企業(yè)內部控制應用指引―采購

1、 1 / 5 企業(yè)內部控制應用指引采購 第一章總則 第一條為了引導企業(yè)加強對采購業(yè)務的內部控制，規(guī)范請購與審批、采購與驗收、付款等行為，防范采購過程中的差錯和舞弊，根據國家有關法律法規(guī)和企業(yè)內部控制基本規(guī)范，制定本指引。 第二條本指引所稱采購，主要是指企業(yè)外購商品并支付價款的行為。 企業(yè)外購服務并支付價款的控制，可以參照本指引的規(guī)定執(zhí)行。 第三條企業(yè)至少應當關注涉及采購業(yè)務的下列風險： （一）采購行為違反國家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經濟損失和信譽損失。 （二）采購未經適當審批或超越授權審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導致損失。 （三）請購依據不充分、不合理，相關審批程序不規(guī)范、不正確，可

2、能導致企業(yè)資產損失、資源浪費或發(fā)生舞弊。 （四）采購行為違反法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度的規(guī)定，可能受到有關部門的處罰造成資產損失。 （五）驗收程序不規(guī)范，可能造成賬實不符或資產損失。 （六）付款方式不恰當、執(zhí)行有偏差，可能導致企業(yè)資金損失或信用受損。 第四條企業(yè)在建立與實施采購內部控制中，至少應當強化對下列關鍵方面或者關鍵環(huán)節(jié)的控制： （一）職責分工、權限范圍和審批程序應當明確規(guī)范，機構設置和人員配備應當科學合理。 （二）請購事項應當明確，請購依據應當充分適當。 2 / 5 （三）采購行為應當合法合規(guī)，采購與驗收流程及有關控制措施應當明確規(guī)范。 （四）付款方式和程序、與供應商的對賬辦法應當有明確規(guī)

3、定。 第二章職責分工與授權批準 第五條企業(yè)應當建立采購業(yè)務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。 企業(yè)采購業(yè)務的不相容崗位至少包括： （一）請購與審批。 （二）供應商的選擇與審批。 （三）采購合同協議的擬訂、審核與審批。 （四）采購、驗收與相關記錄。 （五）付款的申請、審批與執(zhí)行。 第六條企業(yè)應當建立采購業(yè)務的授權制度和審核批準制度，并按照規(guī)定的權限和程序辦理采購業(yè)務。 有條件的企業(yè)或企業(yè)集團，采購職責權限應當盡量集中，以提高采購效率，堵塞管理漏洞，降低成本和費用。 第七條企業(yè)可以根據具體情況對辦理采購業(yè)務的人員定期進行崗位輪換，防范采

4、購人員利用職權和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害企業(yè)利益的風險。 第八條企業(yè)應當按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購業(yè)務，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續(xù)、采購訂單或采購合同協議、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。 第三章請購與審批控制 3 / 5 第九條企業(yè)應當建立采購申請制度，依據購置商品或服務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，并明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。 企業(yè)采購需求應當與企業(yè)生產經營計劃相適應，具有必要性和經濟性。 需求部門提出的采購需求，應當明確采購類別、質量等級、規(guī)

5、格、數量、相關要求和標準、到貨時間等。 有條件的企業(yè)應當設置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進行審核，并進行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計劃。 第十條企業(yè)應當加強采購業(yè)務的預算管理。對于預算內采購項目，具有請購權的部門應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)；對于超預算和預算外采購項目，應當由審批人對請購申請進行審批，設置請購部門的，應當由請購部門對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理請購手續(xù)。 第十一條企業(yè)應當建立嚴格的請購審批制度。對于超預算和預算外采購項目，應當明確審批權限，由審批人根據其職責、權限以及企業(yè)實際需要對請購申請進行審批。 第四章采購與驗收控制 第十二條企業(yè)應當建立采購與

6、驗收環(huán)節(jié)的管理制度，對采購方式確定、供應商選擇、驗收程序及計量方法等作出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化以及所購商品在數量和質量方面符合采購要求。 企業(yè)應當建立供應商評價制度，由企業(yè)的采購部門、請購部門、生產部門、財會部門、倉儲部門等相關部門共同對供應商進行評價，包括對所購商品的質量、價格、交貨及時性、付款條件及供應商的資質、經營狀況、信用等級等進行綜合評價，并根據評價結果對供應商進行調整。 企業(yè)應當對緊急、小額零星采購的范圍、供應商的選擇作出明確規(guī)定。 第十三條企業(yè)應當根據商品或服務等的性質及其供應情況確定采購方式。大宗商品或服務等的采購應當采用招投標方式并簽訂合同協議；一般物品或服 4 /

7、5 務等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協議；小額零星物品或服務等的采購可以采用直接購買等方式。 企業(yè)應當對例外緊急需求、小額零星采購等特殊采購處理程序作出明確規(guī)定。 第十四條企業(yè)應當明確采購價格形成機制。大宗商品或勞務采購等應當采用招投標方式確定采購價格，并明確招投標的范圍、標準、實施程序和評標規(guī)則。其他商品或勞務的采購，應當根據市場行情制定最高采購限價，不得以高于采購限價的價格采購。以低于最高采購限價進行采購的可以適當方式予以獎勵。企業(yè)應根據市場行情的變化適時調整最高采購限價。委托中介機構進行招投標的，應當加強對中介機構的監(jiān)督。 第十五條企業(yè)應當充分了解和掌握有關供應商信譽、供

8、貨能力等方面的信息，由采購、使用等部門共同參與比質比價，并按規(guī)定的授權批準程序確定供應商。小額零星采購也應當由經授權的部門事先對采購價格等有關內容進行審核。 對單價高、數量多的物資采購，企業(yè)應當制定嚴格的比質比價采購制度。 第十六條企業(yè)應當根據規(guī)定的驗收制度和經批準的訂單、合同協議等采購文件，由專門的驗收部門或人員、采購部門、請購部門以及供應商等各方共同對所購物品或服務等的品種、規(guī)格、數量、質量和其他相關內容進行驗收，出具檢驗報告、計量報告和驗收證明。 對驗收過程中發(fā)現的異常情況，負責驗收的部門或人員應當立即向有關部門報告；有關部門應當查明原因，及時處理。 第五章付款控制 第十七條財會部門應當

9、參與商定對供應商付款的條件。 企業(yè)采購部門在辦理付款業(yè)務時，應當對采購合同協議約定的付款條件以及采購發(fā)票、結算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核，并提交付款申請，財務部門依據 5 / 5 合同協議、發(fā)票等對付款申請進行復核后，提交企業(yè)相關權限的機構或人員進行審批，辦理付款。 第十八條企業(yè)應當建立預付賬款和定金的授權批準制度，加強預付賬款和定金的管理。 企業(yè)應當加強對大額預付賬款的監(jiān)控，定期對其進行追蹤核查。對預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等進行綜合判斷；對有疑問的預付賬款及時采取措施，盡量降低預付賬款資金風險和形成損失的可能性。 第十九條企業(yè)應當加強應付賬款和應付票