基本會計電算化中小企業(yè)內(nèi)部控制制度之建立

1、基本會計電算化中小企業(yè)內(nèi)部控制制度之建立中圖分類號：f270文獻(xiàn)標(biāo)識：a文章編號：1009-4202(2013) 09-000-02摘 要 信息時代會計電算化的推廣，給中小企業(yè)內(nèi)部控 制制度帶來了挑戰(zhàn)。為了在會計電算化環(huán)境中建立中小企業(yè) 的內(nèi)部控制制度，本文筆者在實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，從會計電 算化與內(nèi)部控制管理制度的結(jié)合、規(guī)范會計電算化之管理制 度和創(chuàng)新企業(yè)內(nèi)部控制制度這三方面探討基本會計電算化 的中小企業(yè)內(nèi)部控制制度之建立。關(guān)鍵詞會計電算化內(nèi)部控制審計內(nèi)部控制是企業(yè)為了保護資產(chǎn)的安全、維護會計數(shù)據(jù)的 真實可靠，提髙會計信息質(zhì)量，實現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)營的有效性和財 產(chǎn)的完整性、促進企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)實現(xiàn)的一系列

2、控制程序、措 施和控制方法。在知識經(jīng)濟時代，計算機信息技術(shù)在會計領(lǐng) 域的應(yīng)用，會計由傳統(tǒng)的手工操作模式向電算化模式轉(zhuǎn)變。 會計電算化的推廣，在提高中小企業(yè)會計工作效率，也給廣 大中小企業(yè)內(nèi)部控制制度帶來了變化。中小企業(yè)只有不斷創(chuàng) 新內(nèi)部控制制度，適應(yīng)會計電算化的要求，才能不斷完善內(nèi) 部控制制度，保障企業(yè)資金財產(chǎn)的安全，為廣大中小企業(yè)帶 來經(jīng)濟效益。因此本文筆者在實踐經(jīng)驗基礎(chǔ)上，探索廣大中 小企業(yè)在電算化環(huán)境中，如何制定有效的內(nèi)部控制制度，提 高企業(yè)電算化的管理水平。一、會計電算化與內(nèi)部控制管理制度的結(jié)合會計電算化要求中小企業(yè)推廣與普及電算化軟件。電算化軟件，是運用計算機信息技術(shù)來代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工的

3、會計核算 工作。電算化軟件工作末班的核心，是財務(wù)處理，除此之外 還有賬務(wù)處理、固定資產(chǎn)核算、報表處理、工資核算等工作 模板。中小企業(yè)為了在會計電算化中，加強內(nèi)部控制制度， 則首先需要電算化軟件和內(nèi)部審批權(quán)限的結(jié)合。通過電算化 軟件和內(nèi)部審批權(quán)限的融合，能加強對會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部 控制，使會計信息系統(tǒng)根據(jù)正確、規(guī)范化的流程運作，避免 非法拷貝、修改和錯誤輸入、輸出等錯誤地操作現(xiàn)象發(fā)生。此外，廣大中小企業(yè)還應(yīng)該建立財務(wù)收支審批制度，這是會 計電算化與內(nèi)部審批權(quán)限結(jié)合重點和關(guān)鍵；并在此基礎(chǔ)上明 確財務(wù)收支審批人員的審批權(quán)限，規(guī)范財務(wù)收支審批的流 程，并且強化審批人員的責(zé)任。為了加強對會計工作流程的控

4、制，防止會計人員弄虛作假、徇私舞弊的現(xiàn)象發(fā)生，中小企業(yè)應(yīng)該實現(xiàn)會計電算化和 內(nèi)部控制崗位的結(jié)合，這樣才能提髙會計信息質(zhì)量。如中小 企業(yè)可以設(shè)置電算化主管，主要職責(zé)是負(fù)責(zé)電算化軟件的額 運作工作，同時對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)開展審核工作，確 保記賬憑證和原始憑證的正確性、合法性與完整性。并對打 印輸出的報表、賬簿進行確認(rèn)。同時，也可以安排人員，專 門負(fù)責(zé)電算化會計審核工作，負(fù)責(zé)對電算化軟件系統(tǒng)的運行 情況進行監(jiān)督，防止任何人利用計算機進行徇私舞弊。負(fù)責(zé) 電算化核算的審查人員，應(yīng)該具備計算機知識和會計知識， 并且會計電算化達(dá)到中級的水平。審查人員在電算化審核工 作中，必需承擔(dān)誰輸入憑證、誰編制憑證、

5、誰復(fù)核憑證、誰 編制報表、誰最終確認(rèn)帳表正確性的責(zé)任，避免會計人員徇 私舞弊的現(xiàn)象發(fā)生。電算化核算工作的開展，帶來的是會計核算工作內(nèi)容和 方式的變革。因此，中小企業(yè)應(yīng)該對會計核算方法進行調(diào)整 和審核，改變手工核算過于粗糙的核算方法。如在傳統(tǒng)手工 會計核算中，對固定資產(chǎn)的核算通常采用的是分類折舊率。 在會計電算化下，則應(yīng)該采用代數(shù)分配法。為了規(guī)范電算化 核算過程的過程，加強對電算化核算工作的控制，中小企業(yè) 應(yīng)該對電算化會計的財務(wù)處理過程進行規(guī)定，對會計電算化 的定額管理制度、原始記錄管理、財產(chǎn)清查和計量驗收制度、 會計電算化的成本核算過程進行規(guī)范管理。二、規(guī)范會計電算化之管理制度我國目前中小企業(yè)

6、法規(guī)制度的不健全，造成了難以控制 財務(wù)犯罪的現(xiàn)象。如一些人在不經(jīng)過允許的情況下，擅自接 觸電算化會計信息系統(tǒng)盜竊數(shù)據(jù)以權(quán)謀私，這造成了中小企 業(yè)財務(wù)流失的現(xiàn)象發(fā)生，但在法律上依然沒有定位偷竊，這 是中小企業(yè)內(nèi)部控制制度之缺陷。所以，我們看到，為了避 免非法分子利用電算化的高科技技術(shù)干違法犯罪的事情，不 能僅僅依靠現(xiàn)有的企業(yè)會計準(zhǔn)則、會計法等這些法規(guī), 應(yīng)該不斷完善專門的法律法規(guī)，為企業(yè)加強內(nèi)部控制創(chuàng)造良 好的制度環(huán)境。在制定防止電算化會計犯罪的法律上，應(yīng)在 法律上明確規(guī)定那些行為屬于徇私舞弊的行為，并且制定相 應(yīng)的懲罰措施。同時建立保護電算化會計的法律制度，明確 規(guī)定電算化會計那些硬件、軟件和

7、數(shù)據(jù)庫是應(yīng)該受到法律保 護。為了加強電算化會計人員的操作人員的管理，中小企業(yè) 應(yīng)該制定規(guī)范會計電算化操作的管理制度。在制定操作管理 制度上，應(yīng)規(guī)范每一個會計操作人員的職責(zé)和行為。從整體 上來說，中小企業(yè)操作管理制度應(yīng)包含這幾方面的內(nèi)容：第 一，是明確企業(yè)操作人員的工作權(quán)限和工作職責(zé)。盡管現(xiàn)在 中小企業(yè)使用的電算化軟件，都有用戶管理功能，但都是人 工設(shè)置用戶管理的權(quán)限。為了加強對電算化系統(tǒng)的操作管 理，需要從制度上對電算化會計操作人員的權(quán)限和職責(zé)進行 規(guī)定，并且在用戶管理的設(shè)置與操作過程中執(zhí)行，避免擅自 利用電算化系統(tǒng)徇私舞弊的現(xiàn)象發(fā)生。第二，是中小企業(yè)有 關(guān)審核人員加強對記賬憑證和原始憑證的審

8、核工作，預(yù)防未 經(jīng)審核的記賬憑證和原始憑證輸入計算機的現(xiàn)象發(fā)生。審 核人員對原始憑證進行簽字蓋章審核之后，才能輸入計算 機。同時為了預(yù)防一些末經(jīng)過審核而輸入計算機機內(nèi)賬簿的 原始憑證、記賬憑證現(xiàn)象發(fā)生，審核人員應(yīng)該對已輸入計算 機的憑證進行簽字蓋章之后才能登記到機內(nèi)賬簿，這樣能加 強對企業(yè)財務(wù)資金的控制。第三，中小企業(yè)應(yīng)建立上機操作 記錄制度。如規(guī)定會計人員用操作日記的方式，對每天上機 操作內(nèi)容進行記錄，這樣能加強對會計人員的管理。中小企 業(yè)還應(yīng)制定相關(guān)的軟件管理制度。企業(yè)的計算機無論是用來 會計核算還是其他工作，應(yīng)該制定加強對計算機的硬件、軟 件管理的制度。計算機管理制度應(yīng)該包括保證機房設(shè)備

9、安 全，如制定機房防火措施的規(guī)定；一些機房防潮、恒溫和防 磁等保證計算機正常運行的措施；會計軟件和會計數(shù)據(jù)的安 全保密措施，如在計算機上進行數(shù)據(jù)備份，不允許擅自在電 腦上玩游戲，防止病毒的侵犯造成數(shù)據(jù)的丟失；規(guī)定修改會 計核算軟件必需經(jīng)過企業(yè)的總會計師的允許、批準(zhǔn)才能進 行，這樣能加強對會計核算軟件的監(jiān)督管理制度。第四，必 需規(guī)范有關(guān)會計檔案制度，才能加強企業(yè)內(nèi)部控制。在開展 會計電算化工作之后，因為信息存儲載體的變化，對會計檔 案也提出了新要求。在會計電算化的環(huán)境中，除了打印賬本、 憑證之后，在開發(fā)電算化系統(tǒng)中所產(chǎn)生的圈套文件資料屬于 會計檔案的，這些都是企業(yè)加強內(nèi)部控制制度所必需注意 的。

10、三、創(chuàng)新企業(yè)內(nèi)部控制制度會計電算化系統(tǒng)的應(yīng)用，也給企業(yè)內(nèi)部控制制度帶來了 全新的變化。為了適應(yīng)會計電算化的發(fā)展要求，中小企業(yè)應(yīng) 不斷創(chuàng)新內(nèi)部控制制度嗎，這樣才能保障企業(yè)財產(chǎn)的安全， 為企業(yè)管理決策提供全面的信息。中小企業(yè)為了創(chuàng)新內(nèi)部控制制度，首先應(yīng)該不斷開發(fā)電 算化系統(tǒng)，防止非法程序進入電算化系統(tǒng)。這就需要中小企 業(yè)加強對電算化系統(tǒng)的可行性、資本預(yù)算、經(jīng)濟效益的研究 工作，并且對現(xiàn)有電算化系統(tǒng)發(fā)展需求的評估，以及電算化 系統(tǒng)可行性的研究。其次，中小企業(yè)還應(yīng)該創(chuàng)新人員職能控制制度。電算化 會計工作中的犯罪現(xiàn)象，大多數(shù)是企業(yè)程序員兼計算機操作 員所干的。為了避免這現(xiàn)象，中小企業(yè)應(yīng)該明確員工在崗位 上的職責(zé)，把企業(yè)的程序設(shè)計、系統(tǒng)設(shè)計、數(shù)據(jù)輸入、文件 程序管理等工作崗位職責(zé)給予分離，把計算機系統(tǒng)操作人 員、維護人員和管理人員這三個崗位互相分離，盡可能減少 舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，并且在實踐工作中不斷探索加強對會計人 員職能的控制制度。再次，中小企業(yè)應(yīng)不斷創(chuàng)新數(shù)據(jù)存儲和檢索的控制制 度。中小企業(yè)為了確保電算化系統(tǒng)所產(chǎn)生的信息和數(shù)據(jù)能夠 被存貯，能夠隨時更新、檢