合同管理-需求分析文檔

1、合同管理需求分析1 需求描述：合同與招標管理主要實現(xiàn)對合同項目的立項審批、招標、合同以及竣工驗收的全過程管理。該系統(tǒng)主要由合同項目管理、招標管理、合同管理、客戶管理和灰名單管理等幾個模塊組成。2 流程圖：3 項目管理3.1 項目申請：合同項目管理是指所有需要簽訂合同的項目都要在此進行申請。由各個部門的專工或主任提出申請。合同項目申請又分為未運行、進行中和已完工。后兩者是屬于后補項目，后補項目必須增加先履行原因。合同項目的屬性包括：項目編號、申請日期、后補類型（生產(chǎn)搶修、超過50萬已書面報分公司同意、后補或不招標超過10萬已書面報總經(jīng)理同意）、項目狀況（未進行、進行中、已竣工）、申請方式（招標、

2、不招標）、項目名稱、項目性質(zhì)（新簽、續(xù)簽、變更、終止、補充）、資金來源、項目預(yù)算、費用管理部門、項目類型（技術(shù)服務(wù)、土建、維修、軟件等）計劃開工時間、計劃竣工時間、申請理由、申請人、申請部門、申請部門主管、不招標理由（有多條理由顯示，直接讓用戶勾選）、項目內(nèi)容、工程量及物料人力資源情況。合同項目申請時需要填寫承包商推薦會簽表，需要招標的項目至少選擇5家，不需要招標的項目至少選擇3家；如果選擇的承包商單位不足則需要在【備注】中填寫理由。合同申請的界面原型如下：3.2 項目審批：項目申請?zhí)峤缓?，由各級進行審批，其中系統(tǒng)約定72小時，如果超過72小時，則系統(tǒng)自動推進，無需他在簽字審批。但是要在系統(tǒng)中

3、列明原因：“該記錄已超過72小時，系統(tǒng)自動推進！”。如果是部門專工提出申請，則還需要部門主任審批，審批后由項目主管部門審批報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，對于超過多少金額的還需要報總經(jīng)理審批。對不同類型的項目，主管部門可能不一樣，例如生產(chǎn)項目的主管部門是設(shè)備部，非生產(chǎn)項目的主管部門是經(jīng)營計劃部。項目審批的界面原型如下：3.3 項目驗收項目驗收分為: 竣工驗收單、質(zhì)保驗收單和階段驗收單。驗收單包括：驗收日期、驗收單類別（竣工、質(zhì)保、階段）、項目名稱、資金來源、項目預(yù)算、履行地點、開工日期、竣工日期、質(zhì)保金截至日期、甲方名稱、乙方名稱、項目摘要內(nèi)容、評價等級、合格/不合格、客戶評價（符合合同要求、不符合合同要

4、求、達到預(yù)期目標、未達到預(yù)期目標、可以投入使用、不可以投入使用、質(zhì)保期質(zhì)量無問題、質(zhì)保期有問題）、填寫人、填寫時間、填寫部門、附件。n 竣工驗收單申請：由項目負責(zé)部門提出竣工驗收申請。n 竣工驗收單審批：竣工單申請后，經(jīng)過各級審核通過后，就將該系統(tǒng)置為已竣工。當(dāng)超過72小時候沒有審批就自動推進。n 質(zhì)保驗收單申請：由項目負責(zé)部門提出竣工驗收申請。n 質(zhì)保驗收單審批：質(zhì)保單申請后，經(jīng)過各級審核通過后，就將該系統(tǒng)置為已竣工。當(dāng)超過72小時候沒有審批就自動推進。n 階段驗收單登記：由項目負責(zé)部門登記所有階段驗收的記錄。如果項目是來自于外包工程，所有的驗收記錄和質(zhì)保記錄同步保存到外包工程的記錄中。項目

5、驗收的界面原型如下：4 招標管理對于需要招標的項目，應(yīng)該進行招標。招標管理主要是做好三個方面的工作：分別是招標擬定，標書簽收登記以及項目評標報告。這三個節(jié)點只有在評標報告審批時必須要做的。4.1 標書簽收登記：標書簽收登記就是登記簽收標書的投標方單位。由項目負責(zé)單位登記所有投標方單位，并記錄投標單位名稱，投標時間，投標金額，聯(lián)系人及聯(lián)系電話。界面原型如下：4.2 招標書擬定：招標書擬定就是下載招標書模板后，根據(jù)模板要求填寫各項數(shù)據(jù)上傳到系統(tǒng)中。4.3 工程評估報告申請：由項目負責(zé)部門提出工程評估報告申請。工程評標報告屬性：項目名稱、資金來源、項目預(yù)算、參與投標單位（序號、公司名稱、投標報價、資

6、質(zhì)）、評標意見、綜合排序（將投標單位排序）、擬中標單位、中標金額、參與人員、備注、申請人、申請時間、申請部門、各種附件。工程評估報告申請的界面原型如下：4.4 工程評估報告審批項目評估報告提出申請要經(jīng)過審批，經(jīng)過審批后才發(fā)布。由各級領(lǐng)導(dǎo)進行審批，各個上傳的附件應(yīng)直接在屏幕上顯示出來。對于超過72小時未審批的要自動推進。工程評估報告審批的界面原型如下：5 合同管理合同管理包括：合同申請審批、合同擬定、合同談判紀要、其他付款、付款申請審批、合同變更、合同終止等管理。5.1 合同申請：合同申請審批是由合同起草人或項目負責(zé)部門提出申請。合同申請的屬性有：合同名稱，合同編號，合同性質(zhì)，合同類型，資金來源

7、，合同金額，項目預(yù)算，所屬項目，簽約單位（我方）（承包部門，部門負責(zé)人，承辦人），簽約單位（對方）（承辦人，承辦人聯(lián)系電話）,簽約時間，簽約地點，備注，附件，申請部門，申請人，申請時間。合同申請的界面原型如下：5.2 合同審核：合同申請由項目負責(zé)部門提出后，經(jīng)過部門主任審批、主管部門領(lǐng)導(dǎo)審批、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后通過（具體流程可以靈活設(shè)置）后生效。合同審核的界面原型如下：5.3 合同擬定通過下載【合同模板】后，填寫合同內(nèi)容上傳擬定好的合同文本到系統(tǒng)中。合同擬定的界面原型如下： 5.4 合同談判紀要合同的談判紀要是在系統(tǒng)中錄入合同談判的紀要內(nèi)容。合同談判紀要的界面原型如下：5.5 付款申請由項目提出部

8、門提出付款通知單，并經(jīng)過相關(guān)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。一個項目可以多次付款。超過總金額后就不能再付款了。系統(tǒng)應(yīng)該要有剩余質(zhì)保金的到期提示。付款申請的界面原型如下：5.6 付款審核合同付款審核的界面原型如下： 5.7 其他付款其他付款是申請付款通知單的一種，是多那些沒有按正規(guī)流程辦理的項目的付款。其他付款的界面原型如下： 5.8 合同變更由項目負責(zé)人根據(jù)合同的實際情況可以對合同進行變更，需要填寫變更原因，記錄好變更的時間。合同變更的界面原型如下： 5.9 合同終止申請當(dāng)合同有效時間到達時，合同自動終止，或者因為其他原因可以由項目負責(zé)部門提前終止合同。合同終止申請的界面原型如下：5.10 合同終止審核項目負責(zé)部門提出合