公文寫作與處理培訓(xùn)

1、 公文寫作與處理公文寫作與處理 一、公文的定義和分類 二、行文表述的要求三、常用的規(guī)范性公文 四、公文處理常見問題目目錄錄 （一）定義 公文，是公務(wù)活動中所形成和使用的文字材料，是方針、政策、法規(guī)、政令和信息、情況的表現(xiàn)者、運(yùn)載者，是實施管理的基本手段和重要工具，發(fā)揮著上令下達(dá)、下情上報和信息溝通的重要作用。 公文的定義和分類公文的定義和分類 （二）公文的分類 1、按照制文機(jī)關(guān)制文機(jī)關(guān)的種類劃分： 黨務(wù)機(jī)關(guān)公文 行政機(jī)關(guān)公文 司法機(jī)關(guān)公文 軍事機(jī)關(guān)公文 企事業(yè)單位公文 社會團(tuán)體公文 公文的定義和分類公文的定義和分類 2、按照行文方向劃分： 上行公文 平行公文 下行公文 （草擬公文前，必須弄清楚

2、行文方向，才能確定文種、內(nèi)容、措辭等。） 公文的定義和分類公文的定義和分類 3、按照保密程度保密程度劃分： 絕密公文 機(jī)密公文 秘密公文 內(nèi)部材料 普通公文 （在起草或者管理公文時，必須按照該公文的秘密等級來處理，涉及秘密問題的，不能泄密。） 公文的定義和分類公文的定義和分類 4、按照緊急程度緊急程度劃分： 特提公文 特急公文 加急公文 平急公文 普通公文（最常見）公文的定義和分類公文的定義和分類 5、按照使用范圍劃分： 通用公文 決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。 專用公文 司法類的公文、經(jīng)濟(jì)類的公文、任免類公文、議案、提案、建議等。公文的定義和分類公文的定義和分類

3、6、按照規(guī)范性和頒發(fā)程序的規(guī)范程度、行政約束力的強(qiáng)弱劃分： 13種規(guī)范性公文 命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。 公文的定義和分類公文的定義和分類 非規(guī)范性公文： 常用的非規(guī)范性通用公文有調(diào)查報告、工作計劃類、工作總結(jié)類、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啟事類、條據(jù)類、表格類、大事記等等。公文的定義和分類公文的定義和分類 一、公文的定義和分類 二、行文表述的要求三、常用的規(guī)范性公文 四、公文處理常見問題目目錄錄 公文的行文表述一般具有以下幾個特點：1、公文的觀點必須正確（合法、合理、全面）；2、公文的內(nèi)容必須務(wù)實（真實、可行）；3、公文

4、的語言必須得體（準(zhǔn)確、鮮明、生動、通順、簡練、嚴(yán)謹(jǐn)）；4、領(lǐng)導(dǎo)（上級）意圖理解領(lǐng)會必須到位； 行文表述的要求行文表述的要求 （一）語言要求：規(guī)范、準(zhǔn)確、簡練、得體 規(guī)范：1、要使用書面語言，不用或少用口語、俗語。 2、要使用現(xiàn)代漢語的標(biāo)準(zhǔn)語，不使用大多數(shù)人無法弄懂的方言土語及含義模糊不清的社會流行語。3、避“虛”就“實”，切忌濫用文學(xué)語言。 行文表述的要求行文表述的要求 準(zhǔn)確：1、莊重與平實，不過分使用修飾的詞語。2、盡量采用準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)指標(biāo)說明問題。3、使用國家規(guī)范的標(biāo)點符號和計量單位。 行文表述的要求行文表述的要求 簡練： 行文表述的要求行文表述的要求 1、簡短：在準(zhǔn)確表達(dá)思想內(nèi)容的前提下，

5、用最短的篇幅和最少的文字表達(dá)文件內(nèi)容。在刪改方面下功夫； 在遣詞造句方面下功夫；清除空話套話； 適當(dāng)使用簡略語言。 2、簡明： 要把思想內(nèi)容表達(dá)得簡要明白。 重視開頭：開門見山，起筆入題。重視結(jié)尾：明確提出行文要求。層次分明。恰當(dāng)運(yùn)用分條列項的表達(dá)方法。 得體： 符合公文體裁的總體要求。 適應(yīng)不同文種表達(dá)形式的要求。 使用含義確切、限定的書面語言。 恰當(dāng)使用公文術(shù)語。 行文表述的要求行文表述的要求 （二）行文層次序數(shù)的寫法 公文除總標(biāo)題外一般有四個層次：第一個層次：是大標(biāo)題，一般寫成一、二、三；第二個層次：是小標(biāo)題，用（一）、（二）、（三）；第三個層次：用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，即1、2、3、 ；第四

6、個層次：用（1）、（2）、（3）表示。 行文表述的要求行文表述的要求 （三）數(shù)字和數(shù)值范圍規(guī)范表述 1、百分?jǐn)?shù)與分?jǐn)?shù)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字表述。 如20%不應(yīng)寫為漢字表述的“百分之二十”，3/4不應(yīng)寫為“四分之三”。行文表述的要求行文表述的要求 2、數(shù)值范圍表述 數(shù)值范圍就是百分之幾到百分之幾的數(shù)值比較。 如表述“3%-8%”，不能寫成“38%”，不能省略3后的百分號；用分?jǐn)?shù)和整數(shù)表述數(shù)字范圍時，也同理不能省略第一個數(shù)字后的單位，5萬-10萬人不能寫成5-10萬人。行文表述的要求行文表述的要求 3、表述時間時段 一般不要表述為去年、今年、明年等，應(yīng)表述出具體的年份，如2007年、2008年。行文表述的

7、要求行文表述的要求 一、公文的定義和分類 二、行文表述的要求三、常用的規(guī)范性公文 四、公文處理常見問題目目錄錄 概念： 函是不相隸屬的機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)某事項時使用的一種平行公文。常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文函函2. 分類： 可分為商洽工作的函、詢問的函、答復(fù)問題的函、請求批準(zhǔn)的函、答復(fù)審批事項的函。常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文函函組成部分： 由首部、正文和尾部三部分組成。 （1）首部： 標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成，亦可由事由和文種構(gòu)成。 發(fā)文字號：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字，年號和順序號組成。 主送機(jī)關(guān)：頂格寫上受文單位名稱，加冒號

8、。常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文函函 （2）正文： 緣由：概括交代切函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容。 事項：寫須具體、明白、條理清楚。 結(jié)束語：單列一段，寫上習(xí)慣用語“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。 （3）尾部： 署名和成文時間。單位須加蓋公章。 常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文函函 1. 概念： 通知是上級機(jī)關(guān)用來批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬的公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項，以及用來任免和聘用干部的一種曉喻性公文。常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文通知通知 2. 分類：（1）指示性通知：對某事或某問題作出具體指示；（2）事務(wù)性通知

9、：安排一般具體事務(wù)的通知；（3）會議通知：用以發(fā)出召開會議的通知；（4）任免通知：對任免人員用通知的形式告知。常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文通知通知 3. 組成部分：由標(biāo)題、正文和落款三部分組成。 （1）標(biāo)題： 1、由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成； 2、由事由和文種構(gòu)成； 3、由文種“通知”作標(biāo)題。常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文通知通知 （2）正文： 開頭：主要交代通知緣由、根據(jù)；主體：說明通知事項；結(jié)尾：提出執(zhí)行要求。 （3）落款： 發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文時間。如標(biāo)題中已寫可略。 注：寫正文之前，要在標(biāo)題之下頂格寫出被通知對象的名稱、加冒號?；?qū)⒚Q以“抄送”形式寫于最后一面的最下文。常用的規(guī)范

10、性公文常用的規(guī)范性公文通知通知 1. 概念： 請示是請求上級機(jī)關(guān)指示工作，解釋問題或批準(zhǔn)某種要求時所使用的呈批性公文，是一種上行陳述性公文。 常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文請示請示2. 分類 就范圍來說，可分為工作問題的請示、政策問題的請示；按性質(zhì)劃分可以有：要求上級解釋政策的請示、要求上級批準(zhǔn)的請示。 常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文請示請示最常見 3. 組成 由首部、正文和尾部三部分。 標(biāo)題：1、由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成； 2、由事由和文種構(gòu)成。 主送機(jī)關(guān)：只能有一個，指負(fù)責(zé)受理和答復(fù)該文件的機(jī)關(guān)。頂格寫。 常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文請示請示注意主送單位的唯一性 （2）正文：

11、 請示緣由：正文重要內(nèi)容。請示事項能否成立的前提。 請示事項：向上級機(jī)關(guān)的具體請求。 結(jié) 束 語：應(yīng)另起一段。習(xí)慣用語有：“當(dāng)否，請批示”“妥否，請批復(fù)”“以上請示，請予以審批”或“請批準(zhǔn)”等。 （3）尾部：署名和成文時間，須加蓋公章。 常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文請示請示 1. 概念 報告是機(jī)關(guān)單位向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況提出意見或者建議，以及答復(fù)機(jī)關(guān)詢問的文件，是一種陳述性的上行公文。 常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文報告報告 2. 分類 按范圍可分為：綜合報告、專題報告；按內(nèi)容可分為：情況報告、工作報告、報送報告、意見報告、建議 報告、答復(fù)報告、檢查報告等。 常用的規(guī)范性公文常用

12、的規(guī)范性公文報告報告 3. 組成 （1）首部： 標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成； 由事由和文種構(gòu)成。 主送機(jī)關(guān)：可以是一個也可以是幾個。常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文報告報告 （2）正文：由開頭、主體和結(jié)束語三部分組成。 1、開頭：概括說明報告的緣由、目的、意義或根據(jù)，之后用“現(xiàn)將情況報告如下”，一語轉(zhuǎn)入下文。 2、主體：用來陳述、說明報告事項：一是工作情況和問題；二是進(jìn)一步開展工作的意見。 常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文報告報告 3、結(jié)束語：一般單獨(dú)設(shè)段。用程式化用語。工作報告和情況報告用“特此報告”，答復(fù)報告用“專此報告”，建議報告用“以上報告，如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”，遞送報告則

13、用“請審閱”“請收閱”“請收閱”等。 （3）尾部：署名和成文時間。常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文報告報告 1. 概念： 意見是對有關(guān)方針、政策方面的重要問題提出見解和處理辦法。 2. 分類： （1）按行文方式分：直發(fā)性意見和轉(zhuǎn)發(fā)性意見。 （2）按性質(zhì)內(nèi)容分：規(guī)劃性意見和具體工作意見。常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文意見意見 3. 組成： 由首部和正文兩部分組成。 （1）首部： 1、標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成； 2、成文時間：標(biāo)題下用括號注明日期； （2）正文： 包括發(fā)文緣由：指提出意見的背景、依據(jù)、原因、目的等。 具體意見：就重問題提出的見解和處理方法。此部分一般用標(biāo)序列述的方法敘述。

14、常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文意見意見 1. 概念： 決定是黨政軍機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位對重大事項或重大行政公務(wù)做出安排而制定的一種指揮性公文。屬下行文種。 2. 分類：分為法規(guī)政策性決定、宣告事項性決定、獎懲性決定、任免性決定等。 常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文決定決定 3. 結(jié)構(gòu)： （1）首部：包括標(biāo)題和成文時間兩部分。 標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由加文種構(gòu)成或事由和文種構(gòu)成； 成文時間：指發(fā)布決定的時間。在標(biāo)題正下方注明成文日期或用括號注明通過決定日期。 常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文決定決定 （2）正文： 1、開頭：簡要交代決定的緣由、目的、根據(jù) 2、主體：寫決定的內(nèi)容、落實決定的

15、要求和措施 3、結(jié)尾：用于提出希望、要求或執(zhí)行說明 常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文決定決定 1. 概念： 會議紀(jì)要是一種記載和傳達(dá)會議基本情況或主要精神，方案事項等內(nèi)容的紀(jì)實性公文。多向行文，具有上報、下達(dá)和與同級進(jìn)行門交流的作用。 常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文會議紀(jì)要會議紀(jì)要 2. 組成： （1）首部： 標(biāo)題：由會議名稱和文種構(gòu)成。 成文時間：用括號在標(biāo)題下注明會議通過時間。 （2）正文： 前言：概括交代會議名稱、時間、地點、參加人、主持人、會期、形式和會議組織情況。然后用“現(xiàn)將此次會議的主要精神紀(jì)要如下”。 常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文會議紀(jì)要會議紀(jì)要 主體：會議紀(jì)要的中心部分，

16、記載會議情況如下和反映會議結(jié)果。 結(jié)尾：會議紀(jì)要的結(jié)束語，一般是向收文單位提出希望和要求。 （3）尾部：寫明召開會議的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)名稱及成文日期，并加蓋公章。常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文會議紀(jì)要會議紀(jì)要 關(guān)于聯(lián)合行文 1、行政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前，用主辦單位的文頭和文號,落款時幾家單位都要落款并蓋?。ㄉ闲形目芍簧w主辦機(jī)關(guān)的印）。 2、行政機(jī)關(guān)與同級或相應(yīng)的黨的機(jī)關(guān)、軍隊機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。 3、會簽，由主辦單位首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽。常用的規(guī)范性公文常用的規(guī)范性公文 關(guān)于非規(guī)范性通用公文：關(guān)于非規(guī)范性通用公文：前面講到，公文按照規(guī)范性和頒發(fā)程

17、序的規(guī)范程度、行政約束力的強(qiáng)弱可以劃分為：常用的規(guī)范性公文和非規(guī)范性通用公文。 常用的規(guī)范性公文前面已經(jīng)有了詳細(xì)的介紹，非規(guī)范性通用公文我們在日常工作中接觸較多的有：調(diào)查報告、工作計劃、工作總結(jié)、建議、說明、講話稿、簡報信息等。 非規(guī)范性通用公文的寫作沒有特別嚴(yán)格的要求，基本上做到文字流暢、表述清楚、格式規(guī)范就可以了。非規(guī)范性通用公文非規(guī)范性通用公文 一、公文的定義和分類 二、行文表述的要求三、常用的規(guī)范性公文 四、公文處理常見問題目目錄錄 根據(jù)上述事例，歸納起來講，公文處理中常見的問題主要有： 1 1、文種使用不當(dāng)。、文種使用不當(dāng)。行文前沒有正確選擇恰當(dāng)?shù)奈姆N，例如“請示”、“報告”不分，或是直接混用寫成“請示報告”；或是對13種規(guī)范性文種了解不深，望文生義的認(rèn)為“匯報”、“辦法”、“制度”等也是文種。 2 2、格式不規(guī)范、格式不規(guī)范 。主要有以下表現(xiàn)：公文文頭不規(guī)范；標(biāo)題冗長、混亂、殘缺不全；主送機(jī)關(guān)排列混亂；結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂；附件不符；主送、抄送單位不正確等。 公文處理常見問題公文處理常見問題 3 3、行文規(guī)則混亂、行文規(guī)則混亂 。主要包括：越級行文；多頭行文；請示一文多事；黨政不分等。 4 4、時間表述含糊、時間表述含糊 。包括：用時間代名詞而不用具體日期，例如使用去年、今年而不指明年份；年份隨意省略