行政助理十大特質(zhì)

1、文檔來源為：從網(wǎng)絡(luò)收集整理,word版本可編輯.歡送下載支持行政助理十大特質(zhì)A寸事1. 準確性2. 好判斷力3. 工作效率4. 機智性5. 主動性B對人1. 考慮周到2. 圓滑性3. 謹慎性4. 責(zé)任感5. 客觀性現(xiàn)依對事與對人兩方面,分別說明如下：對事方面：在研究這些資質(zhì)特點之前,應(yīng)知道這些資質(zhì)特點皆需費時,非一蹴可幾.新進行政助理往往渴 望自己的水平強、速度快,因而未花時間去注意準確性、認知事務(wù)輕重、內(nèi)涵性及變通性.行政助 理對時間及速度的重視是可理解的,但如果不具備以下五項的資質(zhì),經(jīng)常工作會終歸于無效率或產(chǎn) 生為難的局面,增加領(lǐng)導(dǎo)之困擾.對事方面的資質(zhì)有五項：準確性；好判斷力；工作效率；

2、機智性；主動性.現(xiàn)分別說明如下：準確性準確性在此五項中,排行最前,可見其重要性.行政助理每天的工作,都可能會有錯.每打一 定,每寫一字,都有可能錯.然而,有效率的行政助理每天都做準確的工作.沒有準確性,行政助 理的工作毫無意義.事實上,不準確的工作比不做還糟,因它所帶來的麻煩,可能要花更多的時間 去清理.但要如何才能算是準確性呢？即是每件細節(jié)都很精確.這是需要時間、耐心與專心的.如果遵 循以下四步驟,就能做出準確的工作：- 小心完成每件工作.- 小心核對每個細節(jié)- 小心改正所有錯誤- 小心檢查修正過的細節(jié)在制作文件,如果需要列出價格時,行政助理要小心地打字,小心地檢查價格是否正確,小心 修正任

3、何錯誤,然后在小心地核對修正過的價格.你會疑心,如果沒發(fā)現(xiàn)任何錯誤,而一再檢查, 是否很費時.不,絕不.如果檢查十次,還未發(fā)現(xiàn)任何錯誤,但在第十一次才發(fā)現(xiàn)錯誤,所花的時 間還是值得的.準確性,即是小心地檢查過,小心地改正過,小心地再檢查過的小心的工作.好判斷力：每位領(lǐng)導(dǎo)都要求行政助理有好的判斷力.如果行政助理總是抱歉說：對不起,這件事我未想到那么,就必須培養(yǎng)此特質(zhì).幸運地,這是可以培養(yǎng)練習(xí)的.這要有好的判斷力,可遵循以下四個步 驟：第一步驟：想想看你正在做什么現(xiàn)在你已能不必想而能夠記事、打字、讀、說、及聽.思考就是限制心思；即是,集中精神.所以,思考是練習(xí)好判斷力的絕對要素.第二步驟：看看是否

4、該采取行動.如果能集中思考,便知是否該采取行動.例如,是否有錯要改、有問題要問、有業(yè)務(wù)待改良、 或程序要變動等.如果自己水平辦不到,找領(lǐng)導(dǎo)去.不錯過任何采取行動的時機.第三步驟：研析各種因素.當(dāng)你需要采取行動時,研析一切情況一調(diào)查、綜合、分析-以判斷是否有未考慮到的因素,值得再斟酌.第四步驟：當(dāng)機采取行動1文檔來源為：從網(wǎng)絡(luò)收集整理,word版本可編輯,歡送下載支持文檔來源為：從網(wǎng)絡(luò)收集整理,word版本可編輯.歡送下載支持依各種因素,衡量該采取的行動.然后,在適當(dāng)?shù)臅r機,采取必要的行動.以下舉個好判斷力 的實例.?情況一?領(lǐng)導(dǎo)交待行政助理去寫一封信.當(dāng)行政助理在寫信時對于時間問題沒有十分肯定

5、.經(jīng)過判斷后,再去請示領(lǐng)導(dǎo),原來領(lǐng)導(dǎo)弄錯了.行政助理的正確判斷,省下很多麻煩,也獲得領(lǐng)導(dǎo)的贊許.?情況二?領(lǐng)導(dǎo)感冒在家.有位很重要的客戶打 來.急著要與領(lǐng)導(dǎo)談一筆生意.行政助理判斷分析, 覺得良機不可失,況且領(lǐng)導(dǎo)只是感冒而已.所以,行政助理決定去電告知領(lǐng)導(dǎo),但首先準備客戶的 齊全資料,以備領(lǐng)導(dǎo)詢問.最后,領(lǐng)導(dǎo)稱贊行政助理的好的判斷力.工作效率：工作效率即是在最短的時間內(nèi)有條理、有系統(tǒng)地完成最大的任務(wù).一般辦公時間同樣為八小時,有些行政助理能處理好很多件任務(wù)；有些行政助理那么處理不了一件相同的任務(wù).如果水平都相同的 話,那差異就在于做事有無工作效率.有效率的行政助理在收集資料做報告時,會向各可靠

6、的來源獲得資訊并取以下的步驟：一把整個資料分成許多單元一把每單元資料分別寫在紙條上一把每單元依其來源來分類一把紙條依系統(tǒng)排列一把相關(guān)的單元歸類成檔用此方法可以有系統(tǒng)地完成任務(wù).有系統(tǒng)、有條理即是工作效率的先決條件.在辦公室里的業(yè) 務(wù)程序也是需要有條理、有系統(tǒng).例如,領(lǐng)導(dǎo)出差,他希望行政助理作 記錄.行政助理那么必須 能篩選 ,并把每通 的重點記在便條紙上,以便領(lǐng)導(dǎo)回來,即可一目了然,這就是工作效率.機智性機智性來自 再升rise again 之意.對于一個行政助理,機智意即：在傳統(tǒng)因襲的方式進 行不通時,轉(zhuǎn)向其他的資源或方法,以求解決.領(lǐng)導(dǎo)有時會指派難以完成的任務(wù).行政助理,甚至 在心里頹喪時

7、,必須保持樂觀的態(tài)度.在遇困難時,不放棄,而試著找其他可行之道,再嘗試,直 到成功.有位領(lǐng)導(dǎo)想找一份資料,但在檔案里,遍找不著.行政助理由檔案里得知資料來自當(dāng)?shù)氐膶I(yè) 協(xié)會會長,就決定去找這位會長,但即發(fā)現(xiàn) 簿沒登記.所以行政助理打 到他家,間接得知 他辦公室的 號,再打給他的行政助理,而獲得那份資料.其實行政助理早就可以放棄了,但 沒有.機智是設(shè)法找出不同的解決方法,直到成功為止.主動性主動性即是能預(yù)見該做的事.沒有指使,便主動地去做.所有行政助理工作皆需要主動性去完 成：指定的工作、例行工作、流程業(yè)務(wù)、及創(chuàng)意的工作.主動性可分為二種方式：- 為領(lǐng)導(dǎo)的方便.效勞性- 為領(lǐng)導(dǎo)分憂解勞.業(yè)務(wù)性第

8、一方式：有位行政助理把客戶來信給領(lǐng)導(dǎo)看時,通常把先前相關(guān)的通信資料附上,以利領(lǐng)導(dǎo)參考.領(lǐng)導(dǎo) 可能沒時間看它,但他喜歡這樣,以利得知來龍去脈,并做出最正確之決定與指定.第二方式：行政助理由報上得知領(lǐng)導(dǎo)之朋友被任命為某公司之董事長.行政助理把報導(dǎo)剪下并附上自己先 擬的祝賀函,一起呈給領(lǐng)導(dǎo).不管主喜不喜歡這封祝賀函,他一定會感謝行政助理的主動性的. 對人方面：考慮周到：行政助理要能體諒、幫助、同情別人.考慮周到即是在為自己著想前,先考慮別人.如果一個 人不能考慮別人,便僅僅只會依本性來做,由于人總是先考慮到自己.所以,考慮周到的資質(zhì)是需 要練習(xí)與培養(yǎng)的.努力、紀律現(xiàn)練習(xí)將有助于修正思想模式.當(dāng)行政助

9、理能自然表達出先考慮別人 時,必能獲得真正的滿足.2文檔來源為：從網(wǎng)絡(luò)收集整理,word版本可編輯,歡送下載支持文檔來源為：從網(wǎng)絡(luò)收集整理,word版本可編輯.歡送下載支持以下的例子,顯示出如何恰當(dāng)?shù)乇憩F(xiàn)考慮周到：- 如果認為領(lǐng)導(dǎo)可能會急需要你的幫助時,就留在自己的位置上.考慮周到一在領(lǐng)導(dǎo)處于山窮水盡時,提供他有效的策略；當(dāng)他感頭疼時,幫他倒一杯涼水.同情心一領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室時,才打私人 .以領(lǐng)導(dǎo)方便為主總而言之,一位考慮周到的人,先考慮別人.圓滑性圓滑性使行政助理建立并維持和諧的工作關(guān)系.使用考慮周到的詞句及體貼的舉止,行政助理 可使人不感窘困與難過.相同地,其他人也會喜歡她他,由于她他的圓滑

10、性.由以下的原那么,可以練習(xí)圓滑性的技巧：小心選用字：- 不妥：你什么時候可完成那工作？語氣強佳：你在中午前可完成那工作嗎？委婉- 不妥：現(xiàn)在幫我打字.命令式佳：你介意現(xiàn)在幫我打字嗎？客氣- 不妥：你明天要來上班.命令式佳：你明天打算來上班嗎？尊重對方圓滑性就是承當(dāng)責(zé)罵：行政助理在打好信后,發(fā)現(xiàn)有個錯誤,是領(lǐng)導(dǎo)的疏忽所致.行政助理馬上承當(dāng)是自己的錯,并 立即修正.很微妙地,行政助理的承當(dāng)錯誤及承受責(zé)罵,使得此錯誤的情況,很完滿的解決了.圓滑性就是防止批評：少說 我早就告訴你！ 也不要說 我知道我是對的！ 就是你很肯定,也不要說這些話,以免傷了 對方的自尊心.當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)有錯時,防止批評,才能維持良好

11、的人際關(guān)系.圓滑性就是裝聾作?。郝牭接腥伺u,或聽到領(lǐng)導(dǎo)與他太太談到私人的事情時,一位圓滑的行政助理就必裝聾作啞, 才能保持鎮(zhèn)定,不受干擾,正常處理業(yè)務(wù).謹慎性：對于有經(jīng)驗的行政助理,謹慎性意味著把公司里所有業(yè)務(wù)保密.對于初任的行政助理,謹慎性 那么意味著只把機密性的業(yè)務(wù)保密.一般行政助理都通曉公司業(yè)務(wù),但有經(jīng)驗的行政助理,知道這一 切都是公司的機密.公司領(lǐng)導(dǎo)也是希望行政助理能謹慎地保密,不希望行政助理談?wù)撍墓ぷ骰蛩?的私生活.謹慎性即是謹守業(yè)務(wù)機密,少談?wù)撍酥絼?wù).責(zé)任感：領(lǐng)導(dǎo)通常把責(zé)任感列為行政助理條件之首.有責(zé)任感的行政助理是非常敬業(yè)的.忠于職守,做 事有條有理,有始有終.把領(lǐng)導(dǎo)所賦

12、予的任務(wù),當(dāng)作一種挑戰(zhàn),全力以赴鳳求完滿達成.責(zé)任感亦 是一種使命感,一種使命去承當(dāng)完滿達成領(lǐng)導(dǎo)所托付的任務(wù).由行政助理的業(yè)務(wù)來探討,行政助理的責(zé)任感可歸納為四方面：一努力達成領(lǐng)導(dǎo)上司交待的任務(wù).一盡力去執(zhí)行行政助理的例行業(yè)務(wù).一努力去完成領(lǐng)導(dǎo)上司未交待但必須做的任務(wù).一發(fā)揮協(xié)調(diào)的功能并以本身工作態(tài)度作為其他職員之表率一不遲到、不早退、坦誠待人、盡忠 職守.客觀性：客觀性是以超然的、無私的態(tài)度,來看整體性的情況后,才做出反響.并即,置身事外,以理 智而不帶感情、不帶私心的態(tài)度來分析一件事.行政助理是需要有客觀性的.有時候,工作受到批 評,文件要重打；或建議被拒絕了.行政助理可能會顯出沮喪、失望與泄氣.然而,領(lǐng)導(dǎo)即希望行 政助理能退一步,以全盤、客