2021年山浦集團(tuán)檔案管理制度

1、制度2021年山浦集團(tuán)檔案管理制度單位名稱：XXXX部門：XXXX日期：2021年XX月XX日管理制度2021年山浦集團(tuán)檔案管理制度山浦集團(tuán)檔案管理制度為了加強公司檔案管理，理順工作流程，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，確保檔案的完善和齊全,充分發(fā)揮檔案的作用，結(jié)合公司的實際情況，特制定此制度，以加強對檔案管理工作實務(wù)指導(dǎo)。1.檔案管理職責(zé):1.1檔案管理室是負(fù)責(zé)公司檔案的歸檔管理、檔案管理制度的貫徹與執(zhí)行，加強對檔案工作的實務(wù)指導(dǎo)。1.2檔案管理員是公司設(shè)立專職管理檔案的人員，在行政部的領(lǐng)導(dǎo)下，其管理的主要職責(zé)為：1.2.1制定或參與制定關(guān)于檔案管理制度方面的規(guī)章 制度。1.2.2協(xié)助行政經(jīng)理對

2、各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。1.2.3檔案管理員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的新文件資料立即歸檔。1.2.4確認(rèn)歸檔的文件資料完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。1.2.5檔案管理員立檔時應(yīng)根據(jù)文件名稱以及文件內(nèi)容簡潔地擬寫好歸檔標(biāo)題及編號把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，然后封存保管。1.2.6文件組成檔案后,如有后續(xù)需立檔的文件資料，按立檔原則進(jìn)行插檔，按相關(guān)規(guī)律進(jìn)行排列，方便檔案文件管理，做到查找方便。1.2.7檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。1.2.8檔案管理員對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重

3、印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，給復(fù)制件加蓋公章 ，以示復(fù)制件不會有誤編號入檔。1.2.9檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分或經(jīng)濟處罰。1.2.10總結(jié)經(jīng)驗，改善工作方法，提高檔案管理制度技能和工作效率，使公司檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。2.歸檔資料的內(nèi)容及類別：2.1計劃性文件資料包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計劃。2.2批示性文件材料包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、人事任命調(diào)動記錄等。2.3法規(guī)性文件上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹

4、和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部檔案管理制度的各類法律性規(guī)章 制度。2.4公司的重大決議包括由公司股東大會、董事會、總經(jīng)理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。2.5總結(jié)性文件包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項性的各種總結(jié)報告。2.6憑證性材料包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。2.7匯報性材料包括公司各職能部門向總部匯報的材料、統(tǒng)計報表;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等2.8調(diào)研性資料包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策

5、劃方案的技術(shù)經(jīng)濟論證材料等。2.9聲像制品資料包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料。2.10證件性文書資料包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽牌匾和證書、資產(chǎn)資料房屋租賃合同資料、車輛的相關(guān)資料證明與證照等。2.11檔案秘密級別檔案管理員歸納檔案秘密級別后，經(jīng)行政部經(jīng)理最后審核，確定秘密級別方可存檔。3.檔案借閱流程及規(guī)定：3.1各部門工作人員查閱本部門工作范圍內(nèi)檔案資料需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、經(jīng)行政部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，即可查閱無密級檔案。3.1.2各部門工作人員如需查閱非本部門的重要文件或有密級檔案，須經(jīng)部

6、門經(jīng)理批示、行政部經(jīng)理、董事長助理批準(zhǔn)，方可借閱。3.1.3重要檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。如有工作需要復(fù)制時需經(jīng)公司行政部經(jīng)理或董事長助理批準(zhǔn)。3.1.4借閱文件者要保證檔案的完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。3.1.5檔案一般不得借出檔案管理辦公室。如有特殊情況，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)?？勺龆唐谕饨枳疃酁槿欤缪娱L借閱時間，須補辦續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還并給予經(jīng)濟處罰。3.1.6借閱檔案者須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。3.1.7

7、企業(yè)在職員工調(diào)離公司時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。3.2檔案借閱流程：3.2.1查閱非本部門的檔案，由本部門經(jīng)理申請，行政部經(jīng)理審批方可借閱。3.2.3查閱本公司重要檔案，由本部門經(jīng)理申請;董事長助理簽字審批;轉(zhuǎn)行政經(jīng)理簽字，在檔案處登記方可查閱。3.3查閱文件應(yīng)注意以下方面：3.3.1查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定查閱文件，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。3.3.2查閱檔案時，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)盡快送回檔案室處理。3.3.3借閱的各類檔案須在三個工作

8、日前歸還，若繼續(xù)使用的請再辦理相關(guān)續(xù)借手續(xù)。對丟失檔案的將按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.檔案保密要求：4.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強公司文件保密意識，共同做好保密工作。4.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為(絕密、機密、秘密)三級。4.3密級重要檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。復(fù)制時需經(jīng)公司行政部經(jīng)理或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.4密級重要檔案只限歸檔人使用，其他人員借用需經(jīng)董事長助理以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.5檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由行政部經(jīng)理監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。5.超期檔案的銷毀審批流程以及文件類別保存期限確定：5.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造

9、冊(一式兩份)，一份作為檔案室留存，方便日后查閱。5.1.2對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊經(jīng)部門經(jīng)理鑒定，報董事長助理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。5.1.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。5.1.4經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦公室到指定地點銷毀，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人(兩人以上監(jiān)督)應(yīng)在銷毀注冊上簽字。5.1.5銷毀清冊要作為資料長期保存，防止丟失，以備查考。5.2銷毀流程圖表5.3文件類別保存期限5.3.1計劃性文件資料包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計劃。根據(jù)計劃的時間為保存期的時間，一般分為：一季度，

10、半年，一年或更長時間。銷毀時由行政部經(jīng)理審批并監(jiān)督銷毀。5.5.2批示性文件材料包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、人事任命調(diào)動記錄等。是公司各項經(jīng)營的運營標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)為長期保存，一般保存期分為:一年，三年，五年或更長時間(人事任命書保存期為長期保存，銷毀期應(yīng)為此人離任或離職)經(jīng)董事會批準(zhǔn)方可銷毀。5.5.3法規(guī)性文件上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部檔案管理制度的各類法規(guī)性文件規(guī)章 制度。根據(jù)文件內(nèi)法律效應(yīng)時間年限為保存期的時間，保存期滿后銷毀時由法務(wù)部高級顧問，董事會審批方可銷毀。5.5.4公司

11、的重大決議包括由公司股東大會、董事會、總經(jīng)理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要事項時間及年限進(jìn)行保存，以備公司后期發(fā)展參閱，保存期滿由董事辦批準(zhǔn)方可銷毀。5.5.5總結(jié)性文件包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項性的各種總結(jié)報告。根據(jù)總結(jié)中的時間為保存期的時間，一般保存期分為：一季度，半年，一年或更長時間。保存期滿銷毀時由行政經(jīng)理批準(zhǔn)申請銷毀。5.5.6憑證性材料包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本，根據(jù)產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄等按合同期限保存，到期后即可申請銷

12、毀。5.5.7匯報性材料包括公司各職能部門向總部匯報的材料、統(tǒng)計報表;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等。根據(jù)回報材料、統(tǒng)計報表期限作為保存期限，一般保存期分為：一季度，半年，一年或更長時間。保存期滿后可申請銷毀。5.5.8調(diào)研性資料包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟論證材料等。此類文件為保密性文件一般保存年限比較長，經(jīng)董事會批準(zhǔn)方可造冊申請原資料銷毀。5.5.9聲像制品資料包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料。是記錄公司長期發(fā)展的歷史性影像資

13、料應(yīng)為長期保存。5.5.10證件性文書資料包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽牌匾和證書、資產(chǎn)資料房屋租賃合同資料、車輛的相關(guān)資料證明與證照等。根據(jù)各照、證相關(guān)年限保存。物業(yè)經(jīng)理人： 篇2：開發(fā)公司實物檔案管理細(xì)則開發(fā)公司實物檔案管理細(xì)則第一條 為了確保對公司實物檔案進(jìn)行有效管理，制定本細(xì)則。第二條 本細(xì)則適用于對公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動中獲得的獎杯、獎旗、證書、舊印章，公司與外界交往中接受的禮品以及上級領(lǐng)導(dǎo)的題字、書畫等。第三條 實物檔案的分類(一)各類證書、證件;(二)獎杯、獎旗、獎?wù)?;(三)舊印章;(四)其它類(接受的禮品、紀(jì)念品、書畫等)。第四條 職責(zé)分工以公

14、司名義獲取的實物檔案均由辦公室統(tǒng)一保管，公司、各部門和各項目部各時期的舊印章作廢后由辦公室統(tǒng)一保管。第五條 各部門對公司所屬的實物檔案要及時移交到辦公室，不得以任何理由據(jù)為已有。辦公室檔案管理員對移交的實物檔案要及時登記，辦好移交手續(xù)。第六條 個人在相關(guān)領(lǐng)域中獲獎的各類獎品和獎勵證書，由公司支付評獎費用的，原件交辦公室保存;由個人支付評獎費用的，將各類獎品的照片和證書的復(fù)印件交辦公室保存。第七條 實物檔案的編號組成：類別代碼+實物檔案順序號。第八條 實物檔案的保管應(yīng)做到“八防”。紀(jì)念品等有觀賞價值的可放在展柜內(nèi)，舊印章等重要實物要存放在保險柜內(nèi)，由專人保管。第九條 實物檔案一般不外借。為方便利

15、用可將實物檔案拍成照片后裝訂成冊。第十條 實物檔案的保管期限為長期或永久。第十一條 未盡事宜，由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。第十二條 本細(xì)則與檔案管理辦法一并頒布施行。篇3：開發(fā)公司影像檔案管理細(xì)則開發(fā)公司影像檔案管理細(xì)則第一條 加強公司影像檔案的管理工作，更好地保護(hù)和利用影像檔案信息資源，制定本細(xì)則。第二條 本細(xì)則適用于公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動中形成的所有有保存價值的錄音、錄像、照片等特殊載體的檔案資料。第三條 職責(zé)分工(一)公司辦公室負(fù)責(zé)定期將分散在公司各部門、各項目部、個人手中具有保存價值的聲像、影像材料收集，負(fù)責(zé)集中保管公司各方面的影像檔案資料。(二)各部門負(fù)責(zé)將聲像資料整理、歸檔，向

16、辦公室移交。臨時需要時，再辦理借閱手續(xù)。第四條 影像檔案的歸檔范圍(一)反映重要歷史面貌的影像檔案;(二)各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參與本公司重要公務(wù)活動形成的影像檔案;(三)本公司的各種重要會議的影像檔案;(四)開發(fā)項目的影像檔案;(五)本公司組織或參加的重要活動的影像檔案;(六)重大事故的影像檔案;(七)公司攝制的或反映本公司工作活動的專題VCD等。第五條 影像檔案的歸檔要求(一)力求是原底片、原件，盡量避免復(fù)制件。(二)歸檔材料要齊全完整，照片歸檔時，應(yīng)同時有底片及文字說明。錄音、錄像磁帶歸檔時，也要有簡要的文字說明。文字說明包括：事由、時間、地點、人物、背景、拍攝人六要素。(三)歸檔的照片若為普通相機拍攝，應(yīng)將照片和底片同時歸檔。若為數(shù)碼機拍攝可移交復(fù)制文件。第六條 影像檔案的整理、鑒定、編目(一)照片檔案的整理、鑒定、編目：照片檔案由底片、照片及文字說明構(gòu)成。其整理方法要符合國標(biāo)照片檔案管理規(guī)范的要求。照片的分類組卷一般按年度-專題分類組卷;照片的編號為案卷號-照片號。(二)錄音、錄像檔案的整理、編目：以盤或盒為保管單位，編號按收集歸檔的時間順序結(jié)合內(nèi)容分別編制案卷的流水號。格式如下：類別-順序號。(三)影像檔案的保管和保護(hù)檔案室要保持適宜的溫濕度。磁帶保存