項目文檔管理

1、項目文檔管理項LI文檔管理一、文檔管理概述（）、基本概念1、文檔包括文件、檔案和資料。2、文件是在項訂中形成、接受和保存的所有記錄的信息。3、檔案是在項H中形成的有保存價值的歷史記錄。4、資料是在項LI中通過各種途徑獲得的、對項D工作有參考價值的信息材 料。5文檔管理師對文件、檔案管理的統(tǒng)稱。（二）、文檔管理分類文檔管理包括以下四類：1、文件的收發(fā)/傳閱/歸檔管理；2、圖紙管理：圖紙是項的重要文件，鑒于其重要性，單獨(dú)立類；3、檔案管理；4、資料管理。（三）文檔管理的基本要求1、隨項目進(jìn)展及時收集、分發(fā)、整理和歸類；2、認(rèn)證書寫，字跡清晰，項目齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)，無未了事項。表格應(yīng)采用 統(tǒng)一表格，

2、因特殊要求需增加的表格統(tǒng)一歸類；3、落實(shí)專門部門或崗位責(zé)任文檔管理并實(shí)行分級管理，項LI技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé) 全過程文檔組織管理工作并負(fù)責(zé)審核，文檔信息管理員負(fù)責(zé)文檔的收集、分發(fā)、整理和歸 類；、對文檔資料不應(yīng)該涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等。4二、重要的項目文件資料重要的項口資料、文件主要包括：（一）、合同；（二）、項目管理規(guī)劃;（三）、設(shè)計文件、圖紙及相關(guān)資料；（四）、升級的圖紙和規(guī)范；（五）、供應(yīng)商提供的設(shè)備圖紙和數(shù)據(jù)；（六）、設(shè)備操作手冊；（七）、經(jīng)確認(rèn)的各類文件；（八）、各類檢查報告；（九）、質(zhì)量保證書；（十）、計劃、進(jìn)度報告和會議紀(jì)要等。三、檔案管理基本內(nèi)容文檔管理的基本要求包括下述

3、內(nèi)容：1、文檔管理的負(fù)責(zé)部門應(yīng)制定文件收發(fā)/傳閱/歸檔管理制度；2、對收文、發(fā)文、傳真、郵件的書面資料應(yīng)及時進(jìn)行登記；3、收到的文件及時整理并在項LI管理部門進(jìn)行傳閱，保證項LI管理部門內(nèi)部 信息暢通；4、對已經(jīng)處理完畢的文件定期進(jìn)行標(biāo)注、編號和整理，并將文件書面和電子 歸檔；5. 文檔資料應(yīng)分類明確清晰，歸檔應(yīng)標(biāo)明文檔內(nèi)容和編號，并有完整的文件LI錄。為簡明、精確而有條理地辦理與管理文件，有效地保證項LI管理的服務(wù)質(zhì)量和 水平，進(jìn)一步提高工作效率，特制定四、總則（一）、項LI管理部門及監(jiān)理部門的所有文件資料，歸口信息綜合部統(tǒng)一管理。信息綜合部門安排專人（項U秘書）負(fù)責(zé)項LI管理文件資料的收發(fā)

4、，以及來往函件管 理工作。（二）、項LI秘書監(jiān)督、檢查各部門（崗位）之間以及對外文件資料的正常發(fā)送， 催促有關(guān)部門（崗位）辦理應(yīng)答復(fù)的函件。（三）、項LI文件的收發(fā)均應(yīng)進(jìn)行編號、登記、定期清理，并建立文件資料的收 發(fā)臺賬。（四）、項LI文件處理要做到準(zhǔn)確、及時，講究實(shí)效并保證有效地運(yùn)用。對特殊 文件做到急事急辦，一般文件不拖拉、不積壓。（五）、項目秘書必須嚴(yán)格保守公司的機(jī)密。一切機(jī)密文件，不得借給無關(guān)人員 閱看，文件不得擅自攜帶外出。（六）、項LI實(shí)施工程中，文件資料的管理應(yīng)符合國家及地方對建設(shè)工程檔案管 理的要求，項LI結(jié)束時，應(yīng)將全部項LI文件進(jìn)行清理，并按要求整理歸檔。（七）、文件的借閱

5、應(yīng)辦理文件借閱手續(xù)，閱后及時歸還。未辦理登記手續(xù)的不 予借閱，文件丟失應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（八）、所有收發(fā)文辦理好后放置于臨時文件夾7天后及時歸檔。五、收文（一）、項口管理部門內(nèi)部文件，進(jìn)行收文和發(fā)文兩個方面的運(yùn)行處理，來自公 司、業(yè)主、設(shè)計單位、監(jiān)理部門、施工單位、材料設(shè)備供應(yīng)單位及外部其它單位的 文件作收文處理。（二）、收文處理程序，包括簽收、登記、分送、擬辦、承辦、催辦、歸檔等。（三）、項H秘書負(fù)責(zé)文件的簽收，按不同特征進(jìn)行分類編號和登記。需要承辦 的文件，曲項LI秘書提出擬辦意見，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)提岀的批辦意見，分送到相關(guān)部門去 辦理，文件辦理完畢，山相關(guān)部門返回到信息綜合部;不需要擬辦的文件，可

6、由項 U秘書直接呈交或通知到有關(guān)人員。（四）、重要文件應(yīng)進(jìn)行橫向傳閱，為避免文件遺失，有關(guān)人員閱后要在閱辦單 的閱簽欄上簽字。一般文件可由項口秘書直接辦理傳閱。重要文件要及時、迅速、 想方設(shè)法傳遞給有關(guān)人員。（五）、按批辦意見需要回復(fù)的文件，有相關(guān)部門辦理或項LI秘書送相關(guān)部門辦 理。文件返回信息綜合部歸檔時應(yīng)注明'已回復(fù)”字樣，所回復(fù)的文件按發(fā)文相關(guān) 規(guī)定處理。（六）、工程設(shè)計圖紙及制造商的圖紙資料山工程技術(shù)人員按圖紙管理辦法 執(zhí)行。（七）、項目秘書應(yīng)建立書面的分類收文臺賬，并建立所有收文臺賬電子文檔。（八）、應(yīng)建立所有的收文臺賬Excel電子文檔，包括序號、管理號、來文單位 代碼、

7、來文日期、主體內(nèi)容、份數(shù)、備注（注明來文的處理情況或結(jié)果）、歸檔情況。所有的收文臺賬Excel電子文檔在項口秘書的電腦 中應(yīng)處于共享狀態(tài)，以便于項訂管理人員及時查閱，保證文件資料的有效運(yùn)用。六、發(fā)文發(fā)文處理程序包括擬稿、審稿、簽發(fā)、蓋印、登記、發(fā)出、歸卷等。（一）、項口管理部的發(fā)文由項U經(jīng)理簽字或經(jīng)其批準(zhǔn)后蓋印發(fā)出。（二）、正式文件發(fā)出之前，應(yīng)將正式的電子文件（含附件）交信息綜合部項LI秘 書歸檔。（三）、文件的發(fā)出111信息綜合部送達(dá)相關(guān)收文單位。收文單位必須在收文簿上 簽字。（四）、所發(fā)文件要求相關(guān)收文單位回復(fù)的，項LI秘書應(yīng)協(xié)助督促收文單位及時 回復(fù)。（五）、項LI秘書應(yīng)建立書面的分類發(fā)

8、文臺賬，并同時建立所有發(fā)文臺賬電子文 檔。項LI管理部的分類發(fā)文臺賬及所有收文臺賬電子格式按公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。七、圖紙管理項LI管理機(jī)構(gòu)的技術(shù)部門負(fù)責(zé)制定圖紙管理制度，并具體負(fù)責(zé)圖紙管理，包括圖紙收發(fā)、加曬、整理歸檔、借閱等。圖紙管理的LI標(biāo)是：（一）、為采購招標(biāo)提供足夠數(shù)量的圖紙；（二-）、為工程施工準(zhǔn)備足夠的圖紙；（三）、在項LI施工工程中保證圖紙的最新有效版本，及時將變更圖紙發(fā)給相關(guān) 部門。八、檔案管理（）、在與項目勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位簽訂協(xié)議、合同時，對項目文 件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；（二）、收集和整理項目準(zhǔn)備、實(shí)施、竣工驗(yàn)收階段形成的文件，并應(yīng)進(jìn)行立卷 歸檔工作；（三）、負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督施工和監(jiān)理等單位的工作文件的形成、積累和立卷歸檔;（四）、收集和匯總施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案；（五）、在組織工程竣工驗(yàn)收前，提請城建檔