圖紙資料的管理

1、圖紙資料的管理第一節(jié)：圖紙資料管理員的設(shè)立一. 作為一項(xiàng)建筑工程，從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)到開(kāi)工建設(shè)、施工完成、 后期物業(yè)管理等將形成了大量的檔案資料，圖紙資料管理員的設(shè)立對(duì)做好這些資料的收集、管理、利用，對(duì)促進(jìn)工程建設(shè)，保障物業(yè)公司今后的運(yùn)行與管理，具有十分重要的意義。二. 詳細(xì)、全面地收集圖紙、資料歸檔，確保管理員管理檔案資料的系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性。對(duì)于大型建筑辦公樓宜設(shè)立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)并設(shè)置專職、兼職檔案管理員，具體負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目資料的整理歸檔工作。三. 對(duì)于中小型辦公樓也可由工程部秘書(shū)兼任資料管理員。四. 對(duì)于大樓工程竣工圖紙（建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、電氣）、物業(yè)管理公司二次

2、裝修、工程機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約、工程設(shè)備維修保養(yǎng)、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)等資料詳細(xì)歸檔。工程階段驗(yàn)收以后，應(yīng)全部交物業(yè)公司檔案室歸檔。第二節(jié)：圖紙資料的管理一.物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定1 公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。2 有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。3 物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。4

3、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。5 物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。6 物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。7 因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。8 公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。9 物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。二物業(yè)管理公司檔案管理1.物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔

4、案：1.1大樓土建、設(shè)備安裝竣工資料（圖紙、設(shè)備資料）；1.2大樓設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防等政府部門(mén)驗(yàn)收合格文件；1.3大樓機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約；1.4大樓公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄（管理公司）；1.5大樓公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄（發(fā)展商、承包商與管理公司）；1.6單元驗(yàn)收及移交記錄（承包商、業(yè)主與管理公司）；2.物業(yè)管理公司二次裝修檔案：2.1用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)；2.2二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料；3.物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類：3.1各類設(shè)施設(shè)備要有專門(mén)的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施；3.2各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄；3.3主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工

5、作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄；3.4物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應(yīng)有回訪記錄；4.物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類：4.1變配電間要有供電部門(mén)定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄；4.2電梯要有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報(bào)告；4.3生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門(mén)水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告，清洗工作應(yīng)有有效體檢證明；4.4避雷系統(tǒng)要有定期檢測(cè)報(bào)告；4.5應(yīng)有定期沉降檢測(cè)報(bào)告；4.6消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄，煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄；4.7其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料；第三節(jié)：圖紙的分類原則一產(chǎn)權(quán)資料1項(xiàng)目批準(zhǔn)文件；2用地批準(zhǔn)文件；3建筑執(zhí)照；4拆遷安置資料；5房地產(chǎn)平面圖；6面積測(cè)繪

6、報(bào)告；7國(guó)家建設(shè)征用土地通知書(shū)及紅線圖8同意使用土地通知書(shū)9建設(shè)用地批準(zhǔn)書(shū)10建設(shè)工程規(guī)劃許可證11市規(guī)劃局建設(shè)工程報(bào)建審核書(shū)12建筑設(shè)計(jì)防火審核意見(jiàn)書(shū)13建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格證14建設(shè)工程竣工驗(yàn)收質(zhì)量認(rèn)定書(shū)15建筑工程竣工消防審核意見(jiàn)書(shū)16工程建筑埋放線、驗(yàn)線、驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)17通信管線等各分項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收書(shū)/驗(yàn)收?qǐng)?bào)告18供水協(xié)議書(shū)19供用電合同20同意供電通知二工程文檔資料1地質(zhì)勘察報(bào)告；2工程合同及開(kāi)工、竣工報(bào)告；3工程預(yù)決算；4圖紙會(huì)審記錄；5工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄）；6隱蔽工程驗(yàn)收簽證；7沉降觀察記錄；8竣工驗(yàn)收證明書(shū)；9鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū)；10

7、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū)；11水、電、采暖、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)；12砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告；13供水、供暖的試壓報(bào)告；14園林綠化的圖紙和清樣；15設(shè)備清單、安裝調(diào)試記錄、使用注意事項(xiàng)說(shuō)明、質(zhì)保書(shū)和保修單；16有關(guān)政府部門(mén)對(duì)分類項(xiàng)目的批文；17有關(guān)工程項(xiàng)目的其他重要技術(shù)決定和文件。三工程技術(shù)資料1建筑施工圖（結(jié)構(gòu)、建施、水施、電施、防雷、弱電等）2建筑竣工圖（包括總平面圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、電、防雷、弱電、設(shè)備安裝、附屬工程及隱蔽管線等）3其它項(xiàng)目竣工圖（綠化、景觀、二次裝修等）4設(shè)備設(shè)施檔案類文件材料歸檔范圍及保管期限表一級(jí)類目二級(jí)類目文件材料歸檔基本范圍保管期限類目類號(hào)

8、類名類號(hào)設(shè)備設(shè)施類5供電設(shè)備011供電設(shè)備臺(tái)帳、圖紙長(zhǎng)期2設(shè)備安裝運(yùn)行、崗位責(zé)任制長(zhǎng)期3設(shè)備測(cè)試、檢查保養(yǎng)、運(yùn)行記錄管理制度、臺(tái)帳長(zhǎng)期4事故處理情況短期5其它電訊設(shè)備021電訊設(shè)備安裝運(yùn)行、圖紙長(zhǎng)期2電訊設(shè)備安裝運(yùn)行、崗位責(zé)任制長(zhǎng)期3電訊設(shè)備測(cè)試、檢查保養(yǎng)、運(yùn)行記錄管理制度、臺(tái)帳長(zhǎng)期4事故處理情況短期5其它電梯設(shè)備031備件清單長(zhǎng)期2安裝調(diào)試檢驗(yàn)記錄移交書(shū)長(zhǎng)期3電梯維護(hù)使用說(shuō)明書(shū)長(zhǎng)期4，電梯安裝手冊(cè)長(zhǎng)期5部件安裝圖、線路圖長(zhǎng)期6購(gòu)買合同長(zhǎng)期7維修保養(yǎng)合同、簽報(bào)長(zhǎng)期一級(jí)類目二級(jí)類目文件材料歸檔基本范圍保管期限類目類號(hào)類名類號(hào)設(shè)備設(shè)施類5電梯設(shè)備038電梯運(yùn)行、維修記錄、改裝和報(bào)廢的文件材料長(zhǎng)期9

9、電梯安裝質(zhì)量評(píng)定表長(zhǎng)期10電梯安全檢驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期11其它供水設(shè)備041備件清單長(zhǎng)期2安裝調(diào)試檢驗(yàn)記錄移交書(shū)長(zhǎng)期3維修使用說(shuō)明書(shū)長(zhǎng)期4安裝手冊(cè)長(zhǎng)期5部件安裝圖、線路圖長(zhǎng)期6購(gòu)買合同長(zhǎng)期7維修保養(yǎng)合同、簽報(bào)長(zhǎng)期8運(yùn)行、維修記錄、改裝和報(bào)廢的文件材料長(zhǎng)期9其它空調(diào)設(shè)備051備件清單長(zhǎng)期2安裝調(diào)試檢驗(yàn)記錄移交書(shū)長(zhǎng)期3維修使用說(shuō)明書(shū)長(zhǎng)期4安裝手冊(cè)長(zhǎng)期5部件安裝圖、線路圖長(zhǎng)期6購(gòu)買合同長(zhǎng)期7維修保養(yǎng)合同、簽報(bào)長(zhǎng)期一級(jí)類目二級(jí)類目文件材料歸檔基本范圍保管期限類目類號(hào)類名類號(hào)設(shè)備設(shè)施類5空調(diào)設(shè)備058運(yùn)行、維修記錄、改裝和報(bào)廢的文件材料長(zhǎng)期9其它長(zhǎng)期消防設(shè)備061備件清單長(zhǎng)期2安裝調(diào)試檢驗(yàn)記錄移交書(shū)長(zhǎng)期3維修使

10、用說(shuō)明書(shū)長(zhǎng)期4安裝手冊(cè)長(zhǎng)期5部件安裝圖、線路圖長(zhǎng)期6購(gòu)買合同長(zhǎng)期7維修保養(yǎng)合同、簽報(bào)長(zhǎng)期8運(yùn)行、維修記錄、改裝和報(bào)廢的文件材料長(zhǎng)期9其它辦公設(shè)備071購(gòu)置合同長(zhǎng)期2使用、維修說(shuō)明書(shū)長(zhǎng)期3合格證、質(zhì)保書(shū)等長(zhǎng)期4使用、維修記錄長(zhǎng)期5開(kāi)箱驗(yàn)收清單短期6其它機(jī)械設(shè)備081設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)、批復(fù)長(zhǎng)期2設(shè)備購(gòu)置合同、協(xié)議長(zhǎng)期3設(shè)備裝機(jī)圖、零件圖長(zhǎng)期一級(jí)類目二級(jí)類目文件材料歸檔基本范圍保管期限類目類號(hào)類名類號(hào)設(shè)備設(shè)施類5機(jī)械設(shè)備084設(shè)備安裝使用維修說(shuō)明書(shū)長(zhǎng)期5設(shè)備電路圖長(zhǎng)期6設(shè)備測(cè)試安裝記錄長(zhǎng)期7設(shè)備安全、操作規(guī)程長(zhǎng)期8設(shè)備合格證、質(zhì)保書(shū)長(zhǎng)期9設(shè)備運(yùn)行、檢修記錄長(zhǎng)期10其它運(yùn)輸設(shè)備091購(gòu)置合同長(zhǎng)期2使用、維

11、修說(shuō)明書(shū)長(zhǎng)期3合格證、質(zhì)保書(shū)長(zhǎng)期4使用、維修記錄長(zhǎng)期5驗(yàn)車單長(zhǎng)期6圖紙長(zhǎng)期7其它智能化設(shè)備101設(shè)備購(gòu)置合同長(zhǎng)期2設(shè)備租用文件材料長(zhǎng)期3設(shè)備使用維修說(shuō)明書(shū)長(zhǎng)期4設(shè)備合格證、質(zhì)保書(shū)等長(zhǎng)期5智能化設(shè)備使用維修記錄長(zhǎng)期一級(jí)類目二級(jí)類目文件材料歸檔基本范圍保管期限類目類號(hào)類名類號(hào)設(shè)備設(shè)施類5智能化設(shè)備106設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收清單長(zhǎng)期7設(shè)備監(jiān)控、通訊、自動(dòng)辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)圖長(zhǎng)期8有關(guān)信息數(shù)據(jù)磁盤(pán)、光盤(pán)備份、監(jiān)控錄像磁盤(pán)長(zhǎng)期9水、電、電話、網(wǎng)絡(luò)等收費(fèi)記錄長(zhǎng)期10其它5維修維護(hù)檔案類材料歸檔范圍及保管期限一級(jí)類目二級(jí)類目文件材料歸檔基本范圍保管期限類名類號(hào)類名類號(hào) 維 修 維 護(hù) 類 6 房 屋 維 修 、 維 護(hù) 011房屋維修合同長(zhǎng)期2房屋維修、維護(hù)申請(qǐng)單（報(bào)修單）、委托書(shū)長(zhǎng)期3房屋維修、維護(hù)計(jì)劃、批準(zhǔn)文件長(zhǎng)期4房屋維修、維護(hù)質(zhì)量驗(yàn)收文件長(zhǎng)期5房屋維修、維護(hù)預(yù)算、結(jié)算文件短期6圖紙長(zhǎng)期7房屋維修、維護(hù)制度長(zhǎng)期8房屋維修、維護(hù)記錄短期9其它 公 共 施 維 修 、 維 護(hù) 021公共設(shè)施維修申請(qǐng)單、委托書(shū)長(zhǎng)期2公共設(shè)施維修計(jì)劃、批準(zhǔn)文件長(zhǎng)期3公共設(shè)施維修質(zhì)量驗(yàn)收文件長(zhǎng)期4公共設(shè)施維修委托施工文件 長(zhǎng)期5公共設(shè)施更新、更改部