信息化在企業(yè)物資采購管理的作用

1、信息化在企業(yè)物資采購管理的作用 摘要：企業(yè)經營規(guī)模不斷擴大，對各類物資的需求量也在持續(xù)提升，物資采購管理面臨的工作壓力也相應增加。除了要注意控制物資采購的質量、成本外，還要實現物資的最優(yōu)化利用，減少因為庫存積壓帶來的損耗。將信息技術應用到物資采購管理中，搭建物資采購管理平臺，實現對采購方案、采購合同的科學管理，以及對采購過程的全面監(jiān)督，推動物資采購管理向規(guī)范化、精益化方向發(fā)展。文章首先概述了物資采購管理信息化的重要價值和應用現狀，隨后介紹了信息技術在采購方案管理、財務結算管理方面的創(chuàng)新應用，最后就如何保障物資采購管理信息系統(tǒng)的推廣使用提出了幾點建議。 關鍵詞：信息化；物資采購；財務結算；采購合

2、同 物資采購是企業(yè)生產與運營的基礎環(huán)節(jié)之一，以往企業(yè)采購管理中，由于對物資供需信息變化的掌握不及時，經常會出現采購費用超支，物資供不應求或供大于求的情況，不利于物資的最優(yōu)化配置。物資采購管理工作中要引進信息技術，搭建信息平臺，在減輕采購人員壓力、提高采購工作效率的基礎上，支持企業(yè)各項業(yè)務的正常開展，進而實現企業(yè)經營效率和競爭實力的全面提升。 1企業(yè)物資采購管理信息化的重要性 1.1有利于實現物質采購管理的全面監(jiān)督。物質采購管理需要重點關注兩個要點，其一是確保物資的質量、品類、規(guī)格等符合要求；其二是控制采購成本，杜絕資金浪費或挪用等不合理的情況。信息技術的運用，讓整個采購過程變得更加透明，企業(yè)的

3、管理人員能夠做到全面監(jiān)督。在采購管理中將質量管理應用到物資采購的各個環(huán)節(jié)之中，嚴格管理市場準入，對供應商的產品標準和質量保證體系加以審查考評。對采購計劃質量標準與要求進行審查，對入庫管理、合同管理、驗收管理及出庫管理等方面，均應制定相應的管理要求，使采購過程實現全方位和全過程的管理，從源頭上杜絕了各類不規(guī)范行為。1.2有利于提升物資采購管理的工作效率。以往企業(yè)的物資采購，從前期編制采購方案、采購各類物資，再到財務結算，整個過程需要花費較長的時間，物資采購周期越長，管理工作的壓力越大，企業(yè)方面需要投入的人力成本、時間成本就越多，損害了企業(yè)的利益。而信息化的應用，則精簡了物資采購的流程，讓時間成本

4、大幅度縮減。例如，以往的企業(yè)采購，需要采購人員提前調查多家供應商的報價，然后進行綜合對比，確定合作對象。在運用信息技術之后，可以靈活掌握市場上各類物資的價格情況，消除了供應商和企業(yè)之間的信息不對稱問題，有助于企業(yè)采購人員合理選擇供應商，提高物資采購效率。 2信息化在企業(yè)物質采購管理中的應用現狀 2.1企業(yè)采購管理部門的信息基礎較為薄弱?，F代企業(yè)對信息技術的重視程度越來越高，但是在采購業(yè)務上，傳統(tǒng)的思維仍然根深蒂固，信息化建設比較滯后。雖然企業(yè)采購部門也順應信息化發(fā)展形勢，引進了管理信息系統(tǒng)，但是后續(xù)的支持工作沒有跟進，信息系統(tǒng)的價值受到了很大限制。以ERP系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)涵蓋了物資管理、人力管

5、理、財務管理、信息管理等各個方面，是現代企業(yè)必備的管理信息工具。企業(yè)雖然引進了ERP系統(tǒng)，但是沒有與時俱進的進行系統(tǒng)升級，日常的運營維護工作也不到位，低版本的ERP系統(tǒng)軟件與其他辦公軟件不兼容，在物資采購管理中的實際作用沒有完全發(fā)揮出來。2.2物資采購管理人員的信息技術操作能力差。隨著企業(yè)物資采購管理系統(tǒng)研發(fā)的深入和應用范圍的擴展，對采購管理人員的綜合素質也提出了更高的要求。根據調查結果來看，企業(yè)在職的采購管理人員中，有相當多的人員對管理信息系統(tǒng)比較陌生，只能完成基本的操作，而對于數據資源的調取與分析，采購與供應的協(xié)調等更加重要的功能，沒有做到熟練掌握。在這種情況下，采購管理信息化的應用優(yōu)勢沒

6、有體現出來，不能給企業(yè)創(chuàng)造價值和利潤，企業(yè)高層領導在這一方面的重視程度降低，從長遠來看不利于采購管理部門信息化建設的發(fā)展。2.3現有物資采購管理信息系統(tǒng)的功能單一不同企業(yè)在物質采購管理信息化建設方面投入的財力、人力支持不一，這也就意味著物資管理信息系統(tǒng)的整體水平、實用功能各有差異。從整體上來看，物資采購管理新系統(tǒng)的功能偏少，還不能很好地滿足采購業(yè)務開展的需要?，F有的采購管理信息系統(tǒng)中，雖然增加了價格對比、價格預測的功能，但是系統(tǒng)內部數據庫中的價格信息更新緩慢，這也導致系統(tǒng)提供的物料參考價格不具備實用性。 3企業(yè)物資采購管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)新應用 3.1采購方案管理。企業(yè)生產與運營中，對于各類物資的

7、需求量存在很大差異，如果物資采購數量偏少，會因為物資短缺而影響企業(yè)工作開展的持續(xù)性；相反，如果一次性采購過多的物資，還會造成庫存積壓，增加了庫存成本?；谛畔⒓夹g的物資采購管理系統(tǒng)，則可以動態(tài)的掌握物資庫存、需求、供應之間的變動關系。管理信息系統(tǒng)首先按照企業(yè)制定的生產計劃，核實某個時間段內所需物料的種類與數量。然后每隔一段時間對比庫存物資的剩余量，根據對比結果確定采購方案，明確各類物資采購的數量。這樣一來，就可以避免物資短缺或過剩的問題。3.2采購合同管理。采購合同的管理主要包含采購訂單的審核、變更、注銷以及訂單的初始化和回退等系統(tǒng)功能。采購人員在采購訂單、詢價方案及采購方案的基礎上編制采購合

8、同，通過信息化的采購管理，采購合同內容應包含企業(yè)與供應商名稱、交貨的時間和地點、采購總價與標準等。采購員能夠修改和刪除采購合同，并在采購合同執(zhí)行完后核銷合同。企業(yè)要嚴格審核采購過程中的合同性和審批手續(xù)，建立與之相應的合同管理臺賬，使合同的執(zhí)行過程能夠隨時被監(jiān)督，還能有效了解合同到貨與付款等情況。3.3企業(yè)計劃管理。物資采購還會受到企業(yè)各部門生產效率、銷售能力的影響。例如引進新的生產線后，生產效率大幅度提升，對物資的需求量也會增加，這種情況下就需要調整物資采購計劃。利用信息技術，在網上對物資采購計劃進行接收，還可以直接將書面物資需求計劃進行錄入，實現企業(yè)庫存物資狀況、代用物資狀況和期貨資源等信息

9、的有效匯總。在以上基礎上構建相應的采購計劃，并隨時跟蹤和了解物資的需求計劃和采購計劃的實施狀況，從而開展物資儲備定額的制定工作。3.4財務結算管理。通過將信息化應用到企業(yè)采購管理中，財務結算管理主要包括出入庫匯總、稽查單據、統(tǒng)計收發(fā)單據以及申請付款等內容。對財務結算進行管理，要將采購過程中的出入庫單、合同、移庫單、貨款發(fā)票、報廢單等數據加以審核和統(tǒng)計，辦理相應的付款憑證。統(tǒng)一管理物資采購中的資金，定期對采購儲備資金的使用情況、周轉情況加以分析，并對在途資金及時清理，確保能夠對物資采購和供應環(huán)節(jié)資金預算與支付狀況進行有效監(jiān)督。 4完善企業(yè)物資采購管理信息系統(tǒng)的建議 4.1建立長效投入機制，完善信

10、息基礎設施。企業(yè)采購部門信息管理系統(tǒng)的建設與應用，需要一定的資金投入。為了支持采購管理工作的高質量開展，企業(yè)方面除了要給予足夠的重視外，也必須從物質層面上提供充分的保障。要建立長效投入機制，除了在前期用于信息基礎設施建設的費用外，后期物資采購管理系統(tǒng)的運營維護、更新升級等，也要提供專項的經費支持。以目前主流的ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)為例，短則數月，長則一兩年，就會進行一次系統(tǒng)升級，例如增加數據庫平臺的數量、優(yōu)化用戶界面等。4.2重視人力資源培訓，提高采購人員復合能力。在企業(yè)積極構建“互聯網+采購管理”模式的背景下，新時期的采購管理人員，必須要具備復合能力。除了要掌握供應鏈管理、采購合同編制等

11、專業(yè)技能外，熟練掌握行業(yè)相關的信息技術，也是必備的技能之一。特別是隨著企業(yè)物資采購管理信息系統(tǒng)的逐步推廣使用，如果不懂信息技術、不會操作信息系統(tǒng)，注定要被時代所拋棄。因此，企業(yè)的人力資源部門，也應當順應采購管理信息化的發(fā)展趨勢，針對采購管理人員，重點開展信息技能方面的培訓。例如熟悉ERP系統(tǒng)的功能，掌握操作技巧等，為物資采購管理提供人才支持。4.3重視系統(tǒng)功能開發(fā)，充分發(fā)揮采購管理優(yōu)勢。現階段企業(yè)雖然在物資采購管理信息化建設方面提供了人力、財力的支持，采購管理信息系統(tǒng)初步建成并投入使用，但是也存在一些問題，例如功能方面還比較單一，多數情況下還只能完成一些簡單的物資材料編輯、采購價格對比等工作，

12、顯然無法滿足企業(yè)物資采購管理工作的開展需要。為此，要重點加強系統(tǒng)功能開發(fā)，立足于企業(yè)采購業(yè)務的辦理需要，盡快拓展系統(tǒng)功能。例如，各類物資的市場價格波動變化明顯，可以在系統(tǒng)中增加歷史價格統(tǒng)計與未來價格走向預測等功能。根據預測結果，選擇在低價格時購進物資，從而幫助企業(yè)節(jié)約一大批采購成本。 5結束語 當前企業(yè)的采購部門，還存在信息系統(tǒng)功能單一，采購人員對管理信息系統(tǒng)操作不夠熟練等問題。下一步要重點做好資金投入保障，加強人才隊伍建設，開發(fā)系統(tǒng)新功能，讓物資采購管理信息系統(tǒng)在物質信息獲取、價格對比、庫存管理等方面，發(fā)揮應有的價值。 參考文獻： 1劉忠慶，楊萍，王飛.淺淡信息化倉儲物資條碼系統(tǒng)在煉化企業(yè)的安全重要性J.化工管理，2019（17）：102-103. 2王君.信息技術在建筑施工企業(yè)物資管理中的應用研究C/決策論壇經營管理決策的應用與分析學術研討會，2016. 3王淑云，李洪霞，李朝敬.宣鋼運用