后勤服務(wù)管理辦法范本

1、后勤服務(wù)管理辦法范本 后勤服務(wù)管理辦法范本之相關(guān)制度和職責(zé)，第一章?總則第1條為強(qiáng)化后勤服務(wù)管理,規(guī)范服務(wù)行為,明確服務(wù)范圍,提升服務(wù)效率,特制訂本辦法。第2條本辦法適用于公司工作快遞寄送、出差機(jī)票預(yù)訂、員工名片印制、禮品購(gòu)置與分發(fā)等管理。. 第一章? 總則 第1條 為強(qiáng)化后勤服務(wù)管理,規(guī)范服務(wù)行為,明確服務(wù)范圍,提升服務(wù)效率,特制訂本辦法。第2條 本辦法適用于公司工作快遞寄送、出差機(jī)票預(yù)訂、員工名片印制、禮品購(gòu)置與分發(fā)等管理。第3條 主要職責(zé)。1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo):負(fù)責(zé)后勤服務(wù)項(xiàng)目與范圍確實(shí)定,以及大額費(fèi)用開支的審批。2.集團(tuán)行政管理中心:作為后勤服務(wù)歸口管理部門,負(fù)責(zé)提供具體服務(wù)。3.集團(tuán)財(cái)務(wù)管理

2、中心:負(fù)責(zé)相關(guān)費(fèi)用的審核、審批與報(bào)銷。第二章? 信件收發(fā)管理第4條 本章所指信件指外單位通過郵寄方式或經(jīng)快遞公司送達(dá)本公司或本公司外發(fā)的一般信件、掛號(hào)信件、包裹、快遞、報(bào)刊雜志、廣告宣揚(yáng)資料等。第5條 信件的簽收。1.前臺(tái)負(fù)責(zé)每日收取報(bào)刊雜志及信箋,掛號(hào)信件、包裹、快遞等重要信件應(yīng)做好登記。2.郵遞員送來的信件,前臺(tái)要檢查有無(wú)開封、損壞的函件,如有開封、損壞函件,必須讓函件接收部門(或本人)派人查收。函件接收部門(或本人)不派人或不收函件按信件退回處理。3.需到郵局領(lǐng)取的函件,由部門負(fù)責(zé)到郵局領(lǐng)取。第6條 信件的分發(fā)。前臺(tái)收到報(bào)紙、期刊和信件后,先分類登記(見附件1信件簽收登記表)后分發(fā),天天

3、整理一次報(bào)刊雜志、信件、包裹等資料,分類進(jìn)行存放。集團(tuán)高管報(bào)刊雜志信箋由前臺(tái)當(dāng)天分發(fā),其他部門應(yīng)及時(shí)到前臺(tái)領(lǐng)取。如有掛號(hào)信或快遞等重要信件應(yīng)及時(shí)通知收件人。第7條 收到信件、報(bào)刊后須及時(shí)分發(fā),不得積壓,不得造成信件延誤或遺失。第8條 信件的發(fā)送。1.因工作需要,需向外部寄送文件、資料、貨物及其他貨品者,必須先填寫信件發(fā)送審核表(詳見附件2),須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政管理中心主任簽字確認(rèn),并將需郵寄的貨品包裝好后交給前臺(tái),由前臺(tái)統(tǒng)一安排郵寄。2.未經(jīng)登記或需郵寄的信件無(wú)部門負(fù)責(zé)人簽字者,前臺(tái)可拒絕受理,如需郵寄郵費(fèi)自付。3.如收件人等信息不清楚或不完整,前臺(tái)有權(quán)要求當(dāng)事人將資料完善,關(guān)于無(wú)故拒不按要

4、求填寫,且經(jīng)前臺(tái)要求無(wú)效者,前臺(tái)有權(quán)拒發(fā)該信件,并將狀況報(bào)該部門負(fù)責(zé)人處理。4.前臺(tái)要認(rèn)真在信件發(fā)送登記表(詳見附件3)上進(jìn)行登記,郵寄后有義務(wù)向寄件人告知快遞單號(hào)等信息,郵件的后續(xù)跟蹤由寄件人自行負(fù)責(zé)。5.寄送文件、資料、貨物等郵件貨品,原則上通過公司指定的承運(yùn)單位(郵局、ems、順豐速遞、中通郵件、申通郵件)進(jìn)行郵寄,如有特別狀況需通過公司指定外的承運(yùn)單位寄送,必須經(jīng)行政管理中心主任審批方可生效。6.前臺(tái)要保留好每次郵寄的存根,以備查驗(yàn)核對(duì)。7.前臺(tái)每月做一次信件發(fā)送匯總表報(bào)行政管理中心主任核實(shí)后交財(cái)務(wù)管理中心處理郵寄費(fèi)用的問題。第9條 違規(guī)寄件處罰。假設(shè)出現(xiàn)部門負(fù)責(zé)人或者前臺(tái)把關(guān)不嚴(yán),導(dǎo)

5、致出現(xiàn)快遞私用狀況的發(fā)生,一次性給予責(zé)任人當(dāng)次快遞費(fèi)5倍罰款,同時(shí)給予寄件人當(dāng)次快遞費(fèi)10倍罰款,罰款從當(dāng)月工資里扣除。第10條 工作快遞的寄送。1.寄送范圍。公司員工因工作需要,均可申請(qǐng)寄送工作快遞。2.工作快遞寄送的審批。填寫信件發(fā)送審核表部門負(fù)責(zé)人簽字行政管理中心主任簽字到前臺(tái)領(lǐng)取快遞單項(xiàng)目填寫清楚后交給前臺(tái)寄送(特別狀況下可委托前臺(tái)代為填寫)。3.工作快遞寄送的原則。請(qǐng)各部門負(fù)責(zé)人在工作快遞審批時(shí)嚴(yán)格把關(guān),嚴(yán)格區(qū)分工作快遞和私人快遞,杜絕以工作的名義寄送私人快遞。區(qū)域公司在集團(tuán)寄送快遞,由相關(guān)歸口單位負(fù)責(zé)人審批(如區(qū)域公司經(jīng)營(yíng)部由集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理中心歸口審批),費(fèi)用按年度報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)結(jié)算。工

6、作快遞請(qǐng)寫明收件單位名稱和聯(lián)系方式備查。私人快遞由前臺(tái)聯(lián)系快遞公司上門取件,不得要求前臺(tái)外出到郵局寄送私人快遞。前臺(tái)接到快件后應(yīng)及時(shí) 通知快遞公司人員安排取件并留存底單以便查詢。第三章? 機(jī)票預(yù)訂管理第11條 職責(zé)說明。1.出差申請(qǐng)人:按員工出差管理辦法填寫因公出差審批表,需乘飛機(jī)的,出差申請(qǐng)人可先在網(wǎng)上查詢機(jī)票信息,或向公司前臺(tái)查詢機(jī)票信息。2.行政管理中心:經(jīng)出差申請(qǐng)人分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,行政管理中心可接受機(jī)票預(yù)訂申請(qǐng)。3.分管領(lǐng)導(dǎo):審核出差人乘坐飛機(jī)必要性。第12條 審批程序。1.審批權(quán)限依次為:出差申請(qǐng)人部門負(fù)責(zé)人部門分管領(lǐng)導(dǎo)總裁審批行政管理中心備案。2.集團(tuán)公司董事長(zhǎng)、總裁、副總裁可直接

7、通知前臺(tái)訂購(gòu)機(jī)票,但須由秘書或者本人填寫訂票申請(qǐng)單。第13條 預(yù)訂標(biāo)準(zhǔn)。1.國(guó)內(nèi)乘坐火車在10小時(shí)內(nèi)能到達(dá)出差目的地的,原則上不受理機(jī)票預(yù)訂。2.一般員工因公出差,特別狀況經(jīng)審批后方可預(yù)訂機(jī)票。3.有開通夕發(fā)朝至列車的出差地點(diǎn)不得訂購(gòu)機(jī)票。第14條 費(fèi)用。1.所有機(jī)票,由前臺(tái)憑出差申請(qǐng)表統(tǒng)一報(bào)銷月結(jié)款項(xiàng)。2.機(jī)票預(yù)訂后,無(wú)特別原因一律不得改簽或退票。因公不能按時(shí)出行,需注明原因,重新填寫出差申請(qǐng)表預(yù)訂;因私造成的改簽或退票費(fèi)用,由出差申請(qǐng)人全部承當(dāng)。第四章? 名片印制與使用管理第15條 名片印制。1.行政管理中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)對(duì)外印制名片的印刷業(yè)務(wù)。2.原則上公司員工需轉(zhuǎn)正后方可印制名片,新員工或名

8、片使用完者,應(yīng)先填寫名片印刷申請(qǐng)單(詳見附件4),部門負(fù)責(zé)人簽字同意并經(jīng)過分管副總審批后方可交由行政管理中心負(fù)責(zé)印制。3.名片印制申請(qǐng)人每月10日前統(tǒng)一到行政管理中心登記,并在名片印刷申請(qǐng)單上明確標(biāo)示個(gè)人信息,包括姓名、職務(wù)、聯(lián)系 等。如遇特別狀況急需用名片則提前3日通知行政管理中心。4.名片印制到位后,領(lǐng)取人到行政管理中心對(duì)名片信息進(jìn)行核對(duì),確認(rèn)無(wú)誤后在名片領(lǐng)用登記表(詳見附件5)中簽字。5.行政管理中心對(duì)印制名片應(yīng)留底存檔。第16條 名片配給數(shù)量控制。行政管理中心有責(zé)任定期檢查、收集各部門名片需求,將相關(guān)信息統(tǒng)計(jì)。印制數(shù)量單位:1盒/人/次(100張)。1.管理人員:經(jīng)理及以上級(jí)別的管理人

9、員,印制數(shù)量:3盒/人/次,備用數(shù)量:2盒/人/次。2.正式員工:2盒/人/次,備用數(shù)量:1盒/人/次。3.如遇大型展會(huì)、研討會(huì)、客戶尋訪等名片大量消耗的狀況,要提前準(zhǔn)備,數(shù)量依據(jù)實(shí)際需要狀況具體對(duì)待(提前3天提出印制名片申請(qǐng))。第17條 名片備用保管及保留。1.每位員工不同時(shí)期不同版本的名片,行政管理中心要保留一張以備查。2.每位員工備用的名片由行政管理中心統(tǒng)一保管,員工需要時(shí)到行政管理中心領(lǐng)用,行政管理中心依據(jù)庫(kù)存狀況定期檢查備用名片并及時(shí)印制新名片。3.名片更新:名片中信息發(fā)生變化時(shí),需馬上更新印制新的名片。第18條 名片使用。1.名片使用須恰到好處,不可像撒傳單般亂用,合理掌握使用范圍

10、。2.掌握名片遞送禮儀和交換規(guī)則。3.員工在業(yè)務(wù)交往過程中收到的公務(wù)、客戶名片屬公司客戶資料,須在公司內(nèi)共同使用,不得占為己有。3.任何人不得私自印制公司名片,不得隨意改變公司的名片制定樣式、排版等,違者按照1元/張乘以印制名片的數(shù)量進(jìn)行懲處。第19條 名片作廢及處理。1.員工因升職、調(diào)職、離職等原因,原版本名片不得持續(xù)使用,剩余名片所屬部門負(fù)責(zé)人收回并銷毀。2.名片信息已更新,舊名片由所在部門負(fù)責(zé)人收回作銷毀處理。第20條 費(fèi)用核算。每月底,行政管理中心按部門實(shí)際印刷名片數(shù)量,按部門進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)?并將結(jié)果通知相關(guān)部門。第五章? 禮品購(gòu)置與分發(fā)第21條 本章所稱禮品指:經(jīng)公司批準(zhǔn),由集團(tuán)行政管

11、理中心直接批量購(gòu)置或定制的專門用于對(duì)外公關(guān)工作或業(yè)務(wù)交往,以公司名義向有關(guān)單位、個(gè)人饋贈(zèng)發(fā)送的紀(jì)念物品以及作為公司員工福利的禮品。第22條 禮品的購(gòu)置。1.禮品集中采購(gòu):每年12月份集團(tuán)行政管理中心組織集團(tuán)及各區(qū)域公司申報(bào)禮品采購(gòu)計(jì)劃,依據(jù)集團(tuán)、各區(qū)域公司對(duì)禮品的需求計(jì)劃,綜合集團(tuán)高管及各區(qū)域公司高管對(duì)禮品的要求,由集團(tuán)行政管理中心和人力資源中心擬定“全年禮品集中制作或采購(gòu)方案,包括:制定理念、圖樣(效果圖),所用材料、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量等,經(jīng)集團(tuán)總裁審批由集團(tuán)行政管理中心、人力資源中心與財(cái)務(wù)管理中心三方人員組成招標(biāo)工作組,在集團(tuán)招標(biāo)工作小組(由公司高管擔(dān)任組長(zhǎng))的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行招標(biāo)制作和采購(gòu)工作。

12、2.采購(gòu)的禮品應(yīng)與集團(tuán)的市場(chǎng)地位及企業(yè)文化相符合,達(dá)到提升集團(tuán)對(duì)外形象的目的。在禮品的選材和品種上不追求貴重奢侈,要體現(xiàn)集團(tuán)的特色。送給來訪與外國(guó)客人的禮物,交流時(shí),還要能體現(xiàn)中國(guó)的特色。3.禮品采購(gòu)原則。貨真價(jià)實(shí)原則:價(jià)格公正合理,不能以次充好、以假亂真。集體采購(gòu)原則:參加采購(gòu)人員不得低于3人。集中制作原則:年度計(jì)劃、專業(yè)制定、集中制作和采購(gòu)。4.福利禮品采購(gòu):集團(tuán)人力資源中心依據(jù)實(shí)際需要填寫禮品采購(gòu)申請(qǐng)單(詳見附件6)交由行政管理中心統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu),注明禮品名稱、數(shù)量、估計(jì)單價(jià)(有無(wú)預(yù)算)、計(jì)劃到貨日期。估計(jì)總金額超過10000元人民幣的要報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、集團(tuán)總裁審批。5.接待禮品采購(gòu):集團(tuán)各部

13、門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用禮品的,原則上領(lǐng)用公司庫(kù)存禮品,如果庫(kù)存禮品不能滿足需要,審批后采購(gòu)金額在3000元以內(nèi)的,則依據(jù)禮品采購(gòu)申請(qǐng)單審批的內(nèi)容,由行政管理中心負(fù)責(zé)組織采購(gòu),或者在審批授權(quán)后由使用單位、使用者自行采購(gòu);采購(gòu)金額在300050000元的,由集團(tuán)行政管理中心、人力資源中心與財(cái)務(wù)管理中心一同采購(gòu)。針對(duì)公司重要客戶,由集團(tuán)行政管理中心批準(zhǔn)或高管安排緊急的重要禮品采購(gòu),按照禮品采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)過審批后由行政管理中心負(fù)責(zé)采購(gòu)落實(shí),采購(gòu)人員必須在3人以上。第23條 禮品的保管。1.原則上各類禮品均由集團(tuán)行政管理中心后勤管理員進(jìn)行保管。2.后勤管理員在禮品購(gòu)置回公司或廠家按合同將禮品交付公司時(shí),由經(jīng)辦人

14、填寫物品的入庫(kù)清單,后勤管理員依據(jù)入庫(kù)清單驗(yàn)貨,認(rèn)真檢查質(zhì)量并盤點(diǎn)數(shù)量,確認(rèn)無(wú)誤后在入庫(kù)清單中簽字確認(rèn),并提交集團(tuán)行政管理中心主任復(fù)核。入庫(kù)清單包括入庫(kù)品種、入庫(kù)數(shù)量、入庫(kù)金額、經(jīng)辦人、入庫(kù)時(shí)間等(詳見附件7)。3.后勤管理員每月末對(duì)禮品庫(kù)進(jìn)行盤點(diǎn)對(duì)賬,每季度對(duì)禮品庫(kù)進(jìn)行全面盤點(diǎn)盤點(diǎn),并填寫年度禮品庫(kù)入庫(kù)臺(tái)賬(詳見附件8)和年度禮品庫(kù)出庫(kù)臺(tái)賬(詳見附件9),報(bào)集團(tuán)行政管理中心主任。在禮品數(shù)量不夠時(shí)應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)行政管理中心主任報(bào)告,及時(shí)提出制作補(bǔ)充禮品的需求。4.禮品入庫(kù)、出庫(kù)應(yīng)如數(shù)登記,注明領(lǐng)用人、領(lǐng)用用途、數(shù)量和金額,并如實(shí)填寫禮品庫(kù)出庫(kù)臺(tái)賬,做到賬物相符。如因主觀原因出現(xiàn)賬物不符的則按照物

15、品同等價(jià)格進(jìn)行賠償,并做出書面檢查。5.后勤管理員換崗或離崗時(shí),應(yīng)將賬物盤點(diǎn)清楚后隨入庫(kù)單、入庫(kù)臺(tái)賬、出庫(kù)臺(tái)賬一并移交下一任專管人員。6.后勤管理員其職責(zé)是負(fù)責(zé)保管,未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得發(fā)放。后勤管理員因其他原因不在時(shí),應(yīng)由集團(tuán)行政管理中心主任或由其安排其他人員代管,在專管人員到崗后馬上與代管人員核查帳物,以免出現(xiàn)賬物不符。代管人員在代管期間不履行職責(zé)的,出現(xiàn)賬物不符的由代管人員直接承當(dāng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。如集團(tuán)后勤管理員因其他原因不在時(shí),未經(jīng)授權(quán)的其他人員擅自代管出現(xiàn)賬物不符的,由其本人直接承當(dāng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。第24條 禮品的領(lǐng)取與分發(fā)。1.禮品的領(lǐng)取和分發(fā)必須填寫禮品領(lǐng)用審批單(詳見附件10),禮品領(lǐng)用

16、時(shí)需填寫禮品領(lǐng)用登記表(詳見附件11),由集團(tuán)行政管理中心統(tǒng)一發(fā)放。2.接待禮品的贈(zèng)送。贈(zèng)送對(duì)象的身份、個(gè)性以及贈(zèng)送方式、地點(diǎn)要與禮品的特點(diǎn)相適宜;多人場(chǎng)合,要注意區(qū)分受贈(zèng)人的不同職位,合計(jì)選擇不同檔次、品種的禮品;重復(fù)贈(zèng)送時(shí),注意花樣品種的改換。避免禮品的重復(fù)贈(zèng)送或漏送。同一單位同一賓客在同一次贈(zèng)送活動(dòng)中,要避免公司或部門多頭贈(zèng)送現(xiàn)象;或其相反,遺漏重要賓客。禮品使用單位和行政管理中心注意把關(guān),防止此類事情發(fā)生。一般禮品贈(zèng)送,目的是強(qiáng)化與賓客的溝通,給賓客留下公司優(yōu)良的印象和記憶。贈(zèng)送禮品時(shí),注意了解授贈(zèng)人的個(gè)性特點(diǎn),講究品位、格調(diào),采用不同方式,做到既不鋪張浪費(fèi),又能收到實(shí)效。第25條 禮品的費(fèi)用分?jǐn)偂?.行政管理中心在每月末將禮品支出明細(xì)表發(fā)到財(cái)務(wù)管理中心,財(cái)務(wù)管理中心將各部門發(fā)生的費(fèi)用支出計(jì)入本部門費(fèi)用。2.各部門所領(lǐng)用禮