四川外語學(xué)院行政公文處理辦法

1、四川外語學(xué)院行政公文處理辦法（試行）第一 總則第一條 為使本院行政公文處理工作科學(xué)化制度化規(guī)范化，根據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法和上級(jí)行政機(jī)關(guān)有關(guān)公文管理辦法，結(jié)合本院實(shí)際惰況，特制定四川外語學(xué)院行政公文處理辦法。第二條行政公文是學(xué)院行政及下厲各系（院）、直屬部門在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法治校和進(jìn)行行政活動(dòng)的重要工具。第三條公文處理指公文的辦理-營(yíng)理整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)銜接有序的工作。第四條公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)»求超.精簡(jiǎn).商效的原則，并做到及時(shí).準(zhǔn)確.安全。第五條各部門要商度畫視并積極推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)工作，推廣電子公文，減少紙質(zhì)公文，提

2、高公文處理工作效率和質(zhì)第六條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密.法律.法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。第二» 公文處理組織第七條學(xué)院辦公室是學(xué)院行政公文處理的管理機(jī)構(gòu)。主要職責(zé)是:（一）制定S落實(shí)公文處理規(guī)章制度，做好學(xué)院行政公文的處理工作;（二）對(duì)院內(nèi)各部門的行政公文工作進(jìn)行指導(dǎo);（三）負(fù)責(zé)行政公文辦理過程中的督査工作，督促檢査學(xué)院各部門貫徹落實(shí)上級(jí)機(jī)關(guān)和學(xué)院的各項(xiàng)政策S決定;（四）指導(dǎo)有關(guān)部門搞好辦公自動(dòng)化建設(shè);（五）負(fù)責(zé)行政公文處理中的安全保密工作;（六）憲成與行政公文處理有關(guān)的其他工作;第八條 院內(nèi)各部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視行政公文工作，加強(qiáng)本部門對(duì)行政公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)

3、與檢查，并使公文處理工作規(guī)范化。第九條 各部門必須配備專職人員負(fù)赍公文處理工作。其工作職責(zé)是:（1）根據(jù)行政公文處理辦法，制訂本部門的公文處理規(guī)則;（二）負(fù)費(fèi)本部門公文的撰寫、收發(fā)處理、管理及歸檔工作;（三）負(fù)費(fèi)本部門公文處理中的安全保密工作;（四）憲成與公文處理有關(guān)的其他工作。第十條各級(jí)辦公室是各部門的窗口和聯(lián)系學(xué)院與基層的橋梁，各部門務(wù)必高度直視 辦公室工作及其建設(shè)。第十一條各部門辦公室實(shí)行主任責(zé)任制度。各部門辦公室主任要及時(shí)向本部門負(fù)責(zé) 人和教職員工傳達(dá)、解釋學(xué)院的各項(xiàng)方針、政策、決定，做到有令必行，有禁必止；同時(shí)還 要及時(shí)把本部門基層群眾反映的問題、意見和建議反饋給學(xué)院辦公室，以便提交

4、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo); 各辦公室主任負(fù)寮檢查學(xué)院各項(xiàng)規(guī)章制度、決定的貫徹落實(shí)情況，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)向本部門 負(fù)責(zé)人.學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)提出建議，切實(shí)做好各項(xiàng)工作的督査和落實(shí)。第十二條學(xué)院定期召開辦公室主任工作會(huì)議，及時(shí)了解各部門反饋意見及工作落實(shí) 惰況，便學(xué)院各部門之間互通信息，相互配合，共同促進(jìn)學(xué)院各項(xiàng)工作。第三» 公文種類第十三條 學(xué)院行政公文的種類主要包括：決定.通吿、通知.通報(bào)、報(bào)吿.請(qǐng)示、 批復(fù)、意見、函和矣議紀(jì)要等。具體便用范圍如下:（1）決定適用干對(duì)重要專項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門及人員，變更或者撤消下級(jí)不 適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）通吿適用于公布在一定范圍內(nèi)應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的專項(xiàng)。

5、（三）通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，錢發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī) 關(guān)辦理和需要育關(guān)單位周知或者執(zhí)行的專項(xiàng)和聘用人員。（四）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)課，傳達(dá)重要精神或惰況。伍）報(bào)吿適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門匯報(bào)工作，反映惰況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)詢間。（六）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門諳求指示、批準(zhǔn)。（七）批«適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的諳示*項(xiàng)。（八）意見適用于對(duì)董要問題提出見解和處理辦法。仇）函適用于不相隸厲機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批專項(xiàng)。（十）會(huì)議紀(jì)要適用于記栽、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第四# 公文格式第十四條 公文一般由秘密等級(jí)-保密期限

6、、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、 簽發(fā)人-標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)正文、附件說明、成文日期-印章、附注附件主題詞、抄送 機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等18部分組成。（一）涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，其中，“絕密”、“機(jī)密"級(jí)公文 還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”.“急件（三）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文的要將主辦機(jī)關(guān) 排列在前。（四）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份S序號(hào)。（五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。其中，“請(qǐng)示”必須在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。便于上級(jí)部門直接找承辦人溝通。（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的

7、主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā) 文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（七）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范簡(jiǎn)稱S統(tǒng)稱。（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。（九）公文除"矣議紀(jì)要"以外，應(yīng)當(dāng)加蓋公章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印 章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。（十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。（十一）公文有附注的（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。（十二）向上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。主題詞應(yīng)當(dāng)從上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的主 題詞表中選詞標(biāo)引，不得按文件標(biāo)題隨意拆分.（+三）抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)

8、外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)便用全稱或者規(guī) 范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。（十四）文字從左至右橫寫、橫排。第十五條公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照國家行政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn) 執(zhí)行。第十六條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mmx297mm）,左側(cè)裝訂。張 貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。第五» 行文規(guī)則第十七條院內(nèi)各部門報(bào)送學(xué)院的上行文，如請(qǐng)示、報(bào)吿等，必須先送學(xué)院辦公室登 記后，由學(xué)院辦公室轉(zhuǎn)呈各分管院領(lǐng)導(dǎo)。院領(lǐng)導(dǎo)批示后，再由學(xué)院辦公室轅發(fā)各二級(jí)部門, 不得越級(jí)或橫向傳遞公文。第十八條 院內(nèi)各部門的行文關(guān)系，應(yīng)當(dāng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。由學(xué)院向上級(jí)部門的行文或向院內(nèi)

9、印發(fā)的重要行文，按職責(zé)分工由各部門代學(xué)院擬稿，報(bào)分管領(lǐng) 導(dǎo)簽批后，由學(xué)院辦公室統(tǒng)一編號(hào)。黨政聯(lián)合行文，由學(xué)院辦公室統(tǒng)一編號(hào)，分別署名，分別存檔。第十九條 院內(nèi)各部門行文，應(yīng)自行編號(hào)和管理。對(duì)院內(nèi)主管部門的公文，經(jīng)發(fā)文部 門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章后報(bào)送相應(yīng)主管部門。第二十條院內(nèi)各部門報(bào)給分管院領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示和報(bào)吿，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公 章后報(bào)送學(xué)院辦公室處理。學(xué)院內(nèi)除學(xué)院辦公室外其他部門不得對(duì)外正式行文。第二十一條 學(xué)院部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文,學(xué)院將責(zé)令糾正或撤消。第二十二條行文應(yīng)做到:（一）文件標(biāo)題不能同時(shí)出現(xiàn)兩個(gè)文種，如請(qǐng)示、報(bào)吿不能用在同一標(biāo)題中。（二

10、）請(qǐng)示只能一專一文（需批復(fù)）。（三）“請(qǐng)示”、“報(bào)吿”只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。作,（四）院內(nèi)各部門必須規(guī)范公文格式，按照公文（上行文、下行文）規(guī)范格式進(jìn)行寫 報(bào)送公文必須編發(fā)文號(hào)、編寫主題詞并加蓋公章。（五）主題詞中不能使用虛詞，主題詞最多不超過6個(gè)，如：“四川外語學(xué)院關(guān)于羅石 同學(xué)轉(zhuǎn)學(xué)的諳示”，主題詞為：學(xué)生.轉(zhuǎn)學(xué)、諳示；“四川外語學(xué)院關(guān)干印發(fā)行政公文處理辦 法的通知”，主題詞為：公文.處理辦法、通知。（六）公文正文字號(hào)應(yīng)使用仿宋體三號(hào)字。（七）按規(guī)定應(yīng)當(dāng)由主管部門先審批的請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)報(bào)送主管部門處理，主管部門提出擬 辦意見后，再報(bào)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批示。第六* 發(fā)文

11、處理第二十三條 發(fā)文辦理指以學(xué)院名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核.簽發(fā).復(fù)枝、 繕印、用印.登記.分發(fā)等程序。第二十四條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等, 要切實(shí)可行并加以說明。（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲, 字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的.發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文 關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并確定緊急程度。（五）人名、地名.數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字 號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月.日。（六

12、）結(jié)構(gòu)廩次序數(shù)，第一層為“一.”，第二戾為“（一）S第三長(zhǎng)為第四長(zhǎng)為（七）應(yīng)當(dāng)便用國家法定計(jì)S單位。（八）文內(nèi)使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱注明簡(jiǎn)稱。使用國際組織外文名 稱或其它縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞.詞組.慣用 語、縮略語.具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿 拉伯?dāng)?shù)字。（十）起草和修改公文，應(yīng)使用鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆和鉛筆。第二十五條 擬制公文，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有 關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見并由主辦部門及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人矣簽后，方可向?qū)W院辦公室報(bào)送。第二

13、十六條 公文送學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，由學(xué)院辦公室進(jìn)行審核。審核的畫點(diǎn)是：是否 確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符 合規(guī)定等。第二十七條以學(xué)院名義制發(fā)的上行文，由學(xué)院主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以學(xué)院名義制發(fā)的下行文或平行文，由學(xué)院主要負(fù)責(zé)人或者經(jīng)授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。第二十八條公文正式印制前，由學(xué)院辦公室進(jìn)行復(fù)核。重核直點(diǎn)是：簽發(fā)手續(xù)是否 憲備，附件材料是否齊全，格式超否統(tǒng)一、規(guī)范等。第七* 收文處理笫二+九條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記S審核、擬辦批 文、承辦、催辦等程序。第三十條學(xué)院辦公室對(duì)收到的需要辦理的院內(nèi)公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)

14、行審核。審核的重點(diǎn)墨: 是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；超否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定；涉及 其他部門的事項(xiàng)是否&協(xié)商.矣簽；文種便用.公文格式是否規(guī)范。第三十一條 經(jīng)審核，對(duì)符合規(guī)定的公文，學(xué)院辦公室應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送負(fù)責(zé) 人批示或者交有關(guān)部門辦理。對(duì)不符合規(guī)定的公文，經(jīng)學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回 呈報(bào)單位并說明理由。第三+二條 各部門報(bào)學(xué)院請(qǐng)示的*項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)做好前期工作及時(shí)上報(bào)。一般事項(xiàng)不得 少干35個(gè)工作日；緊急公文，需要在3個(gè)工作日內(nèi)批復(fù)的，應(yīng)當(dāng)在公文中說明緊急原因。第三十三條承辦部門收到交辦的公文石應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得耽課、推諉。緊急公文 應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理

15、。第三+四條收到上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由學(xué)院辦公室提出擬辦意見，送領(lǐng)導(dǎo) 批示后辦理。第三十五條 審批公文時(shí)，對(duì)有具體諳示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和 審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有諳示專項(xiàng)的，圈閱表示巳閱知。主批人和審批人 應(yīng)便用鋼筆或簽字筆簽批文件。第三十六條送學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，學(xué)院辦公室要負(fù)責(zé)催辦, 做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。第八 公文歸檔第三十七條 公文辦理憲畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國檔案法和其他有關(guān)規(guī)定,及時(shí)整理（立卷）歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第三十丿I條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互關(guān)系、特征和保

16、存價(jià)值等整理（立卷）。根據(jù)要求收集公文定稿、正本和會(huì)簽稿、重要修改稿等，保證歸檔公文的齊全、憲整，以正確反映學(xué)院的主要工作情況，便干査閱和利用。第三十九條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制或者其他形式的公文副本。第四十條 公文復(fù)制件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位公章，并視為正式文件妥善保管。歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案室移交。第四十二條擬制修改和簽批公文，所有紙張和字跡材料必須符合存檔要求。第九» 公文管a第四十三條學(xué)院公文由學(xué)院辦公室專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核-用印、歸檔和銷毀。第四十四條上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下一級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期.份數(shù)和印發(fā)范圍。第四十五條公文復(fù)印件作為正式公文便用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。第四+六條公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止