電算化會計的意義與基本特征

1、第一章 電算化會計總論第一節(jié) 會計電算化及其意義一、會計電算化的概念“會計電算化”一詞是 1981 年 8 月財政部和中國會計學(xué)會在長春市召開的“財務(wù)、會計、成本應(yīng) 用電子計算機(jī)專題討論會”上正式提出來的。在當(dāng)時，它是電子計算機(jī)在會計工作中應(yīng)用的簡稱。隨著我國會計電算化事業(yè)的發(fā)展，會計電算化的含義也在發(fā)展?，F(xiàn)在，凡是與計算機(jī)信息技術(shù)在會 計中應(yīng)用有關(guān)的所有工作都成為會計電算化的重要內(nèi)容,包括會計電算化軟件的開發(fā)和應(yīng)用，會計電算化人才的培訓(xùn)，會計電算化的宏觀規(guī)劃和管理，會計電算化的制度建設(shè)，會計電算化軟件市場的培育與 發(fā)展等。因此， 會計電算化的含義，狹義地說，是指以電子計算機(jī)為主體的當(dāng)代電子信

2、息技術(shù)在會計工 作中的應(yīng)用；廣義地說，是指與實現(xiàn)會計工作電算化有關(guān)的所有工作。需要說明的是， 計算機(jī)在會計中的應(yīng)用工作稱之為會計電算化， 而作為計算機(jī)技術(shù)和會計學(xué)交叉的 應(yīng)用學(xué)科，在我國一般稱之為“電算化會計”，在西方國家則稱之為電子數(shù)據(jù)處理會計 (Electronic Data Processing Accounting ，簡稱 EDP 會計 )，或稱電子計算機(jī)會計 (Computer Accounting) 。因此，會計電算 化與電算化會計在所指的對象上有所不同，應(yīng)區(qū)別情況運(yùn)用。二、會計電算化的意義實現(xiàn)會計電算化是會計發(fā)展史上的一次重大變革， 在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中， 其意義不僅僅在于節(jié)省人力

3、和時間，在轉(zhuǎn)換企業(yè)經(jīng)營機(jī)制、增強(qiáng)企業(yè)競爭能力，提高企業(yè)經(jīng)營管理水平等方面都具有重要作用。具 體表現(xiàn)在以下幾方面：(一) 提高會計核算的水平和質(zhì)量 會計電算化的首要目標(biāo)是實現(xiàn)會計核算工作的電算化。 會計電算化極大地提高了會計核算工作的水 平和質(zhì)量，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1. 減輕財會人員的工作強(qiáng)度，提高會計工作的效率 在會計電算化條件下，除會計憑證由人工錄入和審核外，其余各項工作都由計算機(jī)自動完成。會計 人員可以從繁重的記帳、算帳、報帳中解脫出來，憑借計算機(jī)的自動化處理，能及時完成各項會計核算 任務(wù)，會計人員的工作效率大大提高?？s短了會計數(shù)據(jù)處理的周期，提高了會計數(shù)據(jù)的時效性。2. 促進(jìn)會計工

4、作的規(guī)范化，提高會計工作的質(zhì)量在手工操作條件下， 會計核算不規(guī)范， 核算工作出現(xiàn)誤差是不可避免的現(xiàn)象。 在會計電算化條件下， 由于數(shù)據(jù)處理工作由計算機(jī)根據(jù)合法規(guī)范的會計軟件自動處理， 只要保證輸入會計數(shù)據(jù)的正確性和合法 性，一般也保證了整個會計數(shù)據(jù)處理過程及其結(jié)果的正確性和合法性。 很大程度上促進(jìn)解決手工操作中 不規(guī)范、易出錯、易疏漏等問題，促使會計基礎(chǔ)工作的規(guī)范化程度不斷提高，使會計工作的質(zhì)量得到進(jìn) 一步的保證。3. 促進(jìn)會計工作職能的轉(zhuǎn)變，提高財會人員的素質(zhì)采用計算機(jī)后， 提高了會計工作效率， 財會人員可以有更多的時間和精力參與經(jīng)營管理， 從而促進(jìn) 了會計工作職能的轉(zhuǎn)變。會計電算化的開展，

5、一方面要求財會人員學(xué)習(xí)電子計算機(jī)知識和操作技能，其 中一部分財會人員還學(xué)會了開發(fā)會計軟件；另一方面，也是財會人員得到了學(xué)習(xí)和提高的機(jī)會，這必將 是廣大財會人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，隨著會計電算化的開展而逐步提高。4. 推動企業(yè)管理現(xiàn)代化（ 6070% 的管理信息）會計工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分。 實現(xiàn)會計核算電算化是會計電算化的基礎(chǔ)， 全面提高企 業(yè)現(xiàn)代化管理水平則是會計電算化的主要目的。據(jù)統(tǒng)計，會計信息約占企業(yè)管理信息的 6070% ，而且 多是綜合性的指標(biāo)。在實際工作中，企業(yè)管理信息系統(tǒng)的建立往往是從會計信息系統(tǒng)開始的，以會計信 息系統(tǒng)為中心發(fā)展起來的。實現(xiàn)會計電算化，就為企業(yè)管理手段現(xiàn)代化奠

6、定了重要基礎(chǔ)，進(jìn)而帶動并加 速企業(yè)管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。5. 促進(jìn)會計自身的不斷發(fā)展 會計電算化不僅僅是對會計核算手段的變革，還必將對會計核算的方式、內(nèi)容、 方法、 會計核算資 料的保存，以及會計理論等產(chǎn)生重大的影響。第二節(jié) 會計數(shù)據(jù)及其處理一、會計數(shù)據(jù)與會計信息會計數(shù)據(jù)是指在經(jīng)濟(jì)活動發(fā)生時記錄下來的客觀會計事實。 如各種原始憑證、 記帳憑證都是會計數(shù) 據(jù)。會計數(shù)據(jù)除了以數(shù)量形式表達(dá)的定量屬性外，還可以是用文字形式表達(dá)的定性屬性。人們通常把前 者稱之為數(shù)值數(shù)據(jù)，把后者稱之為非數(shù)值數(shù)據(jù)（或稱文字?jǐn)?shù)據(jù) ） 。會計信息可以簡單地理解為對會計數(shù)據(jù)按一定的目的加工處理后得到的結(jié)果， 這一結(jié)果對人們決策 行為

7、產(chǎn)生影響。這種提法并非精確，但從數(shù)據(jù)處理這一角度來說，我們把進(jìn)入系統(tǒng)尚未加工處理的各種 資料稱為會計數(shù)據(jù)。把會計數(shù)據(jù)按一定的目的進(jìn)行加工處理后產(chǎn)生的結(jié)果稱為會計信息是比較合適的。顯然，根據(jù)上述定義，會計數(shù)據(jù)和會計信息從形式上看都反映客觀情況，但數(shù)據(jù)強(qiáng)調(diào)對事實活動的 客觀記錄，而信息強(qiáng)調(diào)的是與人們決策活動的密切聯(lián)系。事實上，在實際使用中，會訐信息和會計數(shù)據(jù)要嚴(yán)格區(qū)分是困難的。例如，企業(yè)會計報表中的各項 指標(biāo)，對企業(yè)來說是經(jīng)過一定的會計數(shù)據(jù)處理而輸出的結(jié)果，應(yīng)是信息；對上級主管部門來說，它們又 成為進(jìn)一步匯總處理的數(shù)據(jù)。即使在一個系統(tǒng)內(nèi)部，經(jīng)過數(shù)據(jù)處理得到的信息，往往又成為下一次被處 理的對象 （

8、即數(shù)據(jù) ）的現(xiàn)象也是普遍存在的。因此，數(shù)據(jù)和信息的不同含義，是指某一特定的數(shù)據(jù)處理活 動而言的，在實際工作中并不十分強(qiáng)調(diào)兩者的區(qū)別，經(jīng)?；煊谩６?、電算化會計數(shù)據(jù)處理電算化會計數(shù)據(jù)處理是指按照會計制度的規(guī)定和一定的核算程序， 利用電子計算機(jī)等信息處理技術(shù) 對原始會計數(shù)據(jù)進(jìn)行收集并加工轉(zhuǎn)換成有用會計信息的過程。 會計數(shù)據(jù)處理亦可稱為會計信息處理， 一 般包括以下四個基本環(huán)節(jié)：1會計數(shù)據(jù)的收集和輸入 它包括原始會計數(shù)據(jù)的取得 （產(chǎn)生 ）、審核、記錄、錄入、校驗、修改等內(nèi)容.它是整個數(shù)據(jù)處理過程的基礎(chǔ)，工作量最大，必須保證數(shù)據(jù)的完整性和正確性。2會計數(shù)據(jù)的存貯它包括對原始會計數(shù)據(jù)、 中間和最終處理結(jié)果

9、以及電子數(shù)據(jù)處理程序的存貯等內(nèi)容。 數(shù)據(jù)存貯的重 要性是由會計數(shù)據(jù)處理在時間上、空間上的差異性與處理的連續(xù)性、系統(tǒng)性的矛盾所決定的。3會計數(shù)據(jù)的加工處理 它包括對會計數(shù)據(jù)的分類、合并、核對、排序、檢索、計算、更新、生成等處理過程，它是會計數(shù) 據(jù)處理的中心環(huán)節(jié)。4會計數(shù)據(jù)的傳送和輸出它包括會計數(shù)據(jù)從一個系統(tǒng) （部門）上報或傳送到另一個系統(tǒng) （部門 ），或者以打印的報表、帳簿、清 單等形式移交給用戶，它是數(shù)據(jù)處理的目的和歸宿。三、會計數(shù)據(jù)處理技術(shù)的發(fā)展 社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步， 促進(jìn)了數(shù)據(jù)處理技術(shù)的不斷革新和發(fā)展。 這種革新和發(fā)展， 也隨著經(jīng)濟(jì)管理對會計工作的要求的不斷提高而逐漸反映到

10、會計數(shù)據(jù)處理技術(shù)上。 與整個數(shù)據(jù)處理技術(shù) 的演進(jìn)過程相聯(lián)系， 會計數(shù)據(jù)處理技術(shù)也大致經(jīng)歷了手工處理、 機(jī)械處理和電子計算機(jī)處理三個發(fā)展階 段：1手工處理方式 手工處理方式的特征是：人借助于一些簡單的計算工具，通過筆墨和紙張進(jìn)行會計數(shù)據(jù)處理。在人 類歷史上，手工處理方式經(jīng)歷了漫長的發(fā)展階段。直到今日，仍是許多發(fā)展中國家會計數(shù)據(jù)處理的主要 方式。其間，雖然計算工具也在逐漸演進(jìn)，但數(shù)據(jù)處理的總的特征沒有變。手工處理方式計算工具最杰出的代表是中國的算盤。在我國，算盤已有 1000 多年的歷史，它的有 效性已經(jīng)受了時間的考驗。就是在計算機(jī)時代的今天，對零散孤立的會計數(shù)據(jù)處理工作，算盤仍有其優(yōu) 勢。 當(dāng)然

11、，在會計數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中，隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴(kuò)大，效率低、速度慢、準(zhǔn)確性差的手工處理 方式必將越來越不能適應(yīng)經(jīng)營管理的需要。會計數(shù)據(jù)處理技術(shù)的發(fā)展是客觀的需要。2機(jī)械處理方式在機(jī)械處理方式下， 會計數(shù)據(jù)處理的一系列具體步驟都是以人工操作機(jī)器來完成的。 這種機(jī)械的代 表是電動會計機(jī) (Electrical Accounting Machine) ，它是一系列穿孔卡片設(shè)備的組合， 穿孔卡片設(shè)備系列包 括：卡片穿孔機(jī)、卡片校驗機(jī)、復(fù)孔機(jī)、翻譯器、總計穿孔機(jī)、卡片分類機(jī)、卡片整理機(jī)、卡片計算機(jī) 和會計機(jī)等單元處理設(shè)備。盡管穿孔卡片技術(shù)在 1890 年的美國人口普查工作中已經(jīng)開始使用，但在會 計數(shù)據(jù)處

12、理中的應(yīng)用還是在其后 30 一 40 年的事。電動會計機(jī)能成批處理會計數(shù)據(jù)，并實現(xiàn)了會計數(shù)據(jù)處理的機(jī)械化。比起手工數(shù)據(jù)處理方、式，無 疑是一個飛躍。因此，在一些國家 ( 如美、英等 ) 它很快成為數(shù)據(jù)處理的主要工具。當(dāng)然，由于在機(jī)械處 理方式下， 每項操作都要提供單獨的機(jī)器， 操作員需推著裝著卡片和打印輸出資料的手推車在各個機(jī)器 之間來回作業(yè)，且機(jī)房噪聲大，因此，很費操作員的體力。另外，機(jī)器處理的速度，特別是會計數(shù)據(jù)存 貯能力的限制，很快使一些大公司的會計數(shù)據(jù)處理工作處于飽和狀態(tài)。在這種情況下，從 20 世紀(jì) 50 年 代中期開始，先進(jìn)的電子計算機(jī)系統(tǒng)開始進(jìn)入會計數(shù)據(jù)處理領(lǐng)域，到 60 年代末

13、，在英美等國，穿孔卡 片輸入方式的電動會計機(jī)基本被電子計算機(jī)系統(tǒng)所代替。3。電子計算機(jī)處理方式在電子計算機(jī)處理方式下， 會計數(shù)據(jù)處理的一系列步驟都可用事先編寫好的程序在機(jī)器內(nèi)自動地進(jìn) 行。與前述兩種處理方式相比，電子計算機(jī)處理具有速度快、自動化程度高、數(shù)據(jù)存貯量大、運(yùn)算準(zhǔn)確 可靠、具有邏輯判斷能力等特點。電子計算機(jī)在會計中的應(yīng)用，不僅使會計數(shù)據(jù)處理技術(shù)實現(xiàn)了質(zhì)的飛 躍，還對會計的理論和方法產(chǎn)生了積極影響。上述三個階段主要反映了會計數(shù)據(jù)處理技術(shù)的進(jìn)步過程， 從應(yīng)用角度看， 目前三種處理方式 同時存 在，并且在發(fā)展中國家，手工處理方式仍占很大比重。另外，除少數(shù)西方國家外，大多數(shù)國家的會計數(shù) 據(jù)處理

14、領(lǐng)域并沒有形成過機(jī)械處理方式。 我國的會計電算化工作也是從手工處理方式直接過渡到電子計 算機(jī)處理方式的。 因此， 本書有關(guān)章節(jié)的敘述均以手工處理的會計系統(tǒng)為基礎(chǔ)來討論會計電算化的有關(guān)問題。第三節(jié) 電算化會計的基本特征計算機(jī)在會計中的應(yīng)用， 給會計學(xué)科帶來了深刻影響。 這種影響不僅表現(xiàn)在數(shù)據(jù)處理工具和信息載 體的巨大變革上，還表現(xiàn)在會計方法、會計理論等方面的發(fā)展上。與手工會計比較，電算化會計在數(shù)據(jù) 處理方式和處理能力上具有明顯的特征。具體地說，主要有以下幾方面：一、數(shù)據(jù)處理工具上的特征 手工會計的處理工具主要是算盤、紙、筆等。會計人員不得不邊運(yùn)算、邊記錄，重復(fù)多，速度慢。 電算化會計處理的工具是

15、電子計算機(jī)系統(tǒng)， 除了數(shù)據(jù)輸入和必要的操作控制外， 數(shù)據(jù)處理的整個過程和 數(shù)據(jù)的存貯都由計算機(jī)自動地完成。二、帳簿形式和差錯更正方法上的特征在手工會計中規(guī)定日記帳、總帳要用訂本式帳簿，明細(xì)帳可以用活頁帳冊。帳簿記錄錯誤根據(jù)不同 情況分別可采用劃線更正法、 補(bǔ)充登記法或紅字沖正法更正。 電算化會計的帳簿都是通過計算機(jī)打印輸 出再裝訂成冊的，不可能是訂本式。只有到年底才裝訂成冊，作為會計檔案保管。在電算化會計中，帳 簿由計算機(jī)自動登錄， 登帳數(shù)據(jù)的差錯是由機(jī)內(nèi)憑證數(shù)據(jù)的錯誤引起的。 由于在機(jī)內(nèi)磁介質(zhì)上無法進(jìn)行 劃線更正操作，在磁介質(zhì)上的任何操作也不留痕跡，因此，電算化會計只能采取補(bǔ)充登記法或紅宇（

16、用負(fù)數(shù)代替 ）沖正法更正帳簿錯誤，而不能直接對帳簿數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更正。三、數(shù)據(jù)處理流程上的特征 數(shù)據(jù)處理流程是指會計數(shù)據(jù)從產(chǎn)生、處理、存貯直至輸出的整個過程。就基本數(shù)據(jù)流程而言，手工 會計和電算化會計基本上是一致的， 即都把原始會計數(shù)據(jù)加工成有用的信息。 但在具體的處理環(huán)節(jié)和內(nèi) 容上卻存在著區(qū)別。手工會計的整個過程由不同的核算組和人員分工操作進(jìn)行，并且，為了保證操作的 正確可靠，根據(jù)復(fù)式記帳原理，帳帳核對、試算平衡等工作貫穿于整個過程。這種通過低效率、重復(fù)處 理換取的正確可靠性是手工會計數(shù)據(jù)處理流程上的一個特點。 在會計電算化條件下， 日常的會計數(shù)據(jù)處 理和信息輸出均由計算機(jī)自動地進(jìn)行， 除非出現(xiàn)

17、計算機(jī)安全問題， 計算機(jī)內(nèi)部數(shù)據(jù)處理一般是不會出差 錯的。 也就是說， 在會計電算化條件下， 只要保證輸入的正確性， 一般也就保證了處理和輸出的正確性。 因此， 在計算機(jī)內(nèi)部沒有必要模仿手工處理流程進(jìn)行帳帳核對和試算平衡處理， 數(shù)據(jù)處理流程可直接根 據(jù)實際的數(shù)據(jù)流來設(shè)計。四、數(shù)據(jù)處理組織上的特征手工會計的組織是按會計工作的不同內(nèi)容， 結(jié)合內(nèi)部控制的要求進(jìn)行劃分的， 并相應(yīng)地配備會計人 員開展數(shù)據(jù)處理工作。 在會計電算化條件下， 原先由會計人員分工完成的許多內(nèi)容都由計算機(jī)集中自動 地完成，因此組織形式和人員配備必然會發(fā)生較大變化。 尤其是當(dāng)企業(yè)信息化發(fā)展到一定程度和規(guī)模時， 會計信息系統(tǒng)將完全融

18、合于整個企業(yè)信息系統(tǒng)中， 企業(yè)內(nèi)部傳統(tǒng)的部門界線、 數(shù)據(jù)處理職能分隔將越來 越模糊。屆時，企業(yè)會計組織內(nèi)部乃至于整個企業(yè)組織內(nèi)部的崗位職責(zé)都需要重新定義和組合。五、內(nèi)部控制上的特征在手工會計條件下， 內(nèi)部會計控制主要表現(xiàn)為會計組織內(nèi)人與人之間的相互聯(lián)系、 相互制約， 如職 責(zé)分工制度、內(nèi)部牽制制度等。在會計電算化條件下，所有帳簿及數(shù)據(jù)文件都集中于計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)。因 此，其職責(zé)分工和內(nèi)部牽制的重點轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)管理員、程序員、數(shù)據(jù)程序保管六、數(shù)據(jù)處理范圍上的特征 手工會計一般只能開展日常的核算工作， 產(chǎn)生規(guī)定的核算報表， 會計職能作用的發(fā)揮受到較大限制。 會計電算化條件下， 利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

19、和計算機(jī)極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力， 使會計信息系統(tǒng)在 企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的綜合系統(tǒng)地位得到加強(qiáng)， 由原來的以提供日常核算資料為主， 發(fā)展到面向企 業(yè)的各類管理人員提供信息。 另外， 基于互聯(lián)網(wǎng)會計信息系統(tǒng)的發(fā)展， 也大大擴(kuò)展了會計數(shù)據(jù)處理 的時空范圍，使遠(yuǎn)程處理、實時監(jiān)控成為可能。七、數(shù)學(xué)方法應(yīng)用上的特征 手工會計中，數(shù)學(xué)方法的應(yīng)用是非常有限的， 電算化會計在通過各種數(shù)學(xué)模型來處理會計數(shù)據(jù)，提供案例決策信息的能力方面得到了充分 發(fā)展。會計上應(yīng)用的數(shù)學(xué)模型一般可分為兩類：一類是能提供最優(yōu)結(jié)果的最優(yōu)化模型，如線性規(guī)劃 問題等， 另一類是允許嘗試各種不同條件的假如式模型， 如利潤預(yù)測模型等， 這是模型應(yīng)用

20、的主要 領(lǐng)域。通過模型得到的信息主要滿足企業(yè)高層管理人員決策的需要。八、會計系統(tǒng)設(shè)計方法的特征 手工會計系統(tǒng)的設(shè)計一般是根據(jù)會計法規(guī)、會計準(zhǔn)則、會計制度的要求，結(jié)合企業(yè)的實際情 況，選擇設(shè)計一定的賬務(wù)處理程序，以及證、賬、表等會計核算方法體系和相應(yīng)的會計崗位而成。而電算化會計系統(tǒng)則是通過購置計算機(jī)系統(tǒng)，開發(fā)會計應(yīng)用軟件，通過一定的是運(yùn)行和審批 手續(xù)后建立的。第四節(jié) 電算化會計信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)一、電算化會計信息系統(tǒng)的物理結(jié)構(gòu)（一）硬件設(shè)備 會計信息系統(tǒng)常見的硬件結(jié)構(gòu)有以下幾種：1單機(jī)結(jié)構(gòu) 整個系統(tǒng)只配置一臺或數(shù)臺相互獨立的微機(jī)及相應(yīng)外設(shè)的結(jié)構(gòu)，所有數(shù)據(jù)集中輸入、處理、存貯和 輸出。這種結(jié)構(gòu)適合于業(yè)

21、務(wù)和規(guī)模較小的企事業(yè)單位。2多用戶聯(lián)機(jī)結(jié)構(gòu) 整個系統(tǒng)配置一臺高檔微機(jī)或小型機(jī)，并配有多個終端。采用分散輸入數(shù)據(jù)、集中處理的方式，數(shù) 據(jù)共享性好，但系統(tǒng)不易擴(kuò)展，可靠性差。3網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu) 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是指以能夠相互共享硬件、軟件、數(shù)據(jù)資料的方式連接起來的，各自具備獨立功能的計 算機(jī)系統(tǒng)的集合。在 20 世紀(jì) 90 年代中期以前，常用的是微機(jī)局域網(wǎng) （LAN） 結(jié)構(gòu)，如 NOVELL 網(wǎng)等。 微機(jī)局域網(wǎng)一般由網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、工作站、網(wǎng)絡(luò)接口卡和通信電纜等基本硬件組成。這種結(jié)構(gòu)適合于需分 散處理，遠(yuǎn)程查詢較少的大型企事業(yè)單位的會計數(shù)據(jù)處理。20世紀(jì)90年代中期以后，一種新的功能更強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，即客戶機(jī)/服務(wù)器

22、化/S）結(jié)構(gòu)開始在會計系統(tǒng)中應(yīng)用。 客戶機(jī)服務(wù)器結(jié)構(gòu)是一種分布式計算機(jī)結(jié)構(gòu)，它由客戶機(jī)和服務(wù)器兩種設(shè)備通過局域網(wǎng)緊密聯(lián)系在一起形成，具有較高的數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)管理和系統(tǒng)擴(kuò)展功能，是大中型企事業(yè)單位計 算機(jī)系統(tǒng)選購的理想模式。進(jìn)入2000年以來，隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的迅速發(fā)展，基于互聯(lián)網(wǎng)的瀏覽器/服務(wù)器（B/S）結(jié)構(gòu)開始出現(xiàn)，它不僅具有遠(yuǎn)程實時處理功能，更主要的是支持電子商務(wù)，實現(xiàn)與業(yè)務(wù)的一體化處理。（二）軟件軟件分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。 系統(tǒng)軟件是由機(jī)器設(shè)計者配置提供的， 用來使用和管理計算機(jī)的軟 件。如各種操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、高級語言、軟件開發(fā)工具等軟件。應(yīng)用軟件是用戶利用計算機(jī) 以及它所提供

23、的各種系統(tǒng)軟件， 編制解決用戶各種實際問題的程序。 會計應(yīng)用軟件包括商品化會計軟件 和定點開發(fā)專用軟件。（三）人員系統(tǒng)人員一般指直接開發(fā)、使用、維護(hù)計算機(jī)系統(tǒng)的人。這些人員包括系統(tǒng)分析員、程序員、硬 件維護(hù)員、系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、系統(tǒng)操作員等。（四）規(guī)程 規(guī)程是指用來管理和控制系統(tǒng)運(yùn)行的各種規(guī)定、制度。如系統(tǒng)操作手冊，各種內(nèi)部管理制度等。（五）數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)（信息 ）是系統(tǒng)處理的對象和目的。在電算化會計信息系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)平時一般是以數(shù)據(jù)庫等文件 形式存放在計算機(jī)存貯設(shè)備中的。作為存檔會計數(shù)據(jù)一般要打印輸出，包括憑證、帳簿、報表等。二、電算化會計信息系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)根據(jù)會計的職能， 一般可把電算化會計

24、信息系統(tǒng)分為電算化會計數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、電算化會計管理系統(tǒng)和電算化會計決策支持系統(tǒng)。在上述三個系統(tǒng)中，電算化會計數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)是基礎(chǔ)，電算化會計管理 系統(tǒng)和電算化會計決策支持系統(tǒng)， 是在電算化會計數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)所產(chǎn)生的正確信息的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步輔助管理和決策處理的。關(guān)于上述三個系統(tǒng)具體的功能劃分尚沒有一個統(tǒng)一的模式，具體構(gòu)成一般受行業(yè)特點和具體企業(yè)管理要求的影響。其中，電算化會計數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)相對比較規(guī)范。以工業(yè)企業(yè)為例，一般可包 括存貨、工資、固定資產(chǎn)、成本、帳務(wù)、報表六大模塊，它們以帳務(wù)處理模塊為核心，通過機(jī)制轉(zhuǎn)帳憑 證為接口連接在一起，構(gòu)成一個完整的會計數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。在上述六大模塊中， 存

25、貨模塊可以產(chǎn)生材料收付存匯總表、 產(chǎn)成品收發(fā)存匯總表等盤存表， 并通過這些盤存表作出有關(guān)的轉(zhuǎn)帳憑證， 這些憑證一般由計算機(jī)自動編制， 故也稱機(jī)制轉(zhuǎn)帳憑證， 這 些憑證經(jīng)確認(rèn)后由計算機(jī)自動輸入帳務(wù)處理模塊。 同樣，工資模塊可以產(chǎn)生工資分配匯總表， 并作 有關(guān)工資分配的機(jī)制轉(zhuǎn)帳憑證，；固定資產(chǎn)模塊可以產(chǎn)生固定資產(chǎn)折舊提存表，并作有關(guān)折舊的機(jī)制轉(zhuǎn)帳憑證；成本模塊可以產(chǎn)生成本計算單， 確認(rèn)后，都由計算機(jī)自動輸入帳務(wù)處理模塊。 公式，自動從帳務(wù)處理模塊中提取生成的。電算化會計數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)各模塊之間的關(guān)系如并作有關(guān)成本結(jié)轉(zhuǎn)的機(jī)制轉(zhuǎn)帳憑證。這些轉(zhuǎn)帳憑證經(jīng)而報表模塊的數(shù)據(jù)，則一般是通過用戶自定義的取數(shù)圖1 1

26、所示。第五節(jié)會計電算化發(fā)展概況一、國外會計電算化發(fā)展情況電子計算機(jī)在會計中的應(yīng)用已經(jīng)有 40多年的歷史了。然而，直至今日，不同的國家、不同規(guī)模的 企業(yè)，其應(yīng)用程度是不一致的。這里我們主要介紹一些西方發(fā)達(dá)國家會計電算化發(fā)展的基本過程及目前 應(yīng)用的一般情況。（一）會計電算化發(fā)展過程要精確地劃分會計電算化的發(fā)展階段是困難的?？偟恼f來，會計電算化發(fā)展是隨著會計本身的發(fā)展及電子計算機(jī)軟、硬件技術(shù)的不斷進(jìn)步而逐漸普及和深入的。縱觀整個發(fā)展過程，計算機(jī)在會計中的應(yīng) 用大致經(jīng)歷了以下三個階段：1 單項數(shù)據(jù)處理階段這一階段的大致時間是從 20世紀(jì)50年代中期計算機(jī)開始進(jìn)入會計數(shù)據(jù)處理領(lǐng)域開始到60代中期為止。這

27、是會計電算化的初級階段，也是電子計算機(jī)數(shù)據(jù)處理方式逐漸代替機(jī)械處理方式的一個階段。在這一階段，計算機(jī)主要用于企業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)量大、業(yè)務(wù)簡單的單項會計業(yè)務(wù)中，如工資計算、應(yīng)收帳款核 算等，并且各單項還沒有形成一個系統(tǒng)。這一階段的前半期是計算機(jī)剛進(jìn)入會計數(shù)據(jù)處理領(lǐng)域的試驗性階段。電子計算機(jī)主要還用于科學(xué)計算，只是在個別大公司的個別會計數(shù)據(jù)處理領(lǐng)域采用了計算機(jī)處理。發(fā)展到后半期，由于已開始使用以晶體管為標(biāo)志的第二代計算機(jī)，面向用戶的程序設(shè)計語言（如商業(yè)處理語言COBOL等）也已岀現(xiàn)，計算機(jī)在數(shù)據(jù)處理領(lǐng)域的應(yīng)用開始逐漸普及，并逐漸替代機(jī)械處理方式。2 數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)階段這一階段的大致時間是 20 世紀(jì) 60

28、年代中期到 70 年代初期，計算機(jī)在會計中的應(yīng)用由單項數(shù)據(jù)處 理系統(tǒng)逐漸發(fā)展到了電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)階段。 在這一階段， 以集成電路為標(biāo)志的第三代電子計算機(jī)開始 使用，已出現(xiàn)了能隨機(jī)存取的磁盤。在軟件方面，操作系統(tǒng)已較成熟，具有文件管理和多道程序設(shè)計等 功能。在這一階段中，會計數(shù)據(jù)處理基本上實現(xiàn)了自動化，而且也開始輔助經(jīng)營管理和決策。例如，隨 著管理會計的發(fā)展，計算機(jī)應(yīng)用促進(jìn)了財務(wù)模型研制的發(fā)展，有許多模型已進(jìn)入實用階段，如有關(guān)現(xiàn)金 流量貼現(xiàn)和管理方面的模型等。3管理信息系統(tǒng)階段從 20 世紀(jì) 70 年代中后期開始， 隨著管理會計的發(fā)展， 特別是隨著以大規(guī)模集成電路為標(biāo)志的第四 代計算機(jī)的開始使用

29、，以及微處理機(jī)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等技術(shù)的相繼出現(xiàn)和推廣應(yīng)用，計 算機(jī)化的企業(yè)管理信息系統(tǒng)逐步形成和發(fā)展。 會計信息系統(tǒng)開始從原來的以處理歷史數(shù)據(jù)為主的電子數(shù) 據(jù)處理系統(tǒng)， 進(jìn)一步發(fā)展為能夠向各階層管理人員提供各種管理信息， 并具有管理信息系統(tǒng)特征的計算 機(jī)會計信息系統(tǒng)。許多企業(yè)的計算機(jī)會計信息系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的核心和主體。（二）電算化會計信息系統(tǒng)的應(yīng)用 會計信息系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的主要子系統(tǒng)。 作為一個綜合信息系統(tǒng)， 會計信息系統(tǒng)本身也由 諸多子系統(tǒng)組成。這些子系統(tǒng)主要有現(xiàn)金管理系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、應(yīng)收款系統(tǒng)、應(yīng)付款系統(tǒng)、成本會計系 統(tǒng)、固定資產(chǎn)會計系統(tǒng)、進(jìn)貨和存貨系統(tǒng)、財務(wù)預(yù)

30、算及模型系統(tǒng)、總帳系統(tǒng)等。當(dāng)然，不同的企業(yè)、不 同的計算機(jī)系統(tǒng)規(guī)模，其會計信息系統(tǒng)的內(nèi)容是有所區(qū)別的。特別是在提供企業(yè)內(nèi)部管理信息、進(jìn)行財 務(wù)計劃、預(yù)測、分析、決策等方面的能力上，不同企業(yè)有其特殊性。以下介紹一些基本的通用財務(wù)會計 信息系統(tǒng)。在國外， 基本的通用財務(wù)會計系統(tǒng)一般可以從軟件商店買到。 財務(wù)會計系統(tǒng)最基本的組成部分是應(yīng) 收款系統(tǒng)、應(yīng)付款系統(tǒng)和總帳系統(tǒng)三個子系統(tǒng)。其他還有工資系統(tǒng)、存貨控制系統(tǒng)等內(nèi)容。這些系統(tǒng)無 論是基于微機(jī)的或是其他計算機(jī)系統(tǒng)， 其系統(tǒng)的基本目標(biāo)和基本功能是一致的。 下面簡要分析國外會計 軟件中的基本功能：1應(yīng)收款系統(tǒng)應(yīng)收款系統(tǒng)是一個反映商品賒銷，促進(jìn)資金回籠的財務(wù)

31、會計子系統(tǒng)。其主要功能包括：客戶文件 的日常維護(hù)和客戶記錄的日常查詢；日常的應(yīng)收帳款業(yè)務(wù)處理。包括銷售業(yè)務(wù)、運(yùn)費支岀、納稅、勞 務(wù)收入、各種折扣、收入調(diào)整、應(yīng)收款項以及總帳數(shù)據(jù)的處理和自動傳輸?shù)葍?nèi)容；隨時向管理人員提 供銷貨和賒銷分析報告、應(yīng)收帳款分析報告等信息；向賒銷客戶提供有關(guān)報告。在較大的應(yīng)收款系統(tǒng) 中，還包括現(xiàn)金預(yù)測和管理、賒銷查詢、例外報告、拖欠貨款催收處理等功能。2。應(yīng)付款系統(tǒng) 應(yīng)付款系統(tǒng)是一個提供現(xiàn)金需求分析的財務(wù)會計子系統(tǒng)。其主要功能包括： 供應(yīng)商文件的日常維護(hù)和供應(yīng)商記錄的日常查詢；日常的應(yīng)付款業(yè)務(wù)處理，包括總帳數(shù)據(jù)的處理和自動傳輸?shù)?；及時提供 應(yīng)付帳款、到期未付款報告、現(xiàn)金

32、需求量報告等管理信息。在較大的應(yīng)付款系統(tǒng)中，還包括未來幾期現(xiàn) 金需求量預(yù)測、采購分析、稅收報告、供應(yīng)商詳細(xì)情況報告等功能。3存貨管理系統(tǒng)存貨管理系統(tǒng)是一個反映庫存狀況、避免存貨積壓或短缺的財務(wù)會計子系統(tǒng)。其主要功能包括： 存貨文件的日常維護(hù)處理；日常的業(yè)務(wù)處理，包括購貨、銷貨、退貨及存貨調(diào)整處理；存貨的聯(lián)機(jī) 查詢處理；及時提供存貨情況報告、存貨價格清單、需再購的存貨報告、存貨控制分析報告等管理信 息。4工資系統(tǒng)工資系統(tǒng)是一個計算工資、反映企業(yè)工資狀況的財務(wù)會計子系統(tǒng)。其主要功能包括；員工文件的 日常維護(hù)和員工記錄的日常查詢處理；按周、月等不同期限和按計時、職務(wù)等不同類型計算和打印員 工工資清單

33、及工資支票；計算和打印員工應(yīng)納稅清單；提供月度工資報表，并自動處理和傳輸總帳數(shù)據(jù)等。在較大的工資系統(tǒng)中，還有人工成本分析、銀行轉(zhuǎn)帳、員工情況分析等功能。5總帳系統(tǒng)總帳系統(tǒng)是一個進(jìn)行分類帳處理， 提供各種財務(wù)會計報表、 報告的財務(wù)會計子系統(tǒng)。 其主要功能是： 提供能夠靈活適應(yīng)不同企業(yè)需要的會計科目表；報告期未能夠自動地從應(yīng)收款系統(tǒng)、應(yīng)付款系統(tǒng)、 工資系統(tǒng)中取得匯總數(shù)據(jù)進(jìn)行處理；根據(jù)會計事項進(jìn)行帳務(wù)處理；能夠提供帳戶試算平衡表、會計 事項一覽表、資產(chǎn)負(fù)債表、收益表、分部門的收益表等報告。（三）計算機(jī)代理記帳在一些發(fā)達(dá)國家， 許多中小企業(yè)的核算工作是由某一機(jī)構(gòu)的計算機(jī)系統(tǒng)代理完成的，企業(yè)則相應(yīng)地支付

34、記帳費，這就是所謂的計算機(jī)代理記帳，它已成為會計電算化工作的一個重要領(lǐng)域。在西方工業(yè)發(fā)達(dá)國家， 計算機(jī)代理記帳的機(jī)構(gòu)是會計師（稅理士 ）事務(wù)所， 他們一方面從事稅務(wù)審計，另一方面代替企業(yè)記帳。如日本東京計算中心就是一個專門為中小企業(yè)代理記帳的公司，早在20 世紀(jì)80年代，它就通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接遍布全國的 25個計算站和 6000 個稅理士事務(wù)所，為 45萬家中小企 業(yè)提供代理記帳服務(wù)?；ヂ?lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，更為網(wǎng)上代理記帳的開展開辟了廣闊的前景。二、我國會計電算化發(fā)展情況1983 年以前，緩慢發(fā)展階段我國第一臺計算機(jī)誕生于 1958 年，由于計算機(jī)缺乏漢字功能以及內(nèi)存較小等原因，計算機(jī)在數(shù)據(jù) 處理

35、領(lǐng)域的應(yīng)用發(fā)展緩慢。 20世紀(jì) 70 年代中期開始，一些大型企事業(yè)單位、科研機(jī)構(gòu)、高等院校陸續(xù) 弓I進(jìn)了一些用于數(shù)據(jù)處理的中小型計算機(jī)系統(tǒng)，并逐漸開發(fā)了一些軟件，利用計算機(jī)進(jìn)行會計數(shù)據(jù)處 理也基本上從這時候開始。這時計算機(jī)主要應(yīng)用于一些單項的會計業(yè)務(wù)，如工資核算、總帳核算等，并 且主要是利用了一些科研用的計算機(jī)進(jìn)行處理。 計算機(jī)在會計中的應(yīng)用還沒有作為一項系統(tǒng)的工作得到 重視和研究。1979 年，財政部撥款 500 萬元在長春一汽進(jìn)行會計電算化試點，標(biāo)志著我國的會計電算化工作開 始進(jìn)入有計劃的試點階段。并且，隨著有重點地從國外引進(jìn)一些計算機(jī)系統(tǒng)，以及微機(jī)在國內(nèi)的興起， 試點面逐步擴(kuò)大。 到 2

36、0 世紀(jì) 80 年代初，幾乎各行各業(yè)的會計電算化試點工作都在不同程度上先后展開。 當(dāng)然， 這一階段的會計電算化工作主要還集中在一些大中型企事業(yè)單位，會計電算化的發(fā)展受到了三方面的制約：一是硬件缺乏，當(dāng)時國產(chǎn)機(jī)數(shù)量不多，要大量進(jìn)口，且價格昂貴。據(jù)1980 年統(tǒng)計，我國大、中、小型機(jī) （包括進(jìn)口機(jī) ）總臺數(shù)只有 3000 多臺， 微機(jī)也只有 600 多臺。 并且，這些機(jī)器大部分用于科學(xué) 和工程計算、過程控制、輔助設(shè)計、教學(xué)培訓(xùn)等非數(shù)據(jù)處理領(lǐng)域。二是軟件開發(fā)人員嚴(yán)重缺乏。三是客 觀上對利用計算機(jī)來提高經(jīng)營管理水平的要求還不迫切，人們在這方面還缺乏足夠的認(rèn)識。1983 年 -1987 年，自發(fā)發(fā)展階段

37、1983 年以后，我國的會計電算化工作進(jìn)入了一個新的發(fā)展時期，從宏觀領(lǐng)導(dǎo)上看，國務(wù)院于1982年 10 月成立了電子計算機(jī)和大規(guī)模集成電路領(lǐng)導(dǎo)小組（后改為電子振興領(lǐng)導(dǎo)小組和電子信息系統(tǒng)辦公室），加強(qiáng)了集中領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，并于 1983 年 6月把建立 “國家經(jīng)濟(jì)信息系統(tǒng)” 列為一項國家級大型工程。中央各部門和各省市也開始加強(qiáng)了推廣計算機(jī)應(yīng)用的領(lǐng)導(dǎo)工作。這些工作從全局上帶動和促進(jìn)了會計電算化工作的發(fā)展。 從物質(zhì)技術(shù)條件上看， 微機(jī)的廣泛應(yīng)用和漢字處理技術(shù)的突破性的進(jìn)展給會計電算化 創(chuàng)造了前所未有的條件。 1984 年和 1985 年全國興起了第一次購機(jī)熱。據(jù)統(tǒng)計，到 1985 年底，全國大、 中、小

38、型機(jī)達(dá)到 7000 多臺，微機(jī)猛增到 13 萬多臺。另外，經(jīng)濟(jì)體制改革的提出和不斷深化，人們對會 計電算化的認(rèn)識也不斷提高，絕大部分企業(yè)的計算機(jī)首先應(yīng)用于會計數(shù)據(jù)處理領(lǐng)域。短時間內(nèi)，我國的 會計電算化工作取得了顯著的發(fā)展。據(jù)財政部對23個?。ㄊ?、區(qū) ）和國務(wù)院 10個部（委、局、總公司 ）的調(diào)查，截至 1988 年 3 月底，在被調(diào)查的 33018 個單位中，開展會計電算化的單位已達(dá)到1399。同時，這一時期也造就了我國第一代會計電算化人才。 當(dāng)然， 從應(yīng)用水平上分析， 仍處于低水平階段， 70 以上的單位處于12個單項的開發(fā)應(yīng)用階段，如工資核算、報表處理、帳務(wù)處理等單項。并且，由于 各方面的

39、原因，許多單位計算機(jī)運(yùn)行與人工操作長期并行。1987 年開始，穩(wěn)步發(fā)展階段從 1987 年下半年開始，我國的會計電算化工作有了新的進(jìn)展，主要有以下幾個特點：第一，宏觀 上的控制和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步加強(qiáng)。 許多地區(qū)和部門先后成立了領(lǐng)導(dǎo)會計電算化工作的組織，制定了規(guī)劃和必要的管理制度，并組織實施。中國會計學(xué)會還成立了會計電算化研究組，學(xué)術(shù)活動空前活躍。1989 年12月，財政部頒發(fā)了我國第一個關(guān)于會計電算化管理方面的行政法規(guī)一一會計核算軟件管理的幾項 規(guī)定（試行），這是我國會計電算化事業(yè)發(fā)展的一個里程碑，它對于推進(jìn)會計電算化的發(fā)展、提高軟件 的開發(fā)質(zhì)量、形成和完善我國的會計軟件商品市場等具有現(xiàn)實意義和長遠(yuǎn)意義。第二，一些專業(yè)的會計 軟件開發(fā)公司相繼出現(xiàn)，通用會計軟件的研制得到發(fā)展，商品化會計軟件市場正在逐步形成。其中， 具有代表性的會計軟件有先鋒集團(tuán)公司的"CP 800通用財會