材料物資管理制度

1、材料物資管理制度 為了進一步加強企業(yè)經(jīng)營管理，規(guī)范財務管理模式，正確核算企業(yè)成本及盈虧，結(jié)合公司目前財務管理現(xiàn)狀，特此制定材料物資管理的流程及制度。一、 物料采購及入庫管理流程1、 計劃采購 1.1生產(chǎn)用直接原材料的采購，由技術(shù)員（總工程師）根據(jù)生產(chǎn)計劃和生產(chǎn)工期（或生產(chǎn)訂單）提報材料需求計劃單、，由生產(chǎn)技術(shù)部主管審核簽字確認后，交庫管員，由庫管員根據(jù)此單對所需材料庫存情況進行盤點，確定實際應購量，交由采購員，采購員核算出應購材料金額，經(jīng)物流采購部主管審核簽字后，交財務部成本會計和財務總監(jiān)審核簽字后，最后由總經(jīng)理批準簽字后方可實施采購。 1.2生產(chǎn)用非直接材料，含：生產(chǎn)用工具，低值易耗品，機械

2、配件，辦公用品等由物資需求部門填寫材料需求計劃單具體辦法同1.1條。 1.3突發(fā)的緊急物資采購，可以電話通知采購人員，但事后一定要補齊手續(xù)。2、材料采購原則 2.1材料采購要做到：比質(zhì)比價，擇優(yōu)選購。在同樣價格和質(zhì)量的情況下，就近就地，盡量降低采購成本。 2.2大宗材料訂貨采購時，采購人員必須事先向供應商發(fā)出采購訂單，并詳細注明：所購材料名稱、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量、交貨時間以及和產(chǎn)品有關(guān)的信息（如顏色）等，并要求供應商在供貨回執(zhí)上標明單價和金額，貨到時如發(fā)票不能同時到要求供應商附有供貨清單。3、采購貨款結(jié)算方式 3.1材料采購分以下兩種付款方式： 3.1.1采用預付款方式進行采購，由采購人

3、員持采購合同或材料需求計劃單及供貨商提供的供貨回執(zhí)單，填寫付款申請單，按付款申請單所列項目逐項填寫齊全，經(jīng)辦人、部門負責人、財務部經(jīng)理、總經(jīng)理審批后予以辦理付款手續(xù)，貨到必須同時索取增值稅發(fā)票，現(xiàn)貨后款的，待貨款付出同時，必須取得增值稅發(fā)票。 3.1.2現(xiàn)款現(xiàn)貨的零星采購，盡量集中采購地點，最好能索取到增值稅發(fā)票或正規(guī)普通發(fā)票，不能提供各類發(fā)票的，要索取帶有供貨商公章的收據(jù)，并注明供應商電話號碼，請款手續(xù)與預付款方式相同。 3.2所有采購付款能從銀行付款的都必須經(jīng)過銀行辦理付款業(yè)務，盡量減少現(xiàn)金結(jié)算量。4、材料驗收入庫 4.1材料到貨后，庫管員根據(jù)材料需求計劃單或供貨清單對照驗收，并及時通知質(zhì)

4、檢員檢驗，對已購材料的數(shù)量、質(zhì)量無異議后，填寫入庫單（入庫單要注明：到貨日期、供貨商名稱、材料名稱、計量單位、規(guī)格型號、單價、金額等內(nèi)容。） 4.2所有材料到貨后必須入到材料庫，一律不得直接入到生產(chǎn)車間，特殊情況下直接卸到車間的材料，庫管員必須及時驗收，并辦理入出庫手續(xù)。 4.3凡不符合要求的材料，保管員有權(quán)拒收，并通知采購員退貨。5、采購報銷5.1 采購人員在報銷時，必須詳細填寫費用報銷單（注明是沖帳、現(xiàn)付還是欠款）并附有供貨發(fā)票或供貨清單（復印件）、入庫單、材料需求計劃單（必須是經(jīng)過總經(jīng)理審批過的）交由財務總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準后辦理報銷手續(xù)。5.2異地采購報銷要求采購人員自付款日起十五個工

5、作日內(nèi)必須報銷，同城采購要求采購人員自付款日起五個工作日內(nèi)必須報銷，在規(guī)定期間內(nèi)不能按時報銷的，財務部按資金額度的0.3%收取資金占用費。5.3材料到貨發(fā)生運費時，由經(jīng)手人填寫費用報銷單，經(jīng)驗收人員、部門負責人、財務部經(jīng)理、總經(jīng)理審批后方可報銷。5.4采購票據(jù)報銷時，必須一單一請，即：材料需求計劃單、發(fā)票或供貨清單、付款申請單、費用報銷單、入庫單等一一對應，嚴禁挪用資金。同時在粘貼發(fā)票時一定要把普通發(fā)票、增值稅發(fā)票、收據(jù)等分開粘貼，也不得把不同供應商的票據(jù)粘貼在一起進行報銷，其中不能提供發(fā)票的，要在辦理付款手續(xù)時注明無發(fā)票字樣。5.5 采購票據(jù)報銷時，要在票據(jù)報銷單上標明是沖帳還是現(xiàn)付或欠款，

6、當月未付或未全額支付的應付款，財務部根據(jù)采購票據(jù)及時入賬，并保證每月同供應商、采購員進行一次賬務核對，做到供應商往來帳目清楚。二、材料消耗及出庫管理流程、1、材料消耗管理原則1.1材料消耗去向：一是工程項目直接耗用、二是車間輔助生產(chǎn)領用、三是售后維修（安裝）領用。1.1.1凡是能直接計入工程項目的材料直接按工程項目填寫領料通知單，所有消耗材料直接進入工程項目成本。1.1.2不能劃清工程項目的材料消耗，如車間耗用的機械配件、工具等，按使用車間填寫領料通知單由財務進行項目成本分配。1.1.3用于工程售后、收尾維修的材料，按售后部或安裝隊填寫領料通知單。1.2材料名稱及計量單位的統(tǒng)一。公司由財務部牽

7、頭，由采購、車間、庫房共同制定統(tǒng)一的材料名稱、計量單位表，四個部門在采購及出入庫管理及單據(jù)填寫時同時嚴格遵循，以確保材料庫存準確，對公司新增加項目的材料，由四個部門共同確定完成。2、塑窗車間材料出庫2.1車間主任根據(jù)工程材料備料單上所列材料的名稱、數(shù)量、規(guī)格、顏色等材料信息，結(jié)合當日生產(chǎn)進度和任務量安排出庫，可一次性或分次出庫，但最多不能超過兩次。2.2車間的材料出庫，由車間統(tǒng)計員統(tǒng)一填寫領料通知單，經(jīng)車間主任簽字確認后，通知庫管員進行備料，一般正常的生產(chǎn)用料需于前一天晚上提領料通知單，庫管根據(jù)領料通知單進行備料，并提前填寫出庫單。每天早7點至8點或下午1點至2點集中付料，并要求領料人在出庫單

8、上簽字確認，其他時間無特殊情況一律不予受理領料。2.3統(tǒng)計員填寫領料通知單需注明工程項目、棟號、生產(chǎn)任務單流水號及具體的材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單位、顏色等材料信息。同時必須與工程材料備料單對應，一單一填，不得將幾單加到一起填寫在一張領料通知單上。領料通知單一式三份，一聯(lián)車間，二聯(lián)庫管，三聯(lián)交財務。庫管員根據(jù)領料通知單填寫出庫單一式兩份，一份庫管，一份連同領料通知單財務聯(lián)一起于次日交財務進行核算用。出庫單填寫及要求與領料通知單一樣。3、玻璃車間材料出庫3.1因玻璃車間原材料無法入庫存放的特殊性，所以材料可以直接出到現(xiàn)場，但材料到貨時必須經(jīng)過庫管驗收核對無誤辦理入庫、出庫手續(xù)，庫管與車間主任同

9、時簽字確認，嚴禁過后再補驗收手續(xù)的現(xiàn)象發(fā)生。4車間輔助生產(chǎn)材料出庫。4.1輔助生產(chǎn)材料，包括設備配件、維修工具、一次性消耗品等，按使用車間填寫領料通知單，經(jīng)車間主任簽字確認后，可直接到庫房進行出庫，能夠以舊換新的，如工具、配件等，屬正常損耗的，庫管員可直接出庫，屬人為損壞的，必須經(jīng)領導審批后方可出庫，一次性消耗品，可依據(jù)歷史記錄（如過去半年耗用平均數(shù)）（估計消耗時間）限量使用。5、售后維修（安裝）材料出庫 5.1售后維修（安裝）應根據(jù)各工程實際情況提前一周做好下周的維修（安裝）計劃，根據(jù)計劃一次性提供所需維修材料，填寫維修領料通知單，報財務總監(jiān)審批，此單據(jù)一式三聯(lián)，一聯(lián)售后（安裝）留查，二聯(lián)給

10、庫房，庫管員按此單備料，當材料不足時，向物流采購部提材料需求計劃單，三聯(lián)交財務。 5.2維修安裝人員憑審批后的維修領料通知單可以一次性領料，也可分次領料，庫管員根據(jù)領料的實際情況，填寫出庫單，進行付料。出庫單應詳細地填寫工程名稱、棟號及材料信息，此單據(jù)一式四份，一聯(lián)庫管、二聯(lián)財務、三聯(lián)工地、四聯(lián)門衛(wèi)。6、異常情況材料出庫6.1車間所有材料均應按照工程材料備料單上的數(shù)量、規(guī)格進行出庫，其超出部分，庫房原則上不予付料，特殊情況需要出庫的，必須有領導審批手續(xù)方可出庫。6.2車間在加工過程中因人為、機器、操作不當?shù)仍蛟斐刹牧蠐p失及報廢時，相關(guān)人員應在第一時間上報，車間主任應在第一時間查明原因，報公司

11、領導審批后，補填領料通知單并在領料通知單上注明補領字樣，否則一律不得私自出庫。三、產(chǎn)成品入庫、出庫管理流程1、產(chǎn)成品入庫1.1產(chǎn)成品出入庫需由成品庫管員填制成品入出庫統(tǒng)計表，即根據(jù)技術(shù)部確認、質(zhì)量監(jiān)督部、領導審核的每一個工程項目的產(chǎn)成品預算填寫表中的成品計劃量，然后根據(jù)每一個工程項目的產(chǎn)成品出庫通知單填寫表中成品實際出庫量，計劃與實際對比。 2、產(chǎn)成品出庫管理流程 2.1門窗成品出庫 2.1.1沒有特殊情況和領導特別批準，門窗成品必須按照標準（包括扇、五金等配齊）出庫。 2.1.2成品出庫前，必須由質(zhì)檢員進行檢驗，無檢驗、不合格的或半成品，一律不準出庫。 2.1.3特殊情況下出庫的，車間統(tǒng)計員

12、要做好詳實記錄，包括缺失的部件及產(chǎn)品自然信息。 2.1.4車間成品出庫，由車間統(tǒng)計員提前清點數(shù)量、規(guī)格，并通知質(zhì)檢員進行檢測，確定沒有問題的情況下，由統(tǒng)計員填寫產(chǎn)成品出庫通知單，此單據(jù)一式五份，車間一聯(lián)，庫管二聯(lián)，財務三聯(lián)，工程四聯(lián)，五聯(lián)門衛(wèi)。 2.1.5出庫的有關(guān)單據(jù)規(guī)范及流程：成品庫管員根據(jù)技術(shù)部提供的產(chǎn)成品信息，對產(chǎn)成品出庫通知單所列產(chǎn)成品規(guī)格、數(shù)量進行現(xiàn)場盤點，準確無誤后簽字確認，之后由司機對數(shù)量進行實點并簽字確認，一聯(lián)存根車間，二聯(lián)庫管，三聯(lián)、四聯(lián)隨車攜帶，成品運輸?shù)浆F(xiàn)場后，交安裝隊進行驗收，準確無誤后簽字確認，四聯(lián)工程現(xiàn)場負責人留存，三聯(lián)由司機返給庫管員，庫管員根據(jù)回執(zhí)三聯(lián)重新復核

13、，準確無誤后填寫出庫單，并及時填寫成品入出庫統(tǒng)計表，并把產(chǎn)成品出庫通知單三聯(lián)于成品出庫后次日上班時轉(zhuǎn)交財務，此單據(jù)的第五聯(lián)為出門證，車輛出門時交門衛(wèi)查驗，無此出門證或出門證簽字不全（車間主任、庫管員同時簽字），門衛(wèi)有權(quán)不予放行。 2.2玻璃成品出庫 2.2.1成品出庫前，必須由質(zhì)檢員進行檢驗，對質(zhì)量不合格，包括外觀不干凈的一律不準出庫。 2.2.2成品出庫前，由玻璃車間主任提前統(tǒng)計好型號、規(guī)格、數(shù)量，詳實填好成品出庫通知單，具體手續(xù)及流程按門窗成品出庫辦理。 2.3隨成品一起的輔料出庫 2.3.1輔料出庫應與成品出庫嚴格分開，輔料出庫真接由庫管員填寫出庫單。 2.3.2庫管員應嚴格按照工程材料

14、備料單上輔助材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量進行出庫，出庫單應詳細地填寫工程名稱、棟號、生產(chǎn)任務單流水號及材料信息，此單據(jù)一式四份，一聯(lián)庫管、二聯(lián)財務、三聯(lián)工地、四聯(lián)為門衛(wèi)。 2.3.3出庫的有關(guān)單據(jù)規(guī)范及流程：庫管員準確地填好出庫單，并按單付料，由司機對材料進行實點并簽字確認，并把二聯(lián)、三聯(lián)隨貨攜帶，材料到現(xiàn)場后由工地按單驗收，簽字確認后，三聯(lián)現(xiàn)場負責人留存，把二聯(lián)交司機返回給庫管員，庫管員在材料發(fā)出后的次日上班時轉(zhuǎn)交財務，四聯(lián)為出門證，車輛出門時交門衛(wèi)查驗，無此出門證或出門證無簽字（庫管員簽字），門衛(wèi)有權(quán)不予放行。 2.3.4輔助材料的消耗，如密封膠、發(fā)泡膠等可計量的，使用后必須把空桶如數(shù)返回，返回

15、的空桶庫管員要詳細登記數(shù)量、工程棟號、安裝隊等，要與該棟號實際出庫量進行核對，做到準確無誤。四、 工地返庫1、門窗車間返庫1.1工地返庫時，由工程現(xiàn)場負責人填寫工地物品返庫單，詳細地列明工程項目、棟號、規(guī)格及返庫原因，之后由司機對物品進行實點并簽字確認，此單據(jù)一式三份，一聯(lián)存根工地留存，二聯(lián)交庫房、三聯(lián)交財務、如是成品四聯(lián)交車間。1.2返庫的有關(guān)單據(jù)規(guī)范及流程：物品隨車返回后，司機要通知庫房進行驗收，如果返回的是材料及輔件等，庫管員驗收后，一定要辦理退庫手續(xù)，即紅字退庫；如果返回的是成品，即殘廢破損或重新需要改制，庫管員驗收后，一定要返到車間，并由車間進行二次驗收，待二次出庫時由車間按上述成品出庫手續(xù)辦理。 2、玻璃車間返庫 2.1具體返庫手續(xù)，按塑窗車間返庫