某電子公司423文件控制程序

1、XXXX電子有限公司文件編號：JCH-QMSP-4.2.3文件控制程序版本號： B/0第5 頁 共5頁1 目的對與組織質(zhì)量管理體系有關的文件進行控制，確保各相關場所使用文件為有效版本。2 范圍適用于與質(zhì)量管理體系有關的文件控制，包括外來技術文件、管理文件、標準法律法規(guī)等。3 職責3.1總經(jīng)理負責批準、發(fā)布質(zhì)量手冊和程序文件。3.2 管理者代表負責審核質(zhì)量手冊、程序文件和審批其它現(xiàn)有體系文件（包括質(zhì)量記錄表格）。3.3 各部門經(jīng)理負責本部門相關文件的編制、使用和保管。3.4 辦公室負責組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審、發(fā)放和回收管理、負責各種標準的收集與管理。3.5 各部門負責與質(zhì)量管理體系有關的文

2、件的收集、整理和歸檔等。4 工作程序4.1 文件分類及保管4.1.1 質(zhì)量手冊為公司第一級質(zhì)量管理體系文件，由辦公室備案保存；各部門對本部門的質(zhì)量手冊進行保管。4.1.2 程序文件匯編為公司第二級質(zhì)量管理體系文件，由辦公室備案保存; 各部門對本部門的質(zhì)量手冊進行保管。4.1.3 公司第三級質(zhì)量管理體系文件分為兩類：a） 部門工作手冊，作為各部門運行質(zhì)量管理體系的常用實施細則：包括管理標準（部門管理制度）；工作標準（崗位責任制和任職要求等）；技術標準（國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準及作業(yè)指導書、檢驗規(guī)范等）；質(zhì)量記錄文件等，由各部門自行保存并報辦公室備案存檔；b） 其他質(zhì)量管理文件：可以是針對特定

3、項目、產(chǎn)品或合同編制的質(zhì)量計劃或其他標準、規(guī)范等，文件組成應適合于其特有的活動方式，由各相關部門保存、使用。4.1.4 公司各級管理性文件，如各種管理規(guī)章制度、外來的管理性文件，包括與質(zhì)量管理體系有關的政策，法規(guī)文件等，由辦公室保存。4.2 文件的編號質(zhì)量管理體系文件的編號規(guī)定:-2-a) 質(zhì)量手冊公司名稱代號-質(zhì)量手冊-發(fā)布年份例如：JCH-QMS-2007；JCH-表示金川電子有限公司,QMS-表示質(zhì)量手冊;2007年發(fā)布年份。b) 程序文件公司名稱代號-程序文件-章節(jié)號(發(fā)布年份)例如:JCH-QMSP-4.2.3; JCH表示金川電子;QMSP表示程序文件,4.2.3表示文件控制文件代

4、號.c) 質(zhì)量記錄：企業(yè)代號-質(zhì)量記錄代號-標準條款號-質(zhì)量記錄編號例如：JCH-QR5.6-01；JCH表示金川電子；QR表示質(zhì)量記錄；5.6表示標準條款號管理評審，01表示第一個質(zhì)量記錄表格。d) 公司其它文件： 企業(yè)代號-文件代號+部門名稱-文件順序號-編制年號例如：JCH-G.PZ05-2007，JCH表示金川電子；PZ05表示品質(zhì)部發(fā)放的第5號放管理文件，2007表示發(fā)布年份。流程圖：企業(yè)代號文件代號.流程圖文件順序號編制年號例如：JCH-G.SP05-2006 JCH表示金川電子；G.SP05表示第5號管理流程圖, 2006表示發(fā)布年份。4.3 文件的編寫、審核、批準、發(fā)放公司所有

5、文件在發(fā)布前必須得到批準，以確保文件是充分與適宜的：a）質(zhì)量手冊、程序文件由辦公室負責組織編寫，由管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準發(fā)布，由辦公室負責登記、發(fā)放、備案保存；b）各部門工作手冊由各部門經(jīng)理組織編寫、匯總，由管理者代表審批，辦公室負責登記、發(fā)放；c）辦公室負責將各部門編寫、使用的各類文件進行匯總并編制受控文件清單，確保各部門、崗位使用有效文件。并根據(jù)該清單將待發(fā)放和回收的文件名稱、文件編號或標準號登入到文件發(fā)放、回收記錄中，實施發(fā)放和回收，確保文件使用的各場所都能得到相關文件的適用版本。d) 外來管理性文件、標準和法律法規(guī)文件由辦公室負責登記、發(fā)放并備案保存。e) 技術性（外來）文件由

6、工程部負責登記發(fā)放并備案保存。-3-4.4 文件的受控狀況本公司的質(zhì)量管理體系文件分為“受控”和“非受控”兩大類。a）受控文件主要指與質(zhì)量管理體系運行緊密相關的文件。主要控制此類文件的編制、發(fā)放、修改、回收、作廢等；所有受控文件應在該文件封面加蓋“受控”印章，并注明分發(fā)號。b）向供應商提供的產(chǎn)品圖紙或技術文件都必須加蓋“受控”印章。c)非受控文件主要指用于投標或向顧客提供證實的文件，此類文件發(fā)放時應在其封面加蓋“非受控”印章。4.5 文件的更改a) 質(zhì)量手冊、程序文件由辦公室主持更改，填寫文件更改通知單，經(jīng)管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準后更改。b) 其他文件的更改由各相應主管部門負責人主持更改

7、，填寫文件更改通知單，經(jīng)管理者代表審批，再由各相應部門指定人員進行更改。如果指定其他人員審批時，該人員應獲得審批所需依據(jù)的有關背景資料；c）技術性文件的更改由工程部經(jīng)理審批。d) 技術文件由工程部按文件發(fā)放回收記錄進行收回和重新發(fā)放，其他被更改的原文件和更改后的文件由辦公室按文件發(fā)放回收記錄進行收回和重新發(fā)放，以確保有效文件的唯一性。都應保留文件更改內(nèi)容的記錄；4.6 文件的領用a） 文件使用者在文件發(fā)放回收記錄中簽字,經(jīng)辦公室負責人審批后方可領用。b） 因破損而重新領用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應舊文件；因丟失而補發(fā)的文件，應給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效；辦公室作好相應

8、發(fā)放簽收記錄并保存。4.7文件的保存、作廢與銷毀4.7.1文件的保存a） 與質(zhì)量管理體系相關的文件都必須分類存放在干燥通風、防潮、安全的地方；b） 各部門文件由本部門自行保管。辦公室每季度對各部門文件保管情況進行檢查；c） 對受控文件，辦公室文件保管員應及時填寫受控文件清單。每年應對各部門使用的受控文件按照有效文件清單進行檢查，有無變化，進行處置。d） 任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。e） 質(zhì)量記錄由各部門自行保存，超過保存期限的文件交由辦公室進行處理。4.7.2文件的作廢和處置a） 所有失效或作廢文件由相關部門及時從使用場所撤出，加蓋“作廢”印章

9、，確保防止作廢文件的非預期使用；b） 為某種原因需保留的任何已作廢的文件，應加蓋“作廢保留”印章以示區(qū)別；c） 對要銷毀的作廢文件，由相關部門整理后，由辦公室填寫文件銷毀保留申請單，經(jīng)管理者代表確認，由辦公室集中處置。4.8外來文件的控制4.8.1 辦公室負責外來文件控制，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。4.8.2辦公室負責收集相關國家、行業(yè)、國際標準的最新版本，加蓋“受控”印章，分發(fā)到相關部門使用.4.8.3辦公室負責對過期的標準回收并進行處置。4.8.3辦公室要把上述標準及其他與質(zhì)量管理體系有關的外來文件列入受控文件清單。4.9每間隔三月由辦公室組織各部門對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進行定期評審，各部門結(jié)合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改，執(zhí)行4.5條款規(guī)定。4.10 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應參照上述規(guī)定執(zhí)行。4.11 作為質(zhì)量記錄的文件應執(zhí)行質(zhì)量記錄控制程序。5 相關文件5.1JCH-G.SP-003 文件控制流程圖5.2 JCH-G.SP -004 質(zhì)量記錄控制流程圖5.3JCH-QMSP-4.2.4 質(zhì)量記錄控制程序5.4 JCH-G.SP -009 工藝文件控制流程圖6 相關