會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用與管理研究

1、  會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用與管理研究   摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展、電子商務(wù)的迅速興起，一些先進(jìn)的、現(xiàn)代化的技術(shù)不斷出現(xiàn)，對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)提出了更高的要求，建立符合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求的新型財(cái)務(wù)系統(tǒng)變得越來(lái)越刻不容緩，本文就這方面的建設(shè)問(wèn)題談一談自己的實(shí)際體會(huì)。關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化 應(yīng)用 管理0 引言隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)工作也由傳統(tǒng)的記賬、算賬與報(bào)賬轉(zhuǎn)變到參與企業(yè)管理、經(jīng)營(yíng)決策的較高層次。現(xiàn)代會(huì)計(jì)的主要職能，不僅要求會(huì)計(jì)人員深入研究資金、成本、價(jià)格與利潤(rùn)之間的變量關(guān)系，努力提高經(jīng)營(yíng)效果和經(jīng)濟(jì)效益，更重要的是要參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策，預(yù)測(cè)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展

2、趨勢(shì)，并實(shí)現(xiàn)由單一核算向全面核算的過(guò)渡，由靜態(tài)反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況向動(dòng)態(tài)反映企業(yè)未來(lái)的發(fā)展過(guò)渡，使會(huì)計(jì)工作真正實(shí)現(xiàn)反映過(guò)去、控制現(xiàn)在與規(guī)劃未來(lái)的職能與任務(wù)。會(huì)計(jì)工作實(shí)施電算化，可以有效減少人為的誤差，大大增加會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確性，同時(shí)可以使會(huì)計(jì)信息實(shí)現(xiàn)及時(shí)、快捷的傳送，對(duì)企業(yè)了解市場(chǎng)行情，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力起到積極作用。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)手工操作不僅對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的反映比較緩慢，而且使許多科學(xué)的管理方法無(wú)法應(yīng)用。企業(yè)成本核算、銷(xiāo)售分析、經(jīng)營(yíng)考核等工作都無(wú)法做到及時(shí)與準(zhǔn)確，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)利用價(jià)值低，不便于進(jìn)行事后分析，會(huì)給企業(yè)投資、籌資等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)造成負(fù)面影響。因此，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的電算化，提高企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作

3、的運(yùn)行效率是當(dāng)務(wù)之急，大勢(shì)所趨。1 選擇適合企業(yè)自身需要的會(huì)計(jì)軟件當(dāng)前市場(chǎng)上的商業(yè)會(huì)計(jì)軟件種類(lèi)繁多，如用友、金蝶、金算盤(pán)、速達(dá)、管家婆等，并且每個(gè)軟件還分單機(jī)版、局域網(wǎng)版、網(wǎng)絡(luò)版等，而且由于每個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理模式和財(cái)務(wù)核算方式各不相同，所以企業(yè)在選用商業(yè)軟件時(shí)，不應(yīng)盲目追求軟件的“大而全”，而應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)，選擇適用于本企業(yè)財(cái)務(wù)核算與經(jīng)營(yíng)管理模式的模塊，例如一般企業(yè)只須選用財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)分析、固定資產(chǎn)管理、工資管理、財(cái)務(wù)報(bào)表等幾個(gè)軟件模塊，就基本可以達(dá)到財(cái)務(wù)管理工作的目的。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，開(kāi)發(fā)和研制一些企業(yè)內(nèi)部的實(shí)用管理模塊，這樣既可最大限度地運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為企業(yè)提供理財(cái)與核算

4、方面的服務(wù)，又可有效地降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本，滿(mǎn)足企業(yè)會(huì)計(jì)管理工作的實(shí)際需要。我們的企業(yè)是全國(guó)性的連鎖企業(yè)，所以在選擇財(cái)務(wù)軟件時(shí)，就選擇了網(wǎng)絡(luò)版的財(cái)務(wù)軟件，這樣總公司就能第一時(shí)間看到全國(guó)各地各分公司的運(yùn)營(yíng)情況，并且企業(yè)根據(jù)實(shí)際需要研制了庫(kù)存管理模塊，并且與財(cái)務(wù)軟件實(shí)行了對(duì)接，很大程度提高了庫(kù)存商品的管理。2 做好會(huì)計(jì)管理基礎(chǔ)工作管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù);會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會(huì)計(jì)制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。因?yàn)橛?jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，必須是事先設(shè)置好的處理方法，因而要求會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及有

5、關(guān)制度都必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)順利進(jìn)行。電算化會(huì)計(jì)雖然以計(jì)算機(jī)為計(jì)算工具，但其整個(gè)信息處理過(guò)程仍表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)與人工的結(jié)合。計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)(信息)的處理是通過(guò)程序來(lái)進(jìn)行的，系統(tǒng)內(nèi)部控制方式均要求程序化。管理人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)，在整個(gè)企業(yè)管理現(xiàn)代化總體規(guī)劃的指導(dǎo)下做好會(huì)計(jì)電算化的長(zhǎng)期、近期發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃并認(rèn)真組織實(shí)施，重新調(diào)整會(huì)計(jì)及整個(gè)企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位分工，建立一系列現(xiàn)代企業(yè)管理制度，提高企業(yè)管理要求。3 提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和整體素質(zhì)目前，不少單位的電算化人員是由過(guò)去的會(huì)計(jì)、出納等經(jīng)過(guò)短期培訓(xùn)而來(lái)，他們?cè)谑褂梦C(jī)處理業(yè)務(wù)的過(guò)程中往往很多是除了開(kāi)機(jī)使用財(cái)務(wù)軟件之外，

6、對(duì)微機(jī)的軟硬件知識(shí)了解甚少，一旦微機(jī)出現(xiàn)故障或與平常見(jiàn)到的界面不同時(shí)，就束手無(wú)策，會(huì)計(jì)電算化，給會(huì)計(jì)工作增添了新內(nèi)容，從各方面要求會(huì)計(jì)人員提高自身素質(zhì)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，一方面為了參與企業(yè)管理，要更多地學(xué)習(xí)經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)，另一方面還必須掌握電子計(jì)算機(jī)的有關(guān)知識(shí)，好的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作和規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序，是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的前提條件，所以會(huì)計(jì)電算化也要求促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的規(guī)范化。會(huì)計(jì)電算化促進(jìn)會(huì)計(jì)工作職能的轉(zhuǎn)變，引起會(huì)計(jì)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化和會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的提高。電算化會(huì)計(jì)使會(huì)計(jì)工作效率的提高和會(huì)計(jì)人員勞動(dòng)強(qiáng)度的降低，會(huì)計(jì)人員有更多的時(shí)間參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作職能發(fā)生轉(zhuǎn)變。從而，引起會(huì)計(jì)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化和

7、素質(zhì)的提高。電算化會(huì)計(jì)下的人員除會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)人員外，還有計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員。計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員的主要任務(wù)是保證軟、硬件設(shè)備和整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，使其在會(huì)計(jì)核算過(guò)程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。這樣才能適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化工作的客觀要求。為了提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，各基層單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，維護(hù)軟件正常運(yùn)行，掌握計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。另外培養(yǎng)復(fù)合型人才，可以在大專(zhuān)院校開(kāi)設(shè)會(huì)計(jì)電算化專(zhuān)業(yè)或在財(cái)會(huì)專(zhuān)業(yè)中增設(shè)計(jì)算機(jī)編程、維護(hù)等課程，可以讓財(cái)會(huì)人員進(jìn)修計(jì)算機(jī)課程，還可以讓計(jì)算機(jī)人員、在崗人員實(shí)習(xí)并進(jìn)修財(cái)會(huì)知識(shí)。同時(shí)，要加強(qiáng)并制定實(shí)事求是的會(huì)計(jì)

8、電算化人員培訓(xùn)計(jì)劃，要注重實(shí)效，不搞一刀切，培訓(xùn)的內(nèi)容要切合實(shí)際工作需要，學(xué)了就能用得上。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員，應(yīng)盡量聘用社會(huì)上的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員，畢竟，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，對(duì)這些計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員只要簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)培訓(xùn)，就可以收到良好的效果。只有擁有眾多既懂計(jì)算機(jī)又懂會(huì)計(jì)知識(shí)的具有創(chuàng)新思維的人才，才能真正促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用水平的提高。4 加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全與保密財(cái)務(wù)上的數(shù)據(jù)往往是企業(yè)的絕對(duì)秘密，在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展。但當(dāng)前幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會(huì)計(jì)功能和適應(yīng)財(cái)務(wù)制度大傷腦筋，卻沒(méi)有幾家軟件公司認(rèn)

9、真研究過(guò)數(shù)據(jù)的保密問(wèn)題。數(shù)據(jù)保密性、安全性差。對(duì)于重要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)加電磁屏蔽，以防止電磁輻射和干擾。制定計(jì)算機(jī)機(jī)房管理規(guī)定，制定機(jī)房防火、防水、防盜、防鼠的措施，以及突發(fā)事件的應(yīng)急對(duì)策等。必要的內(nèi)部控制。在電腦網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，某些內(nèi)部人員的惡意行為及工作人員的無(wú)意行為都可能造成會(huì)計(jì)信息的不安全性，因此建立內(nèi)部控制制度是必要的。第一，實(shí)行用戶(hù)權(quán)限分級(jí)授權(quán)管理，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息崗位責(zé)任。第二，建立健全對(duì)病毒、電腦黑客的安全防范措施。第三，建立會(huì)計(jì)信息資料的備份制度，對(duì)重要的會(huì)計(jì)信息資料要實(shí)行多級(jí)備份。加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密與保護(hù)。在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)加一些諸如用戶(hù)口令、聲音監(jiān)測(cè)、指紋辨認(rèn)等檢測(cè)手段和用戶(hù)權(quán)限

10、設(shè)置等限制手段，另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統(tǒng)作在芯片上加密等機(jī)器保密措施和專(zhuān)門(mén)的管理制度，如專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用、專(zhuān)室專(zhuān)用等。加強(qiáng)磁介質(zhì)載體檔案的管理。為確保檔案的真實(shí)性和可靠性，實(shí)行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙套保管，并逐漸向完全保管新型磁介質(zhì)載體過(guò)渡。5 做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作，我們必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、保存、利用等方面的工作。5.1 電算化會(huì)計(jì)檔案的收集所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)如一個(gè)會(huì)計(jì)年度，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上，從而脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)把

11、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。5.2 電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“ab備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案時(shí)的時(shí)間與操作員姓名，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。嚴(yán)格執(zhí)行安全和保秘制度，會(huì)計(jì)檔案不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。5.3 電算化會(huì)計(jì)檔案的利用即電算化會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱。要建立嚴(yán)格的電算化會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)制度和使用權(quán)限制度，各種會(huì)計(jì)資料包括打印出來(lái)的會(huì)計(jì)資料以及存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料的軟盤(pán)、硬盤(pán)、計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤(pán)、微縮膠片等，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位。借閱會(huì)計(jì)資料，應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處，若要查閱入庫(kù)檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。公司內(nèi)各單位若因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱