合同管理系統(tǒng)需求

1、合同管理系統(tǒng)需求合同管理系統(tǒng)需求概要說明書名項稱：目合同管理系統(tǒng)編信息技術（集團）有限公司：位XXXXXXX單制 日6年月制編172019:日期1目錄1 項目背景 32 項目目標 33 項目需求 43.1 需求分析 53.1.1 使用對象 53.1.2 實現目的 53.2 主要業(yè)務需求63.2.1 客戶管理 73.2.2 項目管理 93.2.3 合同管理 93.2.4 合同查詢 123.2.5 合同統(tǒng)計 143.2.6 水電費管理153.3 項目運行環(huán)境的限制等非功能性需求183.3.1 時間特性要求183.3.2 安全性要求183.3.3 可靠性要求183.3.4 可擴展性要求183.3.5

2、 可維護性要求18184項目工作量要求1 項目背景長期以來， 采用手工管理合同， 由于涉及的部門眾多， 需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，實時性不強，導致各部門協作，業(yè)務流程組建，監(jiān)控制度執(zhí)行方面效率不高，費時費力等問題，具體表現在如下方面：1) 文檔管理困難：傳統(tǒng)紙質合同與電子版合同共存，但對于不同的人員想閱讀參考合同時， 存在查找不方便的問題。 尤其是領導需要了解合同文本時需要耗費很多時間。2) 進度控制困難：由于合同數目多，參與人員多，合同進度的控制基本靠手工和普通 word、 excel 管理已很難滿足公司發(fā)展需要， 并且當領導想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙。

3、財務人員的付款依據也與進度密切相關， 但同樣存在障礙。3)信息匯總困難：采用手工或EXCE管理時，由于不同部門的數據格式不統(tǒng)一，采集也不能夠及時繼續(xù)， 匯總工作需要耗費大量時間還不一定準確。 對于領導的決策時間有一定的影響。4) 缺少預警機制：缺少對合同進度、結款等關鍵節(jié)點的預警，不能準確地預測近期可能的收支項目， 不能幫助公司進行財務規(guī)劃， 掌控現金流， 更好地發(fā)揮資金運作。因此， 為了解決上述問題， 幫助用戶更好的管理和監(jiān)控公司合同運作流程， 需要開發(fā)一套功能完整的智能化的合同管理系統(tǒng)軟件， 實現合同管理規(guī)范化、 智能化，提高辦公效率及人員的利用率成為促進企業(yè)迅速發(fā)展的一支很好的催化劑。2

4、項目目標合同管理系統(tǒng)就結合國內各行業(yè)企業(yè)的特點， 為企業(yè)量身定做的成熟的合同管理系統(tǒng)，主要完成以下項目目標：1 . 建立合同信息、客戶信息以及項目信息的信息維護管理平臺。32 . 圍繞合同管理、客戶管理、項目管理、合同收 / 付款管理、欠款管理、發(fā)票管 理，建立有關的工作業(yè)務流程的管理平臺。3 .用戶對已生效的合同信息進行查詢、合同智能統(tǒng)計分析、合同催收催付預警 提示，建立相關的信息查詢平臺。4 .針對不同的角色，根據業(yè)務情況進行管理控制，為企業(yè)單位員工與領導、 總部與分支機構、各業(yè)務部門之間的協同業(yè)務工作平臺。3.項目需求合同管理涉及合同的多個方面，如客戶信息、項目信息、合同信息、合同變更信

5、 息、合同催收催付款到期信息預警等等。根據這些信息完成以下合同管理的日常 業(yè)務。,合合客系 項 同同戶統(tǒng)目查管 管管管詢理 理理 理合客合客合項合合項合合用群權修用同戶同戶同同目同目同同戶限改組戶統(tǒng)信信信信信信信信發(fā)收計息息息登管配管密息息息息息票/分查錄錄查變查提錄管付錄理理制 碼詢詢析入入更詢入醒 款理系統(tǒng)模塊結構圖43.1 需求分析3.1.1 使用對象本系統(tǒng)涵蓋了公司的客戶、供應商，項目以及合同信息，是公司多部門協作共同 完成的，那么根據不同的業(yè)務模塊，則由相應的部分負責信息維護與業(yè)務流程跟 進?？蛻粜畔⒐芾韯t由公司客戶服務部門負責用戶信息的錄入，維護。項目信息則由公司工程部門負責用戶信

6、息的錄入，維護。合同管理則由業(yè)務部門和財務部門共同協作完成合同的錄入、合同時間，款項的監(jiān)控等等。系統(tǒng)管理則由系統(tǒng)管理員負責，包括系統(tǒng)用戶信息、權限配置，系統(tǒng)運行等等。3.1.2 實現目的1 .規(guī)范了合同管理的業(yè)務流程，增強了合同業(yè)務處理過程的透明度系統(tǒng)通過設置用戶權限，定義了不同組別的用戶在系統(tǒng)中的功能， 從而規(guī)范了合 同管理過程中各個崗位的職能，避免了業(yè)務處理時責任不明確的現象， 使得每個 崗位（即用戶）能夠各司其責，杜絕了人為干預的現象。系統(tǒng)中工作流的定義， 使得合同管理的業(yè)務流程更加合理、科學。2 .對合同的執(zhí)行情況做到了動態(tài)控制系統(tǒng)存儲了與合同相關的所有數據，通過各種提醒等功能的設置從

7、合同的錄入開 始，系統(tǒng)便對合同執(zhí)行了監(jiān)控，可以對合同的執(zhí)行情況進行具有實用價值的監(jiān)督。例如：隨時查看已生效和即將結束的合同， 提醒用戶下一步的操作，并可以檢查 合同執(zhí)行過程中，應收應付款日期是否已到期，如果到期，則提醒用戶催收催付 款項或者提示用戶合同已到期，既而采取必要的解決辦法，最大限度的減少企業(yè) 的損失。3 .提高了工作效率，降低了管理成本通過系統(tǒng)的實施，業(yè)務人員可方便地進行業(yè)務操作、 資料查閱、相關業(yè)務進展查 詢、接收業(yè)務指令等各種日常業(yè)務處理；領導人員可方便地進行各種業(yè)務查5詢、事務審批等。使各級人員擺脫了原有手工操作的束縛， 大大地提高了工作效 率，使得將更多的時間和精力鉆研業(yè)務成

8、為可能。總之系統(tǒng)實現了合同管理的信 息化，從而減少了公司的人力、物力，進一步降低了公司的管理成本。4.為領導決策提供準確及時廣泛的信息利用互聯網，領導可以在任何時間、任何地方進入系統(tǒng)，隨時查閱與合同管理相 關基本信息，準確定位下屬人員的工作情況，掌握合同執(zhí)行現狀，并方便地生成 各種數據報表或圖表。同時，系統(tǒng)還提供強大的管理工具模塊供客戶選擇， 對這 些信息進行深入分析，為公司決策人員提供更多的智能支持。3.2主要業(yè)務需求客戶管理和項目管理也融合到合同管理中，系統(tǒng)智能統(tǒng)計分析替代了手工繁瑣 的統(tǒng)計過程，系統(tǒng)分為客戶信息管理、項目信息管理、合同管理、合同查詢、系 統(tǒng)管理，五個模塊構成，也是公司各部

9、門各司其職，相互協作才能撐起整個合同 管理系統(tǒng)的運作，示意圖如下：客戶項目錄入信息信息項目管理客戶管理錄入/變更合同信息信息庫信息庫查詢合同信息和收付款信息實收款統(tǒng)計/合同應收/合同到期、合同催付系統(tǒng)根據條件智能分析 催付款提示自動完成6系統(tǒng)運作過程說明：用戶將公司的客戶信息和項目信息通過用戶管理和項目管理錄入至項目信息庫中，初始化合同錄入所需的用戶和項目信息。 錄入合同信息，選擇客戶和項目信息、合同日期、資金計劃、合同文件等等必須信息。用戶通過根據時間、分類查詢合同信息和收付款查詢，系統(tǒng)可根據查詢的合同信息，提示用戶合同到期以及 催收催付款合同和智能分析應收/實收的圖形統(tǒng)計情況卜面的章節(jié)將對

10、這幾部分的詳細需求進行描述3.2.1 客戶管理由于合同業(yè)務面臨的簽署對象有客戶和供應商之分， 所以客戶類型分為客戶和供 應商，每個客戶以及供應商要有相應的客戶以及供應商編號以及客戶和供應商信 息。3.2.1.1 客戶信息功能說明：查詢、添加、修改和刪除客戶信息。輸入項：“名稱”、“類型”、“編號”、“國家”、“地區(qū)”、“地址”、“郵編”“電話”、“網址”、“法定代表人”、“注冊資金”、“開戶銀行”、“賬號” “客戶說明”。輸入規(guī)則：“類型”分為“客戶”和“供應商”；“編號”構成唯一鍵值；“郵編”、“電話”、“網址”需進行有效性校驗；輸出項：通過“名稱”、“類型”、“編號”等條件查詢客戶和客戶聯

11、系人信息。界面設計：7客戶主要聯系人信息3.2.1.2功能說明：與客戶信息一起，提供查詢、添加、修改和刪除聯系人信息，同時， 提供二級聯系人信息備注。 輸入項：、“部門職位”、“移動電話” “辦公室 電話”、“傳真” “姓名”、 “客戶聯系人”?！癊-mail 、 輸入規(guī)則：” 需進行有效性校驗；E-mail “傳真”“辦公室電話”、“、“移動電話”“客戶聯系人”填寫二級聯系人備注。輸出項：輸出客戶聯系人信息。界面設計：8項目管理 3.2.2 在合同中會體現項目名稱和項目項目信息在合同中是必不可少的核心信息， 經理信息。 項目信息 3.2.2.1功能說明：查詢、添加、修改和刪除項目信息。輸入項

12、： “項 、 、 “項目開始日期” “項目名稱” “項目編號” 、 、 “項目經理” 。 、 “備注”目結束日期” 、 “項目周期” 輸入規(guī)則：“項目編號”構成唯一鍵值； 、 “結束日期”需進行有效性校驗； “項目開始日期”輸出項： “ 項目經理” 等條件查詢項目信息。 “ 項目名稱” 通過 “ 項目編號” 、 、界面設計：與客戶管理界面類似。3.2.3 合同管理 合同管理分為合同信息、合同變更、合同收付款、合同發(fā)票管理；合同變更9中會使用到補充協議、框架協議等等。資金計劃為錄入相應的收付款日期、收付款方式、金額以及資金收訖狀態(tài)。3.2.3.1 合同信息功能說明：錄入、修改和刪除合同信息。輸入

13、項：“合同名稱”、 “合同編號”、 “合同類型” 、 “合同金額” 、 “建立日期” 、“起始日期” 、 “終止日期” 、 “客戶名稱” 、 “項目名稱” 、 “項目經理” 、“資金計劃”、 “交貨計劃”、 “合同文件”、 “合同說明” 、 “變更說明” 。輸入規(guī)則：“合同編號”構成唯一鍵值；“合同類型”分為房屋租賃合同、場地租賃合同、采購合同等等；“建立日期”、 “起始日期”、 “終止日期”需進行有效性校驗；“客戶名稱”通過列表框選擇輸入，列表框選項來源于“客戶管理信息” ；“項目名稱”、 “項目經理”通過列表框選擇輸入，列表框選項來源于“項目管理信息” ；“資金計劃” 、 “交貨計劃”錄入

14、收付款信息，合同執(zhí)行條款?！昂贤募?上傳 .doc 、 .xls 、 .pdf 等格式， 可以上傳多個文件包含變更合同。輸出項：展現合同基本信息和關聯信息。界面設計：10o o3.2.3.2 資金計劃、交貨計劃、合同變更 功能說明： 錄入、修改和刪除資金 計劃和交貨計劃信息。 輸入項：“資、“資金條款” “結算方式”、“計劃時間”、“性質” “金額”、。金狀態(tài)”、“變更說明” 輸入規(guī)則：“性質”通過列表框選擇，列表框選項為付款和收款；“結算方式”通過列表框 選擇，列表框選項為電匯、支票、現金、匯票、貸 記憑證等； 需進行有效性校驗；“計劃時間”“資金狀態(tài)”通過列表框選擇，列表框選項為未完成

15、和已完成。輸出項：合同相關信息 界面設計：113.2.4 合同查詢合同查詢分為年度、季度合同信息和收付款信息查詢；收付款查詢中相差天數為以后客戶評級提供依據。3.2.4.1 合同信息查詢功能說明：本年度、本季度到期合同查詢，按照時間條件查詢，提供分類查詢和全 部合同查詢。 輸入項：?！昂贤愋汀?、“合同日期” 輸入規(guī)則：“合同日期”分為本年度和本季度，需進行有效性校驗；“合同類型”分為房屋租賃合同、場地租賃合同、采購合同等等；輸出項：”結、“名稱”、“開始時間、“編號”“合同類型”、“金額”束時間”等帶分頁功能信息展現。界面設計：.123.2.4.1 收付款查詢功能說明：本周、本月、本季度應收

16、應付款情況查詢輸入項：“合同日期”、“性質”。輸入規(guī)則：“合同日期”分為本周、本月、本季度，需進行有效性校驗；“性質”通過列表框選擇，列表框選項為付款和收款；輸出項：“所屬合同”、“收款金額”、“收款方式”、“計劃收款時間”、“相差大 數”、“收款條件”、“收款狀態(tài)”、“備注”等帶分頁功能信息展現。界面設計：3.2.4.2 合同提醒功能說明：對到期的合同和應收應付款過期收款時間，進行醒目的信息提示。輸入項：無輸入規(guī)則：無輸出項：在合同查詢中，查詢合同到期時，系統(tǒng)自動校驗合同日期，如過期則以對話框形式提示；收付款應收時間過期，系統(tǒng)當前日期與應收時間匹配，如已過期，則以13對話框形式提示。3.2.

17、5 合同統(tǒng)計按照收款或者付款以及時間條件統(tǒng)計應收應付和實收實付的對比款項情況，形成以收付款金額為縱坐標，收款時間為橫坐標的柱狀圖。3.2.5.1 合同統(tǒng)計分析功能說明：根據本季度、本年度，系統(tǒng)自動生成應收付款和實收付款的對比情況柱狀圖。輸入項：。、“付款方式”“收款日期” 輸入規(guī)則：“合同日期”需進行有效性校驗；“付款方式”分為付款和收款方式；輸出項：應收付款和實收付款的對比情況柱狀圖。界面設計：.143.2.6 水電費管理水電費管理分為水電費錄入、水電費查詢、水電費統(tǒng)計模塊。一個總表下拖幾個分表，所以，首先錄入總表電量相關數據，然后根據不同住戶 的分表分別錄入用電量數據。錄入本月數時，平、谷

18、、峰分類填寫。3.2.6.1 水電費錄入功能說明：將每一個總表和分表錄入系統(tǒng)，在錄入之前，在總表下的分表，系統(tǒng)自動生成上月數，用于自動核算出用電量和電價。由于總表和分表之間會存在損耗的情況，即損耗 =總表用量一分表用量總和，所以損耗應記錄至總表信息中?！翱偙碛昧俊睘橄到y(tǒng)自動計算：本月抄表數一上月表數；“總表費用”為系統(tǒng)自動核算：價格*總表用量；“用量”=本月抄數一上月抄數；“費用”=價格*用量輸入項：總表“損耗用量”；“電表名稱”、“電表位置”、“安裝時間”、“倍率”、“電價”、“運作 情況”、“用電量”、“金額”、“上月表數”、“本月抄表”。輸入規(guī)則：“安裝時間”需進行有效性校驗；“運作情況

19、”通過下拉表方式選擇，下拉列表選項分為正常和不正常方式；輸出項：水電費錄入總表和分表信息。界面設計：15水電費費用3.2.6.2功能說明：記錄分表實收住戶每月用電量金額以及發(fā)票信息。輸入項：、“補款額”“差額”、“發(fā)票編號”、“實收數”、“收款日期”0 、“備注” “逾期天數”輸入規(guī)則：“收款日期”需進行有效性校驗；輸出項： 水電費收款相關信息 界面設計:3.2.6.3 水電費查詢功能說明：根據收款日期，住戶電表信息查詢總表或者住戶分表相關水電費情況輸入項：。、“電表名稱”“收款日期”、“電表位置”16輸入規(guī)則：“收款日期”需進行有效性校驗；輸出項：總表或者住戶分表相關水電費情況 界面設計：滿和0 3砒對 :*，tH田，即*/UAffi m-va3.2.6.4 水電費統(tǒng)計分析功能說明：根據本月度，系統(tǒng)自動生成月度應收付款和實收付款的對比情況柱狀圖輸入項：“本月日期”輸入規(guī)則：“本月日期”需進行有效性校驗；輸出項：本月應收付款和實收付款的電費對比情況柱狀圖。界面設計：173.3項目運行環(huán)境的限制等非功能性需求3.3.1 時間特性要求在硬件和網絡性能正常的情況下，軟件系統(tǒng)的性能需求如下：單個用戶進行