會議準(zhǔn)備程序常識.doc

1、會議準(zhǔn)備程序常識( 一) 擬定 會議議程、日程和程序。議程, 是會議所要通過文件、解決 問題的概略安排。用簡練文字逐項(xiàng)寫出即可。日程 , 是在一般時間內(nèi)會議進(jìn)行的具體安排, 一般采用簡短文字或表格方 式 , 將會議期間每 天上午、下午及晚上的活動列出即可 , 如有說明 , 附于表后。程序, 是一 次會議按照時間先后或依次安 排的工作步驟。程序可繁可簡, 可粗可細(xì)。議程、日程應(yīng)當(dāng) 事先發(fā)給與會人員 , 有的代表大 會還應(yīng)提出交大會主席團(tuán)通 過后才能生效。程序只供領(lǐng)導(dǎo)同志主持會議時參考 ,不發(fā)給其他同志。( 二) 擬定 會議工作方案。一般應(yīng)包 括以下內(nèi)容 : 會議 記錄簡報工作、會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、食宿

2、安排 、保衛(wèi)和保密工作等。( 三) 選定 、安排議題。會議討論 的問題、決策的對象, 就是議題 。 大中型會議的議題由會議 領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志確定。日常會議的議題 , 有的由分管某 項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志提出 , 有的由 下級機(jī)關(guān)或者 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志 指示準(zhǔn)備議題 , 然后將收集到的議題進(jìn)行篩選 , 加 以修改、討論 、充實(shí), 報請有關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)審查后 , 按周、月或季 度統(tǒng)籌安排。安排會議 議題應(yīng)注意以下問題: 一是下一 級會議可以解決的或者個別領(lǐng)導(dǎo)同志可審批解決的問題, 一般不要安排上級會議討論 ; 二是黨的會議同政府的會議討 論的議題要有所區(qū)別 ; 三是提交會議討論的議題 , 一般要有簡要的文字材料

3、 , 并在開會前幾 天經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志審批后 , 發(fā)給有關(guān) 同志閱讀 , 準(zhǔn)備意見 ; 四是臨時提出的一般議題不宜倉促安排 , 保證會議質(zhì)量 ; 五是一次會議議題不能安排過多或過 少 , 要測算每個議題大致所需 時間, 合理分配 , 一般安排一個主要議題和一二個小議題為 宜 , 六是盡可能地 將同類性質(zhì)的議題提交一次會議討論 ; 七是應(yīng)準(zhǔn)備一些后備議題 , 以便在會議進(jìn)展順利、時間充裕的情 況下提供會議討論。( 四) 準(zhǔn)備 會議文件、報告。日常工作會議的文件、報告, 主要應(yīng)由各職能部門起草準(zhǔn)備。會議秘 書部門應(yīng)于會前通知有關(guān)部門 報送會議文件 , 對文件內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行初審 ,并向領(lǐng)導(dǎo)同志 提出所報送

4、的文件能否提交會議討論的意見。( 五 ) 提出 與會人員名單。提名與會人員 , 是一項(xiàng)重要的政治性很強(qiáng)的 工作 , 應(yīng)當(dāng)掌握以 下原則 ; 一是周到 全面 。日常工作會議請 與會議討論議題密切相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)同志列席 ; 臨時性會議 , 屬于征求意見性質(zhì)的 , 應(yīng)請 有關(guān)方面的主要領(lǐng)導(dǎo)同志和代 表參加 ; 屬于專業(yè) 性質(zhì)的 , 應(yīng)請各有 關(guān)方面主管該項(xiàng)工作的 領(lǐng)導(dǎo)同志、專家和在該方面有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的工作者參加 ; 屬于紀(jì)念、慶祝性質(zhì)的 , 應(yīng)請一些有名望、影響與所紀(jì)念、慶祝事項(xiàng)有關(guān)的同志及各民主黨派人士、各界代表參加。二是寬嚴(yán)適度 , 準(zhǔn)確 無誤。從有利工作和便于保密的角度出發(fā), 做到提名合情合理,

5、 不寬不嚴(yán) , 不錯提 , 不漏提。三是無論出席或列席會議人員, 均不帶二 ?quot; 議員( 助手 ) 。四是會議秘書工作人員提出的與會人員名單 , 需要報請領(lǐng)導(dǎo)同 志審核后方能最后確定。( 六) 編排 分組。多次性的大中型會議在參加會議人員 名單確定之后 , 要對與會人員進(jìn)行編組 , 即按照一定的規(guī)律 將全體與會人 員劃分若干小組 , 以方便討論問題。編組的基 本方法有 : 根據(jù)地域編組; 根據(jù)系統(tǒng)或行業(yè)編組; 完全按人 數(shù) 編組。在進(jìn)行 編組時 , 要注意組 的數(shù)量、規(guī)模適中。編組要 全面周到, 盡可有將召集會議機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同 志分散到各個組。( 七) 選定 、布置會場。1、選定會場。會

6、場的選擇 , 要結(jié)合開會人數(shù)、會議內(nèi) 容等綜合考慮 。 在有條件的情況下 , 主要考慮 下列因素 : 第 一 , 會場大小適中 , 以每人平均 23 平米為宜。太大顯得松 散 , 過小則擁擠。第二 , 會場地點(diǎn)適中。第三 , 會場附屬設(shè) 施 齊全 , 包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務(wù)、電話 、擴(kuò)音、錄音等。2、布置會場。不同的會議 , 要求有不同的布置形式。黨的代表會議 會場要求樸素大方 , 人民代表大 會會場要求莊嚴(yán)隆重 , 慶祝大會會場要求喜慶熱烈 , 追悼會會場要求莊重肅穆 , 座談會會場要求和諧融洽 , 紀(jì)念性會議會場要求隆重典雅 , 日常工作會議會場要求簡單實(shí)用。這 里主要講一下會場形式和

7、排列 座次問題。會場形式 。 日常工作會議的會場布置形式多為圓型、橢圓型、長方 型、正方型、一字型、t 型、馬 蹄型 , 體現(xiàn)民 主與團(tuán)結(jié)的氣 氛 ; 座談會、討論 會的會場布置成半圓型、馬 蹄型、六角型 、八角型、回字型 , 使人有輕松 、親切之感 ; 中型會議的會場布置成而字型、 m字型、扇面 型, 使人有正 規(guī)、嚴(yán)肅之感; 大型茶話會、團(tuán)拜會的會場 布置成星點(diǎn)式、 眾星拱月式為好 。大型會議一般在禮堂召開 , 形式是固定的。排列座次 , 是指按照一定的規(guī)律和比較 科學(xué)的原則給與會人員安排座 位。排列座次 的幾種規(guī)則 :1、凡要正式公布名單的, 按照名單先后順序排列座次。2、按照選舉得票多

8、少排列座次 , 得票數(shù)一樣的 , 以姓氏筆畫為序排列 先后。3、按照姓氏漢語拼音字母字頭為序排列先后。4、按照姓氏筆畫為序排列座次。排列座次 的幾種方法 :1、橫排法。即按照公布名單或以姓氏 筆畫為序從左于右依次排列座 次 , 先排出席會議 的正式委員 ( 代表 ), 后排候補(bǔ)委員(代表)。2、豎排法。即按照各代表團(tuán)成員的即 定次序或姓氏筆畫沿一條直線 從前至后依次排列座次 , 正式代 表在前 , 候補(bǔ)代表在后。每 個代表團(tuán)的排列次序按固有順序從左至右排列, 或以會場中心座位為基點(diǎn) , 向兩邊交錯擴(kuò)展。3、左右排列法。即按照公布名單或以 姓氏筆畫為序 , 以會場或主席 臺中心為基點(diǎn) , 向左右

9、兩邊交錯擴(kuò)展排列座次。中國傳統(tǒng)習(xí)慣 以左為上 , 排在第 一位的居中而坐。以此為基點(diǎn), 其余的以居中者的左手方為第一順序 , 一左一右 , 依次排列。( 八 ) 制發(fā) 會議證件。會議證件是表明與會議直接有關(guān)人員身份權(quán)利 和義務(wù)的證據(jù)。會議證件可分為兩類 : 一類是會議正式證件 , 包括代表證、出席證、列席 證、簽到證、旁聽證、來賓證 、入場證、請柬等 ; 另一類是工 作證件 , 包括工作證、記者 證、出入證、汽車證等。各種證件的內(nèi)容欄目 , 大致包括會議名稱、使用者單位、姓名 、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證 件號碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片 , 加蓋鋼印 , 以防偽造。( 九) 發(fā)布

10、會議通知。各項(xiàng)會議準(zhǔn)備工作基本就緒后 , 要盡早發(fā)出開會 通知, 以便與會人 員提前做好準(zhǔn)備。一般分書面通知和口頭 通知兩種。書面通知態(tài)度莊重嚴(yán)肅 , 備忘性好 , 參加人數(shù)較多或 比較莊重的會議 , 宜發(fā)書面通知?？陬^通知特 別是電話通知 , 應(yīng)擬一個電話通知稿 , 以便簡明、扼要、完 整地進(jìn)行通知 。 重要會議的通知發(fā)出后 , 應(yīng)及 時檢查并進(jìn)行 落實(shí)。( 十 ) 制定 會議須知。會議須知的內(nèi)容主要包括會議保密紀(jì)律、請假 制度、會客制度、安全要求、作息時間和其他注意事項(xiàng)。( 十一 ) 負(fù)責(zé)會議報到。會議報到是指需要集中住宿的大型會議的 與會者到達(dá)開會地點(diǎn)并通知會議秘書部門。是會議秘 書部門準(zhǔn)確掌握與會人員到會情況并實(shí)施組要一環(huán) 。對于應(yīng)該報到而未及時報到的, 應(yīng)注意催促。畢后 , 應(yīng)匯總情況 , 向會議領(lǐng)導(dǎo)報告。中報到織的重報到完( 十二 ) 會議秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配。日常工