采購(gòu)管理制度及工作流程

1、采購(gòu)管理制度與工作流程部門(mén)：采購(gòu)部3 / 16則 1第二章 采購(gòu)計(jì)劃管理制度2第一節(jié)采購(gòu)計(jì)劃編制制度2第二節(jié)采購(gòu)預(yù)算管理制度4第三節(jié) 月度采購(gòu)計(jì)劃管理制度5第三章 采購(gòu)計(jì)劃管理流程7一、采購(gòu)計(jì)劃工作流程7二、月度采購(gòu)計(jì)劃增補(bǔ)流程8第四章 相關(guān)表格 9一、購(gòu)買申請(qǐng)單9二、緊急采購(gòu)申請(qǐng)單10三、物資采購(gòu)計(jì)劃表10四、年度預(yù)算采購(gòu)表11五、采購(gòu)變更審批表11六、計(jì)劃外采購(gòu)申請(qǐng)表12XXX世學(xué)建材有限公司采購(gòu)管理辦法第一章 總則為了規(guī)范物資采購(gòu)、提高生產(chǎn)效率，堵塞管理漏洞，降低采購(gòu)成本，特制定本辦法。第一條、采購(gòu)部隸屬生產(chǎn)系統(tǒng)，受生產(chǎn)和財(cái)務(wù)雙重領(lǐng)導(dǎo)。第二條、 本著公平、 公正、 公開(kāi)的原則， 公司物資

2、采購(gòu)實(shí)行集中統(tǒng)一管理， 統(tǒng)一由采購(gòu)部負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)公司（包括肥料廠）全部物資采購(gòu)（除食堂物資外） ，包括生產(chǎn)用的原輔材料、低值易耗品；行政辦公用品；機(jī)器、設(shè)備；實(shí)驗(yàn)用品、試驗(yàn)材料；基建材料采購(gòu)。第三條、根據(jù)各部門(mén)下達(dá)的采購(gòu)計(jì)劃，按照規(guī)定的時(shí)間、物品、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求進(jìn)行采購(gòu)。各部門(mén)下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)申購(gòu)單下達(dá)，應(yīng)詳細(xì)列明采購(gòu)材料名稱、時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等內(nèi)容。第四條、采購(gòu)應(yīng)堅(jiān)持成本效益原則、質(zhì)量原則、進(jìn)度配合原則、公平竟?fàn)幵瓌t。要求以招標(biāo)或類似的方式進(jìn)行， 向多家供應(yīng)商發(fā)招標(biāo)或采購(gòu)函進(jìn)行詢價(jià)和質(zhì)量比較， 在材料質(zhì)量保證不影響公司產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，按照質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、同質(zhì)價(jià)低的原則采購(gòu)。第五條

3、、按照詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、評(píng)估、索樣、定價(jià)、請(qǐng)購(gòu)、訂購(gòu)流程進(jìn)行。第六條、 對(duì)于進(jìn)行大宗采購(gòu)或經(jīng)常采購(gòu)的供應(yīng)商， 在采購(gòu)前應(yīng)當(dāng)簽訂采購(gòu)合同， 貨款支付時(shí)間上盡量延伸展期和固定周期。合同簽訂應(yīng)當(dāng)明確標(biāo)的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、單價(jià)、金額、供貨時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)方、發(fā)票、付款期限等重要事項(xiàng)。第七條、對(duì)本地采購(gòu)低值易耗品的結(jié)算，采取按月憑票結(jié)算方式。第八條、除零星采購(gòu)?fù)猓Ц敦浛畋仨氁糟y行轉(zhuǎn)賬方式支付。第九條、經(jīng)詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、評(píng)估后形成書(shū)面采購(gòu)意見(jiàn)，報(bào)生產(chǎn)副總批準(zhǔn)定價(jià)后訂購(gòu)。對(duì)于生產(chǎn)主要原輔材料要索取樣品，進(jìn)行檢測(cè)合格后方可訂購(gòu)。第十條、 物資到廠必須辦理入庫(kù)手續(xù)， 在辦理入庫(kù)前， 采購(gòu)員應(yīng)清

4、檢貨物的數(shù)量、 規(guī)格、 型號(hào)、檢測(cè)質(zhì)量，經(jīng)驗(yàn)收合格后方可向倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)手續(xù)。對(duì)于不合格物資，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知供應(yīng)商，進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)處理。第十一條、對(duì)供應(yīng)商要進(jìn)行資質(zhì)、信用、產(chǎn)品質(zhì)量等征信調(diào)查，對(duì)采購(gòu)的物資進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)或鑒定，并建立供應(yīng)商資料檔案。第十二條、供應(yīng)商資料檔案應(yīng)當(dāng)包括：公司名稱、性質(zhì)、地址、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)范圍、營(yíng)業(yè)執(zhí)照和稅務(wù)登記復(fù)印件、聯(lián)系電話、聯(lián)系人等。第十三條、采購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)分供應(yīng)商建立采購(gòu)臺(tái)賬，按月編制統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)報(bào)反映供應(yīng)商、采購(gòu)數(shù)量 、 應(yīng)付金額、 已付金額、 應(yīng)付余額和到期時(shí)間， 在次月 5 日前報(bào)財(cái)務(wù)部和生產(chǎn)副總。第十四條、采購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)一個(gè)季度進(jìn)行一次市場(chǎng)調(diào)查，對(duì)當(dāng)前采購(gòu)方式、價(jià)

5、格進(jìn)行評(píng)估，實(shí)時(shí)調(diào)整采購(gòu)方略，保證合理價(jià)格，降低采購(gòu)成本。第十五條、采購(gòu)員在采購(gòu)過(guò)程中不得徇私舞弊，收受供應(yīng)商賄賂。一旦發(fā)現(xiàn)，除收繳賄賂外，移交司法機(jī)關(guān)并作開(kāi)除處理。第二章 采購(gòu)計(jì)劃管理制度第一節(jié) 采購(gòu)計(jì)劃編制制度一、目的為編制合理的采購(gòu)計(jì)劃， 加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的管理， 確保公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利、 有序的進(jìn)行，特制定本制度。二、適用范圍適用于公司采購(gòu)計(jì)劃的編制工作三、編制采購(gòu)計(jì)劃的重要性1、預(yù)估用料數(shù)量、交期，防止斷料。2、避免庫(kù)存過(guò)多、資金積壓、空間浪費(fèi)。3 / 163、配合公司資金運(yùn)用、周轉(zhuǎn)，配合生產(chǎn)、銷售計(jì)劃的順利達(dá)成四、采購(gòu)計(jì)劃分類包括：年度采購(gòu)計(jì)劃、月度采購(gòu)計(jì)劃、日采購(gòu)計(jì)劃。1、年度

6、采購(gòu)計(jì)劃是根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃， 在對(duì)市場(chǎng)信息和需求信息進(jìn)行充分分析與 收集的基礎(chǔ)上，依據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)對(duì)比預(yù)測(cè)制定的采購(gòu)計(jì)劃。2、月度采購(gòu)計(jì)劃是指在對(duì)年度采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)上月實(shí)際采購(gòu)情況、 庫(kù)存情況和市場(chǎng)行情等制定的采購(gòu)計(jì)劃。3、日采購(gòu)計(jì)劃是指在對(duì)月采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行分解的基礎(chǔ)上， 依據(jù)各部門(mén)每日經(jīng)營(yíng)所需物資 的匯總及審核制定的采購(gòu)計(jì)劃。五、采購(gòu)計(jì)劃的編制依據(jù)在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)應(yīng)考慮到經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、需求部門(mén)的申請(qǐng)、年度采購(gòu)預(yù)算、庫(kù)存情況、公司 資金供應(yīng)情況等相關(guān)因素。六、采購(gòu)計(jì)劃的編制步驟劃1明確銷售23計(jì)劃明 確生產(chǎn)計(jì)制定采購(gòu)計(jì)劃公司每年年底制定 次年度的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)， 銷售部根據(jù)年度目 標(biāo)、

7、客戶訂單思問(wèn)、 市場(chǎng)預(yù)測(cè)等資料進(jìn)行 銷售預(yù)測(cè)，并制定年 度銷售計(jì)劃生產(chǎn)部根據(jù)銷售 預(yù)測(cè)計(jì)劃制定次年 度生產(chǎn)計(jì)劃，根據(jù) 生產(chǎn)計(jì)劃、庫(kù)存狀 況，制定次年度物 料需求計(jì)劃各部門(mén)根據(jù)年度 目標(biāo)、生產(chǎn)計(jì)劃預(yù) 估次年各種消耗物 資的需求量，并制 定預(yù)信計(jì)劃采購(gòu)部匯總各種 物料、物資的需求 計(jì)劃，并據(jù)此 編制次年度采購(gòu)計(jì) 劃七、采購(gòu)計(jì)劃編制注意事項(xiàng)1、采購(gòu)計(jì)劃要避免過(guò)于樂(lè)觀或保守2、考慮公司年度目標(biāo)達(dá)成的可能性3、生產(chǎn)、銷售計(jì)劃的可行性和預(yù)見(jiàn)問(wèn)題4、物料需求與物料清單、庫(kù)存狀況的確定性5、物料標(biāo)準(zhǔn)成本的影響6、保障生產(chǎn)與降低庫(kù)存的平衡7、物料采購(gòu)價(jià)格和市場(chǎng)供需的可能變化八、采購(gòu)部應(yīng)審查各部門(mén)的申請(qǐng)采購(gòu)物資是

8、否能由現(xiàn)有庫(kù)存滿足或有無(wú)替代的物資，只有現(xiàn)有庫(kù)存不能滿足的申請(qǐng)采購(gòu)物資才能列入采購(gòu)計(jì)劃中。九、對(duì)于已申請(qǐng)的采購(gòu)物資，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)若需要變更規(guī)格、數(shù)量或撤銷請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，必須立即通知采購(gòu)部，以便采購(gòu)部及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況更改采購(gòu)計(jì)劃。十、如遇急需物資，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)“緊急采購(gòu)申請(qǐng)表”，由該部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公 司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后列入采購(gòu)范圍。十一、采購(gòu)部負(fù)責(zé)本制度的制定、解釋、修訂、廢止等工作。十二、本制度自公布之日起執(zhí)行。第二節(jié)采購(gòu)預(yù)算管理制度一、目的為加強(qiáng)對(duì)公司采購(gòu)預(yù)算的管理，有效控制采購(gòu)成本，特制定本制度。、采購(gòu)預(yù)算的編制1、采購(gòu)預(yù)算的編制目標(biāo)（ 1）采購(gòu)部憑采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行采購(gòu)，并控制采購(gòu)費(fèi)用的支出。

9、（ 2）方便財(cái)務(wù)部據(jù)此籌措和安排采購(gòu)所需的資金，保證資金支付的準(zhǔn)確性與及時(shí)性。2、采購(gòu)預(yù)算的編制依據(jù)（ 1）生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的物資數(shù)量（ 2）預(yù)計(jì)物資期末庫(kù)存量（ 3）本期計(jì)劃末結(jié)轉(zhuǎn)庫(kù)存量。結(jié)轉(zhuǎn)庫(kù)存量由各部門(mén)根據(jù)物資的安全庫(kù)存量和提前采購(gòu)期進(jìn)行確認(rèn)（ 4）物資計(jì)劃價(jià)格。物資計(jì)劃價(jià)格由采購(gòu)部根據(jù)物資的當(dāng)前價(jià)格并結(jié)合可能影響物資價(jià)格變化的因素進(jìn)行確定3、影響采購(gòu)預(yù)算編制的因素（ 1）采購(gòu)環(huán)境（ 2）公司銷售計(jì)劃（ 3）物資使用清單（ 4）物料標(biāo)準(zhǔn)成本的設(shè)定4、編制步驟（ 1）采購(gòu)部應(yīng)采用目標(biāo)數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)相結(jié)合的方法確定預(yù)算數(shù)，并以此為依據(jù)編制采購(gòu)預(yù)算， 編制的過(guò)程中， 采購(gòu)部必須對(duì)預(yù)算留有適當(dāng)?shù)挠嗔?/p>

10、， 以應(yīng)付可能出現(xiàn)的緊急采購(gòu)情況。（2 ） 采購(gòu)部應(yīng)與財(cái)務(wù)部進(jìn)行協(xié)商， 在充分考慮公司的現(xiàn)實(shí)狀況、 市場(chǎng)狀況和公司預(yù)算整體的基礎(chǔ)上，綜合平衡采購(gòu)預(yù)算。（ 3）報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。三、采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行與調(diào)整1、采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行（ 1） 經(jīng)核定的分期采購(gòu)預(yù)算， 當(dāng)期未動(dòng)用的， 不得保留； 如確有需要， 下期補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)（ 2）未列入預(yù)算的緊急采購(gòu)，由使用部門(mén)領(lǐng)用后，補(bǔ)辦追加相關(guān)手續(xù)（ 3）采購(gòu)預(yù)算由使用部門(mén)嚴(yán)格執(zhí)行，其他部門(mén)予以監(jiān)督（ 4）預(yù)算外的采購(gòu)必須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、采購(gòu)部、主管副總、總經(jīng)理逐級(jí)審批后方可執(zhí)行，否則必須按采購(gòu)預(yù)算相關(guān)內(nèi)容辦理。2、采購(gòu)預(yù)算的調(diào)整采購(gòu)預(yù)算的調(diào)整審批程序必須與編制審批程序保持一致，

11、不得更改。如遇有下列情況之一者，采購(gòu)預(yù)算需要進(jìn)行調(diào)整：（ 1）公司經(jīng)營(yíng)方向發(fā)生變更（ 2）受重大自然災(zāi)害的影響（ 3）公司內(nèi)部重大政策調(diào)整（ 4）外界發(fā)生重大事件，如政治經(jīng)濟(jì)事件、宏觀政策的調(diào)整等（ 5）市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形式發(fā)生重大變化，導(dǎo)致公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)需要調(diào)整四、本制度由采購(gòu)部負(fù)責(zé)解釋。五、本制度自公布之日起執(zhí)行。第三節(jié) 月度采購(gòu)計(jì)劃管理制度一、目的為加強(qiáng)月度采購(gòu)計(jì)劃的編制、審核、執(zhí)行、增補(bǔ)等管理工作，對(duì)預(yù)算外的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審批，指導(dǎo)采購(gòu)作業(yè)，有效降低采購(gòu)成本，滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需求，現(xiàn)結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本制度。二、月度采購(gòu)計(jì)劃的制定與審批1、采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)跟相關(guān)需求上報(bào)部門(mén)確認(rèn)采購(gòu)提前期，并共享

12、采購(gòu)提前期信息2、超預(yù)算采購(gòu)計(jì)劃須經(jīng)主管經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核3、本月計(jì)劃物資應(yīng)在本月內(nèi)采購(gòu)4、月采購(gòu)計(jì)劃的制定程序（ 1）采購(gòu)部根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定物料需求計(jì)劃（ 2） 采購(gòu)部每月 29 日根據(jù)各需求部門(mén)提交的年度采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)和倉(cāng)管提交的收發(fā)存報(bào)表， 以及公司物資需求計(jì)劃和年度采購(gòu)計(jì)劃等， 結(jié)合月底庫(kù)存量、 安全庫(kù)存量和采購(gòu)提前編制月度采購(gòu)計(jì)劃（ 3）采購(gòu)部根據(jù)歷史交易價(jià)格和供應(yīng)商信息，在月度采購(gòu)計(jì)劃上填制價(jià)格信息和預(yù)計(jì)到貨日，提交正式的月度采購(gòu)計(jì)劃5、月度采購(gòu)計(jì)劃的審批程序采購(gòu)部將月度采購(gòu)計(jì)劃于每月 5 日前上報(bào)公司財(cái)務(wù)部審核，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后遞送主管副總；主管副總?cè)绮煌庠露炔少?gòu)計(jì)劃，應(yīng)組織各

13、部門(mén)協(xié)調(diào)，采購(gòu)部重新調(diào)整月度采購(gòu)計(jì)劃。三、月度采購(gòu)計(jì)劃增補(bǔ)辦理1 、需求部門(mén)的增補(bǔ)采購(gòu)計(jì)劃須經(jīng)部門(mén)主管同意2、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)、主管副總審核后增補(bǔ)采購(gòu)計(jì)劃3、增補(bǔ)的物資應(yīng)是對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有重要影響、必須緊急訂購(gòu)的物資4、增補(bǔ)采購(gòu)計(jì)劃必須附詳細(xì)說(shuō)明5、非生產(chǎn)類采購(gòu)計(jì)劃增補(bǔ)申請(qǐng)：(1)非生產(chǎn)類采購(gòu)計(jì)劃增補(bǔ)由需求部門(mén)申請(qǐng)人員根據(jù)需要編制“增補(bǔ)需求計(jì)劃申請(qǐng)表”，依次遞交部門(mén)主管、財(cái)務(wù)、主管經(jīng)理審核(2)需求相關(guān)部門(mén)申請(qǐng)人員將審核同意的“增補(bǔ)需求計(jì)劃申請(qǐng)表”遞交采購(gòu)部6、倉(cāng)儲(chǔ)安全預(yù)警(1)倉(cāng)管發(fā)現(xiàn)庫(kù)存低于安全庫(kù)存預(yù)警線時(shí)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部，并遞送當(dāng)前庫(kù)存量(2)采購(gòu)部根據(jù)當(dāng)前庫(kù)存量判斷閱讀采購(gòu)計(jì)劃是否已執(zhí)行完

14、畢，分析原因并及時(shí)進(jìn)行處理7、當(dāng)出現(xiàn)下列情況之一時(shí)，相關(guān)人員須補(bǔ)報(bào)“增補(bǔ)需求計(jì)劃申請(qǐng)表”(1)需求部門(mén)臨時(shí)訂單(2)不可預(yù)期設(shè)備損壞(3)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)臨時(shí)需求(4)月度采購(gòu)計(jì)劃已執(zhí)行完畢又接到安全庫(kù)存預(yù)警四、本制度由采購(gòu)部制定，解釋權(quán)和修訂權(quán)歸采購(gòu)部所有。五、本制度自公布之日起執(zhí)行。第三章采購(gòu)計(jì)劃管理流程一、采購(gòu)計(jì)劃工作流程(如圖)：相關(guān)部門(mén)采購(gòu)部財(cái)務(wù)部主管副總14 / 16、月度采購(gòu)計(jì)劃增補(bǔ)流程（如圖）相關(guān)部門(mén)相關(guān)部門(mén)主管采購(gòu)部財(cái)務(wù)部主管副總第四章相關(guān)表格、購(gòu)買申請(qǐng)單xxxxfc學(xué)建材有限公司采購(gòu)申請(qǐng)單年月日樹(shù)#部門(mén)需求時(shí)間申請(qǐng)理由采購(gòu)項(xiàng)目 描述名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)合計(jì)金額備注預(yù)算情況年度預(yù)算

15、已用預(yù)算部門(mén)可用預(yù)算尚余預(yù)算董事長(zhǎng)：總經(jīng)理：分管副總：會(huì)計(jì)：部門(mén)主管：申請(qǐng)人:xxxxfc學(xué)建材有限公司生產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)單年月日采購(gòu)對(duì)象原料口物料口設(shè)備口零配件其他采購(gòu)項(xiàng)目 描述名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)合計(jì)金額備注參考資料庫(kù)存量可時(shí)大數(shù)需求時(shí)間董事長(zhǎng)：總經(jīng)理：分管副總：會(huì)計(jì)：部門(mén)主管：申請(qǐng)人：、緊急采購(gòu)申請(qǐng)單xxxxfc學(xué)建材有限公司緊急采購(gòu)申請(qǐng)單年月日董事長(zhǎng)：總經(jīng)理：分管副總：財(cái)務(wù)部：部門(mén)主管：申請(qǐng)人:緊急采購(gòu)原因需求時(shí)間序號(hào)物資名稱型號(hào)/規(guī)格用途單位計(jì)劃 數(shù)量單價(jià)合計(jì)金額備注三、物資采購(gòu)計(jì)劃表xxxxfc學(xué)建材有限公司物資采購(gòu)計(jì)劃表部門(mén)年月日物資名稱規(guī)格全年采購(gòu)總量單價(jià)金額每月采購(gòu)計(jì)劃1月2月3月4月數(shù) 量金 額數(shù) 量金 額數(shù) 量金 額數(shù) 量金 額四、年度預(yù)算采購(gòu)表xxxxfc學(xué)建材有限公司年度采購(gòu)預(yù)算表年 月日年度預(yù)算總額季度 預(yù)算第一季度第一季度第二季度第四季度備注采購(gòu) 項(xiàng)目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月累計(jì)五、采購(gòu)變更申請(qǐng)審批表xxxxfc學(xué)建材有限公司