公文處理基礎(chǔ)知識(shí)

1、 公文處理基礎(chǔ)知識(shí)2016年5月第一部分：公文概念第二部分：公文種類第三部分：公文格式第四部分：公文處理目 錄第一部分：公文概念一、概念簡述o公文是公務(wù)文件或公務(wù)文書的簡稱，人們習(xí)慣上又把它叫做“文件”。 o黨政機(jī)關(guān)公文，是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職責(zé)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。 指導(dǎo)工作，傳達(dá)意圖。 （通知） 聯(lián)系工作，交流情況。 （函） 請(qǐng)示工作，答復(fù)問題。 （請(qǐng)示、批復(fù)） 總結(jié)工作，推廣經(jīng)驗(yàn)。 （通知、決定） 記載工作，積累史料。 (各文種） 二、公文的作用第

2、二部分 公文種類 2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例的通知（中辦發(fā)201214號(hào)） 公文種類主要有（15種）：決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。 決議：適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。 決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布實(shí)施重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。 公報(bào)：適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。第二部分 公文種類 公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)

3、。 通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知事項(xiàng)。 意見：適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。 通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。 通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。 報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。 請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。 議案：適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。 函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。

4、 公文的結(jié)構(gòu)，總的來看包括以下兩個(gè)部分：o 公文的外部形式： 格式，即國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的固定格式。o 公文的內(nèi)部組織： 內(nèi)容，即公文的主體部分。第三部分 公文格式 依據(jù)： 1、中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例的通知（中辦發(fā)201214號(hào)）； 2、中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)黨政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T 9704-2012），2012年6月29日發(fā)布，2012年7月1日實(shí)施。 一、公文格式要素劃分 版頭：公文首頁紅色分隔線以上的部分。 包括： 份號(hào)、密級(jí)和保密期限、 緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、 發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、版頭中的分隔線 一、公文格式要素劃分 主體：首頁紅色分隔線（不含）以下

5、、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分。 包括： 標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、 附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、 成文日期、印章、附注、附件 一、公文格式要素劃分 版記：首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。 包括： 版記中的分隔線、 抄送機(jī)關(guān)、 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 頁碼 1.份號(hào) 公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行，如“000015”。 2.密級(jí)和保密期限 如需標(biāo)注密級(jí)和保密期限，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。 絕密30年，機(jī)密 20年，秘密 10年。 （一）版頭部分 3.緊急程度 公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。一般用3號(hào)黑體字，頂

6、格編排在版心左上角第二行，密級(jí)和保密期限下方。緊急公文標(biāo)注特急、加急；緊急電報(bào)分別標(biāo)明特提、特急、加急、平急。 （一）版頭部分4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。 聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。 （一）版頭部分 5.發(fā)文字號(hào) 由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)組成。標(biāo)注于版頭下方居中或左下方（

7、上行文時(shí)居左空一字編排）。文字采用3號(hào)仿宋_GB2312，發(fā)文年度、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫排印，不編虛位，發(fā)文年度用中文六角括號(hào)“ ”括起（非四角括號(hào)“ ”）。（一）版頭部分 6.簽發(fā)人 上行公文應(yīng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注簽發(fā)人（居右空一字編排），“簽發(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后面標(biāo)注姓名，文字采用3號(hào)楷體字。聯(lián)合上報(bào)的公文，應(yīng)同時(shí)標(biāo)注各聯(lián)署機(jī)關(guān)的簽發(fā)人。（一）版頭部分 7.標(biāo)題 一般由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱、公文主題和文種組成，位于紅色分隔線下空二行位置。 標(biāo)題字體為2號(hào)小標(biāo)宋體字，排列分行合理、美觀、醒目。多行標(biāo)題排列為梯形或菱形，一般不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏

8、型。 多個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱之間用空格分開，不加頓號(hào)，換行時(shí)省略。（二）主體部分梯形標(biāo)題中共中共 委員會(huì)委員會(huì)關(guān)于 請(qǐng)示 ： 委2012x號(hào)簽發(fā)人：xxx（空二行）（空二行）（空一行）（空一行） 8.主送機(jī)關(guān) 主要受理公文的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱；向下普發(fā)的公文主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)規(guī)范、穩(wěn)定。 主送機(jī)關(guān)名稱位于正文左上方，與正文標(biāo)題空一行，頂格排印，用3號(hào)仿宋_GB2312。 有多個(gè)主送機(jī)關(guān)的，各機(jī)關(guān)名稱之間用頓號(hào)隔開，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。（二）主體部分 9.正文 公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或主送機(jī)關(guān)下方。正文一般用3號(hào)仿宋_GB2312。轉(zhuǎn)發(fā)、

9、印發(fā)文件類的通知，用3號(hào)楷體_GB2312。 （二）主體部分主體部分正文中的層次序數(shù) 文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)一般依次用漢字“一”、漢字加圓括號(hào)“（一）”、阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、阿拉伯?dāng)?shù)字加圓括號(hào)“（1）”，不得逆向使用。 層次序數(shù)：第一層層次序數(shù)：第一層 “ 一、一、” （黑體）（作為小標(biāo)題時(shí)句尾無標(biāo)點(diǎn)）；（黑體）（作為小標(biāo)題時(shí)句尾無標(biāo)點(diǎn)）； 第二層第二層 “（一）（一）” （楷體）（作為小標(biāo)題時(shí)句尾標(biāo)點(diǎn)可有可無）（楷體）（作為小標(biāo)題時(shí)句尾標(biāo)點(diǎn)可有可無） ； 第三層第三層 “ 1. ” （仿宋）（無論是否作為小標(biāo)題，要有標(biāo)點(diǎn)）；（仿宋）（無論是否作為小標(biāo)題，要有標(biāo)點(diǎn)）； 第四層第四層 “ （1）” （仿

10、宋）（必須有標(biāo)點(diǎn)）。（仿宋）（必須有標(biāo)點(diǎn)）。（二）主體部分 。 附件：1. 2. 2012年月日 10.附件說明 附件說明分別與正文和發(fā)文機(jī)關(guān)署名之間空一行，字體字號(hào)用3號(hào)仿宋_GB2312。 “附件：”前空2個(gè)字，后接排附件名稱，名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，附件序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字，每行位置對(duì)齊，如“附件：1.”。 有兩個(gè)以上附件時(shí)，應(yīng)注明順序并分別標(biāo)注于各附件首頁的左上方。（二）主體部分 11.發(fā)文機(jī)關(guān)署名 應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱，字體字號(hào)用3號(hào)仿宋_GB2312，位于正文的右下方（與正文或附件說明空一行），居右排，后空2個(gè)字兩個(gè)以上。（二）主體部分 12.成文日期 一般署會(huì)議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)日期

11、。兩位以上領(lǐng)導(dǎo)人審簽，署最后一位的簽發(fā)日期； 聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的簽發(fā)日期。 成文日期應(yīng)寫明年、月、日，位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名下方，字體字號(hào)用3號(hào)仿宋_GB2312，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)首字右移2個(gè)字，如長于發(fā)文機(jī)關(guān)，居右排時(shí)后空2個(gè)字。（二）主體部分 。 X X X X X X X X X 2012年X月X日 13.印章 除會(huì)議紀(jì)要和印有版頭的向下普發(fā)的公文外，公文應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。 用印頁（發(fā)文機(jī)關(guān)署名頁）至少應(yīng)有二行正文，不能采用頁首加圓括號(hào)標(biāo)注“此頁無正文”字樣。（二）主體部分 加蓋印章的公文： 成文日期一般右空四字編排。 單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文

12、機(jī)關(guān)署名。發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（二）主體部分 加蓋印章的公文： 聯(lián)合行文時(shí)，將發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，印章下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名。最后一個(gè)印章下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期。印章之間排列整齊，互不相交或相切。首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（二）主體部分 不加蓋印章的公文： 單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字。 如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使用成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。

13、 聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。（二）主體部分 14.附注 一般用于向下普發(fā)的公文，對(duì)印發(fā)、傳達(dá)范圍作說明，加圓括號(hào)標(biāo)注于成文日期左下方。 字體字號(hào)用3號(hào)仿宋_GB2312，上空1行，居左排，前空2個(gè)字，用小括號(hào)括起。 如果表述中重復(fù)出現(xiàn)括號(hào)時(shí)，用中文六角括號(hào)套小括號(hào)。（二）主體部分 （二）主體部分附注 15.附件 附件正文部分，用3號(hào)黑體在左上角頂格注明“附件”，有序號(hào)時(shí)應(yīng)加序號(hào)，序號(hào)后不再加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 附件應(yīng)排在版記之前。 附件序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)與附件說明表述一致，附件標(biāo)題與“附件”之間空兩行。 被批準(zhǔn)的下級(jí)機(jī)關(guān)公文或被轉(zhuǎn)發(fā)的上級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)公文，不屬于公文

14、的附件，應(yīng)在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)“通知”之后另頁排印。（二）主體部分 包括版記中的分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等內(nèi)容的規(guī)定。 （三）文尾部分 （三）文尾部分16.抄送機(jī)關(guān) 指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級(jí)、下級(jí)和無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)。 抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注于印制版記上方，字體字號(hào)用4號(hào)仿宋_GB2312。（三）文尾部分 17.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期組成。 一般在公文末頁下部印兩條橫線，印發(fā)機(jī)關(guān)居左排，前空一字，印發(fā)日期居右排，后空一字，字體字號(hào)用4號(hào)仿宋_GB2312。 翻印的文件，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期下標(biāo)注翻印機(jī)關(guān)和翻印日期，格式相同。（三）文尾部分 18.

15、頁碼 一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各方一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。 單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。 公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。（三）文尾部分 公文的字體、用紙、制版、裝訂、眉首、式樣等各項(xiàng)設(shè)置均有相關(guān)規(guī)定。從2012年1月1日起，采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型，同時(shí)對(duì)文件版型作出調(diào)整。 依據(jù)： 中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例的通知（中辦發(fā)201214號(hào)）；黨政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T 9704-2012）。二、公文版面及裝訂要求 1.用紙: 采用60g/80g/膠版紙或復(fù)印紙，紙張白度在80-9

16、0%。 2.開本 國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，成品尺寸為297mm210mm，允許誤差為2mm。特殊形式的公文用紙幅面根據(jù)實(shí)際需要確定。 3.版心 版心尺寸為225mm156mm（不含頁碼），每頁22行，每行28個(gè)字，行間距用固定值28.8磅，版面上空約37毫米，下空約33毫米。為方便印制，每頁行數(shù)可視情增加或減少1至2行。增減行數(shù)時(shí)適當(dāng)調(diào)整行間距，保持版心高度不變。 二、公文版面及裝訂要求A4型公文用紙頁邊及版心尺寸 4.頁碼 用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，置于版心下邊緣之下一行，左右各放一條4號(hào)一字線。單頁碼居右，雙頁碼居左。 5.標(biāo)點(diǎn) 采用規(guī)范全身標(biāo)點(diǎn)，注意符合中文排版規(guī)范。 6.裝訂 左側(cè)裝訂，采用騎

17、馬訂，無法用騎馬訂時(shí)采用平訂。二、公文版面及裝訂要求 第四部分 公文處理 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序 （一）公文起草 要求：符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。一切從實(shí)際出發(fā)，分析問題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。文種正確，格式規(guī)范。 一、公文擬制 （二）公文審核 審核重點(diǎn)： 1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。 2.內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。

18、 3.涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。 一、公文擬制 4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。 5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。 （三）公文簽發(fā) 公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。 一、公文擬制 二、公文辦理o 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。 o 做好公文辦理工作，一定要牢固樹立程序、時(shí)效、跟蹤、回復(fù)、主動(dòng)服務(wù)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、記錄備忘、原則性與靈活性相結(jié)合的理念。二、公文辦理 （一）收文辦理 收文辦理主要程序包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)。 （二）發(fā)文辦理 發(fā)文辦理主要程序包括復(fù)核、登記、印制和核發(fā)。二、公