泛微協(xié)同辦公平臺Ecology本后臺維護手冊公文

1、公文流程一、公文流程設(shè)置1.1.2、公文流程設(shè)置2、創(chuàng)建公文流程首先我們需要創(chuàng)建一個基本的公文流程、包含了公文流轉(zhuǎn)的每個節(jié)點，每個節(jié)點的操作者及出口，還有文公的流轉(zhuǎn)單， 即表單功能，在系統(tǒng)中我們有兩種操作方式? 我們可以在流程引擎中完成流程表單、節(jié)點設(shè)置、節(jié)點操作者、流程出口這幾個基礎(chǔ)工作，然后在圖1所示的公文流程頁面點擊【添加已有流程】，我們可以將在流程引擎中制作的流程添加進來，? 點擊圖1中左側(cè)流程類型樹的根節(jié)點【路徑設(shè)置】之后，右側(cè)會有【新建】按鈕，也就是我們可以直接在這里 新建公文流程，如圖 2所示，設(shè)置的頁面與流程引擎中的路徑設(shè)置一致，流程表單還是需要在流程引擎中設(shè)計 完成的。圖1圖

2、23、公文設(shè)置公文流程的基本設(shè)置完成后，還不能稱作“公文流程”，因為與公文有關(guān)的設(shè)置還沒有設(shè)置，查看公文流程列表菜單，如圖3所示，流程管理分為了公文設(shè)置和流程設(shè)置，流程設(shè)置就是基本的流程路徑設(shè)置，而公文設(shè)置才是與公文流程關(guān)聯(lián) 的設(shè)置，必須完成以下一些設(shè)置才算完成。圖3二、過程設(shè)置1.2.2、 過程設(shè)置1、過程設(shè)置分為兩個部分，第一個部分就是將流程定義為公文流程，如圖 1所示，公文分為了發(fā)文、收文和簽報三種， 這是標(biāo)準的分類，無需維護。圖12、在定義了流程的公文類型之后，發(fā)文、收文、簽報的環(huán)節(jié)是不一樣的，我們需要將這些環(huán)節(jié)與流程的節(jié)點進行對應(yīng)，這樣在前臺的時候，用戶在處理待辦公文流程的時候，就可

3、以根據(jù)這些公文環(huán)節(jié)進行查看了，如圖2所示圖2三、基礎(chǔ)設(shè)置1.2.3、 基礎(chǔ)設(shè)置點擊【基礎(chǔ)設(shè)置】頁面后顯示如圖1所示，字段說明見下表字段說明基本信息設(shè)置流程名稱公文流程名稱，這里不能編輯的，因為在選擇公文設(shè)置的時候已經(jīng)決定了流程名稱， 這里是對需要設(shè)置的流程進行確認狀態(tài)用來開啟流程創(chuàng)建文檔的功能，即流程啟用公文功能，不開啟的話表單頁面是沒有正文tab頁的公文字段選擇表單上的文檔類型的字段，也就是公文的正文所屬字段公文標(biāo)題設(shè)定正文文檔的標(biāo)題字段，用戶可以在這里先輸入公文標(biāo)題后再新建公文正文，這個時候公文正文的文檔標(biāo)題會自動采用用戶在字段中輸入的內(nèi)容，如果用戶沒有在這里設(shè)定對應(yīng)的字段，那么公文正文會

4、使用流程標(biāo)題做為文檔標(biāo)題默認存放目錄公文正文存放的目錄，需要事先規(guī)劃目錄， 不同的目錄會關(guān)聯(lián)不同的紅頭模板， 這個 紅頭模板一定要與當(dāng)前的公文流程匹配，所以目錄不是隨便選擇的，會影響公文的套紅動作1其他設(shè)置文檔編號存放字段將正文的文檔編號賦值給指定的字段，注意的是這個編號與流程編號不是一個，設(shè)定了對應(yīng)字段后，該字段在表單中就是不可編輯的；由于文檔編號與公文編號還是有很大區(qū)別的，所以設(shè)置公文流程的時候這里我們通常也不進行設(shè)置只能新建正文此功能開啟后，公文只能在流程中直接創(chuàng)建，不能從已有的文檔中選擇保留正文版本此功能開啟后，在公文審批過程中，每次保存正文都會存為一個新版本存為流程草稿1、此草稿狀態(tài)

5、只能在流程中查看，即使是創(chuàng)建人也不能在文檔列表中查看2、一旦選中后必須在簽章發(fā)布節(jié)點后設(shè)置節(jié)點后附加操作，將文檔設(shè)置為“正?！?，否則流程歸檔了其它人還是看不到的流程附件轉(zhuǎn)為正文附件如果選中的話公文正文轉(zhuǎn)變?yōu)檎；蛘邭w檔狀態(tài)后將流程附件轉(zhuǎn)移到正文附件中去，這樣發(fā)布對象在查看正文的時候就不用搜索附件了，直接查看正文到附件tab頁就可以看到關(guān)聯(lián)的附件主題詞字段選擇用來存放公文主題詞的字段，必須是單行文本框-文本類型的字段標(biāo)題字段根據(jù)選擇字段的內(nèi)容自動生成主題詞，填寫到上面主題詞選擇的字段中去圖1四、編輯模板1.2.4、 編輯模板設(shè)置如圖1所示，編輯模板設(shè)置方式與顯示模板一樣，區(qū)別只是模板本身的屬性，

6、只能在這里選中編輯模板，而不能選擇顯 示模板。圖1五、套紅設(shè)置1.2.5、 套紅設(shè)置1、套紅節(jié)點設(shè)置套紅節(jié)點決定了哪個節(jié)點將正文內(nèi)容附上紅頭，以公文的格式展示出來，此功能通常設(shè)置在簽發(fā)人簽發(fā)節(jié)點之后進行， 如圖1所示，選中需要套紅的節(jié)點就可以了。圖1被選中的節(jié)點在打開公文正文的時候有套紅按鈕，點擊套紅后即可將公文紅頭模板與正文結(jié)合起來形成最終的公文。注意兩點：1、套紅節(jié)點不套紅是不能提交流程的；2、套紅節(jié)點正文必須設(shè)置為查看，否則沒有套紅按鈕；2、套紅模板關(guān)聯(lián)套紅模板有兩種方式，一種是默認模板，我們在基礎(chǔ)設(shè)置中已經(jīng)設(shè)置了一個目錄，如圖2所示，添加默認模板的時候只能選擇關(guān)聯(lián)在默認目錄中的 wor

7、d顯示模板，與其它目錄管理的顯示模板是不能選擇的。圖2通常一個公文流程只會關(guān)聯(lián)一種公文類型，但是如果發(fā)文的過程是相同的話，我們可以將多個類型的公文集成在一個流 程中，這就需要我們在公文表單中增加一個選擇框，讓用戶選擇需要發(fā)哪個類型的公文，每個選擇框都可以關(guān)聯(lián)一個目 錄，這樣我們就可以通過選擇模板的功能，綁定不同的紅頭模板了。如圖3所示選擇框有6種類型，每個類型都可以對應(yīng)一個套紅模板，可以在這里直接創(chuàng)建模板或者重新選擇模板，無論創(chuàng)建還是選擇，都必須在指定的目錄下進行。創(chuàng)建 好的公文也會存放在指定的目錄下。圖33、模板數(shù)據(jù)對應(yīng)選擇了模板之后還需要點擊【模板數(shù)據(jù)對應(yīng)】將流程中的數(shù)據(jù)與模板中的數(shù)據(jù)對應(yīng)

8、起來，這樣做的目的是流程表單其實 就是公文單，在實際公文檔案管理中，公文單是需要附在公文原件上面的，而且公文單中的很多數(shù)據(jù)是要體現(xiàn)在發(fā)布的 公文中的，這里的對應(yīng)就是將流程表單中的數(shù)據(jù)賦值到紅頭模板中去。如圖4所示，只要將流程表單字段與紅頭模板中的書簽對應(yīng)就可以了，書簽的設(shè)置會在【公文規(guī)范】 -【正文模板】中進行介紹。圖4六、文檔屬性設(shè)置1.6.2、 文檔屬性設(shè)置文檔屬性設(shè)置與套紅模板的應(yīng)用設(shè)置有些相似，如圖1所示，左半部分是文檔屬性字段，右半部分是流程字段，將表單中的字段與文檔屬性字段進行對應(yīng)就可以了，如果無需對應(yīng)的字段空著就行了。圖1七、簽章設(shè)置1.6.3、 簽章設(shè)置簽章設(shè)置非常簡單，如圖

9、1所示，列出了當(dāng)前公文流程的所有節(jié)點，選擇要在哪個節(jié)點進行蓋章開啟就可以了。開啟后在此節(jié)點打開公文正文，就會有是否簽章的提示框，單擊簽章按鈕，可以選擇印章并蓋章。圖1八、打印設(shè)置1.6.4、 打印設(shè)置打印設(shè)置與簽章設(shè)置一樣，只要選擇流程中的哪個節(jié)點可以打印即可，如圖 1所示。 圖1九、痕跡設(shè)置1.9.1、 概述公文在擬稿到發(fā)布之間會需要經(jīng)過層層審批，并會對正文的內(nèi)容作出修改，根據(jù)公文管理的要求，在存檔的公文中必需 包含原始的修改痕跡，即所有的修改痕跡都需要在正文中保留，當(dāng)然發(fā)布出去的時候需要將修改痕跡隱藏，以最終版本 展示。1.9.2、 痕跡設(shè)置痕跡設(shè)置是針對公文流程正文的痕跡保留方式進行控制

10、的頁面，如圖1所示字段說明是否必須保留痕跡開啟后除第一次創(chuàng)建節(jié)點外，其余對正文的修改都會保留痕跡是否取消審閱此功能必需在開啟保留痕跡之后才能開啟，開啟對正文的所有修改都不能被清除編輯正文時默認隱藏痕跡開啟后，編輯正文的時候已有的痕跡是隱藏的，可以通過word的顯示痕跡按鈕顯示痕跡圖1十、動作設(shè)置1.10.1、 概述動作設(shè)置是用來改變公文狀態(tài)的，因為公文在擬稿的過程中都處于草稿狀態(tài)，這點可以在基礎(chǔ)設(shè)置中進行設(shè)置，那么在套紅簽章發(fā)布后，文檔不能還是草稿狀態(tài)，否則其他用戶是無法查看的，我們就需要將文檔修改為“正常/發(fā)布”狀態(tài)或者是“歸檔”狀態(tài)，這樣其他用戶就可以查閱了。1.10.2、 動作設(shè)置如圖1

11、所示，在動作設(shè)置中添加一行，? 字段：選擇要改變狀態(tài)的正文字段，只有與文檔相關(guān)的字段才可以在這里顯示，包括瀏覽按鈕-文檔、瀏覽按鈕-多文檔和附件；? 執(zhí)行動作：選擇我們要將目標(biāo)文檔變?yōu)槭裁礌顟B(tài)的文檔，通常選擇“正常 /發(fā)布”或“歸檔”中的一種；? 執(zhí)行方式：選擇是在出口處執(zhí)行還是節(jié)點后執(zhí)行；? 節(jié)點/出口：選擇具體在哪里執(zhí)行這個動作；? 退回時是否觸發(fā)：當(dāng)選擇節(jié)點后執(zhí)行的話，如果同時選中了退回時觸發(fā)的話，那么退回公文流程也會改變公文 的狀態(tài)，所以通常情況下此選項是不選擇的。圖1正文規(guī)范一、正文模板2.2.2、編輯模板編輯模板設(shè)置相對簡單，切換到編輯模板頁面，可以創(chuàng)建2種格式的編輯模板 word

12、編輯模板和wps編輯模板，最常用的還是Word編輯模板，我們在模板中填寫完成內(nèi)容后保存，然后在公文流程的編輯模板頁面就可以選擇到此編輯模板 了。圖1（有待完善補圖）2.2.3、顯示模板2、模板關(guān)聯(lián)顯示模板不是直接公文管理中設(shè)置的，如圖2所示，顯示模板是在子目錄中設(shè)置的，然后在公文管理中，公文流程會選擇目錄，這樣顯示模板就與公文流程關(guān)聯(lián)起來了。圖23、設(shè)置顯示模板我們可以在本機電腦上先設(shè)計好一篇word模板，然后在需要顯示表單內(nèi)容的地方添加書簽，如圖 3所示，發(fā)文字號就是從表單中引入的，所以選中發(fā)文字號，然后添加書簽，書簽的名字可以自己取，為了便于辨認建議與模板中的名稱一致。這里需要注意兩點，一

13、個就是正文的標(biāo)簽必需設(shè)置為Content ,第二個是設(shè)置了標(biāo)簽的文字在最終模板中是不會顯示的，只顯示對應(yīng)字段的內(nèi)容。如圖 4所示，標(biāo)題兩個字在套紅后顯示的就是文檔標(biāo)題，而不會是標(biāo)題兩個字。 圖3 圖4二、發(fā)文字號發(fā)文字號是公文的一種編號規(guī)則，在系統(tǒng)中可以由流程的編號規(guī)則代替，所以這里的設(shè)置不常用到。三、秘密等級2.4.2、設(shè)置秘密等級的設(shè)置非常簡單，在秘密等級設(shè)置頁面，點擊【新建】按鈕之后就輸入秘密等級的名稱后保存即可。 圖1四、公文種類2.5.2、設(shè)置在系統(tǒng)中設(shè)置公文種類比較簡單，如圖1所示，直接點擊【新建】按鈕之后輸入公文種類的名稱即可。圖1五、緊急程度2.6.2、設(shè)置 如圖 1 所示，在

14、緊急程度設(shè)置頁面，點擊新建按鈕，輸入緊急程度的名稱后保存即可。圖1六、 主題詞2.7.1 、概述主題詞字段是用來在公文流程中的，如圖 1 所示，在公文流程的基礎(chǔ)設(shè)置中有【主題詞字段】的設(shè)置，設(shè)置后對應(yīng)的表單字段就可以選擇在后臺【主題詞】管理頁面中設(shè)置的主題詞了。圖12.7.2 、主題詞管理1 、點擊【主題詞】菜單后顯示如圖 2 所示圖2?左側(cè)為主題詞的分類，右側(cè)默認為分類列表；?點擊【新建】按鈕可以創(chuàng)建分類；?點擊列表菜單【編輯】和【刪除】可以編輯和刪除選中的主題詞；?點擊列表菜單【新建同級節(jié)點】后進入主題詞創(chuàng)建頁面；?點擊列表菜單【新建下級節(jié)點】后創(chuàng)建下級主題詞，可以是分類，也可以是具體主題

15、詞。2 、在圖2 中點擊【新建】按鈕后顯示如圖 3 所示， 【新建同級節(jié)點】和【新建下級節(jié)點】是一樣的頁面圖3?在主題詞名稱中輸入主題詞，主題詞之間使用“、”進行分割；?是否主題詞是最關(guān)鍵的選項，這里決定了創(chuàng)建的是主題詞還是主題詞分類名稱，選擇“否”創(chuàng)建的就是分類，可以在【上級節(jié)點】中選擇到，如果選擇了“是” ，創(chuàng)建的就是主題詞，可以在公文流程中選擇到。3、在圖2 所示的頁面中點擊主題詞分類名稱后顯示如圖 4 所示圖4?我們可以直接編輯這個主題詞分類；?點擊【下級主題詞】頁面標(biāo)簽后顯示如圖5 所示，我們可以在在這里創(chuàng)建下級主題詞分類或主題詞圖5七、 機構(gòu)代字2.8.1 、概述機構(gòu)代字是在流程編

16、號中使用，在流程編號規(guī)則中可以將表單中的機構(gòu)作為流程編號內(nèi)容的一部分，但是不可能以機構(gòu)的名稱顯示在編號規(guī)則中，所以采用了代字的方式，以代字在流程編號中顯示，此功能在公文流程中不常用到，因為公 文的編號有另外專門的規(guī)則。2.8.2 、設(shè)置如圖 1 所示，選擇左側(cè)的機構(gòu)樹，在右側(cè)對應(yīng)的機構(gòu)上填寫上代字即可?？梢栽O(shè)置分部和部門的機構(gòu)代字。圖1八、 收（發(fā)）文單位2.9.1 、概述公文發(fā)布后都會有發(fā)布對象，很多都是外部單位或企業(yè)，而這些單位或企業(yè)相對是固定的，這樣我們只要在這里設(shè)置好 之后，在公文流轉(zhuǎn)單中只要選擇就可以了。2.9.2 、收發(fā)文單位設(shè)置1 、點擊收（發(fā)）文單位菜單后顯示如圖1 所示，左側(cè)為機構(gòu)樹，右側(cè)為收發(fā)文單位，在維護收發(fā)文單位的時候可以忽略左側(cè)的組織結(jié)構(gòu)樹，對前臺公文流程沒有影響。2 、根據(jù)字段內(nèi)容填寫好之后保存即可，其中所屬機構(gòu)選任意系統(tǒng)中的機構(gòu)即可，其中重要的是收發(fā)文員這個字段，可以做為流程節(jié)點操作者，比如集團公司發(fā)布了公文，采用觸發(fā)子流程的方式觸發(fā)下屬公司的收文流程，那么收文流程的節(jié)點操作者我們就可以設(shè)置為收文員。圖1九、 過程定義2.10.1 、概述公文可以分為發(fā)文、收文、簽報三種類型，每種類型都有一套固定的環(huán)節(jié)，但是根據(jù)機構(gòu)級別不同在一些步驟上還是有些區(qū)別，所以我們在這里可以給發(fā)文、收文、簽報分別定義好整個的操作過程，這些操作過程可以圖 1 所