公司系統(tǒng)管理方案.doc

1、xx 公司系統(tǒng)管理方案 V1.07xx 文檔管理系統(tǒng)權(quán)限體系目錄1、目的2、適用范圍3、職責(zé)4、定義5、權(quán)限管理總則5.1、管理機(jī)制5.2、用戶類型5.2.1 、超級管理員5.2.2 、系統(tǒng)管理員5.2.4 、一級文檔管理員5.2.5 、二級文檔管理員5.2.6 、普通用戶5.2.7 、非系統(tǒng)用戶6、權(quán)限管理細(xì)則6.1、文檔管理員權(quán)限管理細(xì)則6.1.1 、權(quán)限分配原則6.1.2 、文檔權(quán)限關(guān)系6.1.3 、文檔權(quán)限類別6.1.4 、文檔權(quán)限模板維護(hù)6.1.5 、文檔權(quán)限回收6.2、權(quán)限群組日常維護(hù)6.2.1 、員工跨部門調(diào)動6.3、目錄結(jié)構(gòu)變更控制6.4、員工權(quán)限管理細(xì)則6.4.1 、新進(jìn)員工

2、權(quán)限分配6.4.2 、在職員工權(quán)限變更6.4.3 、離職員工權(quán)限注銷6.4.4 、離職員工權(quán)限遷移6.5、文檔應(yīng)用權(quán)限管理6.5.1 、文檔外發(fā)權(quán)限管理6.5.2 、文檔發(fā)布權(quán)限管理6.5.3 、文檔郵件發(fā)送權(quán)限管理6.11、絕密文件權(quán)限管理1、目的 明確文檔管理系統(tǒng)管理責(zé)權(quán)；定義文檔管理系統(tǒng)管理策略；規(guī)定文檔管理系統(tǒng)應(yīng)用要求。2、適用范圍 公司內(nèi)部應(yīng)用文檔管理系統(tǒng)或與該系統(tǒng)相關(guān)的部門及個人。3、職責(zé)3.1、本管理辦法由信息技術(shù)分公司編制、修改、解釋；3.2、與文檔管理系統(tǒng)相關(guān)的職責(zé)規(guī)定，詳見本管理辦法正文相關(guān)條款。3.3、文檔管理系統(tǒng)用戶初次應(yīng)用文檔管理系統(tǒng)前，應(yīng)當(dāng)詳細(xì)閱讀本管理辦 法及相關(guān)

3、附件，并參照執(zhí)行。4、定義4.1、系統(tǒng)適用文檔 本管理辦法所稱適用文檔指適合且應(yīng)當(dāng)應(yīng)用文檔管理系統(tǒng)管理的文檔， 包括： 規(guī)章制度、報(bào)告、報(bào)表、業(yè)務(wù)規(guī)則、流程圖、架構(gòu)圖、合同、意向書、計(jì)劃、日志、總結(jié)、說明、演示、通知申請、會議紀(jì)要、專業(yè)文檔、培訓(xùn)資料、外來資料、參考資料、重要郵件等各類電子化文檔；不包括：財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、 ERP 系統(tǒng)數(shù)據(jù)等系統(tǒng)數(shù)據(jù)以及 IT 開發(fā)代碼、私人文檔等。4.2、系統(tǒng)應(yīng)用本管理辦法所稱系統(tǒng)應(yīng)用泛指公司所有部門及人員與文檔管理系統(tǒng)間的一 切交互行為。5、權(quán)限管理總則5.1、管理機(jī)制5.1.1 、基于權(quán)限管理的“三權(quán)分立”原則，系統(tǒng)管理員、審計(jì)員及文檔管 理員權(quán)限相互獨(dú)立、

4、互相制衡。由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)設(shè)置及崗位、用戶組的日常維護(hù)，審計(jì)員審計(jì)系統(tǒng)管理員和文檔管理員的操作行為，文檔管理員負(fù)責(zé)目錄架構(gòu)的維護(hù)及用戶授 權(quán)，通過相互分立，結(jié)合互相制約，達(dá)到權(quán)限的平衡，避免權(quán)限的濫用。5.1.2 、基于權(quán)限細(xì)分的細(xì)顆粒度權(quán)限管理。5.1.3 、遵循權(quán)限的適用性強(qiáng)和最小授權(quán)原則。5.2、用戶類型5.2.1 、超級管理員A、人員：由公司總經(jīng)理或其書面指定人員擔(dān)任，共一人；B、職責(zé)：負(fù)責(zé)系統(tǒng)管理員、審計(jì)員及一級文檔管理員的權(quán)限分配、變更及撤銷；C、權(quán)限范圍：負(fù)責(zé)文檔管理系統(tǒng)全局管理，擁有系統(tǒng)設(shè)置、文檔管理的全部權(quán)限；5.2.2 、系統(tǒng)管理員A 、人員： 由超級管理員指定信息技術(shù)

5、分公司人員擔(dān)任，共一人；B、職責(zé)：1) 負(fù)責(zé)后臺維護(hù)工作，保障系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，如流程設(shè)置、郵件發(fā) 送設(shè)置、元數(shù)據(jù)類別設(shè)置等2) 由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)中崗位、用戶組的新增、修改和刪除；C、權(quán)限范圍：擁有系統(tǒng)后臺維護(hù)權(quán)限，不具有目錄結(jié)構(gòu)及文檔的查看、管理權(quán)限，也不 具有日志的審計(jì)權(quán)限；5.2.3 、審計(jì)管理員A 、人員：由超級管理員書面指定審計(jì)部人員擔(dān)任，共一人；B、職責(zé)：擁有查閱用戶權(quán)限報(bào)表的權(quán)限；擁有查閱系統(tǒng)管理員、文檔管理員的操作日志權(quán)限擁有查閱一般用戶操作日志、用戶行為分析報(bào)表的權(quán)限；日志每月應(yīng)當(dāng)至少歸檔一次，可設(shè)置系統(tǒng)自動歸檔；報(bào)表應(yīng)當(dāng)每月整理、匯總上報(bào)一次；負(fù)責(zé)查閱文檔（僅列示權(quán)限）、審

6、計(jì)文件、文件夾是否違反使用規(guī)范；D、權(quán)限范圍：審計(jì)管理員沒有系統(tǒng)后臺維護(hù)和文檔查看的權(quán)限。5.2.4 、一級文檔管理員A、人員：由超級管理員書面指定人員擔(dān)任，共一人；B、職責(zé)：1）負(fù)責(zé)公司一級文件夾的創(chuàng)建、權(quán)限分配及策略設(shè)置；2）負(fù)責(zé)在“工作文檔”（二級文件夾）下為各部門創(chuàng)建部門文件夾，并對各部門文件夾進(jìn)行分配權(quán)限操作及策略設(shè)置，將相關(guān)文件夾“管理”權(quán)限分配給預(yù)先指定的二級文檔管理員，并負(fù)責(zé)權(quán) 限的變更、撤銷；3）公司級模板的設(shè)置和維護(hù)。C、 權(quán)限范圍 不具有系統(tǒng)后臺維護(hù)權(quán)限，不具有具體文檔的查看、管理權(quán)限；5.2.5 、二級文檔管理員A、人員：由一級文檔管理員指定該部門人員擔(dān)任，每部門一人B

7、、職責(zé)：1) 對于本部門文件夾內(nèi)文檔信息安全負(fù)有主要責(zé)任；2) 各部門文檔管理員負(fù)責(zé)在所屬部門文件夾下創(chuàng)建部門工作所需次級文件夾，并對各次級文件夾進(jìn)行分配權(quán)限操作及策略設(shè)置， 將次級文件夾的相關(guān)權(quán)限分配給本部門用戶或其他相關(guān)用戶，并 負(fù)責(zé)權(quán)限的變更、撤銷；各部門文檔管理員在分配權(quán)限時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)文檔適用范圍， 合理分配相關(guān)權(quán)限；如在分配全公司適用文檔權(quán)限時，應(yīng)當(dāng)保證 該文檔能被所有用戶預(yù)覽；在分配部門內(nèi)部適用文檔權(quán)限時，也 應(yīng)當(dāng)保證該文檔不為部門外用戶所預(yù)覽。3) 添加文件夾元數(shù)據(jù)策略，如需增加、修改或刪除元數(shù)據(jù)類型， 需向系統(tǒng)管理員申請，由系統(tǒng)管理員進(jìn)行設(shè)置；4) 文檔管理系統(tǒng)工作流程由各部門文檔管理員設(shè)計(jì)并設(shè)置，進(jìn)行 相關(guān)文件夾綁定，由各相關(guān)持權(quán)用戶發(fā)起、執(zhí)行； 系統(tǒng)工作流程設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)以各部門書面需求為依據(jù)，并嚴(yán)格遵循公 司及部門相關(guān)管理規(guī)定或管理原則