淺談PMO的八項職責

1、淺談pmo的八項職責 項目管理辦公室（projectmanagement office pmo）肩負著組織戰(zhàn)略目標如何實現(xiàn)的責任，在組織業(yè)務層面上負責多項目的決策，計劃和監(jiān)督等。pmo由組織的一把手直接領(lǐng)導，定期匯報組織戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)狀況。所以，它的實質(zhì)是組織的一個決策和計劃部門，也是一個監(jiān)督機構(gòu)。pmo的職能有兩個方面，一個是日常性職能，另一個是戰(zhàn)略性職能。詳細來說，pmo的職能體現(xiàn)在以下幾個方面。 1、為項目供應培訓、指導和專家意見 培訓指導是pmo的核心職責之一。實際上，在許多組織中，pmo的主要職責就是整理項目報告和進行項目管理培訓。一般來說，培訓必需是全面的，并伴同pmo的其他職責一

2、起供應。 在對項目經(jīng)理的幫助上，主要體現(xiàn)在推動人力資源部、部門主管和共同主導項目經(jīng)理的職業(yè)發(fā)展計劃，同時，推動部門主管、項目經(jīng)理及將來的項目經(jīng)理組成組織內(nèi)部的項目管理協(xié)作組織。項目管理協(xié)作組織通過各種形式的爭論與交流，共享項日經(jīng)理各自的成功經(jīng)驗。pmo要依據(jù)項目管理協(xié)作組織的需求和組織內(nèi)部項目經(jīng)理的職業(yè)發(fā)展計劃，開設(shè)各種培訓班，供應專業(yè)化的培訓及項目經(jīng)理間面對面的交流。 2、作為跨項目的信息交換與溝通平臺 項目之間的信息交換、共享、溝通是項目管理辦公室的重要職責之一。主要包括以下幾個方面： （1）供應或組織開展項目管理經(jīng)驗交流，供應項目管理咨詢。 （2）收集和總結(jié)項目管理的經(jīng)驗和教訓。 （3）

3、建立項目管理專業(yè)人員資源庫，并為項目管理實現(xiàn)更好的溝通和供應服務支持。 （4）作為組織的一個項目管理中心，對項目信息進行收集和整理，為組織進行項目組合管理和項目群管理供應項目信息交流。 （5）對外供應一個便于與客戶信息溝通的窗口，提高客戶滿足度。 3、協(xié)助消退項目之間的沖突和重復勞動，優(yōu)化資源配置 當不同項目的任務之間發(fā)生沖突或出現(xiàn)重復勞動時，就需要pmo調(diào)整原有項目計劃，將一些項目的任務調(diào)整到別的時間去實施。假如通過調(diào)整計劃的方法仍舊無法解決項目之間的沖突，就有必要臨時擱置一個相對次要的項目而去保留一個相對重要的項目。 在優(yōu)化資源配置方面，當某項目在某一時間段出現(xiàn)資源閑置狀態(tài)，此時可有兩種選

4、擇。假如該項目的閑置資源可以為其他項目使用，則可將這個項目的閑置資源在這個特定的時間段抽調(diào)出去，支援那些處于特別繁忙的項目；或者在這個特定的時間段內(nèi)，在不影響現(xiàn)有多個項目正常進行的前提下，承接其他的業(yè)務。這樣做的目的是保證資源的最有效使用，達到多項目管理效益的最優(yōu)化。 4、供應項目的活動分析和報告 pmo在這個方面的主要職責是收集和整理項目經(jīng)驗，供應給其他項目共享。通過參與各個項目的會議，總結(jié)和共享不同領(lǐng)域的相關(guān)學問、技術(shù)及經(jīng)驗，形成可再利用的支持能力，讓學問管理在日常運作中能被落實。進行項目報告這一職能又可進一步分為以下幾個方面： （1）實施過程中的信息發(fā)布。依據(jù)項目的進展狀況，隨時向項目干

5、系人通報項目的狀況，包括項目的狀態(tài)（如計劃、成本、質(zhì)量、時間等），也包括產(chǎn)品的狀態(tài)（如技術(shù)、方案、問題等）。項目狀態(tài)報告是pmo最主要的職能之一，包括項目計劃的索取、跟蹤，以及跟蹤結(jié)果的發(fā)布。 (2）項目總結(jié)報告。項目的總結(jié)是必需做的，但在項目管理的實踐中，除非是特別大的項目，基本上是很少做，其主要原因還在于項目團隊的臨時性，一個項目做到最終，可能會指定一個人來維護，他只參與了其中一部分工作，是不可能來做這個項目總結(jié) 的。 （3）項目信息的起草與發(fā)布，以及立項之初的信息發(fā)布。一個項目一旦立項后或者合同簽訂后，一般會給各職能部門和相關(guān)領(lǐng)導發(fā)布關(guān)于此項目的信息（項目章程），它包括項目的名稱、來源、

6、目標、項目團隊的主要成員、合同號等。不同的組織和個人可能需要不同的信息，如領(lǐng)導層可能關(guān)注項目的目標和合同額，財務部門可能只關(guān)注項目資金使用日期和合同號等。 5、為項目和項目群管理確定和供應工具 pmo開發(fā)的項目管理工具主要是制定項目建議書、項目計劃、項目總結(jié)報告模塊，包括開發(fā)出各種輔助工具，開發(fā)項目管理所需要的各種模板、表格和文檔，供應給項目經(jīng)理和項目團隊參考使用。項目經(jīng)理和項目團隊在進行詳細項目時，往往會遇到以前沒有遇到的問題和狀況。但是這些問題和狀況在組織內(nèi)部可能己經(jīng)遇到或?qū)嵤┻^，因此能通過對其他項目的總結(jié)，以文檔模板的形式供應標準的解決方案。這樣，可以使項目團隊的工作總是在組織過去積累的

7、基礎(chǔ)上向前發(fā)展，而不是簡潔的低水平重復。 6、評估和提升項目管理成熟度 pmo可以從各個部門中獲取數(shù)據(jù)，對這些數(shù)據(jù)進行整理和分析，然后打算項目的績效狀態(tài)。項目后評估用來檢查項目的敏捷性和確保項目管理流程根據(jù)項目的需要進行。 7、實施并維持項目管理過程、標準和方法 項目管理方法是引用有關(guān)在項目工作中某些方面的流程、方法、模塊、最佳實踐、標準、指導方針和政策等制定而成的。全部這些用來定義和管理項目的“方法”都會成為項目管理方法中的一部分。這個方法必需是能適應業(yè)務變化需要的，并且必定要增加使用它的項目的價值。另外，隨著有利于項目管理流程的新的技術(shù)和新方法的形成，項目管理方法也應當在發(fā)展過程中反映這些改進的理論。 項目審核的結(jié)果可以作為項目定期評估的一個依據(jù)；對項目進行評估和回顧的同時也是進行輔導的一個機會，審核員可以指導和協(xié)助項目經(jīng)理理解項目管理方法怎樣適用在他們的項目中。 8、項目組合管理和項目群管理 （1）項目組合管理：pmo負責項目組合管理，負責從組織戰(zhàn)略角度對項目組合進