試論加強學(xué)校檔案管理工作需要解決的核心問題

1、試論加強學(xué)校檔案管理工作需要解決的核心問題摘要一所好的學(xué)校就是一個寶貴的文化庫，它演繹著 該校健康發(fā)展的各個環(huán)節(jié)，學(xué)校檔案整理工作正是對這一過 程進(jìn)行記錄和珍藏的有效手段。因此,加強學(xué)校檔案管理工 作尤為關(guān)鍵。本文對加強學(xué)校檔案管理工作需要解決的核 心問題提出了自己的認(rèn)識。關(guān)鍵詞檔案管理制度工作職責(zé)服務(wù)價值學(xué)校檔案是學(xué)校辦學(xué)歷史和全校師生員工的德、能、 勤、績等的真實、全面的反映,是彰顯和維護(hù)學(xué)校自身權(quán)益 的重要工具。因此，各類學(xué)校必須加強檔案管理工作，讓學(xué) 校檔案管理工作為學(xué)校的成長發(fā)揮它特有的功效和作用。 筆者認(rèn)為，加強學(xué)校檔案管理工作需要解決的核心問題如 下。一、深化認(rèn)識，高度重視學(xué)校是

2、人類文明的搖籃,是思想文化的圣地。學(xué)校的自 身形象、價值觀念、學(xué)校精神、學(xué)校先進(jìn)人物榜樣力量的 延綿不斷地傳承，學(xué)校檔案起到了重要的載體作用。為此, 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要從講政治中的實踐“三個代表”和“科學(xué)發(fā)展 觀”重要思想的高度，認(rèn)識學(xué)校檔案管理工作的地位和作 用，提升高度，以身垂范，組織學(xué)習(xí)，廣為宣傳，并把檔案管理 工作納入學(xué)校發(fā)展的長效機制之中，努力讓全體教職工增強 建檔意識,形成人人重視和維護(hù)學(xué)校檔案工作的良好風(fēng)氣。二、完善制度，加強管理制定和完善檔案管理制度,是逐步規(guī)范檔案管理工作的 有力措施和可靠保證。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要牽頭負(fù)責(zé)，根據(jù)本校校情, 針對學(xué)校檔案的收集整理、有效管理、合理利用等環(huán)節(jié)，認(rèn)

3、真制定和落實各項制度，如檔案室工作職責(zé)、檔案室 管理制度、檔案人員工作職責(zé)、檔案資料收集員工 作職責(zé)、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案鑒定、 銷毀制度等制度，并責(zé)成學(xué)校辦公室主任具體負(fù)責(zé)組織和 指導(dǎo)資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔 工作。同時要求各處室檔案資料收集員負(fù)責(zé)本處室檔案資 料收集，做到職責(zé)明確，整理有序，歸檔及時，確保學(xué)校檔案 整理工作的順利開展。三、精通業(yè)務(wù)，愛崗敬業(yè)要提高學(xué)校檔案管理的水平和質(zhì)量，不僅要有一批政治 素養(yǎng)高、理論知識廣、業(yè)務(wù)能力強、工作作風(fēng)正的檔案管 理人員，而且要求他們忠于職守，遵紀(jì)守法，確保檔案的絕對 安全。因此,學(xué)校必須重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)

4、的提高。 學(xué)校辦公室要至少配備一名專職檔案管理員，各處室要至少 配備一名專職（或兼職）檔案資料收集員，辦公室與各處室形 成工作網(wǎng)絡(luò)輻射，齊抓共管，團結(jié)協(xié)作,保證學(xué)校各種檔案資 料整理的齊全、完整和及時。對于年輕、熟悉計算機操作 且熱中于檔案管理工作的教師要選拔重用，并逐步培養(yǎng)成學(xué) 校檔案管理工作的骨干。此外,對檔案管理人員要適時進(jìn)行 培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓他們的思想意識、專業(yè)知識和專業(yè)技能等與時 俱進(jìn)。努力打造一支愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的檔案管理隊伍， 讓他們每個人都能在自己平凡的工作崗位上創(chuàng)績立功，盡快 成長為檔案管理的行家里手，為學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展作出積 極貢獻(xiàn)。四、設(shè)施齊備，操作規(guī)范要搞好學(xué)校檔案管理

5、工作，設(shè)備設(shè)施建設(shè)尤為關(guān)鍵。學(xué) 校一定要把檔案設(shè)備設(shè)施建設(shè)作為校園基本建設(shè)的一項重 要內(nèi)容，根據(jù)學(xué)校規(guī)模和經(jīng)濟狀況設(shè)置檔案管理辦公室、檔 案借閱室、庫房以及管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、 防蛀、防火（消防）、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施，盡可能做到“三室 分開”，即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開, 至少要做到檔案庫房獨立。對于音像、實物、電子材料等 特殊而有長期保存價值的檔案，要設(shè)立專門庫房，確保它們 的保存質(zhì)量。此外，如計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、 攝象機等設(shè)施已是當(dāng)今社會檔案管理工作中必備的工作工 具。在具體操作中，檔案室對已收集回來的各種檔案資料要 做好以下幾項工作：（1）按學(xué)

6、校檔案保管的規(guī)定，對各處室檔 案資料收集員送回的檔案資料整理立卷，然后登記入庫。（2）檔案室要定期全面檢查，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時 采取補救措施，并報告分管領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案安全。（3）重視電 子文件的歸檔工作，歸檔時，還應(yīng)歸檔相同的紙質(zhì)文件，即"雙套歸檔制”。要求歸檔的電子文件做到：一是齊全完整;二是真實有效;三是格式規(guī)范；四是一式兩（三）套；五是經(jīng)過 整理，要附歸檔電子文件登記表。（4）認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計、 補充、銷毀等工作。五、挖掘潛能，保障服務(wù)學(xué)校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務(wù)價值，利用它來 正確指導(dǎo)學(xué)校教育教學(xué)各方面工作的發(fā)展和進(jìn)步。因此，在 檔案管理過程中，切不可流于形

7、式，整理一些毫無價值的劣 質(zhì)檔案，也不能將大批優(yōu)質(zhì)檔案資料塵封在檔案庫中。為了 充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視教職工用檔 意識的培養(yǎng)，讓大家認(rèn)識到，正確用檔就是在提升自我素質(zhì) 和提高工作效益,就是在為學(xué)校的進(jìn)步發(fā)展做貢獻(xiàn)。其次， 為了更好地開發(fā)學(xué)校檔案的服務(wù)潛能,必須健全和完善檔案 的檢索工具，如匯編學(xué)校檔案檢索目錄等。有條件的學(xué)1=1校可開通校園網(wǎng)，這樣既方便了教職工對所需檔案資料的查 尋,也為社會各界了解認(rèn)識學(xué)校建立了 “綠色窗口”。 參考文獻(xiàn)：1 朱繼榮.對高校學(xué)生檔案管理的思考j.山西廣播 電視大學(xué)學(xué)報,xx, (6).2 史淑琴.對遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的探索j 山西廣播電視大學(xué)學(xué)報,xx, (2).3 中華人民共和