jīng)子公司總經(jīng)理審批實(shí)施后，還須由行政人事部報(bào)集團(tuán)總裁辦備案。第四條本制度下發(fā)之日起即刻生效，其它原有相關(guān)制度同時(shí)廢止。試行期為一個(gè)月。制度最終解釋權(quán)在集團(tuán)總裁辦。第五條集團(tuán)總部各部門及下屬子公司擬稿，需以總裁名義簽發(fā)的公文，一律需經(jīng)集團(tuán)總裁辦審核，并送簽。涉及集團(tuán)總部一個(gè)以上部門執(zhí)行的公文需經(jīng)集團(tuán)總裁辦遞交總裁審批后，由總裁辦統(tǒng)一發(fā)布；各部門在發(fā)公文前，應(yīng)先通過OA發(fā)文請示流程中起草正文，審批通過后以相應(yīng)的公文形式完成；集團(tuán)各部門內(nèi)部的制度類公文經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽署實(shí)施后，還須向集團(tuán)總裁辦報(bào)備。第二章公文定義及種類第六條公文定義公文指與政府職能部門、相關(guān)部門或機(jī)構(gòu)間傳送的文件，以及內(nèi)部各部門或機(jī)構(gòu)相互傳送的各類文件（包括會(huì)議紀(jì)要）、制度規(guī)范（不含合同類文件）。第七條公文種類主要有（一）通告、決定適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排；傳達(dá)重要精神；獎(jiǎng)懲有關(guān)機(jī)構(gòu)和人員；任免和聘用人員；變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)；（紅頭文件）（二）通知適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文；傳達(dá)要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；（三）請示、報(bào)告適用于向上級單位匯報(bào)工作事項(xiàng)，并請示批準(zhǔn)，請求指示；（四）函適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題；請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)；（公司抬頭信紙或可采用A4紙紅頭文件）（五）會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)；（六）備忘錄適用于內(nèi)外部溝通，聯(lián)系工作，回復(fù)情況等；第三章職責(zé)第八條集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)公文管理中以下事項(xiàng)（一）負(fù)責(zé)以集團(tuán)董事會(huì)、董事長和總裁名義簽發(fā)的決定、公告、通告、通知、通報(bào)及向政府部門遞交的報(bào)告等公文的擬稿、發(fā)布、呈送、登記和存檔；（二）負(fù)責(zé)政府部門、社會(huì)團(tuán)體及集團(tuán)各部門發(fā)至集團(tuán)總部、董事會(huì)、總裁、副總裁的公文的接收、登記、承辦、轉(zhuǎn)發(fā)、傳閱、回收和存檔；（三）負(fù)責(zé)審核由集團(tuán)各部門擬稿、請求以集團(tuán)名義發(fā)布或呈送政府部門的公文以及由集團(tuán)一個(gè)部門發(fā)起需要其他部門知曉或配合執(zhí)行的公文的處理；（四）負(fù)責(zé)受理集團(tuán)各部門查閱集團(tuán)級公文的請求；（五）負(fù)責(zé)集團(tuán)總部公文管理制度的修訂、推行、培訓(xùn)和執(zhí)行監(jiān)督；（六）負(fù)責(zé)集團(tuán)總部與其他異地辦公的下屬機(jī)構(gòu)間公文的傳遞；（七）定期檢查集團(tuán)總部各部門及下屬機(jī)構(gòu)公文管理制度執(zhí)行情況；（八）負(fù)責(zé)集團(tuán)總部公文的保密教育和監(jiān)督。第九條集團(tuán)總部各部門（一）集團(tuán)各部門負(fù)責(zé)本部門的公文管理。（二）負(fù)責(zé)對本部門傳達(dá)集團(tuán)發(fā)布的決定、公告、通告、通知、通報(bào)等；（三）負(fù)責(zé)審核本部門下級上報(bào)集團(tuán)或發(fā)往外部的公文；（四）負(fù)責(zé)本部門的公文制度的執(zhí)行、監(jiān)督；（五）負(fù)責(zé)本部門往來公文的登記、存檔和查閱受理。第四章公文發(fā)文與起草第十條發(fā)文準(zhǔn)則（一）各級部門的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。行文應(yīng)首先由發(fā)文人發(fā)至部門主管領(lǐng)導(dǎo)或直接上級審核，審核后發(fā)送至分管領(lǐng)導(dǎo)審核審批，需要總裁或董事長審批的文件，經(jīng)由總裁辦辦理；（二）集團(tuán)總部各部門在職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文；（三）任何行文，按照審批權(quán)限審批后，交由總裁辦統(tǒng)一安排下發(fā)，各發(fā)文部門保留原件，總裁辦保留附件；（四）部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上級部門有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷；（五）向下級部門的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄報(bào)直接上級部門；（六）部門之間不得以發(fā)文形式來解決一般性問題；（七）各部門一般不得越級向上行文，必要時(shí)應(yīng)抄報(bào)越過的單位；按照一級抓一級的原則，向下行文只針對直屬部門和單位；（八）各部門及機(jī)構(gòu)需要對外發(fā)文，涉及重大經(jīng)濟(jì)、法律事項(xiàng)應(yīng)將文件底稿送總裁辦審核，以便統(tǒng)一口徑，保證發(fā)文質(zhì)量；（九）請示公文，應(yīng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送單位，如需同時(shí)送其他單位，應(yīng)以抄送的形式，但不得抄送下級部門。第十一條發(fā)文（一）公司因工作需要必須以文件形式行文的，應(yīng)使用統(tǒng)一的發(fā)文稿擬定文件內(nèi)容；（二）擬稿應(yīng)按照專業(yè)化擬辦的原則進(jìn)行，涉及兩個(gè)部門以上會(huì)稿的，由主辦部門牽頭擬辦，有關(guān)部門會(huì)簽；（三）文稿擬就后，應(yīng)填附發(fā)文單，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍，擬稿人姓名、主辦單位、擬稿時(shí)間、簽發(fā)人等，并同公文一同交與集團(tuán)總裁辦；（四）發(fā)文應(yīng)注明密級、文件閱辦緊急程度。密級規(guī)定絕密一旦泄密會(huì)使集團(tuán)利益遭受特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密一旦泄密會(huì)使集團(tuán)利益遭受嚴(yán)重的損害；秘密一旦泄密會(huì)使集團(tuán)利益遭受較大的損害；內(nèi)部資料一旦泄密會(huì)使集團(tuán)利益遭受一般損害；公開資料公開有助于集團(tuán)利益。程度規(guī)定如下“普通”公文應(yīng)在8個(gè)工作小時(shí)內(nèi)批示完畢；“緊急”類公文應(yīng)在4個(gè)工作小時(shí)內(nèi)批示完畢；“加急”公文應(yīng)隨到隨批，必要時(shí)可以集體商榷；如承辦事項(xiàng)復(fù)雜，時(shí)限可適當(dāng)延長，但不得超過規(guī)定時(shí)限的兩倍。（五）文件格式須遵從規(guī)定起草，對不按此規(guī)定編制的文件，收文部門（包括發(fā)文部門的上級或同級部門）有權(quán)退回并要求其改正。（六）集團(tuán)各部門需總裁批準(zhǔn)簽發(fā)的公文，應(yīng)提交集團(tuán)總裁辦，由總裁辦負(fù)責(zé)人核稿，并在“核稿人”欄內(nèi)簽字。（七）核稿內(nèi)容1審核行文的級別、方式；2審核與已發(fā)布的公文有無矛盾和重復(fù)；3涉及公司內(nèi)其它職能部門或外單位的問題，會(huì)簽是否完整；4是否符合行文規(guī)則和公文處理程序，是否符合文種使用、公文格式的有關(guān)規(guī)定；5密級確定是否合乎規(guī)定，發(fā)送范圍是否恰當(dāng)，主題詞標(biāo)引是否準(zhǔn)確，有關(guān)附件和資料是否齊備；6發(fā)文稿紙及版面是否整潔。（八）經(jīng)審核、會(huì)簽的文稿按批準(zhǔn)權(quán)限送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，簽發(fā)人對所簽發(fā)文件的內(nèi)容負(fù)最終責(zé)任。（九）公文的會(huì)簽由發(fā)文部門或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人決定會(huì)簽次序；不同部門或機(jī)構(gòu)聯(lián)合發(fā)文由該部門或機(jī)構(gòu)的共同主管領(lǐng)導(dǎo)決定會(huì)簽次序。第十二條簽發(fā)（一）各部門或機(jī)構(gòu)間知會(huì)性公文，以及各部門或機(jī)構(gòu)對內(nèi)發(fā)文，由該部門或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā)；（二）人事任免通知，按人事管理權(quán)限簽發(fā)；（三）重要對外文件（如對政府函件），由總裁或其授權(quán)人員簽發(fā)；（四）以集團(tuán)名義發(fā)文，由總裁或其授權(quán)人員簽發(fā)；（五）公文簽發(fā)授權(quán)應(yīng)將授權(quán)證明文件送集團(tuán)總裁辦備案。第十三條公文蓋章必須遵守集團(tuán)用章管理規(guī)定，辦理用章登記手續(xù)。第十四條各部門及機(jī)構(gòu)應(yīng)對每份發(fā)文建立臺帳，做好發(fā)文登記工作；由承辦部門自行送達(dá)的文件，應(yīng)在檔案室辦理登記、簽收。第十五條制度頒布必須經(jīng)過會(huì)簽程序，經(jīng)負(fù)責(zé)審批領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后頒布，集團(tuán)級的制度由集團(tuán)總裁辦頒布，部門內(nèi)部制定的制度頒布前必須送總裁辦審核和備案。第十六條集團(tuán)級公文的文件底稿和正本共兩份送交總裁辦存檔，集團(tuán)各部門發(fā)出的公文原件由部門留底存檔。發(fā)文流程圖發(fā)文流程文稿擬定發(fā)文審核公文簽發(fā)相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)會(huì)稿部門發(fā)文部門/主辦部門總裁辦需以文件形式行文的，應(yīng)使用統(tǒng)一的發(fā)文稿擬定文件內(nèi)容涉及兩個(gè)以上部門會(huì)稿擬定文稿文稿（待發(fā)）N由主辦部門牽頭，會(huì)稿各部門討論定稿并會(huì)簽Y到總裁辦填寫發(fā)文單文檔審核根據(jù)權(quán)限，遞交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批按領(lǐng)導(dǎo)意見辦理N等待公文簽發(fā)Y根據(jù)公文類型，安排公文下發(fā)Y責(zé)成發(fā)稿部門修改N第五章公文傳遞第十七條外發(fā)文傳遞（一）集團(tuán)對外發(fā)文（不包括業(yè)務(wù)文件）均由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)傳遞；（二）公文傳遞須使用外部渠道的，必須使用掛號信函、特快專遞（EMS）或集團(tuán)指定的專業(yè)速遞集團(tuán)，不得使用平郵，重要公文（可能涉及法律、經(jīng)濟(jì)責(zé)任的）應(yīng)要求對方收件回執(zhí)，發(fā)件憑證、收件回執(zhí)必須與發(fā)文底稿一起存檔；（三）發(fā)文單位必須及時(shí)跟蹤對外發(fā)文的送達(dá)情況，發(fā)現(xiàn)延誤、可能丟失的情況時(shí)應(yīng)及時(shí)追索，并向上級部門報(bào)告及與收文方核實(shí)。第十八條內(nèi)部公文傳遞（一）集團(tuán)總部與異地辦公的下屬子公司間的公文傳遞系統(tǒng)由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)運(yùn)行；（二）收發(fā)文單位必須按規(guī)定辦理公文發(fā)送、簽收登記；（三）密級文檔必須密封傳遞，并在信封上注明密級。第十九條收文管理（一）收文、登記各部門及機(jī)構(gòu)指定專人負(fù)責(zé)收文操作，收到文件應(yīng)書面簽收后，對來文進(jìn)行編號、備份；（二）傳簽集團(tuán)各部門文件需上級多部門依層級審核、批準(zhǔn)的，采用文件會(huì)簽表呈報(bào)，上級部門依職級、職責(zé)和流程由低至高審核、批準(zhǔn)。一般事項(xiàng)采用文件會(huì)簽表，重要或許需要額外說明的另附備忘錄；（三）傳閱有關(guān)公文需經(jīng)相關(guān)單位傳閱，由發(fā)文單位填寫文件傳閱單，各傳閱單位應(yīng)在4個(gè)工作小時(shí)內(nèi)（或發(fā)文單位要求）簽閱完畢并送回收文處；對需送多位領(lǐng)導(dǎo)傳閱的公文，一般應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)排序由前向后遞送；（四）批示公文批示時(shí)，對有具體辦理事項(xiàng)的，批示人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他批示人簽閱視為同意；沒有具體辦理事項(xiàng)的，簽閱表示閱知。批示人不能親自批示（如開會(huì)、外出等），由收文人員負(fù)責(zé)電話聯(lián)系，并根據(jù)電話記錄代為簽署意見，事后，由批示人補(bǔ)簽；（五）承辦有關(guān)公文事項(xiàng)承辦單位按上級公文規(guī)定或按領(lǐng)導(dǎo)批示確定，及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理；如有多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)批示，按級別最高的領(lǐng)導(dǎo)指示確定；（六）跟蹤催辦1收文部門和崗位人員應(yīng)對由其發(fā)出或接收的每份公文建立臺帳，登記公文處理情況，并做好公文催辦工作。2做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦，不積壓、不誤傳，防止漏辦和延誤。催辦方法多種多樣，可以電話督查、發(fā)函催辦、實(shí)地督辦；3承辦人員對不能及時(shí)處理或答復(fù)的公文，應(yīng)先以電話、便函等形式答復(fù)對方；需延時(shí)處理的必須經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得無故拖延。第二十條文件的立卷歸檔和銷毀（一）外來公文、集團(tuán)的各類發(fā)文以及集團(tuán)在工作中形成的文書、聲像檔案材料，由集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)立卷歸檔；（二）集團(tuán)各部門形成的各類有價(jià)值性文件材料，由承辦人收集齊全，立卷歸檔；（三）沒有存檔價(jià)值和多余、重復(fù)的文件，由各部門清理銷毀；（四）聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理（立卷）、歸檔，其它單位保存復(fù)制件或其它形式的公文副本；（五）歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。第六章附錄1集團(tuán)文件編制格式規(guī)范2文件呈簽表3文件傳閱單4發(fā)文單5（發(fā)文常用）模板附錄一、集團(tuán)文件編制格式規(guī)范本規(guī)范是集團(tuán)公文管理制度的操作指引文件，集團(tuán)及各下級機(jī)構(gòu)進(jìn)行公文寫作時(shí)須遵從本規(guī)范的規(guī)定一、集團(tuán)公文的編制格式（一）發(fā)布權(quán)限本集團(tuán)因公需要對集團(tuán)內(nèi)部或外部發(fā)布的決定、公告、通告、通報(bào)和（重大事項(xiàng)）通知。（二）眉首部分，即文頭，由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識和發(fā)文字號組成。1位于公文首頁紅線上，與主體分隔，約占全頁的1/3；2發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識為宋體字，由發(fā)文公司全稱加“文件”兩字形成；3發(fā)文字號公司代字（部門代字）年度發(fā)文件編號，如“鴻銘控股（總辦）2010發(fā)1號”或HMKGZB1，處于紅線之上居中位置、在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識之下。公司代字要規(guī)范，長期固定使用，字?jǐn)?shù)不宜過多；公司代字、年份、序號三者順序不可更換；年份不能省略，六角括號不能寫成圓括號或中括號；年份、序號應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，序號不編虛位（如1不編為001），不加“第”字；4文件實(shí)行統(tǒng)一編號管理，集團(tuán)由總裁辦公室指定人員負(fù)責(zé)；5集團(tuán)總部代字為鴻銘控股6集團(tuán)總部部門代字統(tǒng)一規(guī)定如下集團(tuán)人力資源部，部門代字人集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心，部門代字財(cái)集團(tuán)總裁辦，部門代字總辦集團(tuán)工程管理中心，部門代字工集團(tuán)采購管理中心，部門代字采集團(tuán)成本管理中心，部門代字成集團(tuán)球場建設(shè)部，部門代字球建7下屬子公司的發(fā)文號應(yīng)參照集團(tuán)發(fā)文號要求統(tǒng)一編制（參見上文第3條）。各子公司代字規(guī)定如下北京鴻華綠苑運(yùn)動(dòng)休閑中心有限公司，公司代字鴻華球會(huì)（HHQH）天津東方鴻銘旅游地產(chǎn)開發(fā)有限公司，公司代字天津開發(fā)（TJKF）天津鴻立東方體育發(fā)展有限公司，公司代字濱海湖球會(huì)（BHHQH）天津鴻銘物業(yè)管理有限公司，公司代字天津物業(yè)（TJWY）騰沖鴻立投資有限公司，公司代字騰沖開發(fā)（TCKF）三亞鳳凰假日運(yùn)動(dòng)休閑有限公司，公司代字三亞開發(fā)（SYKF）江蘇宜興鴻立東方旅游地產(chǎn)開發(fā)有限公司，公司代字宜興開發(fā)（YXKF）8各子公司自行規(guī)定部門代字，需向集團(tuán)總裁辦審核、備案。（三）主體部分由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)（僅限于用函使用）、正文、附件、成文日期、印章組成。1標(biāo)題位于分隔線之下正中位置，它是文件內(nèi)容的集中體現(xiàn)和高度濃縮。公司文件標(biāo)題一般為事由和文種組成，事由前一般使用介詞“關(guān)于”，表示涉及的范圍和事務(wù)。標(biāo)題中除制度名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。2主送機(jī)關(guān)（僅限于用函使用）即抬頭，指對公文負(fù)有主辦或答復(fù)責(zé)任的單位書寫在標(biāo)題之下靠左頂格位置。3正文由開頭（敘述緣由、交代背景、說明發(fā)文必要性）、主體、結(jié)語組成。層次序數(shù)第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”第四層為“（1）”。4附件凡帶附件的，應(yīng)在正文之下（空一行）左起空兩格位置標(biāo)明附件的順序和名稱，附件名稱不必加書名號，其后也不用標(biāo)點(diǎn)符號。附件如有序號，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字（如附件1、附件2等）附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第L行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件或帶序號。5成文日期指文件的生效日期，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。標(biāo)注在正文右下方（右空四字），年月日必須齊全，一律用小寫漢字書寫（如2010年寫為“二一年”，“”不得用“零”或“0”代替）。6印章是發(fā)文機(jī)關(guān)對文件生效負(fù)責(zé)的憑證。加蓋在日期上，落款處署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距辦法解決，務(wù)必使印章與正文同處一頁，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。（四）正式行文統(tǒng)一使用A4紙打印稿，不得手寫。標(biāo)題用2號宋體字或三號黑體字；正文用4號宋體字，單倍行距。二、內(nèi)部公文編制格式（一）發(fā)布權(quán)限（1）集團(tuán)總部部門依據(jù)部門職責(zé)對集團(tuán)其他部門、下屬機(jī)構(gòu)或員工發(fā)布的通知、會(huì)議紀(jì)要；（2）集團(tuán)下屬機(jī)構(gòu)及機(jī)構(gòu)內(nèi)部門向本機(jī)構(gòu)內(nèi)全體或部分部門、員工發(fā)布的通知、會(huì)議紀(jì)要。（二）格式詳見模板。三、會(huì)議紀(jì)要編制格式（一）用途適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng),會(huì)議紀(jì)要在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，并分發(fā)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門。（二）格式詳見模板。附錄二、文件會(huì)簽表部門呈報(bào)人時(shí)間類型請示匯報(bào)建議調(diào)