OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理制度

1、OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理制度第一章總則第二章第一條：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱 OA系統(tǒng)）是以通達(dá) OFFICE ANYWHER網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)為管理平臺(tái)，采用服 務(wù)器/客戶端/瀏覽器結(jié)構(gòu)，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共 享。OA系統(tǒng)是信息化建設(shè)的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。第二條：為了加強(qiáng)對(duì)公司 OA系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動(dòng)化建設(shè)，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，根據(jù)國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)指導(dǎo)意見、國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則、中華人民共和國(guó)保密工作規(guī)定 、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理規(guī)定等有關(guān)

2、規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。第三章組織職責(zé)第三條OA系統(tǒng)的運(yùn)行中，集團(tuán)各事部各負(fù)其責(zé)，協(xié)同配合。職責(zé)如下：（一）公司管理中心IT部門是辦公自動(dòng)化 OA系統(tǒng)的歸口管理部門。主要職責(zé)為:1、負(fù)責(zé)制定OA系統(tǒng)規(guī)章制度；2、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)核心工作流程設(shè)計(jì)、修改；3、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)各職能部門工作流程設(shè)計(jì)和審核；4、負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管 OA系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限；5、負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)；6、負(fù)責(zé)工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；7、負(fù)責(zé)組織各公司人員操作培訓(xùn)；8、協(xié)助各部門搜集、整理優(yōu)化系統(tǒng)的需求；9、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督。10、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備

3、份；11、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)、 OA管理員和相關(guān)人員的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作；12、負(fù)責(zé)OA服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件的維護(hù)，確保服務(wù)器安全運(yùn)行；13、負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊(cè)、注銷等管理；14、負(fù)責(zé)文件柜功能模塊各單位書寫權(quán)限的設(shè)置。（二）其他事業(yè)部主要職責(zé)為：1、負(fù)責(zé)制定本單位 OA系統(tǒng)相應(yīng)管理辦法；2、負(fù)責(zé)指定部門（事業(yè)部）OA管理員，參與本單位工作流程的定制、文件夾的建立以及本單位OA系統(tǒng)終端的日常維護(hù)、人員培訓(xùn)等技術(shù)支持工作；3、部門OA管理員負(fù)責(zé)本單位參與 OA系統(tǒng)人員權(quán)限變更時(shí)，及時(shí)提供給管理中心IT部門申請(qǐng)調(diào)整；負(fù)責(zé)處理OA系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)工作及文件夾屬性和內(nèi)容的變更工作；4、負(fù)責(zé)根據(jù)本單位工作需要，

4、提出優(yōu)化需求。第三章文件管理第四條 公司各單位發(fā)出、報(bào)送的各類文件（包括發(fā)通知、公告、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)表、新聞等）原則上統(tǒng)一采用 公司辦公自動(dòng)化 OA系統(tǒng)發(fā)送，本系統(tǒng)不啟用電子印鑒。第五條OA系統(tǒng)中的公文也稱電子公文，是通過公司統(tǒng)一配置的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的 公文的電子數(shù)據(jù)。電子公文傳輸，是指電子公文的生成、發(fā)送和接收過程。第六條 管理中心IT部門負(fù)責(zé)對(duì)電子公文傳輸工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。各單位辦公室負(fù)責(zé)本單位的電子公文傳輸工作。第七條電子公文要素與紙質(zhì)公文基本一致，包括公文版頭、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、 正文、附件、成文日期、附注、主題詞、抄送單位、版記等。

5、電子公文與紙質(zhì)公文工作流程、行文關(guān)系、歸檔 管理基本相同。第八條電子公文與紙質(zhì)公文具有同等效力，不加電子印鑒。如需要對(duì)外提供紙質(zhì)文件，各單位可向公司管理中心申請(qǐng)正式文件。第九條 各類電子公文處理程序按照IT公共資源管理制度的規(guī)定在公司辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)中辦理。在 OA系統(tǒng)中，公司收文辦理程序?yàn)楣巨k公室起發(fā)領(lǐng)導(dǎo)批閱流程，公司領(lǐng)導(dǎo)批閱后轉(zhuǎn)公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，再轉(zhuǎn)承辦 單位批辦并擇具體辦理人辦理。第十條 各單位在OA系統(tǒng)中辦理公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件由單位主管征求批閱文件的公司領(lǐng)導(dǎo)后歸檔。第十一條在OA系統(tǒng)中，電子公文審核流程系發(fā)文辦理程序?yàn)楦鲉挝粩M稿人發(fā)起發(fā)文流程，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核 后，如需要會(huì)簽單位協(xié)

6、助辦理由擬稿單位主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)會(huì)簽，會(huì)簽后主辦單位交公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，分管領(lǐng)導(dǎo) 確認(rèn)后轉(zhuǎn)公司文控受審公文簽發(fā)。第十二條 公文簽發(fā)后，由公司辦公室編號(hào)、 制作電子公文，使用OA系統(tǒng)文件分發(fā)流程發(fā)至公司二級(jí)單位、部門主要負(fù)責(zé)人和OA管理員各一份。并根據(jù)實(shí)際需要打印紙質(zhì)文件若干份報(bào)出并歸檔。第十三條 辦理工作業(yè)務(wù)使用本系統(tǒng)設(shè)定的工作流，根據(jù)文檔管理一體化的原則，做好電子文檔的歸檔， 并妥善保管歸檔記錄，備查。直接發(fā)送電子郵件可用于小范圍內(nèi)的信息溝通。第四章系統(tǒng)模塊第十四條各單位按照系統(tǒng)功能模塊的作用及相應(yīng)管理程序發(fā)布相關(guān)信息。第十五條本系統(tǒng)設(shè)定公告通知、信息發(fā)布專欄、OA相關(guān)通知、公司新聞、文件柜等五

7、大主要功能模塊。公告通知模塊：發(fā)布內(nèi)容是經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文、制度、通知，發(fā)布范圍是OA系統(tǒng)所有用戶。發(fā)布的審批由集團(tuán)管理管理中心人力資源部審核并負(fù)責(zé)發(fā)布；信息發(fā)布專欄模塊：發(fā)布各單位相關(guān)信息到OA系統(tǒng)的所有用戶。信息內(nèi)容必須經(jīng)各單位主要負(fù)責(zé)人審核后，由各單位OA管理員負(fù)責(zé)發(fā)布；審批過程可使用工作流程。OA相關(guān)通知模塊：發(fā)布與 OA系統(tǒng)有關(guān)的信息到所有用戶。信息內(nèi)容經(jīng)各單位主要負(fù)責(zé)人審核后，由各單位OA管理員負(fù)責(zé)發(fā)布；審批過程可使用工作流程。新聞模塊：發(fā)布公司新聞到所有用戶，信息內(nèi)容由管理中心負(fù)責(zé)審核并發(fā)布。文件柜模塊：此模塊的權(quán)限由管理中心 IT部門從上而下設(shè)置受權(quán)， 各單位OA管理員負(fù)責(zé)本

8、單位信息共享設(shè)置， OA系統(tǒng)用戶按查閱權(quán)限查閱。第十六條各單位在 OA系統(tǒng)中向本單位發(fā)布的信息，交本事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)審核。各單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位在 OA系統(tǒng)中對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)布信息的可靠性和嚴(yán)肅性負(fù)責(zé)。第五章用戶權(quán)限第十七條系統(tǒng)用戶如不能正常辦公，可設(shè)置工作委托，委托他人辦理。第十八條用戶主要權(quán)限如下：（一）普通員工在系統(tǒng)中根據(jù)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示，及時(shí)辦理業(yè)務(wù)回復(fù)自己的直接領(lǐng)導(dǎo)；可以使用點(diǎn)對(duì)點(diǎn)流程向直接領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、 請(qǐng)示工作；具有擬稿的權(quán)限；能夠監(jiān)控、查詢自己參與公文的辦理情況；負(fù)責(zé)電子公文的校對(duì)；接收需要本人 待閱的文件，查詢自己已閱公文的情況；對(duì)自己所需的公文申請(qǐng)借閱。（二）主管員工在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)

9、限；在公司發(fā)文、本部門發(fā)文中接收下屬員工擬稿的公文審核，審核完畢 返擬稿人或者送部門領(lǐng)導(dǎo)審、審批。收文處理過程中，接收部門領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，自己辦理或批示給下屬員工 辦理。各職員具有查詢通過部門收發(fā)文管理員辦理后的收發(fā)文所有信息的權(quán)限。（三）部門（事業(yè)部）領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限；在公司發(fā)文中，接收下屬員工擬稿的公文審核，審核完畢后，返擬稿 人或者送相關(guān)部門會(huì)簽（需要），會(huì)簽后送公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核、審批。部門發(fā)文中，對(duì)部門發(fā)文予以簽發(fā)。收文 處理過程中，接收公司領(lǐng)導(dǎo)批示需本部門辦理的公文，批示給下屬員工辦理（四）總裁辦秘書在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限，并負(fù)責(zé)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽批文件的督辦。

10、接收發(fā)給本公司的公文，擬辦 后傳送給辦公室領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示傳送相關(guān)部門或人員辦理；負(fù)責(zé)將辦畢公文即時(shí)歸檔。能夠查詢、監(jiān) 控公司收文的辦理情況；負(fù)責(zé)公司收文的跟蹤管理工作；在公司發(fā)文中，接收公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo) 審批結(jié)果編號(hào)送文印室制作或退相關(guān)部門或人員；能夠查詢、統(tǒng)計(jì)、監(jiān)控公司發(fā)文的辦理情況。（五）公司分管領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限；在公司發(fā)文中，接收分管部門擬稿的公文審核，審核完畢后，返擬稿 單位或者送公司辦公室審閱。收文處理過程中，接收公司領(lǐng)導(dǎo)批示需主管部門辦理的公文，批示給下屬部門辦 理。（六）公司領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限；公司發(fā)文中，負(fù)責(zé)對(duì)公司發(fā)文的審批

11、簽發(fā)；收文處理過程中，對(duì)公司 收文予以批示，批示給下屬辦理。（七）OA管理員1、部門（事業(yè)部） OA管理在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限；部門（事業(yè)部）發(fā)文、工作請(qǐng)示報(bào)告中，接收需報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)審批或部 門領(lǐng)導(dǎo)已審批的公文；按照公司公文管理辦法規(guī)定，負(fù)責(zé)分發(fā)、歸檔部門（事業(yè)部）電子公文的整套文件 （包括報(bào)批文件和正式文件）制成紙質(zhì)文件；收文處理過程中，負(fù)責(zé)將外來紙質(zhì)文件通過掃描設(shè)備轉(zhuǎn)換成符合 規(guī)定格式的電子公文；接收發(fā)給本部門（事業(yè)部）的公文，傳送給辦公室（事業(yè)部辦）領(lǐng)導(dǎo)審批，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批 示傳送相關(guān)部門人員辦理；負(fù)責(zé)將辦畢的公文及時(shí)歸檔；能夠查詢、統(tǒng)計(jì)、監(jiān)控本部門（事業(yè)部）所有公文的 辦理情況。負(fù)責(zé)

12、部門（事業(yè)部）收文的催辦工作。2、公司OA管理員負(fù)責(zé)流程的定制及維護(hù)工作。系統(tǒng)投入運(yùn)行后，涉及修改流程及內(nèi)容，必須經(jīng)過管理中心與總裁辦確認(rèn)后 方可實(shí)施。嚴(yán)禁擅自更改刪除，避免電子數(shù)據(jù)的無法保真或丟失。（八）公司辦公室文員在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限；在公司發(fā)文中，負(fù)責(zé)將公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)已經(jīng)產(chǎn)生編號(hào)的電子公文按照公司公文管理辦法的要求以規(guī)范化制作，經(jīng)擬稿人校對(duì)無誤后，進(jìn)行排版，發(fā)送至公司各單位；負(fù)責(zé)將已分發(fā)的公司發(fā)文制作成紙質(zhì)文件，以備歸檔及外派。第六章登陸規(guī)范 第十九條系統(tǒng)正式運(yùn)行后，系統(tǒng)所有用戶必須在每個(gè)工作日上午、中午的上班后一個(gè)小時(shí)內(nèi)，中午和下午下班前一 個(gè)小時(shí)內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次，

13、以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時(shí)傳送。第二十條系統(tǒng)用戶必須建立個(gè)人密鑰，填寫個(gè)人信息（公司二級(jí)單位班子人員必須填寫手機(jī)號(hào)碼，可設(shè)成不對(duì)外公 開），保護(hù)好個(gè)人登陸密碼、電子簽名密鑰，并定期更換。多人共用一臺(tái)計(jì)算機(jī)，如暫停OA辦公需及時(shí)注銷或退出OA系統(tǒng)，以免他人介入工作環(huán)境。第二十一條登陸OA系統(tǒng)用戶口令應(yīng)經(jīng)常更改并保守秘密，以防他人有意或無意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)獲取信息，濫發(fā)電子 郵件、惡意增刪資料或干擾公文運(yùn)轉(zhuǎn)。第七章安全保密第二十二條所有用戶應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例和公安部計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó) 際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法，嚴(yán)格遵守公司計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理手冊(cè)和公司關(guān)于加強(qiáng)公司計(jì)算機(jī)管理的通知的有關(guān)規(guī)定。第二十三條按照公司IT公共資源管理制度的規(guī)定，為了保證各單位的網(wǎng)絡(luò)暢通，嚴(yán)禁使用BT、迅雷、pplive等占用網(wǎng)絡(luò)帶寬的軟件，嚴(yán)禁在線觀看與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)視頻；嚴(yán)禁對(duì)網(wǎng)絡(luò)軟件和硬件進(jìn)行非法操作。系統(tǒng)用戶必 須由管理中心IT部門指定的殺毒軟件，拒裝者取消其上網(wǎng)資格（包括個(gè)人筆記本電腦），根據(jù)情節(jié)及后果，予以50-500元處罰。第二十四條OA系統(tǒng)的所有用戶，不得利用 OA系統(tǒng)從事危害國(guó)家、集體和他人利益的活動(dòng)，不得在系統(tǒng)上制作、傳播 有礙社會(huì)治安和不健康的信息，不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。第二十五條OA系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限