自動化辦公在人力資源與社會保障檔案管理中的應(yīng)用

1、    自動化辦公在人力資源與社會保障檔案管理中的應(yīng)用    李迎春摘要：人力資源與社會保障部門開展檔案管理工作期間，可以采用自動化辦公方式，以期能夠有效提升檔案管理效率，縮短檔案查詢時間，實現(xiàn)高效的文字信息和文件共享，提高文件管理的水平，保障人力資源與社會保障檔案管理工作質(zhì)量能達到規(guī)定要求。本文就自動化辦公在人力資源與社會保障管理中的應(yīng)用進行研究，以期能夠進一步促進我國檔案事業(yè)的發(fā)展。關(guān)鍵詞：自動化辦公;人力資源;社會保障;檔案管理作為民生檔案的重要組成部分，人力資源與社會保障檔案的內(nèi)容主要為勞動者的保險信息、基礎(chǔ)信息、就業(yè)信息等，這些信息與勞動者的權(quán)

2、益息息相關(guān)，直接關(guān)系到勞動者是否能夠享受社會保險的待遇。因此，人力資源與社會保障部門要重視自動化辦公的應(yīng)用，更新檔案管理理念，以期能夠更好的滿足業(yè)務(wù)部門對檔案信息資源的需求。1自動化辦公概述自動化辦公應(yīng)用web計算平臺，能夠?qū)⒂嬎銠C網(wǎng)絡(luò)功能與現(xiàn)代化辦公結(jié)合在一起，本身是一種新型的辦公方式，部分行政機關(guān)也會將自動化辦公稱之為電子政務(wù)，企事業(yè)單位會將自動化辦公稱之為辦公自動化，辦公自動化能夠有效的優(yōu)化人力資源與社會保障檔案的管理組織結(jié)構(gòu)，完善人檔案管理機制，提高檔案管理效率，為部門決策提供有力的數(shù)據(jù)依據(jù)。2傳統(tǒng)人力資源與社會保障檔案管理的不足之處傳統(tǒng)的人力資源與社會保障檔案管理方式也采用了自動化辦

3、公方式，檔案信息資源的管理效率得到了有效提升。但是，在實際應(yīng)用過程中，由于就業(yè)服務(wù)等檔案信息資源多為紙質(zhì)資料，這些情況都給檔案管理工作開展造成較大阻礙。另外，這些紙質(zhì)實體資料一般都存放在社保部門和職介所，隨著時間的推移，這些檔案信息會不斷更新，而辦理社會保障和勞動就業(yè)保障等手續(xù)時，需要嚴格審核、傳遞、調(diào)閱這些資料，不僅嚴重拖慢了部門業(yè)務(wù)服務(wù)的水平，嚴重的情況下還會導致原件出現(xiàn)損壞、遺失等一系列問題。同時，經(jīng)濟發(fā)展水平的提升，也在一定程度上增加了人力資源與社會保障檔案信息資料的數(shù)量，增加了管理人員的工作量，致使自動化辦公無法發(fā)揮出自身價值。3人力資源與社會保障檔案管理自動化操作3.1掌握自動化辦

4、公的特點開展人力資源與社會保障檔案管理自動化操作期間，管理人員要掌握自動化辦公的特點，明確自動化辦公的概念，以期能夠提升自動化辦公的效率。同時，現(xiàn)在我國自動化辦公軟件較多，常用的軟件主要包括：致遠、泛微等，對這些軟件進行研究之后，可以發(fā)現(xiàn)這些軟件都具有以下特點。首先，易用性。自動化辦公軟件要讓所有員工接受，不需要具有易用性的特點，這樣才能更快的獲得員工的青睞。另外，作為常用的軟件，自動化辦公軟件的操作不能太過復(fù)雜，雖然所有的軟件都需要一個學習過程，但是，這些自動化辦公軟件開始應(yīng)用時，都能滿足員工對上網(wǎng)功能的需求，嚴格遵循易用性的特點進行設(shè)計，并且還要充分考慮到員工的工作要求。其次，第一、健壯性

5、，自動化辦公軟件都要具有健壯性的特點，能夠容納大量的用戶和信息，并且具有穩(wěn)定性較高的特點，即使所有員工都在同一時間采用同一軟件，也不會出現(xiàn)卡頓等一系列問題，尤其是在集團企業(yè)中，這一性能尤其重要，否則，即便是出現(xiàn)小小問題也能引發(fā)嚴重后果，造成重大損失。而和網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，最能實現(xiàn)這一特點，將穩(wěn)定以及可靠責任推之于硬件以及網(wǎng)速。3.2提高員工對自動化辦公思想的認識人力資源與社會保障檔案管理部門所有人員包括領(lǐng)導和職工，都需要提高思想認識，主要是要有先進的管理思想，突破傳統(tǒng)的工作思維定式，要珍惜單位部門給予的各種培訓，認真學習，做現(xiàn)代化新人。而領(lǐng)導在信息化建設(shè)過程中發(fā)揮著極為重要的帶頭作用，更需要有不斷進

6、步的思想，要勇于引進先進的設(shè)備和系統(tǒng)，并引進相關(guān)管理人才，開展各種培訓學習活動，提高全員使用自動化辦公系統(tǒng)的能力。還要注意自動化檔案管理的嚴密性。自動化辦公需要統(tǒng)一的信息平臺，而且還需要相對獨立的部門信息空間。因此，軟件不僅要實現(xiàn)用戶、角色以及權(quán)限上的三維管控，還需要實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中和小獨立的和諧統(tǒng)一，即具備全面管理的功能。3.3優(yōu)先選擇實用、高效的自動化辦公系統(tǒng)自動化辦公系統(tǒng)軟件功能需要和管理實務(wù)緊密結(jié)合，才能體現(xiàn)實用性，否則，對于管理將會失去意義，企業(yè)需要發(fā)展，管理也在不斷變化，軟件需要滿足企業(yè)的相關(guān)實用需求，這便是自動化辦公的特點之一?，F(xiàn)有的檔案系統(tǒng)一旦不能滿足檔案管理的需求，就需

7、要進行改造升級。作為較具水平的檔案管理系統(tǒng)，不僅要具有檔案存儲、查找、借閱等基本功能，還應(yīng)該建立和社保、勞動等部門的接口，以實現(xiàn)檔案信息的實時在線共享，給予檔案使用者便利，還能夠降低檔案管理人員的工作量。另外還可以通過檔案目錄信息的錄入，實現(xiàn)檔案電子信息和介質(zhì)信息、的雙交接，減少了檔案轉(zhuǎn)交時遺漏現(xiàn)象的發(fā)生，同時也減少了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率。檔案管理系統(tǒng)還具備圖像、錄音、錄像等多媒體方式管理，通過圖紙掃描、媒體制式轉(zhuǎn)換等方式，逐步實現(xiàn)實物檔案的全電子化管理，使檔案管理水平提高一個新的臺階。3.4做好自動化辦公系統(tǒng)的維護和升級工作注重辦公系統(tǒng)的開放性和維護。自動化辦公軟件可以和其他

8、軟件系統(tǒng)完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。沒有任何一種軟件能夠獨立完成所有方面的管理需求，因此，軟件之間需要相互聯(lián)合，或者進行技術(shù)方面的整合。作為更新極快的人力資源與社會保障檔案管理部門，其面對的是數(shù)以萬計的各種檔案以及相關(guān)資料，辦理勞動就業(yè)和社會保障等有關(guān)手續(xù)中需要對有關(guān)資料進行稽核、調(diào)閱、傳遞、更新，稍有疏忽就會出現(xiàn)嚴重錯誤，甚至無法挽救，所以，自動化辦公系統(tǒng)必須保證安全可靠以及一定程度上的保密性，需要重視自動化辦公系統(tǒng)的維護和升級，維護是為了加強安全，提高其可靠度，而升級則是為了滿足檔案管理需求。3.5重視自動化辦公檔案管理監(jiān)察工作人力資源和社會保障為兩網(wǎng)化建設(shè)，要建立和健全兩個部門的監(jiān)察協(xié)管員

9、管理、用人單位信息采集、網(wǎng)格巡查等制度，以實現(xiàn)規(guī)范化、科學化檔案管理。為及時、快速、妥善處置因人力資源和社會保障權(quán)益問題引發(fā)的突發(fā)事件，要制定并不斷完善和健全突發(fā)事件處理機制，確保突發(fā)事件在最短時間內(nèi)得到處置，處置信息及時向有關(guān)部門反饋。4總結(jié)信息技術(shù)發(fā)展速度的不斷加快，提高了人們對檔案信息資源的要求。因此，人力資源與社會保障部門要建立一體化平臺。應(yīng)用自動化辦公系統(tǒng)，提升檔案信息資源的管理效率，提高人力資源與社會保障部門的服務(wù)水平。另外。將自動化辦公系統(tǒng)應(yīng)用于人力資源與社會保障檔案管理工作期間，管理人員還要做好軟件系統(tǒng)更新、安全維護等工作，以期能夠提升檔案信息資源管理工作的規(guī)范性。參考文獻1楊鵬. 自動化辦公在人力資源與社會保障檔案管理中的應(yīng)用j. 商， 2014（31）：35.2陳均海. 人力資源以及社會保障局的檔