行政采購流程

1、行政采購管理流程、管理目的 規(guī)范行政采購行為， 整合公司資源， 統(tǒng)一調(diào)配公司行政用品，節(jié)約財務(wù)成本。、適用范圍1. 適用部門行政采購管理流程適用于行政采購過程中所涉及的所有相關(guān)部門，這包括公司所有職能部門，其中商品部是采購實施部門。2 . 適用對象 行政采購管理流程適用于公司除商品、商標(biāo)輔料、道具以外的所有行政辦公 用品的采購。三、行政采購管理1. 行政需求計劃管理 由公司各職能部門根據(jù)工作內(nèi)容需求，提交行政辦公用品需求單至商品 部，公共使用類的辦公用品有行政部門統(tǒng)一采購。要求：各部門的需求計劃必須按月制定，在每月 20 日前完成并提交。對專業(yè)性辦公用品的采購，由所需部門協(xié)助商品采購部門共同采

2、購。2. 行政辦公用品需求單的審批流程2.1 行政辦公用品需求單填寫要求行政辦公用品需求單用于所需求的行政辦公用品倉庫庫存為零的情況，但部門又確實需要使用時，填寫該單據(jù)。行政辦公用品需求單 須填寫完整、 準(zhǔn)確，涂改的行政辦公用品需求單商品部有權(quán)退回不予受理；行政辦公用品需求單須由部門負(fù)責(zé)人親筆簽署；行政辦公用品需求單原件提交商品部。2.2行政辦公用品需求單審核2.2.1商品部對各部門的行政辦公用品需求單進行同類匯總，并在2 個工作日內(nèi)完成評估，評估的依據(jù)是公司全年預(yù)算及庫存狀況。2.2.2審核后的行政辦公用品需求單提交董事長審批。2.2.3審批通過的行政辦公用品需求單由商品部制訂采購計劃，未通

3、過的，行政辦公用品需求單退還申請部門。要求：各部門遞交行政辦公用品需求單時必須遵循節(jié)約的原則。3. 行政采購計劃制定3.1 行政采購計劃由商品部根據(jù)審批通過的行政辦公用品需求單統(tǒng)一制定。3.2 行政采購計劃由商品部提交董事長審批通過后實施。要求：行政采購計劃須明確采購實施時間、要求商品入庫時間、采購單價、資金 預(yù)算、付款計劃等。4. 行政采購4.1 供應(yīng)商評估4.1.1 商品部負(fù)責(zé)根據(jù)審批后的行政采購計劃對供應(yīng)商進行考察、評估。除非臨時急需，對任何辦公用品的采購，都應(yīng)是進行詢價、比價、議價，并將最終議定價報相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可實施采購任務(wù)。4.1.2 建立供應(yīng)商基礎(chǔ)信息檔案。供應(yīng)商基礎(chǔ)信

4、息包括：三證、公司名稱、詳細(xì)地址、交貨能力、交貨方式、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。4. 2 供應(yīng)商談判、簽約經(jīng)商品部考察、評估合格的供應(yīng)商，雙方就所要采購的產(chǎn)品進行詢價和議價后，雙發(fā)達(dá)成一致簽訂合同，在與公司簽訂合同（包括生產(chǎn)管理合同、授權(quán)管理合同、產(chǎn)品定購單等）后，建立產(chǎn)品供應(yīng)關(guān)系。 要求：采購合同按公司合同審核流程執(zhí)行。4. 3行政辦公用品定購單實施在合同有效期內(nèi)，根據(jù)行政辦公用品需求單和商品的庫存情況以及商品供應(yīng)單位的生產(chǎn)能力和交貨能力，制定行政辦公用品定購單，傳真至商品供 應(yīng)單位，并經(jīng)供應(yīng)單位蓋章確認(rèn)后寄回。要求：按公司合同審核流程執(zhí)行；與已簽訂的尚在有效期內(nèi)的合同一起存檔備查；定購單一式三份

5、，供應(yīng)商、商品部、法務(wù)部各執(zhí)一份；定購單須為原件，不得以傳真件、復(fù)印件為存檔文件。特殊情形下定購單原件未及時返回的，可臨時按復(fù)印件或傳真件、電子文件等方式安排生產(chǎn)，由商品部負(fù)責(zé)跟蹤雙方簽章過 程。定購單內(nèi)容必須包括：產(chǎn)品名稱、顏色、規(guī)格（尺碼） 、數(shù)量、交期、包裝 及運輸方式、付款方式、財務(wù)票據(jù)憑證、違約責(zé)任等；分次分批交付的，須寫明 每批次交付的數(shù)量及規(guī)格比例和顏色比例。4.3.1 行政辦公用品定購單履約過程中的調(diào)整當(dāng)原行政辦公用品定購單要求的交貨時間和數(shù)量不能滿足銷售部門的銷售需求，應(yīng)及時與商品供應(yīng)單位溝通，在其交貨能力允許的前提下，調(diào)整原行政辦公用品定購單的交貨時間和數(shù)量，以盡可能滿足銷

6、售部門的銷售需求。4.3.2行政辦公用品定購單履約過程的跟蹤 跟蹤商品的交貨情況與行政辦公用品定購單規(guī)定的要求是否相符，這包 括：交貨時間、交貨商品、顏色、規(guī)格（尺碼）、數(shù)量和質(zhì)量等。申請部門4.3.3 異常報告 如發(fā)現(xiàn)不符合行政辦公用品定購單載明的要求或可能出現(xiàn)異常，應(yīng)在執(zhí)行。曉或發(fā)現(xiàn)后一個工作日內(nèi)填寫異常報告表，提交部門負(fù)責(zé)人、行政辦公用品采購 和法務(wù)部，由各相關(guān)部門出具對異常情況處理意見后，報送董事長審批4. 4 . 行政辦公用品驗收4.4.1 行政辦公用品到貨簽收 每批次辦公用品到貨，都必須由行政辦公用品負(fù)責(zé)人清點驗收，混箱包裝必須當(dāng)面打開清點，驗收無異議的，由負(fù)責(zé)人簽收， 并注明簽收

7、的辦公用品單位箱/品供應(yīng)單運輸單位、車牌號、送貨人、差異商品及數(shù)量等信息），并立即通報部門領(lǐng)導(dǎo)， 未經(jīng)商品供應(yīng)單位確認(rèn)的不得簽收。4.4.2 行政辦公用品入庫審核 每批次辦公用品入庫，都必須由商品部審核批準(zhǔn)，審核內(nèi)容主要包括：入庫的商品及其款式、顏色、規(guī)格、數(shù)量是否和行政辦公用品定購單相符，交貨時間是否符合行政辦公用品定購單約定，發(fā)現(xiàn)異常情況時，應(yīng)立即書面報部門領(lǐng)導(dǎo)。4.4.3 行政辦公用品入庫檢驗 每批次辦公用品入庫，都必須有專人抽檢其質(zhì)量（包括包裝質(zhì)量）是否滿足行政辦公用品定購單要求，如發(fā)現(xiàn)商品質(zhì)量異常，應(yīng)及時報商品部。要求：抽檢方法和標(biāo)準(zhǔn)另定。4.4.4 入庫商品清點 每批次商品入庫后，

8、都必須開箱清點，確保數(shù)量與訂購單一致，品質(zhì)與訂貨前相關(guān)部門確認(rèn)的要求一致， 并要求相關(guān)接收人員在商品入庫單 上簽字確認(rèn)。5. 行政辦公用品入庫統(tǒng)計每批次商品入庫，都必須按格式記錄于“商品入庫記錄表”，記錄內(nèi)容包括： 日期、系統(tǒng)入庫單據(jù)號、商品供應(yīng)單位、商品名稱、數(shù)量、單價及金額，并相應(yīng)編號。6. 定購行政辦公用品完成情況評定每一份行政辦公用品定購單履約完成后，都應(yīng)對其完成情況做出評定，完成行政辦公用品定購單完成情況表四. 采購結(jié)算1. 憑證種類 行政辦公用品采購憑證包括：行政辦公用品委托訂購單、行政辦公用套）；如驗收有異議，應(yīng)立即由倉儲物流負(fù)責(zé)人和商品供應(yīng)單位溝通，經(jīng)辦公用 位確認(rèn)后出具憑證，

9、收貨簽收單必須由送貨單位簽字佐證（內(nèi)容包括：品 定購單、商品供應(yīng)單位送貨單 、倉庫商品入庫單2. 憑證要求2.1 行政辦公用品定購單必須經(jīng)商品供應(yīng)單位蓋章確認(rèn)的原件；2.2 商品供應(yīng)單位的送貨單必須標(biāo)明相符的單位全稱或加蓋有單位送貨章；3.4.2.3 倉庫商品入庫單必須有倉庫責(zé)任人簽收確認(rèn)。憑證保管 所有憑證應(yīng)對應(yīng)商品入庫單的“百勝入庫單號”編號保管。往來帳目核對 商品部應(yīng)在每月 15 日前與各商品供應(yīng)單位核對上月帳目，核對無誤后，具行政辦公用品采購?fù)鶃韺?，并由雙方簽章確認(rèn)。5.結(jié)算 商品部收到各供應(yīng)單位增值稅發(fā)票后，附上相對應(yīng)的行政辦公用品定購單、供應(yīng)商送貨單 、商品入庫單等憑證一并交

10、財務(wù)，根據(jù)合同或行政辦公用品定購單規(guī)定的付款期限，向財務(wù)部遞交付款申請單6.結(jié)算信息記錄 商品部對收到的各供應(yīng)單位的增值稅發(fā)票以及財務(wù)部已支付的貨款，都應(yīng)記記錄。7.合同終止結(jié)算 合同履行終止后，必須簽訂結(jié)算協(xié)議書。結(jié)算協(xié)議書的文本樣式可以要求務(wù)部根據(jù)商品部需求擬定。五、行政辦公用品庫存信息統(tǒng)計1 . 每天及時登記進出庫用品，錄入 BS3000 系統(tǒng)，并完成每日庫存統(tǒng)計表，以備各部門領(lǐng)用時可參考庫存情況決定是否采購。2 ?每日商品庫存統(tǒng)計表必須填寫完整，填寫內(nèi)容應(yīng)包括：辦公用品貨號、名稱、款式、顏色、規(guī)格、數(shù)量以及近期到貨信息。3根據(jù)不同行政辦公用品的性質(zhì)、使用消耗頻率設(shè)定一定的庫存比例，已保證領(lǐng)用時有足夠的庫存 六、附則1. 本行政辦公用品采購管理流程的制定、修改、解釋權(quán)歸商品部2 . 本行政辦公用品采購管理流程自董事長審批后公布施行。行政用品采購流程圖逋報行政川品樣川莊統(tǒng)讓表各部門遞交對門攻辦公川品需求單®£行政辦公用品需求單必凈核確認(rèn)疋行政辦公用晶需求單匯總單捉交董事氏市批U制足采購計劃并實施未通過的退冋捉交部IJ.并注明退冋原因詢誓攵辦公川品定購單藥洪方希草跟蹤采購實施過程界常悄況及時