國際貨代操作流程

1、國際貨運代理操作流程第一節(jié) 出口貨運代理業(yè)務流程如圖 2 - 2所示。F l海連承曉運送業(yè)義卩林位結關倂位裝船I交貨船公司國外機構（一）接受委托1 攬貨人員或客戶服務人員在對客戶報價時，必須核實相關運價、運輸條款、船期，在確定有能力接受委托的情況下，如實告知客戶完成此次委托所需時間和船期，并按公司對外報價表向客戶報價，如所報價格低于本公司公布運價，則按公司運價管理規(guī)定執(zhí)行。2.當客戶接受報價并下委托時，攬貨人員或客戶服務人員有責任向客戶提供該公司的空白集裝箱貨物托運單，也可接收客戶自己的托運單；但此類托運單應包括該公司托運單的主要條款，如托運單上無運價，則需將有關書面報價附于其后（對合約客戶、

2、公司的老客戶已在電話中確認的運價可不在托運單上顯示）。同時要求客戶在托運單上簽字、蓋章（境外客戶、托運私人物品的非貿(mào)易訂艙者簽字即可） ，如 客戶不能及時提供內(nèi)容詳細的托運單，則必須在裝船前補齊，否則由此產(chǎn)生的費用由客戶負責。3接受客戶的委托后，攬貨人員應詳細填寫業(yè)務聯(lián)系單。攬貨人員在通知客戶服務人員訂艙的同時，把業(yè)務聯(lián)系單和上述客戶訂艙資料交給客戶服務人員。4對不符合本控制程序的訂艙委托，客戶服務人員可以拒絕接受訂艙，并有義務向部門經(jīng)理匯報。（二）操作1一旦接受客戶訂艙，應盡快安排向船公司訂艙及安排拖車、報關事宜（客戶自拖、自報除外） ，并從 拖車公司那里獲取箱號、封條號；2盡快按委托書要求

3、制單，并傳真給客戶確認。如有需要，還應將目的港代理打印在提單上，并在貨 物裝船前完成單證校對工作；3認真填寫操作過程記錄，對需換單轉(zhuǎn)船、電放的委托應有記錄，并提供給相關部門；4客戶服務人員將計費人員已簽字蓋章的收費單交給客戶 （或攬貨人員） ；攬貨人員有責任及時向客戶 催收運費或按合同（或協(xié)議） 規(guī)定，定期向客戶催收運費；5客戶服務人員應及時通知報關行等分承包方，退回有關資料， 如出口退稅核銷單、報關手冊等，這些資料需退還給客戶，攬貨人員有責任對客戶服務人員給以提醒；6當客戶或攬貨人員詢問二程船信息時，客戶服務人員應給予提供。（三）提單簽發(fā)提單簽發(fā)人員必須核實貨物已裝船離港，驗證運費收取滿足合

4、同（協(xié)議） 中運費支付條款后，才能簽 發(fā)此次委托所對應的提單，具體操作按提單簽發(fā)管理規(guī)定進行。第二節(jié) 進口貨運代理業(yè)務流程進口貨運代理業(yè)務分為船舶到港前的準備工作和船舶到港后的準備工作，然后是審查提單等有關單證，簽發(fā)提貨單給收貨人提貨，最后，還要做好每一航次船的文件歸檔工作。進口貨運代理業(yè)務程序如圖 2 3 所示。（一）船舶到港前的資料準備及電腦初步錄入工作收貨人、1建立航次檔案。 船舶到港前， 收到船公司或其代理的傳真艙單放貨特別指示 （如有） 等有關資料， 建立相應的船舶航次檔案。2初步審核相關資料。 初步審核傳真艙單， 主要根據(jù)海關要求審核艙單上每票貨的中文貨名、質(zhì)量、件數(shù)等。3預報船舶

5、動態(tài)。船舶到港前 10 天、7 天、 5 天、3 天、1 天，向進口艙單的收貨人或通知人發(fā) “船 期預報”，并向收貨人確認艙單內(nèi)容是否正確，補充中文貨名等（集裝箱班輪除外） 。4電腦預錄入。根據(jù)客戶確認艙單傳真件后，在業(yè)務電腦系統(tǒng)上輸入艙單的各項內(nèi)容， 輸入時注意提單號、收貨人、卸港、存貨地、中文貨名、規(guī)格型號（如有） 、件數(shù)、毛重、體積、箱號等的準確性。5往來函電處理。對于船舶到港前收到的船公司或其代理有關修改進口艙單的函電指示，在電腦系統(tǒng) 上作相應更改，并盡快通知外勤業(yè)務員在給口岸單位的艙單上做相應的修改。6扣貨通知的處理。（1）收到扣貨通知后，應在臺賬和該票二程提單正反面蓋“暫不放貨”

6、專用章和登記時間，并通知貨主貨已到，但暫不放貨；（2）接到放貨通知后，立即在臺賬和提單正反面加蓋“可以放貨” 專用章并登記時間、簽名，同時通知貨主辦理提貨；（3）放貨通知和其他進口資料一并歸檔。7進口艙單制作或收集。（1）對于散雜貨船進口，如無隨船正本艙單，根據(jù)委托方的要求，代理應嚴格按照委托方或船長所提 供的資料制作進口艙單，并要求其確認；（2）對于班輪，要求班輪公司提供符合要求的進口艙單，多家班輪公司共用艙位的情形下， 應將多家班輪公司的進口艙單收集齊全；（3）將制作或收集齊全的進口艙單，在船舶到港前交給外勤人員簽收；（4）對所有預抵船舶，按船舶航次、到港時間進行初步歸檔，并作適當標識。（

7、二）船舶到港后的資料核對及提貨單準備工作1進口艙單、提單等資料的接收。（1）船舶到港后，從船務部外勤處接收進口艙單、提單等有關進口單證、資料等，并在單證交接本上 簽收；（2）如有需本公司轉(zhuǎn)交貨主的隨船文件， 應妥善保管并在艙單相應的提單下注明， 以便貨主提貨時交 貨主。2正本艙單的審核。根據(jù)收到的進口正本艙單，仔細核對已錄入電腦的艙單資料，主要核對總票數(shù)、 提單號、收貨人、卸港、存貨地、中文貨名、規(guī)格型號（如有） 、件數(shù)、毛重、體積、箱號等，如發(fā)現(xiàn) 不符合， 應以進口正本艙單為準進行修改，有疑問時，與船公司落實不符之處。3制作進口提貨單。（ 1） 打印進口提貨單和條形碼，將打印的提貨單和艙單、

8、隨船提單進行核對；（ 2） 如發(fā)現(xiàn)提單和艙單不符需及時和船公司或其代理聯(lián)系；（ 3） 如船公司電函確認為其艙單內(nèi)容有誤， 原則上不允許直接修改進口艙單， 進口業(yè)務員應將其書面 更正指示保存在船公司更改通知文件夾中，作為以后貨主來辦理艙單更改手續(xù)時向海關提供的憑證；（ 4） 船公司或其代理確認其提單內(nèi)容有誤， 也應將其書面更改指示附在此票貨的進口提單后面， 以便 在簽發(fā)提貨單時告知貨主。4進口電子艙單發(fā)送海關。根據(jù)已審核無誤的進口艙單于當日傳輸?shù)胶ｊP電腦系統(tǒng)，并在海關電腦資料（艙單） 傳送登記本上登記，注明海關艙單航次號、發(fā)送人和發(fā)送時間。5分船名航次打印進口登記臺賬，并按船公司分類歸檔，以方便

9、客戶辦理進口提貨手續(xù)。（三）通知收貨人辦理提貨手續(xù)1發(fā)到貨通知。（ 1） 在收到進口正本艙單的當天， 根據(jù)進口提貨登記臺賬以電話或傳真的形式發(fā)出到貨通知， 并在臺 賬通知方式一欄中注明通知方式、日期、對方通知人；（ 2） 若無法按艙單等單證內(nèi)容與通知方或收貨人取得聯(lián)系，或艙單中未注明聯(lián)系電話時， 應及時向船公司或其代理查詢，得到答復后根據(jù)所提供的聯(lián)系資料發(fā)出到貨通知；（ 3） 對按港口規(guī)定需限時提取的危險品或其他特種貨，應及時以書面或電話方式通知貨主嚴格按要求提貨，確保裝卸作業(yè)正常進行。2貨物催提通知。對貨物到港后 5 日內(nèi)仍無人來辦理提貨手續(xù)的收貨人，需再次發(fā)出到貨通知，在進 口單證臺賬中作

10、好第二次催提記錄， 視情況報船公司或其代理， 以便其通過發(fā)貨人督促收貨人及早提貨。（四）審單及簽發(fā)提貨單1提單審核。如正本提單由提貨人出具， 需對提貨人所出具的提單進行審核，內(nèi)容包括：（ 1） 確認船公司對該票貨物是否有扣貨指示，如有，則及時協(xié)助收貨人與船公司聯(lián)系協(xié)助解決放貨問題；2） 與艙單中該票貨的有關內(nèi)容是否一致；(3) 提單是否為船公司正本海運提單， 如船公司或其代理提供的有關單證資料中有簽發(fā)提單復印傳真 件的，要將收貨人出示的正本提單與提單復印傳真件核對，以確認其真實性；(4) 對于指示提單需審核背書是否連貫、完整；(5) 海運費等費用是否到付，如是，則根據(jù)船公司的指示收取運費或其他

11、費用；(6) 對于記名提單，由該收貨人加蓋公章背書、 簽名并填寫身份證號碼， 第一次提貨需留身份證復印 件；如收貨人公司的公章不便外帶， 需有用其他印章代替公章背書的授權委托書， 并用授權的其他印章 背書；(7) 對于指示提單( “CONSIGNE”E 一欄為 TOORDER )，需有發(fā)貨人和收貨人同時背書；(8) 女口 “CONSIGNEE 一欄為“TO ORDER OF XXX 則須有XXX的背書，最后提貨人的公章背書須和 本公司簽發(fā)的提貨單收貨人一致。2正本提單的回收。要求提貨人在正本提單背面加蓋公章或該公司的授權章(需有授權證明書在本公 司備案)、提貨人簽名、注明身份證號碼及提貨日期。

12、分以下幾種情況，收回正本提單，并在收回的正 本提單上簽字或蓋核銷章：(1) 一般情況下收回三份正本中的一份即可，在特殊情況下按船公司要求收回全套正本提單， 才可簽 發(fā)提貨單；(2) 對于改港貨物，必須收回全套正本海運提單；(3) 對于轉(zhuǎn)船貨物，能否接受收貨人出具的全程海運提單，需依據(jù)艙單上注明或船東書面提示。3簽發(fā)提貨單。(1) 確認提單及背書完全無誤后，在提貨單上加蓋提貨單簽發(fā)章， 經(jīng)辦人和審核人審核提貨單有關內(nèi) 容，并在相應欄內(nèi)簽字；(2) 指示提單的提貨單上，必須標上實際收貨人的單位全稱；(3) 提貨單留底聯(lián)上，要求實際收貨人簽字、蓋章。4無單放貨。對所有需要無單放貨的提單在無單放貨登記

13、本上登記船名、航次、提單號、貨名、貨量、 進口日期，由部門經(jīng)理簽字后，方可放貨給收貨人。無單放貨有以下兩種情況：(1) 電報放貨。船公司或委托方有明確書面指示已收回全套正本提單，可以放貨給進口收貨人， 并有 船公司授權之有關員工的簽字和蓋章，可直接放貨給收貨人。保函放貨。是否接受保函，原則上要由船公司確定。在接到收貨人的保函后，傳真給委托方簽字確認后， 方可放貨給收貨人。 保函放貨必須填寫無單放貨審批表， 由部門經(jīng)理或總經(jīng)理審核后方可簽發(fā) 提貨單交指定收貨人。5歸檔。待該航次所有進口貨簽發(fā)提貨單完畢后， 單留底聯(lián)、有效背書的正本提單、頭程正本提單（如有） 人航次檔案，并在檔案封面上登記有關的歸

14、檔資料名將進口業(yè)務的有關單證，包括正本進口艙單、提貨 等，連同與該票貨有關的往來電函等一并歸 稱，一般情況下文檔保存期為 3 年。（一）接受貨主詢價：1、海運詢價： 需掌握發(fā)貨港至各大洲，各大航線常用的，及貨主常需服務的港口，價格； 主要船公司船期信息； 需要時應向詢價貨主問明一些類別信息，如貨名，危險級別等。 （水路危規(guī)）2、陸運詢價： （人民幣費用） 需掌握各大主要城市公里數(shù)和拖箱價格； 各港區(qū)裝箱價格； 報關費、商檢、動植檢收費標準。3、不能及時提供的，需請顧客留下電話、姓氏等聯(lián)系要素，以便在盡可能短的時間內(nèi)回復貨主。（二）接單：接受貨主委托后（一般為傳真件）需明確的重點信息：1、船期、

15、件數(shù)2、箱型、箱量3、毛重4、體積1 X20GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT1 X40GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT1 X40HC=76CBM 12*2.7*2.381 X45GP=86CBM5、付費條款、貨主聯(lián)系方法6、做箱情況，門到門還是內(nèi)裝（三）訂艙：1 、繕制委托書（十聯(lián)單） ；制單時應最大程度保證原始托單的數(shù)據(jù)正確、相符性，以減少后續(xù)過程的頻 繁更改。2、加蓋公司訂艙章訂艙：需提供訂艙附件的（如船公司價格確認件），應一并備齊方能去訂艙。3、取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號信息。（四）做箱：1 、門到門：填妥裝箱計劃中：做箱時間、

16、船名、航次、關單號、中轉(zhuǎn)港、目的港、毛重、件數(shù)、體積、門點、聯(lián)系人、電話等要因，先于截關日（船期前兩天） 12 天排好車班。2、內(nèi)裝：填妥裝箱計劃中 :船期船名航次、關單號、中轉(zhuǎn)港、目的港、毛重、件數(shù)、體積、進艙編號等 要因，先于截關日（船期前兩天） 12天排好車班。3、取得兩種做箱方法所得的裝箱單（CLP）（五）報關（有時同時、有時先于做箱） ：1、了解常出口貨物報關所需資料。 需商檢 需配額 需許可證 需產(chǎn)地證 需提供商標授權、商標品名 出口香港地區(qū)貨值超過 $10 萬，其他地區(qū)超過 $50 萬，核銷時需提供結匯水單（復印件） 需提供商會核價章2 填妥船名航次，提單號，對應裝箱單 （pac

17、king list） ，發(fā)票，所顯示的毛重凈重，件數(shù)，包裝種類，金 額，體積，審核報關單的正確性（單證一致） 。3、顯示報關單所在貨物的 “中文品名 ”，對照海關編碼大全，查閱商品編碼，審核兩者是否相符，按編 碼確定計量單位，并根據(jù)海關所列之監(jiān)管條件點閱所缺乏報關要件。4、備妥報關委托書，報關單，手冊，發(fā)票，裝箱單，核銷單，配艙回單（十聯(lián)單第五聯(lián)以后） ，更改單 （需要的話）和其他所需資料，于截關前一天通關。5、跟蹤場站收據(jù)，確保配載上船。6、凡是退關改配的，若其中有下個航次，出運仍然需要，諸如許可證，配額，商檢，動植檢之類的文 件資料，退關、改配通知應先于該配置船期一個星期到達，以便（報運部

18、）順利抽回資料，重新利用。 否則只會順延船期，造成麻煩。（六）提單確認和修改：1、問明顧客 “提單 ”的發(fā)放形式： 電放：需顧客提供正本 電放保函 （留底），后出具公司 保函 到船公司電放。 預借（如可行 ）需顧客提供正本 預借保函 （留底），后出具公司 保函到船公司預借。 倒簽（如可行）需顧客提供正本 倒簽保函 （留底），后出具公司 保函 到船公司倒簽。 *此種情況 下，多半是簽發(fā) HOUSE B/L. 分單：應等船開以后 34 天（候艙單送達海關，以保證退稅） ，再將一票關單拆成多票關單。 并單：應等船開以后 3、 4 天（候艙單送達海關，以保證退稅） ，再將多票關單合成一票關單 異地放單：須經(jīng)船公司同意，并取得貨主保函和異地接單之聯(lián)系人，電話，傳真，公司名，地址 等資料方可放單。2、依據(jù)原始資料，傳真于貨主確認，并根據(jù)回傳確立提單正確內(nèi)容。（七）簽單：1、 查看每張正本提單是否都簽全了證章。2、