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文檔簡介
公文管理制度(試行)編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人目錄第一章總則3第二章公文定義及種類3第三章職責(zé)4第四章公文發(fā)文與起草4第五章公文傳遞8第六章附錄9附錄一、集團(tuán)文件編制格式規(guī)范10附錄二、文件會(huì)簽表13附錄三、文件傳閱單14附錄四、發(fā)文單15附錄五、模板(另附)161行文稿紙172決定、通告(紅頭文件)183請示報(bào)告194通知205會(huì)議紀(jì)要216備忘錄227函23第一章總則第一條目的為規(guī)范公文格式,提高文件質(zhì)量和流轉(zhuǎn)效率,加強(qiáng)集團(tuán)總部與各部門、下屬子公司及外部的信息溝通,特制定本制度。第二條集團(tuán)總裁辦是公文的管理部門,主管集團(tuán)總部的公文管理,并負(fù)責(zé)檢查、指導(dǎo)下屬子公司的公文管理工作。第三條本制度適用于鴻銘控股集團(tuán)總部。集團(tuán)下屬各子公司應(yīng)以此為標(biāo)準(zhǔn),自行制定其公文管理辦法,但不得與本制度規(guī)定內(nèi)容相違背。下屬各子公司的公文管理辦法經(jīng)子公司總經(jīng)理審批實(shí)施后,還須由行政人事部報(bào)集團(tuán)總裁辦備案。第四條本制度下發(fā)之日起即刻生效,其它原有相關(guān)制度同時(shí)廢止。試行期為一個(gè)月。制度最終解釋權(quán)在集團(tuán)總裁辦。第五條集團(tuán)總部各部門及下屬子公司擬稿,需以總裁名義簽發(fā)的公文,一律需經(jīng)集團(tuán)總裁辦審核,并送簽。涉及集團(tuán)總部一個(gè)以上部門執(zhí)行的公文需經(jīng)集團(tuán)總裁辦遞交總裁審批后,由總裁辦統(tǒng)一發(fā)布;各部門在發(fā)公文前,應(yīng)先通過OA發(fā)文請示流程中起草正文,審批通過后以相應(yīng)的公文形式完成;集團(tuán)各部門內(nèi)部的制度類公文經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽署實(shí)施后,還須向集團(tuán)總裁辦報(bào)備。第二章公文定義及種類第六條公文定義公文指與政府職能部門、相關(guān)部門或機(jī)構(gòu)間傳送的文件,以及內(nèi)部各部門或機(jī)構(gòu)相互傳送的各類文件(包括會(huì)議紀(jì)要)、制度規(guī)范(不含合同類文件)。第七條公文種類主要有(一)通告、決定適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排;傳達(dá)重要精神;獎(jiǎng)懲有關(guān)機(jī)構(gòu)和人員;任免和聘用人員;變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng);(紅頭文件)(二)通知適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文;傳達(dá)要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng);(三)請示、報(bào)告適用于向上級單位匯報(bào)工作事項(xiàng),并請示批準(zhǔn),請求指示;(四)函適用于不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題;請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng);(公司抬頭信紙或可采用A4紙紅頭文件)(五)會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng);(六)備忘錄適用于內(nèi)外部溝通,聯(lián)系工作,回復(fù)情況等;第三章職責(zé)第八條集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)公文管理中以下事項(xiàng)(一)負(fù)責(zé)以集團(tuán)董事會(huì)、董事長和總裁名義簽發(fā)的決定、公告、通告、通知、通報(bào)及向政府部門遞交的報(bào)告等公文的擬稿、發(fā)布、呈送、登記和存檔;(二)負(fù)責(zé)政府部門、社會(huì)團(tuán)體及集團(tuán)各部門發(fā)至集團(tuán)總部、董事會(huì)、總裁、副總裁的公文的接收、登記、承辦、轉(zhuǎn)發(fā)、傳閱、回收和存檔;(三)負(fù)責(zé)審核由集團(tuán)各部門擬稿、請求以集團(tuán)名義發(fā)布或呈送政府部門的公文以及由集團(tuán)一個(gè)部門發(fā)起需要其他部門知曉或配合執(zhí)行的公文的處理;(四)負(fù)責(zé)受理集團(tuán)各部門查閱集團(tuán)級公文的請求;(五)負(fù)責(zé)集團(tuán)總部公文管理制度的修訂、推行、培訓(xùn)和執(zhí)行監(jiān)督;(六)負(fù)責(zé)集團(tuán)總部與其他異地辦公的下屬機(jī)構(gòu)間公文的傳遞;(七)定期檢查集團(tuán)總部各部門及下屬機(jī)構(gòu)公文管理制度執(zhí)行情況;(八)負(fù)責(zé)集團(tuán)總部公文的保密教育和監(jiān)督。第九條集團(tuán)總部各部門(一)集團(tuán)各部門負(fù)責(zé)本部門的公文管理。(二)負(fù)責(zé)對本部門傳達(dá)集團(tuán)發(fā)布的決定、公告、通告、通知、通報(bào)等;(三)負(fù)責(zé)審核本部門下級上報(bào)集團(tuán)或發(fā)往外部的公文;(四)負(fù)責(zé)本部門的公文制度的執(zhí)行、監(jiān)督;(五)負(fù)責(zé)本部門往來公文的登記、存檔和查閱受理。第四章公文發(fā)文與起草第十條發(fā)文準(zhǔn)則(一)各級部門的行文關(guān)系,應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。行文應(yīng)首先由發(fā)文人發(fā)至部門主管領(lǐng)導(dǎo)或直接上級審核,審核后發(fā)送至分管領(lǐng)導(dǎo)審核審批,需要總裁或董事長審批的文件,經(jīng)由總裁辦辦理;(二)集團(tuán)總部各部門在職權(quán)范圍內(nèi),可以互相行文;(三)任何行文,按照審批權(quán)限審批后,交由總裁辦統(tǒng)一安排下發(fā),各發(fā)文部門保留原件,總裁辦保留附件;(四)部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文,如擅自行文,上級部門有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷;(五)向下級部門的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄報(bào)直接上級部門;(六)部門之間不得以發(fā)文形式來解決一般性問題;(七)各部門一般不得越級向上行文,必要時(shí)應(yīng)抄報(bào)越過的單位;按照一級抓一級的原則,向下行文只針對直屬部門和單位;(八)各部門及機(jī)構(gòu)需要對外發(fā)文,涉及重大經(jīng)濟(jì)、法律事項(xiàng)應(yīng)將文件底稿送總裁辦審核,以便統(tǒng)一口徑,保證發(fā)文質(zhì)量;(九)請示公文,應(yīng)一文一事,一般只寫一個(gè)主送單位,如需同時(shí)送其他單位,應(yīng)以抄送的形式,但不得抄送下級部門。第十一條發(fā)文(一)公司因工作需要必須以文件形式行文的,應(yīng)使用統(tǒng)一的發(fā)文稿擬定文件內(nèi)容;(二)擬稿應(yīng)按照專業(yè)化擬辦的原則進(jìn)行,涉及兩個(gè)部門以上會(huì)稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關(guān)部門會(huì)簽;(三)文稿擬就后,應(yīng)填附發(fā)文單,詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍,擬稿人姓名、主辦單位、擬稿時(shí)間、簽發(fā)人等,并同公文一同交與集團(tuán)總裁辦;(四)發(fā)文應(yīng)注明密級、文件閱辦緊急程度。密級規(guī)定絕密一旦泄密會(huì)使集團(tuán)利益遭受特別嚴(yán)重的損害;機(jī)密一旦泄密會(huì)使集團(tuán)利益遭受嚴(yán)重的損害;秘密一旦泄密會(huì)使集團(tuán)利益遭受較大的損害;內(nèi)部資料一旦泄密會(huì)使集團(tuán)利益遭受一般損害;公開資料公開有助于集團(tuán)利益。程度規(guī)定如下“普通”公文應(yīng)在8個(gè)工作小時(shí)內(nèi)批示完畢;“緊急”類公文應(yīng)在4個(gè)工作小時(shí)內(nèi)批示完畢;“加急”公文應(yīng)隨到隨批,必要時(shí)可以集體商榷;如承辦事項(xiàng)復(fù)雜,時(shí)限可適當(dāng)延長,但不得超過規(guī)定時(shí)限的兩倍。(五)文件格式須遵從規(guī)定起草,對不按此規(guī)定編制的文件,收文部門(包括發(fā)文部門的上級或同級部門)有權(quán)退回并要求其改正。(六)集團(tuán)各部門需總裁批準(zhǔn)簽發(fā)的公文,應(yīng)提交集團(tuán)總裁辦,由總裁辦負(fù)責(zé)人核稿,并在“核稿人”欄內(nèi)簽字。(七)核稿內(nèi)容1審核行文的級別、方式;2審核與已發(fā)布的公文有無矛盾和重復(fù);3涉及公司內(nèi)其它職能部門或外單位的問題,會(huì)簽是否完整;4是否符合行文規(guī)則和公文處理程序,是否符合文種使用、公文格式的有關(guān)規(guī)定;5密級確定是否合乎規(guī)定,發(fā)送范圍是否恰當(dāng),主題詞標(biāo)引是否準(zhǔn)確,有關(guān)附件和資料是否齊備;6發(fā)文稿紙及版面是否整潔。(八)經(jīng)審核、會(huì)簽的文稿按批準(zhǔn)權(quán)限送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),簽發(fā)人對所簽發(fā)文件的內(nèi)容負(fù)最終責(zé)任。(九)公文的會(huì)簽由發(fā)文部門或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人決定會(huì)簽次序;不同部門或機(jī)構(gòu)聯(lián)合發(fā)文由該部門或機(jī)構(gòu)的共同主管領(lǐng)導(dǎo)決定會(huì)簽次序。第十二條簽發(fā)(一)各部門或機(jī)構(gòu)間知會(huì)性公文,以及各部門或機(jī)構(gòu)對內(nèi)發(fā)文,由該部門或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā);(二)人事任免通知,按人事管理權(quán)限簽發(fā);(三)重要對外文件(如對政府函件),由總裁或其授權(quán)人員簽發(fā);(四)以集團(tuán)名義發(fā)文,由總裁或其授權(quán)人員簽發(fā);(五)公文簽發(fā)授權(quán)應(yīng)將授權(quán)證明文件送集團(tuán)總裁辦備案。第十三條公文蓋章必須遵守集團(tuán)用章管理規(guī)定,辦理用章登記手續(xù)。第十四條各部門及機(jī)構(gòu)應(yīng)對每份發(fā)文建立臺帳,做好發(fā)文登記工作;由承辦部門自行送達(dá)的文件,應(yīng)在檔案室辦理登記、簽收。第十五條制度頒布必須經(jīng)過會(huì)簽程序,經(jīng)負(fù)責(zé)審批領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后頒布,集團(tuán)級的制度由集團(tuán)總裁辦頒布,部門內(nèi)部制定的制度頒布前必須送總裁辦審核和備案。第十六條集團(tuán)級公文的文件底稿和正本共兩份送交總裁辦存檔,集團(tuán)各部門發(fā)出的公文原件由部門留底存檔。發(fā)文流程圖發(fā)文流程文稿擬定發(fā)文審核公文簽發(fā)相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)會(huì)稿部門發(fā)文部門/主辦部門總裁辦需以文件形式行文的,應(yīng)使用統(tǒng)一的發(fā)文稿擬定文件內(nèi)容涉及兩個(gè)以上部門會(huì)稿擬定文稿文稿(待發(fā))N由主辦部門牽頭,會(huì)稿各部門討論定稿并會(huì)簽Y到總裁辦填寫發(fā)文單文檔審核根據(jù)權(quán)限,遞交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批按領(lǐng)導(dǎo)意見辦理N等待公文簽發(fā)Y根據(jù)公文類型,安排公文下發(fā)Y責(zé)成發(fā)稿部門修改N第五章公文傳遞第十七條外發(fā)文傳遞(一)集團(tuán)對外發(fā)文(不包括業(yè)務(wù)文件)均由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)傳遞;(二)公文傳遞須使用外部渠道的,必須使用掛號信函、特快專遞(EMS)或集團(tuán)指定的專業(yè)速遞集團(tuán),不得使用平郵,重要公文(可能涉及法律、經(jīng)濟(jì)責(zé)任的)應(yīng)要求對方收件回執(zhí),發(fā)件憑證、收件回執(zhí)必須與發(fā)文底稿一起存檔;(三)發(fā)文單位必須及時(shí)跟蹤對外發(fā)文的送達(dá)情況,發(fā)現(xiàn)延誤、可能丟失的情況時(shí)應(yīng)及時(shí)追索,并向上級部門報(bào)告及與收文方核實(shí)。第十八條內(nèi)部公文傳遞(一)集團(tuán)總部與異地辦公的下屬子公司間的公文傳遞系統(tǒng)由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)運(yùn)行;(二)收發(fā)文單位必須按規(guī)定辦理公文發(fā)送、簽收登記;(三)密級文檔必須密封傳遞,并在信封上注明密級。第十九條收文管理(一)收文、登記各部門及機(jī)構(gòu)指定專人負(fù)責(zé)收文操作,收到文件應(yīng)書面簽收后,對來文進(jìn)行編號、備份;(二)傳簽集團(tuán)各部門文件需上級多部門依層級審核、批準(zhǔn)的,采用文件會(huì)簽表呈報(bào),上級部門依職級、職責(zé)和流程由低至高審核、批準(zhǔn)。一般事項(xiàng)采用文件會(huì)簽表,重要或許需要額外說明的另附備忘錄;(三)傳閱有關(guān)公文需經(jīng)相關(guān)單位傳閱,由發(fā)文單位填寫文件傳閱單,各傳閱單位應(yīng)在4個(gè)工作小時(shí)內(nèi)(或發(fā)文單位要求)簽閱完畢并送回收文處;對需送多位領(lǐng)導(dǎo)傳閱的公文,一般應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)排序由前向后遞送;(四)批示公文批示時(shí),對有具體辦理事項(xiàng)的,批示人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期,其他批示人簽閱視為同意;沒有具體辦理事項(xiàng)的,簽閱表示閱知。批示人不能親自批示(如開會(huì)、外出等),由收文人員負(fù)責(zé)電話聯(lián)系,并根據(jù)電話記錄代為簽署意見,事后,由批示人補(bǔ)簽;(五)承辦有關(guān)公文事項(xiàng)承辦單位按上級公文規(guī)定或按領(lǐng)導(dǎo)批示確定,及時(shí)辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理;如有多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)批示,按級別最高的領(lǐng)導(dǎo)指示確定;(六)跟蹤催辦1收文部門和崗位人員應(yīng)對由其發(fā)出或接收的每份公文建立臺帳,登記公文處理情況,并做好公文催辦工作。2做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦,不積壓、不誤傳,防止漏辦和延誤。催辦方法多種多樣,可以電話督查、發(fā)函催辦、實(shí)地督辦;3承辦人員對不能及時(shí)處理或答復(fù)的公文,應(yīng)先以電話、便函等形式答復(fù)對方;需延時(shí)處理的必須經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得無故拖延。第二十條文件的立卷歸檔和銷毀(一)外來公文、集團(tuán)的各類發(fā)文以及集團(tuán)在工作中形成的文書、聲像檔案材料,由集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)立卷歸檔;(二)集團(tuán)各部門形成的各類有價(jià)值性文件材料,由承辦人收集齊全,立卷歸檔;(三)沒有存檔價(jià)值和多余、重復(fù)的文件,由各部門清理銷毀;(四)聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位整理(立卷)、歸檔,其它單位保存復(fù)制件或其它形式的公文副本;(五)歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限,按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。第六章附錄1集團(tuán)文件編制格式規(guī)范2文件呈簽表3文件傳閱單4發(fā)文單5(發(fā)文常用)模板附錄一、集團(tuán)文件編制格式規(guī)范本規(guī)范是集團(tuán)公文管理制度的操作指引文件,集團(tuán)及各下級機(jī)構(gòu)進(jìn)行公文寫作時(shí)須遵從本規(guī)范的規(guī)定一、集團(tuán)公文的編制格式(一)發(fā)布權(quán)限本集團(tuán)因公需要對集團(tuán)內(nèi)部或外部發(fā)布的決定、公告、通告、通報(bào)和(重大事項(xiàng))通知。(二)眉首部分,即文頭,由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識和發(fā)文字號組成。1位于公文首頁紅線上,與主體分隔,約占全頁的1/3;2發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識為宋體字,由發(fā)文公司全稱加“文件”兩字形成;3發(fā)文字號公司代字(部門代字)年度發(fā)文件編號,如“鴻銘控股(總辦)2010發(fā)1號”或HMKGZB1,處于紅線之上居中位置、在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識之下。公司代字要規(guī)范,長期固定使用,字?jǐn)?shù)不宜過多;公司代字、年份、序號三者順序不可更換;年份不能省略,六角括號不能寫成圓括號或中括號;年份、序號應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字,序號不編虛位(如1不編為001),不加“第”字;4文件實(shí)行統(tǒng)一編號管理,集團(tuán)由總裁辦公室指定人員負(fù)責(zé);5集團(tuán)總部代字為鴻銘控股6集團(tuán)總部部門代字統(tǒng)一規(guī)定如下集團(tuán)人力資源部,部門代字人集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心,部門代字財(cái)集團(tuán)總裁辦,部門代字總辦集團(tuán)工程管理中心,部門代字工集團(tuán)采購管理中心,部門代字采集團(tuán)成本管理中心,部門代字成集團(tuán)球場建設(shè)部,部門代字球建7下屬子公司的發(fā)文號應(yīng)參照集團(tuán)發(fā)文號要求統(tǒng)一編制(參見上文第3條)。各子公司代字規(guī)定如下北京鴻華綠苑運(yùn)動(dòng)休閑中心有限公司,公司代字鴻華球會(huì)(HHQH)天津東方鴻銘旅游地產(chǎn)開發(fā)有限公司,公司代字天津開發(fā)(TJKF)天津鴻立東方體育發(fā)展有限公司,公司代字濱海湖球會(huì)(BHHQH)天津鴻銘物業(yè)管理有限公司,公司代字天津物業(yè)(TJWY)騰沖鴻立投資有限公司,公司代字騰沖開發(fā)(TCKF)三亞鳳凰假日運(yùn)動(dòng)休閑有限公司,公司代字三亞開發(fā)(SYKF)江蘇宜興鴻立東方旅游地產(chǎn)開發(fā)有限公司,公司代字宜興開發(fā)(YXKF)8各子公司自行規(guī)定部門代字,需向集團(tuán)總裁辦審核、備案。(三)主體部分由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)(僅限于用函使用)、正文、附件、成文日期、印章組成。1標(biāo)題位于分隔線之下正中位置,它是文件內(nèi)容的集中體現(xiàn)和高度濃縮。公司文件標(biāo)題一般為事由和文種組成,事由前一般使用介詞“關(guān)于”,表示涉及的范圍和事務(wù)。標(biāo)題中除制度名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。2主送機(jī)關(guān)(僅限于用函使用)即抬頭,指對公文負(fù)有主辦或答復(fù)責(zé)任的單位書寫在標(biāo)題之下靠左頂格位置。3正文由開頭(敘述緣由、交代背景、說明發(fā)文必要性)、主體、結(jié)語組成。層次序數(shù)第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1、”第四層為“(1)”。4附件凡帶附件的,應(yīng)在正文之下(空一行)左起空兩格位置標(biāo)明附件的順序和名稱,附件名稱不必加書名號,其后也不用標(biāo)點(diǎn)符號。附件如有序號,應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字(如附件1、附件2等)附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂,應(yīng)在附件左上角第L行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件或帶序號。5成文日期指文件的生效日期,以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。標(biāo)注在正文右下方(右空四字),年月日必須齊全,一律用小寫漢字書寫(如2010年寫為“二一年”,“”不得用“零”或“0”代替)。6印章是發(fā)文機(jī)關(guān)對文件生效負(fù)責(zé)的憑證。加蓋在日期上,落款處署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí),應(yīng)采取調(diào)整行距、字距辦法解決,務(wù)必使印章與正文同處一頁,不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。(四)正式行文統(tǒng)一使用A4紙打印稿,不得手寫。標(biāo)題用2號宋體字或三號黑體字;正文用4號宋體字,單倍行距。二、內(nèi)部公文編制格式(一)發(fā)布權(quán)限(1)集團(tuán)總部部門依據(jù)部門職責(zé)對集團(tuán)其他部門、下屬機(jī)構(gòu)或員工發(fā)布的通知、會(huì)議紀(jì)要;(2)集團(tuán)下屬機(jī)構(gòu)及機(jī)構(gòu)內(nèi)部門向本機(jī)構(gòu)內(nèi)全體或部分部門、員工發(fā)布的通知、會(huì)議紀(jì)要。(二)格式詳見模板。三、會(huì)議紀(jì)要編制格式(一)用途適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng),會(huì)議紀(jì)要在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)工作日內(nèi)整理完畢,并分發(fā)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門。(二)格式詳見模板。附錄二、文件會(huì)簽表部門呈報(bào)人時(shí)間類型請示匯報(bào)建議調(diào)
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