行政文秘工作者必須掌握的知識

1、行政文秘工作者必須掌握的知識一、紅頭文件的制作及標準1、舉行頁面設置挑選“文件”“頁面設置”挑選“頁邊距”附簽，上：3。7厘米 下：3。5厘米 左：2。8厘米 右：2。6厘米。挑選“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設置成“奇偶頁不同”，在該選項前打“”。挑選“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”；“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設置成“28”個字符；“每頁”設置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。2、插入頁號挑選“插入”“頁碼”，“位置”設置為“頁面底端（

2、頁腳）”，“對齊方式”設置為“外側”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線；并將頁碼字號設置成“四號”；字體隨意；奇數(shù)頁的頁碼設置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設置成左空一個漢字。3、發(fā)文機關標識制作挑選“插入”“文本框”“橫排”菜單項，鼠標將會變成“”，在word 20xx版面上單擊鼠標左鍵，浮現(xiàn)一個文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵“設置文本框格式”，在這里來設置紅頭的屬性。挑選“色彩和線條”附簽，“色彩”設置成“無填充色彩”。挑選“大

3、小”附簽，“高度”設置成“2cm”；寬度設置成“15。5cm”。注：用戶可按照實際狀況調(diào)整尺寸。挑選“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據(jù)”設置成“頁面”；垂直對齊： “肯定位置”設置成“頁邊距”， “下側”設置成“2。5cm”平行文標準，“8。0cm”上行文標準，注：用戶可按照實際狀況調(diào)整尺寸。然后單擊“確定”。挑選“文本框”附簽，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩运性O置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的所有文字，將色彩設置成“紅色”，字體設置成“小標宋簡體”，字號按照文本框的大小設置成相應字號，但要盡量彌漫該文本框

4、，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。4、紅線制作首先將“視圖”“工具欄”“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標右鍵，挑選“設置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里舉行設置。挑選“色彩和線條”附簽，“色彩”設置為“紅色”；“虛實”設置為“實線”；“粗線”設置為“2。25磅”。挑選“大小”附簽，“寬度”設置為“15。5cm”。挑選“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據(jù)”設置成“頁面”，垂直對齊：“肯定位置”設置成“頁邊距

5、”，“下側”設置成“7cm” 平行文標準，“13。5cm”上行文標準，注：用戶可按照實際狀況舉行調(diào)整。單擊確定。5、文號制作平行文文號：文號三號仿宋、居中顯示。上行文文號：文號三號仿宋字體、左空一個字的距離；簽發(fā)人三號仿宋字體；簽發(fā)人姓名三號楷體、右空一個字的距離。注：文號一定要用法六角符號。六角符號插入辦法：挑選“插入”“符號”“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于預備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。6、主題詞制作挑選“表格”“插入”“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵表格屬性“表格”附簽，“對齊方式”設置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，

6、在表格中填寫詳細內(nèi)容：主題詞用三號黑體；主題詞詞目用三號小標宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。7、保存成模板文件單擊“文件”“保存”，“保存類型”：挑選“文檔模板（*。dot）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（普通不做，默認即可）。 至此，模板制作完成。以后全部屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，挺直舉行公文正文的排版。 要對該模板舉行修改，可以調(diào)出相應模板，辦法是：挑選“文件”“打開”，找到相應的模板路徑，若模板保存時按系統(tǒng)默認設置的，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可舉行修改。二、公文正文排版1。依據(jù)模板建立新公文：挑選“文件”“新建”“常用”附簽，選中

7、所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。2。制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容按照用戶的實際需求，可以挺直錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進來，但必需遵循以下國家標準：標 題二號小標宋字體，居中顯示； 主送機關三號仿宋字體，頂格，冒號用法全角方式；正 文三號仿宋字體；成文日期三號仿宋字體，右空四個字的距離，“”和六角符號的輸入辦法全都，不能用法“字母o”或“數(shù)字0”代替。文號、簽發(fā)人、主題詞根據(jù)模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、成文日期、主題詞的互相位置調(diào)節(jié)好。三、用word制作電子公章1、圖章輪廓挑選“插入圖片自選圖形”，在“繪圖”工具欄中挑選橢圓，按下sf

8、ift鍵在文檔中拖出一個圓，設置為“無填充色”，線條寬度為2磅，色彩為紅色，“疊放次序”為“最底層”。2、編輯文字在文檔中插入藝術字，挑選環(huán)形藝術字，輸入內(nèi)容后設置字體、字號，然后用藝術字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi)，可以用ctrl鍵和方向鍵協(xié)助移動到精確的位置。并把藝術字設置成紅色。3、插入五角星在“自選圖形星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫出一個大小適合的五角星，并設置成紅色，移動到圓中合適的位置，然后選中圓、藝術字、五角星，單擊鼠標右鍵，挑選“組合”，一個公章就制作出來了，要用時復制一個到目標處，是不是很正規(guī)?。〉?，用word制作電子公章可以用在普通的文檔

9、中，但假如是官方的行文，則要求公章有防偽功能，別人不能仿制，這時候，我們可以用辦公之星來制作可以防偽的電子公章。制作可以防偽的電子公章在辦公之星中，制作公章就容易得多，挺直在“插入印章圓形印章”中即可加入印章。在對話框中設置好印章的參數(shù)時，在文本中就可以看到印章的狀況。特殊的是，軟件對生成的印章有對應的數(shù)字防偽標識，你還可以給印章設置密碼來舉行庇護，防止非授權的編輯。當要查看印章的真?zhèn)位驅(qū)τ≌屡e行修改、復制時，可以右擊印章，浮現(xiàn)“印章密碼”對話框，要求輸入正確的密碼，同時顯示印章的數(shù)字防偽標識（在此可以驗證印章的真?zhèn)危?。其實，假如要舉行網(wǎng)上發(fā)文件，可以先在辦公之星中制作出一個標準的電子印章后，復制到word中，保存后，就可以常常調(diào)用了。如何設置文檔、文字、圖片“